Waarom een btw-factuur belangrijk is
Een geldige btw-factuur is het primaire bewijs voor een klant die voorbelasting wil terugvragen. Alleen een onderneming die voor de btw geregistreerd is, kan er een uitreiken. Volgens HMRC moet een voor de btw geregistreerde leverancier doorgaans binnen 30 dagen een btw-factuur uitreiken wanneer hij goederen of diensten tegen het standaardtarief of verlaagde tarief levert aan een andere voor de btw geregistreerde persoon. Voor detailhandel, leveringen tegen het nultarief, vrijgestelde leveringen, zelffacturatie, de margeregeling en andere leveringen kunnen andere regels gelden.
Het tijdstip van de belastingheffing kan veranderen wanneer een factuur of betaling vooraf plaatsvindt, en er gelden bijzondere vermeldingen voor transacties zoals verlegging en de margeregeling. Bepaal eerst de levering en het tijdstip van de belastingheffing, en pas vervolgens de bijbehorende factureringsregels toe.
Wat een volledige Britse btw-factuur moet vermelden
HMRC stelt de vereisten vast voor een volledige btw-factuur. Deze checklist betreft het algemene formaat, maar bijzondere leveringen kunnen aanvullende vermeldingen of een andere behandeling vereisen. Een gratis factuurgenerator kan gangbare velden voorbereiden, maar kan niet de juiste btw-behandeling bepalen.
- Uniek opeenvolgend nummer
- Een uniek factuurnummer dat aansluit op het vorige nummer, gebaseerd op een of meer reeksen.
- Uw bedrijfsnaam en adres
- De volledige naam (of handelsnaam) en het adres van u als leverancier.
- Uw btw-registratienummer
- Het btw-nummer waaronder u bij HMRC bent geregistreerd.
- Factuurdatum
- De datum van uitreiking, apart vermeld wanneer deze afwijkt van het tijdstip van de belastingheffing.
- Tijdstip van de belastingheffing
- Het tijdstip van de belastingheffing zoals bepaald volgens de btw-regels; dit is niet altijd de leverdatum.
- Naam en adres van de klant
- De naam en het adres van de klant aan wie u factureert.
- Omschrijving van de goederen of diensten
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
- Aantal per regel
- Voor elke regel: het aantal goederen of de omvang van de diensten.
- Eenheidsprijs exclusief btw
- De prijs per eenheid of artikel, weergegeven vóór toevoeging van btw.
- Btw-tarief per omschrijving
- Het btw-tarief dat van toepassing is op elke beschreven prestatie. Vrijstelling is een fiscale behandeling, geen btw-tarief.
- Nettobedrag per omschrijving
- Voor elke omschrijving: het verschuldigde bedrag exclusief btw, uitgedrukt in een willekeurige valuta.
- Factuurtotalen
- Geef het totaal exclusief btw en het totaal verschuldigde bedrag duidelijk weer.
- Totaal btw
- Het totale btw-bedrag, uitgedrukt in pond sterling.
- Contantkorting
- Geef het percentage van de eventueel aangeboden contantkorting weer.
De btw-uitsplitsing per regel
Voor elke omschrijving: het aantal goederen of de omvang van de diensten, de eenheidsprijs, het verschuldigde bedrag exclusief btw en het toepasselijke btw-tarief. Het Verenigd Koninkrijk kent momenteel drie btw-tarieven: 20% standaard, 5% verlaagd en 0% nul. Vrijgestelde prestaties en prestaties buiten de reikwijdte van de btw zijn andere fiscale behandelingen, geen extra tarieven.
De classificatie hangt af van de exacte goederen, diensten en omstandigheden. Raadpleeg de actuele tariefinformatie van HMRC in plaats van een tarief te kiezen op basis van een breed voorbeeld. Het totale verschuldigde btw-bedrag moet in pond sterling worden uitgedrukt, ook wanneer andere factuurbedragen in een andere valuta luiden.
Wanneer mag u een vereenvoudigde of gewijzigde factuur gebruiken?
Voor een individuele prestatie van GBP 250 of minder inclusief btw staat HMRC een minder gedetailleerde detailhandelsfactuur of een vereenvoudigde factuur voor andere ondernemingen toe. Hierop staan de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier, het tijdstip van belastingheffing, de omschrijving en voor elk btw-tarief het totaal inclusief btw in pond sterling en het tarief. Neem geen vrijgestelde prestaties op in dit formaat.
