Miért fontos az ÁFA-számla?
Az érvényes ÁFA-számla az elsődleges bizonyíték ahhoz, hogy az ügyfél levonhassa az előzetesen felszámított ÁFA-t. Csak ÁFA-regisztrált vállalkozás állíthat ki ilyet. A HMRC szerint egy ÁFA-regisztrált szállítónak általában 30 napon belül kell ÁFA-számlát kiállítania, ha általános vagy kedvezményes kulcsos termékeket vagy szolgáltatásokat értékesít egy másik ÁFA-regisztrált személynek. A kiskereskedelmi, nulla kulcsos, adómentes, vevői számlakibocsátású, különbözeti adózási és egyéb ügyletekre eltérő szabályok vonatkozhatnak.
A teljesítési időpont megváltozhat, ha a számla kiállítása vagy a fizetés előre történik, és különleges megfogalmazás vonatkozik az olyan ügyletekre, mint a fordított adózás és a különbözeti adózás. Először határozza meg az ügylet típusát és a teljesítési időpontot, majd alkalmazza a megfelelő számlázási szabályokat.
Mit kell tartalmaznia egy teljes egyesült királysági ÁFA-számlának
A HMRC meghatározza a teljes ÁFA-számla kötelező adatait. Ez az ellenőrzőlista az általános formátumot fedi le, de a különleges ügyletek további megfogalmazást vagy eltérő kezelést igényelhetnek. Az ingyenes számlagenerátor előkészítheti a gyakori mezőket, de nem tudja eldönteni a helyes ÁFA-kezelést.
- Egyedi sorszám
- Egyedi számlaszám, amely az előzőre következik, egy vagy több sorozat alapján.
- Az Ön vállalkozásának neve és címe
- Az Ön mint szállító teljes neve (vagy kereskedelmi neve) és címe.
- Az Ön ÁFA-regisztrációs száma
- Az az ÁFA-szám, amellyel Ön a HMRC-nél regisztrált.
- A számla dátuma
- A kiállítás dátuma, amelyet külön kell feltüntetni, ha az eltér a teljesítési időponttól.
- Teljesítési időpont (adózási időpont)
- Az ÁFA-szabályok alapján meghatározott teljesítési időpont, amely nem mindig esik egybe a kézbesítés dátumával.
- A vevő neve és címe
- A számlázott vevő neve és címe.
- A termékek vagy szolgáltatások leírása
- A szállított termékek vagy nyújtott szolgáltatások egyértelmű leírása.
- Soronkénti mennyiség
- Soronként a termékek mennyisége vagy a szolgáltatások mértéke.
- ÁFA nélküli egységár
- Az egységenkénti vagy tételenkénti ár, az ÁFA hozzáadása előtt feltüntetve.
- Megnevezésenkénti ÁFA-kulcs
- Az egyes megnevezett teljesítésekre alkalmazandó ÁFA-kulcs. Az adómentesség adókezelés, nem pedig ÁFA-kulcs.
- Megnevezésenkénti nettó összeg
- Minden megnevezésnél tüntesse fel az ÁFA nélküli fizetendő összeget, bármely pénznemben kifejezve.
- Számla összesítései
- Tüntesse fel egyértelműen az ÁFA nélküli összeget és a teljes fizetendő összeget.
- ÁFA összesen
- A felszámított ÁFA teljes összege, font sterlingben kifejezve.
- Készpénzkedvezmény
- Tüntesse fel a nyújtott készpénzkedvezmény mértékét.
Tételenkénti ÁFA-bontás
Minden tételnél tüntesse fel az áru mennyiségét vagy a szolgáltatás terjedelmét, az egységárat, az ÁFA nélküli fizetendő összeget és az alkalmazandó ÁFA-kulcsot. Az Egyesült Királyságban jelenleg három ÁFA-kulcs érvényes: 20% normál, 5% csökkentett és 0% nulla. A mentesített és az ÁFA hatályán kívüli ügyletek eltérő adókezelést jelentenek, nem további kulcsokat.
A besorolás a konkrét áruktól, szolgáltatásoktól és körülményektől függ. Használja a HMRC aktuális kulcsokra vonatkozó útmutatását ahelyett, hogy egy általános példából választana kulcsot. A fizetendő teljes ÁFA-összeget font sterlingben kell feltüntetni akkor is, ha a számla egyéb összegei más pénznemben szerepelnek.
Mikor használhat egyszerűsített vagy módosított számlát?
Egyenként ÁFA-val együtt GBP 250 vagy annál kisebb összegű ügylet esetén a HMRC engedélyezi a csökkentett részletességű kiskereskedelmi számlát, illetve egyéb vállalkozások számára az egyszerűsített számlát. Ez feltünteti az eladó nevét, címét és adószámát, a teljesítési időpontot, a leírást, valamint minden ÁFA-kulcs esetében az ÁFA-val együtt font sterlingben megadott összesített összeget és a kulcsot. Adómentes ügyleteket ne szerepeltessen ebben a formátumban.
