Pourquoi la facture de TVA est importante
Une facture de TVA valide constitue la preuve principale pour un client qui souhaite récupérer la TVA déductible. Seule une entreprise immatriculée à la TVA peut en émettre une. Le HMRC indique qu'un fournisseur immatriculé à la TVA doit normalement émettre une facture de TVA dans un délai de 30 jours lorsqu'il fournit des biens ou services au taux normal ou au taux réduit à une autre personne immatriculée à la TVA. Les ventes au détail, les opérations au taux zéro, les opérations exonérées, les autofacturations, les opérations soumises au régime de la marge et d'autres types d'opérations peuvent suivre des règles différentes.
La date d’exigibilité de la TVA peut changer lorsqu'une facture ou un paiement intervient à l'avance, et des mentions spéciales s'appliquent aux opérations telles que l'autoliquidation et le régime de la marge. Déterminez d'abord la nature de la livraison ou prestation et la date d’exigibilité de la TVA, puis appliquez les règles de facturation correspondantes.
Ce qu'une facture de TVA complète au Royaume-Uni doit mentionner
Le HMRC définit les mentions obligatoires d'une facture de TVA complète. Cette liste couvre le format général, mais des opérations particulières peuvent nécessiter des mentions supplémentaires ou un traitement différent. Un générateur de factures gratuit peut préparer les champs courants ; il ne peut pas déterminer le traitement de TVA approprié.
- Numéro séquentiel unique
- Un numéro de facture unique qui suit le précédent, fondé sur une ou plusieurs séries.
- Nom et adresse de votre entreprise
- Le nom complet (ou nom commercial) et l'adresse de votre entreprise, en tant que fournisseur.
- Votre numéro d'identification à la TVA
- Le numéro de TVA sous lequel vous êtes inscrit auprès du HMRC.
- Date de la facture
- La date d'émission, indiquée séparément lorsqu'elle diffère de la date d’exigibilité de la TVA.
- Date d’exigibilité de la TVA (tax point)
- La date d’exigibilité de la TVA déterminée selon les règles de TVA, qui ne correspond pas toujours à la date de livraison.
- Nom et adresse du client
- Le nom et l'adresse du client que vous facturez.
- Description des biens ou services
- Une description claire des biens livrés ou des services fournis.
- Quantité par ligne
- Pour chaque ligne, la quantité de biens ou l'étendue des services.
- Prix unitaire hors TVA
- Le prix par unité ou par article, indiqué avant application de la TVA.
- Taux de TVA par désignation
- Le taux de TVA applicable à chaque livraison ou prestation décrite. L'exonération est un régime fiscal, et non un taux de TVA.
- Montant net par désignation
- Pour chaque désignation, indiquer le montant à payer hors TVA, exprimé dans toute devise.
- Totaux de la facture
- Indiquer clairement le total hors TVA et le montant total dû.
- TVA totale
- Le montant total de TVA facturé, exprimé en livres sterling.
- Escompte
- Indiquer le taux de tout escompte proposé.
Détail de la TVA par ligne
Pour chaque désignation, indiquer la quantité de biens ou l'étendue des services, le prix unitaire, le montant à payer hors TVA et le taux de TVA applicable. Le Royaume-Uni applique actuellement trois taux de TVA : 20 % taux normal, 5 % taux réduit et 0 % taux zéro. Les opérations exonérées et les opérations hors champ relèvent de régimes distincts, et non de taux supplémentaires.
Les classifications dépendent des biens, services et circonstances exacts. Consultez les orientations en vigueur du HMRC sur les taux plutôt que de choisir un taux à partir d'un exemple général. Le montant total de TVA exigible doit être exprimé en livres sterling, même lorsque les autres montants de la facture sont libellés dans une autre devise.
Quand peut-on utiliser une facture simplifiée ou modifiée ?
Pour une livraison ou prestation individuelle de 250 GBP ou moins TTC, le HMRC autorise une facture de détail allégée ou une facture simplifiée pour les autres entreprises. Elle indique le nom, l'adresse et le numéro de TVA du fournisseur, la date d’exigibilité de la TVA, la désignation et, pour chaque taux de TVA, le total TTC en livres sterling ainsi que le taux. Ne pas inclure les opérations exonérées dans ce format.
