Por qué importa una factura con IVA
Una factura con IVA es el documento que tu cliente usa para deducir el IVA soportado, y el que HMRC utiliza para verificar una operación. Solo una empresa dada de alta en el IVA puede emitir una, y debe emitirse en un plazo de 30 días desde la entrega (o desde el pago, si cobras por adelantado). Si falta un dato obligatorio, tu cliente puede no poder recuperar el IVA y se te puede pedir que reemitas el documento. Estas normas son específicas del Reino Unido: desde el Brexit el Reino Unido fija su propio régimen de IVA bajo HMRC, separado de la Directiva del IVA de la UE, así que la lista de campos de abajo se aplica a las entregas que tributan en el Reino Unido.
Qué debe mostrar una factura completa con IVA del Reino Unido
HMRC establece los datos que debe contener una factura completa con IVA. Para un autónomo, trabajador por cuenta propia o pequeña empresa típicos, estos son los datos que tienen que figurar en el documento:
- Número único y correlativo
- Un número de factura único que siga al anterior, basado en una o varias series.
- El nombre y la dirección de tu empresa
- El nombre completo (o nombre comercial) y la dirección tuyos, el proveedor.
- Tu número de registro de IVA
- El número de IVA con el que estás dado de alta en HMRC.
- Fecha de la factura
- La fecha en que se emite la factura (el momento de la emisión).
- Momento de la entrega (punto impositivo)
- La fecha en que se entregaron los bienes o servicios, si es distinta de la fecha de la factura.
- Nombre y dirección del cliente
- El nombre y la dirección del cliente al que facturas.
- Descripción de los bienes o servicios
- Una descripción clara de los bienes o servicios entregados.
- Cantidad por línea
- Por cada línea, la cantidad de bienes o el alcance de los servicios.
- Precio unitario sin IVA
- El precio por unidad o artículo, mostrado antes de añadir el IVA.
- Tipo de IVA por línea
- El tipo de IVA aplicado en cada línea: general, reducido, cero o exento.
- Cuota de IVA por línea
- El importe del IVA repercutido en cada línea, si los artículos tienen tipos distintos.
- Total sin IVA
- El importe total a pagar, antes del IVA (el total neto).
- Total del IVA
- El importe total del IVA repercutido, expresado en libras esterlinas.
- Total bruto
- El importe total a pagar con el IVA incluido.
El desglose del IVA por línea
El corazón de una factura con IVA del Reino Unido es el desglose línea por línea. Por cada artículo muestras la cantidad, el precio unitario sin IVA y el tipo de IVA que se aplica. Cuando líneas distintas llevan tipos distintos, también muestras la cuota de IVA por línea para poder comprobar los totales. El Reino Unido tiene tres tipos positivos más las entregas exentas: el tipo general (actualmente el 20 %), el tipo reducido (5 %, para cosas como el combustible doméstico y las sillas infantiles para coche) y el tipo cero (0 %, para la mayoría de los alimentos, los libros y la ropa infantil). La factura suma luego estos importes en un total sin IVA, un total de IVA y un total bruto. El total del IVA debe mostrarse en libras esterlinas aunque el resto de la factura esté en otra divisa.
Facturas simplificadas y modificadas
No siempre necesitas una factura completa. Se puede emitir una factura simplificada con IVA para entregas de 250 GBP o menos (con IVA incluido). Es más corta: necesita tu nombre, dirección y número de IVA, el momento de la entrega, una descripción de los bienes o servicios y, por cada tipo de IVA, el importe total a pagar con IVA incluido y el tipo de IVA repercutido. No necesita los datos del cliente ni una cuota de IVA por separado. Una factura modificada con IVA se usa para entregas minoristas superiores a 250 GBP: es como una factura completa pero muestra el valor con IVA incluido de cada artículo a tipo general o reducido, con los totales (neto, IVA y bruto) desglosados por separado. Aun así, debes entregar una factura completa o simplificada si el cliente la solicita.
Divisa, copias y conservación de registros
Puedes facturar en cualquier divisa, pero el total del IVA a pagar también debe mostrarse en libras esterlinas, convertido a un tipo de cambio aceptado por HMRC. Conserva una copia de cada factura con IVA que emites y recibes: según las normas del Reino Unido, los registros de IVA deben conservarse por lo general durante 6 años. Si estás dado de alta en Making Tax Digital para el IVA, esos registros tienen que conservarse de forma digital y tus declaraciones presentarse mediante software compatible. Verifica siempre un dato con la guía vigente de HMRC, porque los tipos y los umbrales cambian.
Preguntas sobre la factura con IVA del Reino Unido
¿Qué tiene que figurar en una factura completa con IVA del Reino Unido?
Una factura completa con IVA debe mostrar un número único y correlativo, el nombre, la dirección y el número de registro de IVA de tu empresa, la fecha de la factura, el momento de la entrega si es distinto, el nombre y la dirección del cliente, una descripción de los bienes o servicios y, por cada línea, la cantidad, el precio unitario sin IVA, el tipo de IVA y la cuota de IVA. Luego muestra el total sin IVA, el total del IVA y el total bruto. El total del IVA debe ir en libras esterlinas.
¿Cuándo puedo usar una factura simplificada con IVA?
Puedes emitir una factura simplificada con IVA cuando el total es de 250 GBP o menos con IVA incluido. Necesita tu nombre, dirección y número de IVA, el momento de la entrega, una descripción y, por cada tipo, el importe con IVA incluido y el tipo de IVA. Puede omitir los datos del cliente y la cuota de IVA por separado que exige una factura completa.
¿Qué es una factura modificada con IVA?
Una factura modificada con IVA se usa para entregas minoristas superiores a 250 GBP. Es como una factura completa pero muestra el valor con IVA incluido de cada artículo a tipo general o reducido, con el total neto, el total del IVA y el total bruto desglosados por separado. Tu cliente tiene que aceptar recibir una factura modificada.
¿Necesito estar dado de alta en el IVA para emitir una factura con IVA?
Sí. Solo una empresa dada de alta en el IVA puede emitir una factura con IVA y repercutirlo. Si no estás dado de alta, emites una factura ordinaria sin IVA y sin número de registro de IVA. Debes darte de alta una vez que tu volumen de negocio gravable supere el umbral de HMRC.
¿De cuánto tiempo dispongo para emitir una factura con IVA?
Normalmente tienes que emitir una factura con IVA en un plazo de 30 días desde la entrega de los bienes o servicios, o en un plazo de 30 días desde la recepción del pago si cobras por adelantado. La fecha de la entrega es el punto impositivo que determina a qué periodo de IVA se imputa la venta.
¿Cuánto tiempo conservo mis registros de IVA del Reino Unido?
HMRC exige conservar los registros de IVA, incluidas las copias de las facturas que emites y recibes, durante al menos 6 años. Si usas Making Tax Digital para el IVA, esos registros deben conservarse de forma digital y las declaraciones presentarse mediante software compatible.