Por qué es importante una factura de IVA
Una factura de IVA válida es la prueba principal para que un cliente reclame el IVA soportado. Solo una empresa registrada a efectos del IVA puede emitir una. HMRC establece que un proveedor registrado a efectos del IVA normalmente debe emitir una factura de IVA en un plazo de 30 días cuando suministra bienes o servicios de tipo general o reducido a otra persona registrada a efectos del IVA. Las ventas minoristas, los suministros de tipo cero, los exentos, los autofacturados, los acogidos al régimen de margen y otros suministros pueden seguir normas diferentes.
El devengo del impuesto puede cambiar cuando la factura o el pago se realizan por adelantado, y se aplica una redacción especial a transacciones como la inversión del sujeto pasivo y los regímenes de margen. Determine primero el suministro y el devengo, y luego aplique las normas de facturación correspondientes.
Qué debe mostrar una factura de IVA completa del Reino Unido
HMRC establece los datos obligatorios para una factura de IVA completa. Esta lista de verificación cubre el formato general, pero los suministros especiales pueden requerir texto adicional o un tratamiento diferente. Un generador de facturas gratuito puede preparar los campos comunes, pero no puede decidir el tratamiento correcto del IVA.
- Número secuencial único
- Un número de factura único que sigue al anterior, basado en una o más series.
- Nombre y dirección de su empresa
- El nombre completo (o nombre comercial) y la dirección de usted, el proveedor.
- Su número de registro de IVA
- El número de IVA con el que está registrado en HMRC.
- Fecha de la factura
- La fecha de emisión, que se muestra por separado cuando difiere del momento del devengo.
- Momento del devengo (fecha de devengo)
- La fecha de devengo determinada según las normas del IVA, que no siempre es la fecha de entrega.
- Nombre y dirección del cliente
- El nombre y la dirección del cliente al que le está facturando.
- Descripción de los bienes o servicios
- Una descripción clara de los bienes o servicios suministrados.
- Cantidad por línea
- Para cada línea, la cantidad de bienes o el alcance de los servicios.
- Precio unitario sin IVA
- El precio por unidad o artículo, indicado antes de añadir el IVA.
- Tipo de IVA por descripción
- El tipo de IVA aplicable a cada suministro descrito. La exención es un tratamiento fiscal, no un tipo de IVA.
- Importe neto por descripción
- Para cada descripción, indique el importe a pagar sin IVA, expresado en cualquier moneda.
- Totales de la factura
- Indique claramente el total sin IVA y el importe total adeudado.
- IVA total
- El importe total del IVA repercutido, expresado en libras esterlinas.
- Descuento por pronto pago
- Indique el porcentaje de cualquier descuento por pronto pago ofrecido.
El desglose del IVA por línea
Para cada descripción, indique la cantidad de bienes o el alcance de los servicios, el precio unitario, el importe a pagar sin IVA y el tipo de IVA aplicable. Actualmente, el Reino Unido tiene tres tipos de IVA: 20 % general, 5 % reducido y 0 % cero. Los suministros exentos y los no sujetos son tratamientos distintos, no tipos adicionales.
Las clasificaciones dependen de los bienes, servicios y circunstancias exactos. Consulte la guía vigente de tipos del HMRC en lugar de elegir un tipo a partir de un ejemplo general. El IVA total repercutido debe expresarse en libras esterlinas aunque otros importes de la factura estén en otra moneda.
¿Cuándo se puede usar una factura simplificada o modificada?
Para un suministro individual de 250 GBP o menos, IVA incluido, el HMRC permite una factura minorista menos detallada o una factura simplificada para otras empresas. En ella figuran el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor, la fecha de devengo, la descripción y, para cada tipo de IVA, el total en libras esterlinas con IVA incluido y el tipo. No incluya suministros exentos en este formato.
