Vad en tysk Rechnung är
I Tyskland kallas en faktura för Rechnung. Det är dokumentet ett företag utfärdar för att registrera en leverans av varor eller tjänster och för att kräva betalning. För mervärdesskatte- (Umsatzsteuer) ändamål är en Rechnung mer än en betalningsbegäran: det är dokumentet din kund behöver för att dra av ingående moms (Vorsteuer), och det är dokumentet skattekontoret kommer att granska. Om ett obligatoriskt fält saknas kan kunden förlora rätten till det avdraget, så att få innehållet rätt spelar roll för båda sidor.
Den rättsliga grunden är § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), som listar de obligatoriska uppgifter varje fullständig faktura måste visa. En andra ordning, Kleinunternehmer-regeln i § 19 UStG, låter småföretag under en omsättningsgräns utfärda enklare fakturor utan att ta ut moms alls. Vi går igenom båda nedan.
Obligatoriska fält enligt § 14 UStG
En fullständig Rechnung måste innehålla var och en av uppgifterna som anges i § 14 UStG. Utelämna en och fakturan är tekniskt felaktig, vilket kan kosta din kund avdraget för ingående moms. Se till att varje Rechnung visar följande.
- Säljarens fullständiga namn och adress
- Ditt kompletta företagsnamn och adress som utställare av fakturan.
- Kundens fullständiga namn och adress
- Det kompletta namnet och adressen för mottagaren av varorna eller tjänsterna.
- Skattenummer eller moms-ID
- Ditt skattenummer (Steuernummer) utfärdat av Finanzamt, eller ditt momsregistreringsnummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Fakturadatum
- Datumet då fakturan (Rechnung) utfärdades.
- Löpande fakturanummer
- Ett unikt, fortlöpande fakturanummer (Rechnungsnummer) tilldelat från en sammanhängande serie.
- Antal och beskrivning
- Antalet och den sedvanliga handelsbeskrivningen av varorna, eller tjänstens art och omfattning.
- Leveransdatum
- Datumet då varorna levererades eller tjänsten utfördes (Leistungsdatum), om det skiljer sig från fakturadatumet.
- Nettobelopp per momssats
- Ersättningen (nettobeloppet) uppdelad per varje tillämplig momssats, plus varje på förhand överenskommen nedsättning.
- Momssats och belopp
- Den tillämpliga momssatsen (19 % eller 7 %) och motsvarande momsbelopp i euro.
- Eventuell undantagsnotering
- Där leveransen är skattebefriad eller moms inte tas ut, en notering som anger skälet (till exempel Kleinunternehmer-noteringen).
Tyska momssatser: 19 % och 7 %
Tyskland tillämpar två huvudsakliga moms- (Umsatzsteuer) satser. Den normala satsen är 19 %, som täcker de flesta varor och tjänster. En reducerad sats på 7 % gäller vissa kategorier, såsom många livsmedel, böcker, tidningar och vissa andra angivna leveranser. Oavsett vilken sats som gäller måste din Rechnung visa nettobeloppet, satsen och momsbeloppet separat.
Om en enskild faktura blandar poster som beskattas med olika satser måste du visa nettobeloppet per momssats - en rad siffror för 19 %-posterna och en annan för 7 %-posterna - så att skatten som ska betalas för varje sats är tydlig. Ange alltid momsbeloppet i euro, inte bara procentsatsen.
Kleinunternehmer-regeln (§ 19 UStG)
Småföretag kan använda Kleinunternehmer- (småföretagar-) ordningen enligt § 19 UStG. En Kleinunternehmer vars omsättning håller sig under den lagstadgade gränsen tar inte ut moms på sina fakturor och betalar ingen moms till skattekontoret. I gengäld kan företaget inte heller dra av ingående moms (Vorsteuer) på sina egna inköp.
Om du använder denna ordning får din Rechnung inte visa en momssats eller ett momsbelopp. I stället måste den bära en kort notering som förklarar varför ingen moms tas ut - på tyska formuleras detta typiskt: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ („I enlighet med § 19 UStG tas ingen moms ut.“). Resten av de obligatoriska uppgifterna - ditt namn och din adress, kundens uppgifter, ditt skattenummer, fakturadatum, ett löpande fakturanummer, beskrivningen och leveransdatumet - gäller fortfarande. Att utelämna noteringen är ett vanligt Kleinunternehmer-misstag, så se till att den alltid finns där.
Löpande fakturanumrering (Rechnungsnummer)
Varje fullständig Rechnung behöver ett unikt, löpande fakturanummer (Rechnungsnummer). Numret måste hämtas från en sammanhängande serie så att varje faktura kan identifieras individuellt och inget nummer används två gånger. Du får strukturera serien på det sätt som passar ditt företag - till exempel per år, per filial eller per kundgrupp - så länge den förblir entydig och lucklös inom sin logik.
