Por qué importa una factura con IVA
Una factura de IVA válida es el principal justificante para que un cliente solicite la deducción del IVA soportado. Solo puede emitirla una empresa registrada a efectos del IVA. HMRC indica que un proveedor registrado normalmente debe emitir una factura de IVA en un plazo de 30 días cuando suministra bienes o servicios sujetos al tipo general o a un tipo reducido a otra persona registrada a efectos del IVA. Las ventas minoristas, las operaciones a tipo cero o exentas, la autofacturación, los regímenes del margen y otros suministros pueden seguir reglas distintas.
El momento de devengo puede cambiar cuando la factura o el pago se producen por adelantado, y determinadas operaciones, como la inversión del sujeto pasivo y los regímenes del margen, exigen menciones especiales. Determina primero el suministro y el momento de devengo y aplica después las reglas de facturación correspondientes.
Qué debe mostrar una factura completa con IVA del Reino Unido
HMRC establece los datos de una factura de IVA completa. Esta lista cubre el formato general, pero algunos suministros pueden exigir menciones adicionales o un tratamiento distinto. Un generador de facturas gratuito puede preparar los campos habituales; no puede decidir el tratamiento correcto del IVA.
- Número único y correlativo
- Un número de factura único que siga al anterior, basado en una o varias series.
- El nombre y la dirección de tu empresa
- El nombre completo (o nombre comercial) y la dirección tuyos, el proveedor.
- Tu número de registro de IVA
- El número de IVA con el que estás dado de alta en HMRC.
- Fecha de la factura
- La fecha de emisión, que se muestra por separado cuando difiere del tiempo de suministro.
- Momento del suministro (fecha de devengo)
- La fecha de devengo determinada conforme a las normas del IVA, que no siempre coincide con la fecha de entrega.
- Nombre y dirección del cliente
- El nombre y la dirección del cliente al que facturas.
- Descripción de los bienes o servicios
- Una descripción clara de los bienes o servicios entregados.
- Cantidad por línea
- Por cada línea, la cantidad de bienes o el alcance de los servicios.
- Precio unitario sin IVA
- El precio por unidad o artículo, mostrado antes de añadir el IVA.
- Tipo de IVA por descripción
- El tipo de IVA aplicable a cada suministro descrito. La exención es un tratamiento fiscal, no un tipo de IVA.
- Importe neto por descripción
- Muestra para cada descripción el importe a pagar sin IVA, expresado en cualquier moneda.
- Totales de la factura
- Muestra claramente el total sin IVA y el importe total adeudado.
- Total del IVA
- El importe total del IVA repercutido, expresado en libras esterlinas.
- Descuento por pronto pago
- Muestra el porcentaje de cualquier descuento por pronto pago ofrecido.
El desglose del IVA por línea
Para cada descripción, indica la cantidad de bienes o el alcance de los servicios, el precio unitario, el importe a pagar sin IVA y el tipo de IVA aplicable. En el Reino Unido hay actualmente tres tipos de IVA: 20 % general, 5 % reducido y 0 % cero. Las operaciones exentas y las que quedan fuera del ámbito del IVA reciben tratamientos distintos, no constituyen tipos adicionales.
La clasificación depende de los bienes o servicios concretos y de las circunstancias. Consulta las orientaciones vigentes de HMRC sobre los tipos aplicables en vez de elegir uno a partir de un ejemplo general. El total del IVA repercutido debe expresarse en libras esterlinas, aunque los demás importes de la factura estén en otra moneda.
Cuándo puedes usar una factura simplificada o modificada
Para una operación individual de GBP 250 o menos, IVA incluido, HMRC permite emitir una factura minorista menos detallada o una factura simplificada destinada a otras empresas. Debe mostrar el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor, el momento de devengo, la descripción y, para cada tipo de IVA, el total en libras con IVA incluido y el tipo aplicado. No incluyas operaciones exentas en este formato.
