Varför en momsfaktura spelar roll
En momsfaktura är dokumentet din kund använder för att återkräva ingående moms, och det HMRC förlitar sig på för att verifiera en transaktion. Endast ett momsregistrerat företag kan utfärda en, och den måste skapas inom 30 dagar efter leveransen (eller efter betalningen, om du betalas i förskott). Om en obligatorisk uppgift saknas kan din kund vara oförmögen att återvinna momsen och du kan bli ombedd att utfärda dokumentet på nytt. Dessa regler är specifika för Storbritannien: sedan brexit fastställer Storbritannien sin egen momsregim under HMRC, skild från EU:s momsdirektiv, så fältlistan nedan gäller för leveranser som beskattas i Storbritannien.
Vad en fullständig brittisk momsfaktura måste visa
HMRC anger de uppgifter en fullständig momsfaktura måste innehålla. För en typisk frilansare, enskild näringsidkare eller litet bolag är det här de uppgifter som måste finnas på dokumentet:
- Unikt löpnummer
- Ett unikt fakturanummer som följer på det föregående, baserat på en eller flera serier.
- Ditt företagsnamn och din adress
- Det fullständiga namnet (eller verksamhetsnamnet) och adressen för dig, leverantören.
- Ditt momsregistreringsnummer
- Momsnumret under vilket du är registrerad hos HMRC.
- Fakturadatum
- Datumet då fakturan utfärdas (tidpunkten för utfärdande).
- Leveranstidpunkt (skattepunkt)
- Datumet då varorna eller tjänsterna levererades, om det skiljer sig från fakturadatumet.
- Kundens namn och adress
- Namnet och adressen för kunden du fakturerar.
- Beskrivning av varor eller tjänster
- En tydlig beskrivning av de levererade varorna eller tjänsterna.
- Kvantitet per rad
- För varje rad, kvantiteten varor eller omfattningen av tjänsterna.
- Styckpris exklusive moms
- Priset per enhet eller artikel, visat innan moms läggs till.
- Momssats per rad
- Den momssats som debiteras på varje rad - standard, reducerad, noll eller undantagen.
- Momsbelopp per rad
- Momsbeloppet som debiteras på varje rad, om artiklar har olika satser.
- Total exklusive moms
- Det totala beloppet att betala, före moms (nettototalen).
- Total moms
- Det totala momsbeloppet som debiteras, uttryckt i pund sterling.
- Bruttototal
- Det totala beloppet att betala inklusive moms.
Den radvisa momsuppdelningen
Hjärtat i en brittisk momsfaktura är den radvisa uppdelningen. För varje artikel visar du kvantiteten, styckpriset exklusive moms, och momssatsen som gäller. Där olika rader bär olika satser visar du även momsbeloppet per rad så att totalsummorna kan kontrolleras. Storbritannien har tre positiva satser plus undantagna leveranser: standardsatsen (för närvarande 20 %), den reducerade satsen (5 %, för sådant som hushållsbränsle och bilbarnstolar), och nollsatsen (0 %, för de flesta livsmedel, böcker och barnkläder). Fakturan summerar sedan dessa till en total exklusive moms, ett totalt momsbelopp och en bruttototal. Den totala momsen måste visas i pund sterling även om resten av fakturan är i en annan valuta.
Förenklade och modifierade fakturor
Du behöver inte alltid en fullständig faktura. En förenklad momsfaktura kan utfärdas för leveranser på 250 GBP eller mindre (inklusive moms). Den är kortare: den behöver ditt namn, din adress och ditt momsregistreringsnummer, leveranstidpunkten, en beskrivning av varorna eller tjänsterna, och - för varje momssats - det totala beloppet att betala inklusive moms och den debiterade momssatsen. Den behöver inte kunduppgifterna eller ett separat momsbelopp. En modifierad momsfaktura används för detaljhandelsleveranser över 250 GBP: den liknar en fullständig faktura men visar det momsinklusive värdet av varje standard- eller reducerat-beskattad artikel, med totalsummorna (netto, moms och brutto) angivna separat. Du måste fortfarande ge en fullständig eller förenklad faktura om kunden ber om en.
Valuta, kopior och bokföring
Du kan fakturera i vilken valuta som helst, men den totala momsen som ska betalas måste också visas i pund sterling, omräknad till en av HMRC godtagen växelkurs. Behåll en kopia av varje momsfaktura du utfärdar och tar emot: enligt brittiska regler måste momsregister i allmänhet sparas i 6 år. Om du är ansluten till Making Tax Digital for VAT måste de registren föras digitalt och dina deklarationer lämnas in genom kompatibel programvara. Bekräfta alltid en uppgift mot aktuell HMRC-vägledning, eftersom satser och trösklar ändras.
Frågor om brittiska momsfakturor
Vad måste finnas på en fullständig brittisk momsfaktura?
En fullständig momsfaktura måste visa ett unikt löpnummer, ditt företagsnamn, din adress och ditt momsregistreringsnummer, fakturadatumet, leveranstidpunkten om den skiljer sig, kundens namn och adress, en beskrivning av varorna eller tjänsterna, och för varje rad kvantiteten, styckpriset exklusive moms, momssatsen och momsbeloppet. Den visar sedan totalen exklusive moms, den totala momsen och bruttototalen. Den totala momsen måste vara i pund sterling.
När kan jag använda en förenklad momsfaktura?
Du kan utfärda en förenklad momsfaktura när totalsumman är 250 GBP eller mindre inklusive moms. Den behöver ditt namn, din adress och ditt momsregistreringsnummer, leveranstidpunkten, en beskrivning, och för varje sats det momsinklusive beloppet och momssatsen. Den kan utelämna kunduppgifterna och det separata momsbelopp som en fullständig faktura kräver.
Vad är en modifierad momsfaktura?
En modifierad momsfaktura används för detaljhandelsleveranser över 250 GBP. Den liknar en fullständig faktura men visar det momsinklusive värdet av varje standard- eller reducerat-beskattad artikel, med nettototalen, momstotalen och bruttototalen angivna separat. Din kund måste gå med på att ta emot en modifierad faktura.
Måste jag vara momsregistrerad för att utfärda en momsfaktura?
Ja. Endast ett momsregistrerat företag kan utfärda en momsfaktura och debitera moms. Om du inte är registrerad utfärdar du en vanlig faktura utan moms och utan momsregistreringsnummer på den. Du måste registrera dig när din beskattningsbara omsättning passerar HMRC:s tröskel.
Hur lång tid har jag på mig att utfärda en momsfaktura?
Du måste normalt utfärda en momsfaktura inom 30 dagar efter att du levererat varorna eller tjänsterna, eller inom 30 dagar efter att du mottagit betalning om du betalas i förskott. Leveransdatumet är den skattepunkt som bestämmer vilken momsperiod försäljningen tillhör.
Hur länge sparar jag mina brittiska momsregister?
HMRC kräver att momsregister, inklusive kopior av fakturorna du utfärdar och tar emot, sparas i minst 6 år. Om du använder Making Tax Digital for VAT måste de registren föras digitalt och deklarationer lämnas in genom kompatibel programvara.