Waarom een btw-factuur belangrijk is
Een btw-factuur is het document dat uw klant gebruikt om voorbelasting terug te vorderen, en het document waarop HMRC zich baseert om een transactie te verifiëren. Alleen een btw-plichtig bedrijf kan er een uitschrijven, en zij moet binnen 30 dagen na de levering worden opgemaakt (of na de betaling, als u vooraf wordt betaald). Als een verplicht gegeven ontbreekt, kan uw klant de btw mogelijk niet terugvorderen en kan u worden gevraagd het document opnieuw uit te schrijven. Deze regels zijn specifiek voor het VK: sinds de Brexit voert het VK onder HMRC zijn eigen btw-regime, los van de EU-btw-richtlijn, dus de onderstaande lijst met velden geldt voor leveringen die in het VK worden belast.
Wat een volledige Britse btw-factuur moet tonen
HMRC beschrijft de gegevens die een volledige btw-factuur moet bevatten. Voor een doorsnee freelancer, eenmanszaak of kleine onderneming zijn dit de gegevens die op het document moeten staan:
- Uniek doorlopend nummer
- Een uniek factuurnummer dat aansluit op het vorige, gebaseerd op een of meer reeksen.
- Uw bedrijfsnaam en adres
- De volledige naam (of handelsnaam) en het adres van u, de leverancier.
- Uw btw-identificatienummer
- Het btw-nummer waaronder u bij HMRC bent geregistreerd.
- Factuurdatum
- De datum waarop de factuur wordt opgemaakt (het tijdstip van uitgifte).
- Tijdstip van levering (belastbaar feit)
- De datum waarop de goederen of diensten werden geleverd, als die verschilt van de factuurdatum.
- Naam en adres van de klant
- De naam en het adres van de klant die u factureert.
- Omschrijving van goederen of diensten
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Hoeveelheid per regel
- Voor elke regel, de hoeveelheid goederen of de omvang van de diensten.
- Eenheidsprijs exclusief btw
- De prijs per eenheid of post, weergegeven voordat de btw wordt toegevoegd.
- Btw-tarief per regel
- Het btw-tarief dat op elke regel wordt aangerekend - standaard, verlaagd, nul of vrijgesteld.
- Btw-bedrag per regel
- Het btw-bedrag dat op elke regel wordt aangerekend, als de posten tegen verschillende tarieven vallen.
- Totaal exclusief btw
- Het totaal verschuldigde bedrag, vóór btw (het nettototaal).
- Totale btw
- Het totale btw-bedrag dat wordt aangerekend, uitgedrukt in pond sterling.
- Brutototaal
- Het totaal verschuldigde bedrag inclusief btw.
De btw-uitsplitsing per regel
Het hart van een Britse btw-factuur is de uitsplitsing per regel. Voor elke post toont u de hoeveelheid, de eenheidsprijs exclusief btw, en het toepasselijke btw-tarief. Waar verschillende regels verschillende tarieven dragen, toont u ook het btw-bedrag per regel zodat de totalen kunnen worden gecontroleerd. Het VK heeft drie positieve tarieven plus vrijgestelde leveringen: het standaardtarief (momenteel 20%), het verlaagde tarief (5%, voor zaken als huishoudelijke brandstof en kinderautozitjes), en het nultarief (0%, voor de meeste voeding, boeken en kinderkleding). De factuur telt deze vervolgens op tot een totaal exclusief btw, een totaal btw-bedrag, en een brutototaal. Het btw-totaal moet in pond sterling worden weergegeven, zelfs als de rest van de factuur in een andere valuta is.
