Pourquoi une facture de TVA est importante
Une facture de TVA est le document que votre client utilise pour récupérer la TVA déductible, et celui sur lequel le HMRC s'appuie pour vérifier une transaction. Seule une entreprise assujettie à la TVA peut en émettre une, et elle doit être établie dans les 30 jours suivant la fourniture (ou le paiement, si vous êtes payé d'avance). Si un détail obligatoire manque, votre client peut être dans l'impossibilité de récupérer la TVA et on peut vous demander de réémettre le document. Ces règles sont propres au Royaume-Uni : depuis le Brexit, le Royaume-Uni définit son propre régime de TVA sous l'autorité du HMRC, distinct de la directive TVA de l'UE ; la liste de champs ci-dessous s'applique donc aux fournitures taxées au Royaume-Uni.
Ce qu'une facture de TVA britannique complète doit indiquer
Le HMRC précise les éléments qu'une facture de TVA complète doit contenir. Pour un indépendant, un entrepreneur individuel ou une petite entreprise type, ce sont les détails qui doivent figurer sur le document :
- Numéro séquentiel unique
- Un numéro de facture unique faisant suite au précédent, fondé sur une ou plusieurs séries.
- Votre raison sociale et adresse
- Le nom complet (ou nom commercial) et l'adresse de vous, le fournisseur.
- Votre numéro d'immatriculation à la TVA
- Le numéro de TVA sous lequel vous êtes immatriculé auprès du HMRC.
- Date de la facture
- La date d'émission de la facture (le moment de l'émission).
- Moment de la fourniture (fait générateur)
- La date à laquelle les biens ou services ont été fournis, si elle diffère de la date de la facture.
- Nom et adresse du client
- Le nom et l'adresse du client que vous facturez.
- Description des biens ou services
- Une description claire des biens ou services fournis.
- Quantité par ligne
- Pour chaque ligne, la quantité de biens ou l'étendue des services.
- Prix unitaire hors TVA
- Le prix par unité ou par article, indiqué avant ajout de la TVA.
- Taux de TVA par ligne
- Le taux de TVA appliqué à chaque ligne : normal, réduit, zéro ou exonéré.
- Montant de TVA par ligne
- Le montant de TVA facturé sur chaque ligne, si les articles relèvent de taux différents.
- Total hors TVA
- Le montant total à payer, avant TVA (le total net).
- TVA totale
- Le montant total de TVA facturé, exprimé en livres sterling.
- Total TTC
- Le montant total à payer, TVA comprise.
La ventilation de la TVA par ligne
Le cœur d'une facture de TVA britannique est la ventilation ligne par ligne. Pour chaque article, vous indiquez la quantité, le prix unitaire hors TVA et le taux de TVA applicable. Lorsque des lignes différentes portent des taux différents, vous indiquez aussi le montant de TVA par ligne afin que les totaux puissent être vérifiés. Le Royaume-Uni a trois taux positifs ainsi que des fournitures exonérées : le taux normal (actuellement 20 %), le taux réduit (5 %, pour des éléments tels que le combustible domestique et les sièges-auto pour enfants) et le taux zéro (0 %, pour la plupart des aliments, des livres et des vêtements pour enfants). La facture additionne ensuite ces éléments en un total hors TVA, un montant total de TVA et un total TTC. Le total de TVA doit être indiqué en livres sterling même si le reste de la facture est dans une autre devise.
Factures simplifiées et modifiées
Vous n'avez pas toujours besoin d'une facture complète. Une facture de TVA simplifiée peut être émise pour des fournitures de 250 GBP ou moins (TVA comprise). Elle est plus courte : elle nécessite votre nom, adresse et numéro de TVA, le moment de la fourniture, une description des biens ou services et, pour chaque taux de TVA, le montant total à payer TVA comprise et le taux de TVA facturé. Elle n'a pas besoin des coordonnées du client ni d'un montant de TVA distinct. Une facture de TVA modifiée est utilisée pour les fournitures de détail de plus de 250 GBP : elle est comme une facture complète mais indique la valeur TTC de chaque article au taux normal ou réduit, avec les totaux (net, TVA et TTC) présentés séparément. Vous devez tout de même délivrer une facture complète ou simplifiée si le client en demande une.
Devise, copies et conservation des justificatifs
Vous pouvez facturer dans n'importe quelle devise, mais la TVA totale due doit aussi être indiquée en livres sterling, convertie à un taux de change accepté par le HMRC. Conservez une copie de chaque facture de TVA que vous émettez et recevez : selon les règles britanniques, les registres de TVA doivent généralement être conservés pendant 6 ans. Si vous êtes inscrit au dispositif Making Tax Digital pour la TVA, ces registres doivent être conservés sous forme numérique et vos déclarations transmises via un logiciel compatible. Vérifiez toujours un détail au regard des directives en vigueur du HMRC, car les taux et seuils changent.
Questions sur la facture de TVA britannique
Que doit comporter une facture de TVA britannique complète ?
Une facture de TVA complète doit indiquer un numéro séquentiel unique, votre raison sociale, votre adresse et votre numéro d'immatriculation à la TVA, la date de la facture, le moment de la fourniture s'il diffère, le nom et l'adresse du client, une description des biens ou services et, pour chaque ligne, la quantité, le prix unitaire hors TVA, le taux de TVA et le montant de TVA. Elle indique ensuite le total hors TVA, la TVA totale et le total TTC. Le total de TVA doit être en livres sterling.
Quand puis-je utiliser une facture de TVA simplifiée ?
Vous pouvez émettre une facture de TVA simplifiée lorsque le total est de 250 GBP ou moins TVA comprise. Elle nécessite votre nom, adresse et numéro de TVA, le moment de la fourniture, une description et, pour chaque taux, le montant TVA comprise et le taux de TVA. Elle peut omettre les coordonnées du client et le montant de TVA distinct exigés par une facture complète.
Qu'est-ce qu'une facture de TVA modifiée ?
Une facture de TVA modifiée est utilisée pour les fournitures de détail de plus de 250 GBP. Elle est comme une facture complète mais indique la valeur TTC de chaque article au taux normal ou réduit, avec le total net, le total de TVA et le total TTC présentés séparément. Votre client doit accepter de recevoir une facture modifiée.
Dois-je être assujetti à la TVA pour émettre une facture de TVA ?
Oui. Seule une entreprise assujettie à la TVA peut émettre une facture de TVA et facturer la TVA. Si vous n'êtes pas assujetti, vous émettez une facture ordinaire sans TVA et sans numéro d'immatriculation à la TVA. Vous devez vous immatriculer dès que votre chiffre d'affaires imposable dépasse le seuil du HMRC.
De combien de temps je dispose pour émettre une facture de TVA ?
Vous devez normalement émettre une facture de TVA dans les 30 jours suivant la fourniture des biens ou services, ou dans les 30 jours suivant la réception du paiement si vous êtes payé d'avance. La date de la fourniture est le fait générateur qui détermine la période de TVA à laquelle la vente est rattachée.
Combien de temps dois-je conserver mes registres de TVA britanniques ?
Le HMRC exige que les registres de TVA, y compris les copies des factures que vous émettez et recevez, soient conservés pendant au moins 6 ans. Si vous utilisez Making Tax Digital pour la TVA, ces registres doivent être conservés sous forme numérique et les déclarations transmises via un logiciel compatible.