Por encima de GBP 250, las orientaciones de HMRC contemplan una factura completa o, con la conformidad del cliente, una factura de IVA modificada que muestra los valores de las partidas con IVA incluido en vez de sin IVA. Comprueba las condiciones detalladas antes de elegir el formato.
| Tipo de factura | Uso general | Datos del cliente | Presentación de los importes |
|---|---|---|---|
| Factura de IVA completa | Formato estándar cuando se exige una factura de IVA | Obligatorios | Importe neto por descripción y total de IVA en libras esterlinas |
| Factura de IVA menos detallada o simplificada | Operación que cumple los requisitos por GBP 250 o menos, IVA incluido | Por lo general, no son obligatorios | Total con IVA incluido en libras y tipo para cada categoría aplicable |
| Factura de IVA modificada | Operación superior a GBP 250 cuando el cliente da su conformidad | Obligatorios | Valores de las partidas con IVA incluido y los totales exigidos |
Divisa, copias y conservación de registros
Puedes expresar los importes netos de la factura en otra moneda, pero también debes mostrar el total del IVA repercutido en libras esterlinas mediante un método de conversión aceptado. Conserva copias de las facturas de venta, incluidas las canceladas o emitidas por error, y guarda también las facturas de compra.
Por lo general, los registros del IVA deben conservarse durante al menos 6 años, o durante 10 años si corresponden al régimen de IVA OSS o al antiguo MOSS. Las empresas sujetas a Making Tax Digital deben mantener los registros exigidos en software funcionalmente compatible, salvo que se aplique una exención. Un generador de PDF no constituye por sí solo el registro digital completo del IVA.
Preguntas sobre la factura con IVA del Reino Unido
¿Qué tiene que figurar en una factura completa con IVA del Reino Unido?
Debe incluir un número único y correlativo, el momento de devengo y, si es distinta, la fecha de emisión; el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor; el nombre y la dirección del cliente; y una descripción suficiente. Para cada descripción, indica la cantidad o el alcance, el precio unitario, el tipo de IVA y el importe a pagar sin IVA. Muestra el total sin IVA, el porcentaje de cualquier descuento por pronto pago, el total del IVA en libras esterlinas y el total adeudado. Algunas operaciones especiales pueden exigir otros datos.
¿Cuándo puedo usar una factura simplificada con IVA?
Para una operación que cumpla los requisitos por GBP 250 o menos, IVA incluido, muestra el nombre, la dirección y el número de IVA del proveedor, el momento de devengo, la descripción y, para cada tipo de IVA, el total en libras con IVA incluido y el tipo aplicado. Por lo general, no es necesario incluir los datos del cliente ni desglosar el importe del IVA por separado. Las operaciones exentas no deben incluirse en este formato.
¿Qué es una factura modificada con IVA?
Para una operación superior a GBP 250, la factura modificada parte del formato completo, pero muestra los valores de las partidas con IVA incluido en vez de sin IVA. Según las orientaciones de HMRC, el cliente debe dar su conformidad. Comprueba los requisitos detallados de la operación.
¿Necesito estar dado de alta en el IVA para emitir una factura con IVA?
Sí. Solo una empresa registrada a efectos del IVA puede emitir una factura con IVA y repercutirlo. La obligación de registrarse no depende únicamente del umbral nacional de facturación: las reglas varían para el registro obligatorio, el voluntario y las empresas no establecidas. Comprueba tu situación antes de repercutir IVA.
¿De cuánto tiempo dispongo para emitir una factura con IVA?
HMRC indica que, cuando existe la obligación de facturar, normalmente debe emitirse una factura con IVA en un plazo de 30 días desde la operación. Una factura o un pago anticipado puede generar un momento de devengo anterior, y las operaciones continuadas, el criterio de caja y otros casos siguen reglas especiales.
¿Cuánto tiempo conservo mis registros de IVA del Reino Unido?
Por lo general, conserva los registros del IVA durante al menos 6 años, o durante 10 años si corresponden al régimen de IVA OSS o al antiguo MOSS. Making Tax Digital exige mantener los registros prescritos en software funcionalmente compatible, salvo que se aplique una exención.