Vereenvoudigde en aangepaste facturen
U hebt niet altijd een volledige factuur nodig. Een vereenvoudigde btw-factuur kan worden uitgeschreven voor leveringen van GBP 250 of minder (inclusief btw). Zij is korter: ze heeft uw naam, adres en btw-nummer nodig, het tijdstip van levering, een omschrijving van de goederen of diensten, en - per btw-tarief - het totaal verschuldigde bedrag inclusief btw en het aangerekende btw-tarief. Zij heeft de klantgegevens of een apart btw-bedrag niet nodig. Een aangepaste btw-factuur wordt gebruikt voor detailhandelsleveringen boven GBP 250: ze is als een volledige factuur maar toont de btw-inclusieve waarde van elke post tegen standaard- of verlaagd tarief, met de totalen (netto, btw en bruto) apart vermeld. U moet nog steeds een volledige of vereenvoudigde factuur geven als de klant erom vraagt.
Valuta, kopieën en administratie
U mag in elke valuta factureren, maar de totaal verschuldigde btw moet ook worden weergegeven in pond sterling, omgerekend tegen een door HMRC aanvaarde wisselkoers. Bewaar een kopie van elke btw-factuur die u uitschrijft en ontvangt: volgens de Britse regels moet de btw-administratie over het algemeen 6 jaar worden bewaard. Bent u aangemeld voor Making Tax Digital voor btw, dan moet die administratie digitaal worden bijgehouden en moeten uw aangiften via compatibele software worden ingediend. Bevestig een gegeven altijd aan de hand van de actuele HMRC-richtlijnen, want tarieven en drempels veranderen.
Vragen over Britse btw-facturen
Wat moet er op een volledige Britse btw-factuur staan?
Een volledige btw-factuur moet een uniek doorlopend nummer tonen, uw bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer, de factuurdatum, het tijdstip van levering indien afwijkend, de naam en het adres van de klant, een omschrijving van de goederen of diensten, en per regel de hoeveelheid, de eenheidsprijs exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Vervolgens toont zij het totaal exclusief btw, de totale btw, en het brutototaal. Het btw-totaal moet in pond sterling zijn.
Wanneer mag ik een vereenvoudigde btw-factuur gebruiken?
U mag een vereenvoudigde btw-factuur uitschrijven wanneer het totaal GBP 250 of minder bedraagt inclusief btw. Zij heeft uw naam, adres en btw-nummer nodig, het tijdstip van levering, een omschrijving, en per tarief het btw-inclusieve bedrag en het btw-tarief. Zij mag de klantgegevens en het aparte btw-bedrag die een volledige factuur vereist, weglaten.
Wat is een aangepaste btw-factuur?
Een aangepaste btw-factuur wordt gebruikt voor detailhandelsleveringen boven GBP 250. Zij is als een volledige factuur maar toont de btw-inclusieve waarde van elke post tegen standaard- of verlaagd tarief, met het nettototaal, het btw-totaal en het brutototaal apart vermeld. Uw klant moet ermee instemmen een aangepaste factuur te ontvangen.
Moet ik btw-plichtig zijn om een btw-factuur uit te schrijven?
Ja. Alleen een btw-plichtig bedrijf kan een btw-factuur uitschrijven en btw in rekening brengen. Bent u niet geregistreerd, dan schrijft u een gewone factuur uit zonder btw en zonder btw-identificatienummer. U moet zich registreren zodra uw belastbare omzet de HMRC-drempel overschrijdt.
Hoeveel tijd heb ik om een btw-factuur uit te schrijven?
U moet normaal gesproken een btw-factuur uitschrijven binnen 30 dagen na het leveren van de goederen of diensten, of binnen 30 dagen na ontvangst van de betaling als u vooraf wordt betaald. De leverdatum is het belastbare feit dat bepaalt in welke btw-periode de verkoop valt.
Hoe lang bewaar ik mijn Britse btw-administratie?
HMRC vereist dat de btw-administratie, inclusief kopieën van de facturen die u uitschrijft en ontvangt, ten minste 6 jaar wordt bewaard. Gebruikt u Making Tax Digital voor btw, dan moet die administratie digitaal worden bijgehouden en moeten de aangiften via compatibele software worden ingediend.