Hvorfor en mva-faktura er viktig
En mva-faktura er dokumentet kunden din bruker til å trekke fra inngående mva, og det HMRC bygger på for å verifisere en transaksjon. Bare en mva-registrert virksomhet kan utstede en, og den må opprettes innen 30 dager etter leveransen (eller etter betaling, hvis du betales på forskudd). Hvis en obligatorisk opplysning mangler, kan kunden din være ute av stand til å gjenvinne mva-en og du kan bli bedt om å utstede dokumentet på nytt. Disse reglene er spesifikke for Storbritannia: siden brexit fastsetter Storbritannia sitt eget mva-regime under HMRC, atskilt fra EUs mva-direktiv, så feltlisten nedenfor gjelder for leveranser som beskattes i Storbritannia.
Hva en fullstendig britisk mva-faktura må vise
HMRC angir opplysningene en fullstendig mva-faktura må inneholde. For en typisk frilanser, et enkeltpersonforetak eller et lite selskap er dette opplysningene som må fremgå av dokumentet:
- Unikt fortløpende nummer
- Et unikt fakturanummer som følger etter det forrige, basert på én eller flere serier.
- Ditt forretningsnavn og adresse
- Det fulle navnet (eller forretningsnavnet) og adressen til deg, leverandøren.
- Ditt mva-registreringsnummer
- Mva-nummeret du er registrert under hos HMRC.
- Fakturadato
- Datoen fakturaen utstedes (utstedelsestidspunktet).
- Leveringstidspunkt (skattepunkt)
- Datoen varene eller tjenestene ble levert, hvis den er forskjellig fra fakturadatoen.
- Kundens navn og adresse
- Navnet og adressen til kunden du fakturerer.
- Beskrivelse av varer eller tjenester
- En tydelig beskrivelse av varene eller tjenestene som er levert.
- Antall per linje
- For hver linje, mengden av varer eller omfanget av tjenestene.
- Enhetspris uten mva
- Prisen per enhet eller vare, vist før mva legges til.
- Mva-sats per linje
- Mva-satsen som beregnes på hver linje, standard, redusert, null eller fritatt.
- Mva-beløp per linje
- Mva-beløpet som beregnes på hver linje, hvis varer har ulike satser.
- Sum uten mva
- Det totale beløpet å betale, før mva (nettosummen).
- Total mva
- Det totale mva-beløpet som beregnes, uttrykt i pund sterling.
- Bruttosum
- Det totale beløpet å betale inkludert mva.
Mva-spesifikasjonen per linje
Kjernen i en britisk mva-faktura er spesifikasjonen linje for linje. For hver vare viser du antallet, enhetsprisen uten mva, og mva-satsen som gjelder. Der ulike linjer har ulike satser, viser du også mva-beløpet per linje slik at totalsummene kan kontrolleres. Storbritannia har tre positive satser pluss fritatte leveranser: standardsatsen (for tiden 20 %), redusert sats (5 %, for ting som husholdningsenergi og barneseter til bil), og nullsatsen (0 %, for det meste av mat, bøker og barneklær). Fakturaen summerer deretter disse til en sum uten mva, et samlet mva-beløp, og en bruttosum. Mva-totalen må vises i pund sterling selv om resten av fakturaen er i en annen valuta.
Forenklede og modifiserte fakturaer
Du trenger ikke alltid en fullstendig faktura. En forenklet mva-faktura kan utstedes for leveranser på 250 GBP eller mindre (inkludert mva). Den er kortere: den trenger navnet ditt, adressen og mva-nummeret, leveringstidspunktet, en beskrivelse av varene eller tjenestene, og, for hver mva-sats, det totale beløpet å betale inkludert mva og mva-satsen som beregnes. Den trenger ikke kundeopplysningene eller et separat mva-beløp. En modifisert mva-faktura brukes for detaljhandelsleveranser over 250 GBP: den er som en fullstendig faktura, men viser den mva-inklusive verdien av hver standardsats- eller redusert-sats-vare, med totalsummene (netto, mva og brutto) satt opp separat. Du må fortsatt gi en fullstendig eller forenklet faktura hvis kunden ber om en.
Valuta, kopier og oppbevaring av regnskap
Du kan fakturere i hvilken som helst valuta, men den totale mva-en som skyldes må også vises i pund sterling, omregnet til en valutakurs godtatt av HMRC. Ta vare på en kopi av hver mva-faktura du utsteder og mottar: etter britiske regler må mva-regnskap som regel oppbevares i 6 år. Hvis du er påmeldt Making Tax Digital for mva, må disse regnskapene oppbevares digitalt og oppgavene dine sendes inn gjennom kompatibel programvare. Bekreft alltid en opplysning mot gjeldende HMRC-veiledning, fordi satser og grenser endres.
Spørsmål om britisk mva-faktura
Hva må være på en fullstendig britisk mva-faktura?
En fullstendig mva-faktura må vise et unikt fortløpende nummer, forretningsnavnet ditt, adressen og mva-registreringsnummeret, fakturadatoen, leveringstidspunktet hvis det er forskjellig, kundens navn og adresse, en beskrivelse av varene eller tjenestene, og for hver linje antallet, enhetsprisen uten mva, mva-satsen og mva-beløpet. Den viser deretter summen uten mva, den totale mva-en, og bruttosummen. Mva-totalen må være i pund sterling.
Når kan jeg bruke en forenklet mva-faktura?
Du kan utstede en forenklet mva-faktura når totalen er 250 GBP eller mindre inkludert mva. Den trenger navnet ditt, adressen og mva-nummeret, leveringstidspunktet, en beskrivelse, og for hver sats det mva-inklusive beløpet og mva-satsen. Den kan utelate kundeopplysningene og det separate mva-beløpet en fullstendig faktura krever.
Hva er en modifisert mva-faktura?
En modifisert mva-faktura brukes for detaljhandelsleveranser over 250 GBP. Den er som en fullstendig faktura, men viser den mva-inklusive verdien av hver standardsats- eller redusert-sats-vare, med nettosummen, mva-summen og bruttosummen satt opp separat. Kunden din må samtykke til å motta en modifisert faktura.
Må jeg være mva-registrert for å utstede en mva-faktura?
Ja. Bare en mva-registrert virksomhet kan utstede en mva-faktura og beregne mva. Hvis du ikke er registrert, utsteder du en vanlig faktura uten mva og uten mva-registreringsnummer på. Du må registrere deg når den avgiftspliktige omsetningen din krysser HMRC-grensen.
Hvor lang tid har jeg på å utstede en mva-faktura?
Du må normalt utstede en mva-faktura innen 30 dager etter å ha levert varene eller tjenestene, eller innen 30 dager etter å ha mottatt betaling hvis du betales på forskudd. Leveringsdatoen er skattepunktet som avgjør hvilken mva-periode salget faller inn under.
Hvor lenge oppbevarer jeg det britiske mva-regnskapet mitt?
HMRC krever at mva-regnskap, inkludert kopier av fakturaene du utsteder og mottar, oppbevares i minst 6 år. Hvis du bruker Making Tax Digital for mva, må disse regnskapene oppbevares digitalt og oppgavene sendes inn gjennom kompatibel programvare.