Au-delà de 250 GBP, les orientations du HMRC prévoient une facture complète ou, si le client l'accepte, une facture de TVA modifiée qui présente les montants TTC plutôt que HT pour chaque poste. Vérifiez les conditions détaillées avant de choisir le format.
| Type de facture | Usage général | Coordonnées du client | Présentation des montants |
|---|---|---|---|
| Facture de TVA complète | Format standard lorsqu'une facture de TVA est requise | Requises | Montant net par désignation et TVA totale en livres sterling |
| Facture de TVA allégée ou simplifiée | Livraison ou prestation éligible de 250 GBP ou moins TTC | Non requises en règle générale | Total TTC en livres sterling et taux pour chaque taux applicable |
| Facture de TVA modifiée | Livraison ou prestation supérieure à 250 GBP avec l'accord du client | Requises | Montants TTC par poste avec les totaux requis |
Devise, copies et conservation des documents
Vous pouvez exprimer les montants nets des factures dans une autre devise, mais le montant total de la TVA exigible doit également être indiqué en livres sterling au moyen d'une méthode de conversion acceptée. Conservez des copies des factures de vente, y compris celles qui ont été annulées ou établies par erreur, ainsi que les factures d'achat.
Les registres de TVA sont généralement conservés pendant au moins 6 ans, ou 10 ans pour les registres relevant de la TVA OSS ou de l'ancien dispositif MOSS. Les entreprises soumises au programme Making Tax Digital doivent tenir les registres prescrits dans un logiciel fonctionnel compatible, sauf exemption applicable. Un générateur de PDF ne constitue pas à lui seul un registre numérique complet de TVA.
Questions sur la facture de TVA au Royaume-Uni
Que doit contenir une facture de TVA complète au Royaume-Uni ?
Elle doit comporter un numéro unique séquentiel, la date d’exigibilité de la TVA et la date d'émission lorsqu'elles diffèrent, le nom, l'adresse et le numéro de TVA du fournisseur, le nom et l'adresse du client, ainsi qu'une désignation suffisante des biens ou services. Pour chaque désignation, indiquez la quantité ou l'étendue, le prix unitaire, le taux de TVA et le montant payable hors taxes. Faites figurer le total hors taxes, le taux d'escompte le cas échéant, le montant total de la TVA en livres sterling et le total dû. Les opérations particulières peuvent nécessiter des mentions supplémentaires.
Quand puis-je utiliser une facture de TVA simplifiée ?
Pour une opération éligible d'un montant de 250 GBP ou moins, TVA comprise, la facture indique le nom, l'adresse et le numéro de TVA du fournisseur, la date d’exigibilité de la TVA, la désignation des biens ou services, et, pour chaque taux de TVA, le total TTC en livres sterling ainsi que le taux applicable. Les coordonnées du client et un montant de TVA distinct ne sont généralement pas requis. Les opérations exonérées ne doivent pas être incluses dans ce format.
Qu'est-ce qu'une facture de TVA modifiée ?
Pour une opération supérieure à 250 GBP, une facture modifiée reprend le format complet mais présente les montants TTC plutôt que hors taxes. Les directives du HMRC précisent que le client doit donner son accord. Vérifiez les exigences détaillées applicables à l'opération.
Dois-je être inscrit à la TVA pour émettre une facture de TVA ?
Oui. Seule une entreprise immatriculée à la TVA peut émettre une facture de TVA et facturer la TVA. L'immatriculation ne dépend pas uniquement du seuil de chiffre d'affaires national : les règles d'immatriculation obligatoire ou volontaire et celles applicables aux entreprises non établies diffèrent. Vérifiez votre situation avant de facturer la TVA.
Quel est le délai pour émettre une facture de TVA ?
Le HMRC indique qu'une facture de TVA doit normalement être émise dans un délai de 30 jours suivant la livraison ou la prestation lorsque l'obligation de facturation s'applique. Une facture ou un paiement anticipé peut avancer la date d’exigibilité de la TVA, et les livraisons et prestations continues, la TVA sur les encaissements ainsi que d'autres situations obéissent à des règles particulières.
Combien de temps dois-je conserver mes registres de TVA au Royaume-Uni ?
Conservez les registres de TVA pendant au moins 6 ans en règle générale, ou 10 ans pour les registres relevant de la TVA OSS ou de l'ancien dispositif MOSS. Le programme Making Tax Digital impose la tenue des registres prescrits dans un logiciel fonctionnel compatible, sauf exemption applicable.