Löpande numrering är inte bara byråkratisk ordning: den låter skattekontoret verifiera att varje leverans har fakturerats och redovisats. En generator som tilldelar nästa nummer automatiskt tar bort risken för dubbla eller överhoppade nummer, vilket är ett av de enklare sätten att hamna i konflikt med reglerna.
Att spara dina fakturor: tioårsregeln (GoBD)
I Tyskland måste fakturor sparas i tio år. Detta gäller fakturor du utfärdar och fakturor du tar emot, och lagringsperioden löper i allmänhet från slutet av det kalenderår då fakturan utfärdades. Principerna för att lagra dessa data - att hålla register kompletta, oföränderliga och lättillgängliga för revision - anges i den tyska GoBD (principerna för korrekt förvaltning och lagring av böcker, register och handlingar i elektronisk form).
I praktiken innebär detta att du inte bara kan radera gamla fakturor. Elektroniska fakturor måste lagras i en form som inte kan ändras i hemlighet, och du måste kunna ta fram dem om Finanzamt ber om det. Att spara en PDF-kopia av varje Rechnung när du utfärdar den, i ett organiserat arkiv, är det enklaste sättet att hålla sig på rätt sida av regeln.
Skapa en korrekt tysk Rechnung gratis
Du behöver inget bokföringsprogram för att utfärda en korrekt Rechnung. Den gratis generatorn lägger ut varje fält som § 14 UStG kräver - ditt namn och din adress, kundens uppgifter, ditt Steuernummer eller USt-IdNr, fakturadatum, ett löpande fakturanummer, radbeskrivningar och antal, leveransdatumet, samt nettobeloppet, momssatsen (19 % eller 7 %) och momsbeloppet per sats.
Om du är Kleinunternehmer kan du stänga av momsen och lägga till den obligatoriska § 19 UStG-noteringen så att dokumentet är korrekt för småföretagarordningen. Resultatet är en ren PDF du kan ladda ner och arkivera under tioårsperioden - skapad i din webbläsare, på många språk, utan registrering och utan kort.
Frågor om tysk faktura
Vad måste en tysk Rechnung innehålla?
Enligt § 14 UStG måste en fullständig Rechnung visa säljarens fullständiga namn och adress, kundens fullständiga namn och adress, ditt skattenummer (Steuernummer) eller moms-ID (USt-IdNr), fakturadatum, ett löpande fakturanummer, antalet och beskrivningen, leveransdatumet, nettobeloppet per momssats, momssatsen och beloppet, samt eventuell undantagsnotering där moms inte tas ut.
Vad är Kleinunternehmer-regeln?
Kleinunternehmer-regeln enligt § 19 UStG låter småföretag under den lagstadgade omsättningsgränsen utfärda fakturor utan att ta ut moms. Ett sådant företag betalar ingen moms till skattekontoret och kan inte dra av ingående moms (Vorsteuer). Dess fakturor visar ingen momssats eller belopp men måste bära en notering som "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Vilka är momssatserna i Tyskland?
Tyskland har en normal moms- (Umsatzsteuer) sats på 19 % som gäller de flesta varor och tjänster, och en reducerad sats på 7 % för vissa kategorier såsom många livsmedel, böcker och tidningar. En faktura som blandar satser måste visa nettobeloppet, satsen och momsbeloppet separat för varje sats.
Behöver jag ett löpande fakturanummer?
Ja. En fullständig Rechnung måste bära ett unikt, fortlöpande fakturanummer (Rechnungsnummer) hämtat från en sammanhängande serie, så att varje faktura kan identifieras individuellt och inget nummer återanvänds. Du kan strukturera serien per år eller annan logik så länge den förblir entydig.
Hur länge måste jag spara fakturor i Tyskland?
Fakturor måste sparas i tio år, både de du utfärdar och de du tar emot. Perioden löper i allmänhet från slutet av kalenderåret då de utfärdades. GoBD-principerna kräver att elektroniska register är kompletta, oföränderliga och tillgängliga för revision, så att spara och arkivera en PDF av varje Rechnung är det säkraste tillvägagångssättet.
Tar en Kleinunternehmer ut moms?
Nej. En Kleinunternehmer enligt § 19 UStG tar inte ut moms och visar ingen momssats eller belopp på fakturan. I stället måste Rechnung innehålla en notering som anger att ingen moms tas ut i enlighet med § 19 UStG. Alla övriga obligatoriska uppgifter gäller fortfarande.