GBP 250 felett a HMRC útmutatása teljes számlát ír elő, vagy ha a vevő hozzájárul, módosított ÁFA-számlát, amely az ÁFA nélküli tételértékek helyett ÁFA-val együtt mutatja az összegeket. A formátum kiválasztása előtt ellenőrizze a részletes feltételeket.
| Számlatípus | Általános alkalmazás | Vevő adatai | Összegek feltüntetése |
|---|---|---|---|
| Teljes ÁFA-számla | Standard formátum, ha ÁFA-számla szükséges | Kötelező | Tételenkénti nettó összeg és teljes ÁFA font sterlingben |
| Csökkentett részletességű vagy egyszerűsített ÁFA-számla | ÁFA-val együtt GBP 250 vagy annál kisebb összegű, feltételeknek megfelelő ügylet | Általában nem szükséges | ÁFA-val együtt font sterlingben megadott végösszeg és az egyes alkalmazandó kulcsok |
| Módosított ÁFA-számla | GBP 250 feletti ügylet, ha a vevő hozzájárul | Kötelező | ÁFA-val együtt feltüntetett tételértékek a szükséges összesítésekkel |
Pénznem, másolatok és nyilvántartás
A nettó számlaösszegeket más pénznemben is kifejezheti, de a felszámítandó áfa teljes összegét elfogadott átváltási módszer alkalmazásával font sterlingben is fel kell tüntetni. Őrizze meg az értékesítési számlák másolatait, beleértve a törölt vagy hibás számlákat is, és őrizze meg a beszerzési számlákat is.
Az áfa-nyilvántartásokat általában legalább 6 évig, az áfa-OSS vagy a korábbi MOSS rendszer keretében vezetett nyilvántartások esetében pedig 10 évig kell megőrizni. A „Making Tax Digital” programban részt vevő vállalkozásoknak az előírt nyilvántartásokat funkcionálisan kompatibilis szoftverben kell vezetniük, kivéve, ha mentesség vonatkozik rájuk. A PDF-generátor önmagában nem minősül teljes körű digitális áfa-nyilvántartásnak.
Az egyesült királyságbeli ÁFA-számlákkal kapcsolatos kérdések
Mit kell tartalmaznia egy teljes egyesült királyságbeli ÁFA-számlának?
Tartalmaznia kell egy egymást követő egyedi számot, a teljesítési időpontot és a kiállítás dátumát, ha azok eltérnek, az eladó nevét, címét és adószámát, a vevő nevét és címét, valamint egy elegendő leírást. Minden tételnél tüntesse fel a mennyiséget vagy a terjedelmet, az egységárat, az ÁFA-kulcsot és az ÁFA nélküli fizetendő összeget. Tüntesse fel az ÁFA nélküli végösszeget, a készpénzkedvezmény mértékét (ha van), a teljes ÁFA-összeget font sterlingben és a fizetendő teljes összeget. Különleges ügyletek esetén további adatok is szükségesek lehetnek.
Mikor használhatok egyszerűsített ÁFA-számlát?
Olyan ügylet esetén, amelynek ÁFA-val növelt ellenértéke GBP 250 vagy annál kevesebb, a számlának tartalmaznia kell a szállító nevét, címét és ÁFA-számát, a teljesítési időpontot, a leírást, valamint minden egyes ÁFA-kulcshoz a font sterlingben megadott, ÁFA-val növelt végösszeget és az alkalmazott kulcsot. A vevő adatai és a külön feltüntetett ÁFA-összeg megadása általánosságban nem szükséges. Adómentes ügyletek ebben a formátumban nem szerepelhetnek.
Mi az a módosított ÁFA-számla?
GBP 250-et meghaladó ellenértékű ügylet esetén a módosított számla a teljes formátumon alapul, de a tételek értékeit ÁFA-val együtt, nem pedig ÁFA nélkül tünteti fel. A HMRC útmutatása szerint a vevőnek ehhez hozzá kell járulnia. Ellenőrizze az adott ügyletre vonatkozó részletes követelményeket.
Szükséges-e ÁFA-regisztráció az ÁFA-számla kiállításához?
Igen. Csak áfaregisztrált vállalkozás állíthat ki ÁFA-számlát és számíthat fel ÁFÁ-t. A regisztrációt nem kizárólag a belföldi forgalmi határérték határozza meg: a kötelező, az önkéntes és a nem letelepedett vállalkozásokra vonatkozó szabályok eltérnek. ÁFA felszámítása előtt ellenőrizze státuszát.
Mennyi idő áll rendelkezésre az ÁFA-számla kiállításához?
A HMRC szerint az ÁFA-számlát általában a teljesítéstől számított 30 napon belül kell kiállítani, amennyiben a számlázási kötelezettség fennáll. Az előre kiállított számla vagy az előre történő fizetés korábbi teljesítési időpontot eredményezhet, és a folyamatos teljesítésekre, a pénzforgalmi elszámolásra, valamint egyéb esetekre különleges szabályok vonatkoznak.
Meddig kell megőriznem az egyesült királyságbeli ÁFA-nyilvántartásaimat?
Az ÁFA-nyilvántartásokat általában legalább 6 évig, az ÁFA OSS vagy a korábbi MOSS nyilvántartásokat pedig 10 évig kell megőrizni. A Making Tax Digital előírja a meghatározott nyilvántartások funkcionálisan kompatibilis szoftverben történő vezetését, kivéve, ha mentesség alkalmazandó.