De ce contează o factură cu TVA
O factură cu TVA este documentul pe care clientul tău îl folosește pentru a recupera TVA-ul pe intrare și pe care HMRC se bazează pentru a verifica o tranzacție. Doar o firmă înregistrată în scopuri de TVA poate emite una, iar aceasta trebuie întocmită în termen de 30 de zile de la livrare (sau de la plată, dacă ești plătit în avans). Dacă lipsește un detaliu obligatoriu, clientul tău s-ar putea să nu poată recupera TVA și ți se poate cere să reemiti documentul. Aceste reguli sunt specifice Regatului Unit: de la Brexit, Regatul Unit își stabilește propriul regim de TVA sub HMRC, separat de Directiva TVA a UE, așa că lista de câmpuri de mai jos se aplică livrărilor impozitate în Regatul Unit.
Ce trebuie să afișeze o factură completă cu TVA din Regatul Unit
HMRC stabilește particularitățile pe care trebuie să le conțină o factură completă cu TVA. Pentru un freelancer obișnuit, un întreprinzător individual sau o firmă mică, acestea sunt detaliile care trebuie să apară pe document:
- Număr unic, secvențial
- Un număr unic de factură care îl urmează pe ultimul, pe baza uneia sau mai multor serii.
- Numele și adresa firmei tale
- Numele complet (sau comercial) și adresa ta, ale furnizorului.
- Codul tău de înregistrare în scopuri de TVA
- Codul de TVA sub care ești înregistrat la HMRC.
- Data facturii
- Data la care se emite factura (momentul emiterii).
- Momentul livrării (faptul generator)
- Data la care au fost livrate bunurile sau serviciile, dacă diferă de data facturii.
- Numele și adresa clientului
- Numele și adresa clientului pe care îl facturezi.
- Descrierea bunurilor sau serviciilor
- O descriere clară a bunurilor sau serviciilor livrate.
- Cantitate pe linie
- Pentru fiecare linie, cantitatea de bunuri sau întinderea serviciilor.
- Preț unitar fără TVA
- Prețul pe unitate sau articol, afișat înainte de adăugarea TVA.
- Cota de TVA pe linie
- Cota de TVA percepută pe fiecare linie - standard, redusă, zero sau scutit.
- Valoarea TVA pe linie
- Valoarea TVA percepută pe fiecare linie, dacă articolele au cote diferite.
- Total fără TVA
- Suma totală de plată, înainte de TVA (totalul net).
- Total TVA
- Valoarea totală a TVA perceput, exprimată în lire sterline.
- Total brut
- Suma totală de plată inclusiv TVA.
Detalierea TVA pe fiecare linie
Inima unei facturi britanice cu TVA este detalierea linie cu linie. Pentru fiecare articol afișezi cantitatea, prețul unitar fără TVA și cota de TVA care se aplică. Acolo unde liniile diferite poartă cote diferite, afișezi și valoarea TVA pe linie, ca totalurile să poată fi verificate. Regatul Unit are trei cote pozitive plus livrările scutite: cota standard (în prezent 20%), cota redusă (5%, pentru lucruri precum combustibilul casnic și scaunele auto pentru copii) și cota zero (0%, pentru majoritatea alimentelor, cărților și hainelor pentru copii). Factura însumează apoi acestea într-un total fără TVA, o valoare totală a TVA și un total brut. Totalul TVA trebuie afișat în lire sterline chiar dacă restul facturii este în altă monedă.
Facturi simplificate și modificate
Nu ai întotdeauna nevoie de o factură completă. O factură simplificată cu TVA poate fi emisă pentru livrări de 250 GBP sau mai puțin (inclusiv TVA). Este mai scurtă: are nevoie de numele, adresa și codul tău de TVA, momentul livrării, o descriere a bunurilor sau serviciilor și - pentru fiecare cotă de TVA - suma totală de plată inclusiv TVA și cota de TVA percepută. Nu are nevoie de datele clientului sau de o valoare separată a TVA. O factură modificată cu TVA se folosește pentru livrările de retail de peste 250 GBP: este ca o factură completă, dar afișează valoarea cu TVA inclus a fiecărui articol cu cotă standard sau redusă, cu totalurile (net, TVA și brut) prezentate separat. Trebuie să dai în continuare o factură completă sau simplificată dacă clientul o cere.
Moneda, copiile și păstrarea evidențelor
Poți factura în orice monedă, dar TVA-ul total datorat trebuie afișat și în lire sterline, convertit la un curs de schimb acceptat de HMRC. Păstrează o copie a fiecărei facturi cu TVA pe care o emiți și o primești: conform regulilor britanice, evidențele de TVA trebuie păstrate în general 6 ani. Dacă ești înscris în Making Tax Digital pentru TVA, acele evidențe trebuie păstrate digital, iar declarațiile depuse printr-un software compatibil. Confirmă întotdeauna un detaliu cu ghidul HMRC actual, deoarece cotele și pragurile se modifică.
Întrebări despre factura cu TVA din Regatul Unit
Ce trebuie să fie pe o factură completă cu TVA din Regatul Unit?
O factură completă cu TVA trebuie să afișeze un număr unic, secvențial, numele firmei tale, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA, data facturii, momentul livrării dacă diferă, numele și adresa clientului, o descriere a bunurilor sau serviciilor și, pentru fiecare linie, cantitatea, prețul unitar fără TVA, cota de TVA și valoarea TVA. Apoi afișează totalul fără TVA, totalul TVA și totalul brut. Totalul TVA trebuie să fie în lire sterline.
Când pot folosi o factură simplificată cu TVA?
Poți emite o factură simplificată cu TVA când totalul este de 250 GBP sau mai puțin, inclusiv TVA. Are nevoie de numele, adresa și codul tău de TVA, momentul livrării, o descriere și, pentru fiecare cotă, suma cu TVA inclus și cota de TVA. Poate omite datele clientului și valoarea separată a TVA pe care o cere o factură completă.
Ce este o factură modificată cu TVA?
O factură modificată cu TVA se folosește pentru livrările de retail de peste 250 GBP. Este ca o factură completă, dar afișează valoarea cu TVA inclus a fiecărui articol cu cotă standard sau redusă, cu totalul net, totalul TVA și totalul brut prezentate separat. Clientul tău trebuie să fie de acord să primească o factură modificată.
Trebuie să fiu înregistrat în scopuri de TVA pentru a emite o factură cu TVA?
Da. Doar o firmă înregistrată în scopuri de TVA poate emite o factură cu TVA și percepe TVA. Dacă nu ești înregistrat, emiți o factură obișnuită fără TVA și fără cod de înregistrare în scopuri de TVA pe ea. Trebuie să te înregistrezi odată ce cifra ta de afaceri impozabilă depășește pragul HMRC.
În cât timp trebuie să emit o factură cu TVA?
În mod normal trebuie să emiți o factură cu TVA în termen de 30 de zile de la livrarea bunurilor sau serviciilor, ori în termen de 30 de zile de la primirea plății dacă ești plătit în avans. Data livrării este faptul generator care determină în ce perioadă de TVA se încadrează vânzarea.
Cât timp îmi păstrez evidențele de TVA din Regatul Unit?
HMRC cere ca evidențele de TVA, inclusiv copiile facturilor pe care le emiți și le primești, să fie păstrate cel puțin 6 ani. Dacă folosești Making Tax Digital pentru TVA, acele evidențe trebuie păstrate digital, iar declarațiile depuse printr-un software compatibil.