Por encima de 250 GBP, la guía del HMRC prevé una factura completa o, si el cliente está de acuerdo, una factura con IVA modificada que muestre los importes de los conceptos con IVA incluido en lugar de sin IVA. Consulte las condiciones detalladas antes de elegir el formato.
| Tipo de factura | Uso general | Datos del cliente | Presentación de importes |
|---|---|---|---|
| Factura completa con IVA | Formato estándar cuando se requiere una factura con IVA | Obligatorios | Importe neto por descripción e IVA total en libras esterlinas |
| Factura con IVA menos detallada o simplificada | Suministro que cumple los requisitos de 250 GBP o menos, IVA incluido | Generalmente no obligatorios | Total en libras esterlinas con IVA incluido y tipo para cada tipo de IVA aplicable |
| Factura con IVA modificada | Suministro superior a 250 GBP con el acuerdo del cliente | Obligatorios | Importes de los conceptos con IVA incluido y los totales obligatorios |
Moneda, copias y conservación de registros
Los importes netos de la factura pueden expresarse en otra moneda, pero el IVA total repercutible debe mostrarse también en libras esterlinas mediante un método de conversión aceptado. Conserve copias de las facturas de venta, incluidas las anuladas o emitidas por error, y guarde las facturas de compra.
Los registros de IVA se conservan generalmente durante al menos 6 años, o 10 años en el caso de los registros correspondientes al IVA OSS o al antiguo MOSS. Las empresas incluidas en Making Tax Digital deben conservar los registros preceptivos en un software funcional compatible, salvo que se aplique una exención. Un generador de PDF por sí solo no constituye el registro digital completo de IVA.
Preguntas sobre la factura de IVA del Reino Unido
¿Qué debe incluir una factura completa de IVA del Reino Unido?
Debe incluir un número único y secuencial, la fecha de devengo y la fecha de emisión cuando sean distintas, el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor, el nombre y la dirección del cliente, y una descripción suficiente. Para cada concepto, indíquense la cantidad o el alcance, el precio unitario, el tipo de IVA y el importe a pagar excluido el IVA. Muéstrese el total excluido el IVA, el porcentaje de descuento por pronto pago si lo hubiera, el IVA total en libras esterlinas y el total adeudado. Las operaciones especiales pueden requerir información adicional.
¿Cuándo puedo utilizar una factura simplificada de IVA?
Para una operación que cumpla los requisitos de GBP 250 o menos, IVA incluido, se indica el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor, la fecha de devengo, la descripción y, para cada tipo de IVA, el total en libras esterlinas con IVA incluido y el tipo aplicado. Por lo general, no se requieren los datos del cliente ni un importe de IVA separado. Las operaciones exentas no deben incluirse en este formato.
¿Qué es una factura de IVA modificada?
Para una operación superior a GBP 250, una factura modificada se basa en el formato completo, pero muestra los importes de los conceptos con IVA incluido en lugar de sin IVA. Las directrices del HMRC establecen que el cliente debe dar su conformidad. Consulte los requisitos detallados aplicables a la operación.
¿Necesito estar inscrito en el IVA para emitir una factura de IVA?
Sí. Solo una empresa inscrita en el IVA puede emitir una factura de IVA y repercutir IVA. La inscripción no viene determinada únicamente por el umbral de volumen de operaciones interno: las normas relativas a la inscripción obligatoria, voluntaria y de empresas no establecidas son distintas. Verifique su situación antes de repercutir IVA.
¿Qué plazo tengo para emitir una factura de IVA?
Según el HMRC, la factura de IVA debe emitirse normalmente en un plazo de 30 días desde la realización de la operación cuando se aplica la obligación de facturar. Una factura o un pago anticipado puede generar una fecha de devengo anterior, y las operaciones continuadas, el criterio de caja y otros supuestos tienen normas especiales.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis registros de IVA del Reino Unido?
Conserve los registros de IVA durante al menos 6 años en general, o 10 años en el caso de los registros del IVA OSS o del antiguo MOSS. Making Tax Digital exige que los registros preceptivos se conserven en un software funcional compatible, salvo que se aplique una exención.