Boven GBP 250 voorziet de HMRC-richtlijn in een volledige factuur of, met instemming van de klant, een aangepaste btw-factuur waarop de posten inclusief in plaats van exclusief btw worden weergegeven. Controleer de gedetailleerde voorwaarden voordat u een formaat kiest.
| Factuurtype | Algemeen gebruik | Klantgegevens | Bedragweergave |
|---|---|---|---|
| Volledige btw-factuur | Standaardformaat wanneer een btw-factuur vereist is | Vereist | Nettobedrag per omschrijving en totaal btw in pond sterling |
| Minder gedetailleerde of vereenvoudigde btw-factuur | In aanmerking komende prestatie van GBP 250 of minder inclusief btw | Doorgaans niet vereist | Totaal inclusief btw in pond sterling en tarief voor elk toepasselijk tarief |
| Aangepaste btw-factuur | Prestatie boven GBP 250 met instemming van de klant | Vereist | Postbedragen inclusief btw met de vereiste totalen |
Valuta, kopieën en administratie
U mag nettobedragen op de factuur in een andere valuta uitdrukken, maar het totale verschuldigde btw-bedrag moet ook in pond sterling worden weergegeven via een geaccepteerde omrekenmethode. Bewaar kopieën van verkoopfacturen, inclusief geannuleerde of foutieve, en bewaar ook inkoopfacturen.
Btw-administratie wordt doorgaans minimaal 6 jaar bewaard, of 10 jaar voor administratie in het kader van VAT OSS of het voormalige MOSS. Ondernemingen die onder Making Tax Digital vallen, moeten de voorgeschreven administratie bijhouden in functioneel compatibele software, tenzij een vrijstelling geldt. Een PDF-generator op zich vormt niet de volledige digitale btw-administratie.
Vragen over Britse btw-facturen
Wat moet er op een volledige Britse btw-factuur staan?
De factuur moet een opeenvolgend uniek nummer bevatten, het tijdstip van belastingheffing en de uitgiftedatum indien deze verschillen, de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier, de naam en het adres van de klant, en een toereikende omschrijving. Voor elke omschrijving: het aantal of de omvang, de eenheidsprijs, het btw-tarief en het verschuldigde bedrag exclusief btw. Geef het totaal exclusief btw, het eventuele contantkortingspercentage, het totale btw-bedrag in pond sterling en het totaal verschuldigde bedrag weer. Bijzondere prestaties kunnen aanvullende gegevens vereisen.
Wanneer mag ik een vereenvoudigde btw-factuur gebruiken?
Voor een in aanmerking komende levering van GBP 250 of minder inclusief btw bevat deze de naam, het adres en het btw-nummer van de leverancier, het tijdstip van belastingheffing, de omschrijving, en voor elk btw-tarief het totaal in pond sterling inclusief btw en het tarief. Gegevens van de klant en een afzonderlijk btw-bedrag zijn doorgaans niet vereist. Vrijgestelde leveringen mogen niet in dit formaat worden opgenomen.
Wat is een aangepaste btw-factuur?
Voor een levering van meer dan GBP 250 is een aangepaste factuur gebaseerd op het volledige formaat, maar worden de posten inclusief btw weergegeven in plaats van exclusief btw. Volgens de richtlijnen van HMRC moet de klant hiermee instemmen. Controleer de gedetailleerde vereisten voor de transactie.
Moet ik btw-geregistreerd zijn om een btw-factuur uit te reiken?
Ja. Alleen een btw-geregistreerde onderneming kan een btw-factuur uitreiken en btw in rekening brengen. De registratie wordt niet uitsluitend bepaald door de binnenlandse omzetdrempel: de regels voor verplichte, vrijwillige en niet-gevestigde ondernemingen verschillen. Controleer uw status voordat u btw in rekening brengt.
Binnen welke termijn moet ik een btw-factuur uitreiken?
Volgens HMRC moet een btw-factuur doorgaans binnen 30 dagen na de levering worden uitgereikt wanneer de facturatieverplichting geldt. Een factuur of vooruitbetaling kan een eerder tijdstip van belastingheffing creëren, en voor doorlopende leveringen, het kasstelsel en andere gevallen gelden bijzondere regels.
Hoe lang moet ik mijn Britse btw-administratie bewaren?
Bewaar btw-administratie doorgaans minimaal 6 jaar, of 10 jaar voor VAT OSS- of voormalige MOSS-administratie. Making Tax Digital vereist voorgeschreven administratie in functioneel compatibele software, tenzij een vrijstelling van toepassing is.