Vad en spansk factura är
I Spanien är standardfakturan vid försäljning factura (ofta kallad factura completa eller factura ordinaria). Det är den juridiska handling som registrerar en försäljning av varor eller tjänster, tar ut IVA (den spanska momsen) där den är tillämplig, och - för egenföretagare som fakturerar företag - tillämpar en inkomstskatteretention. Att utfärda en korrekt factura är vad som låter din kund dra av IVA, låter dig deklarera försäljningen och ger båda sidor en giltig handling för Agencia Tributaria.
Det finns också en förenklad version, factura simplificada (som ersatte det gamla ticket eller kvittot), generellt tillåten för små belopp. Men för B2B-arbete, professionella tjänster och allt en autónomo fakturerar ett företag utfärdar du en fullständig factura med varje obligatoriskt fält. Den här guiden fokuserar på den fullständiga factura.
Vad en factura måste innehålla
En fullständig factura har en definierad lista över obligatoriskt innehåll. Utelämna ett fält och din kund kan vägra dokumentet, eller så kan det ifrågasättas vid en inspektion. Varje fullständig factura bör bära följande:
- Número de factura (fakturanummer)
- Ett unikt, correlativo (löpande) nummer. Numreringen måste vara sammanhängande inom en serie utan luckor.
- Fecha (fakturadatum)
- Datumet då fakturan utfärdas, och datumet för transaktionen om det skiljer sig från fakturadatumet.
- Datos del emisor (dina uppgifter)
- Fullständigt namn eller företagsnamn, adress, och ditt skatteidentifikationsnummer - NIF (för bolag CIF, för en autónomo ditt NIF/DNI).
- Datos del cliente (kundens uppgifter)
- Kundens namn eller företagsnamn, adress, och deras NIF när de är ett företag eller en yrkesutövare.
- Descripción (beskrivning)
- En tydlig beskrivning av de levererade varorna eller tjänsterna, med antal och à-pris så att varje rad är specificerad.
- Base imponible (beskattningsbar bas)
- Nettobeloppet som skatten beräknas på, före IVA och före eventuell IRPF-retention.
- Tipo de IVA y cuota (momssats och belopp)
- Den tillämpade IVA-satsen (till exempel 21 %) och det resulterande IVA-beloppet (cuota), redovisat separat.
- Total (total)
- Det slutgiltiga beloppet, efter att IVA lagts till och eventuell IRPF-retention dragits av där en sådan gäller.
IVA: de spanska momssatserna
IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) är Spaniens mervärdesskatt, och den tas ut på base imponible i din factura. Det finns tre huvudsatser, och du tillämpar den som matchar vad du säljer.
Normalsatsen är 21 %, som gäller de flesta varor och tjänster. En reducerad sats på 10 % täcker poster såsom hotell- och restaurangtjänster, vissa transporter och några andra kategorier. En superreducerad sats på 4 % gäller nödvändigheter som baslivsmedel, böcker, tidningar och vissa mediciner. Vissa transaktioner är helt undantagna från IVA (till exempel vissa medicinska, utbildnings- eller finansiella tjänster), i vilket fall du inte tar ut någon IVA men noterar undantaget på factura. Visa alltid satsen och den resulterande cuota (IVA-beloppet) som en separat rad så att din kund kan dra av den.
IRPF: retentionen som autónomos tillämpar
Detta är den del som sätter krokben för de flesta frilansare. När en autónomo (en egenföretagare) fakturerar ett spanskt företag eller en annan yrkesutövare måste factura vanligtvis inkludera en retención de IRPF - en innehållning för personlig inkomstskatt (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
Kunden betalar inte denna retention till dig; de håller inne den och betalar den direkt till Agencia Tributaria för din räkning, som ett förskott på din egen inkomstskatt. Standardretentionen är 15 %. Nya autónomos kan tillämpa en reducerad sats på 7 % under sitt första verksamhetsår och de två följande åren. Retentionen beräknas på samma base imponible som IVA, men till skillnad från IVA dras den av från totalen.
Observera att IRPF-retentionen gäller på fakturor till företag och yrkesutövare - inte på fakturor till privatpersoner (konsumenter), där du helt enkelt tar ut IVA och inte tillämpar någon retention.
Hur summorna beräknas
Ordningsföljden på en autónomos factura till ett företag är vad som får den att se annorlunda ut än en normal faktura. Du börjar från base imponible, sedan lägger till IVA, sedan drar av IRPF-retentionen, och det som återstår är total a percibir - beloppet kunden faktiskt överför till dig.
Räkneexempel: en base imponible på 1 000 EUR med standardsatserna. Lägg till IVA på 21 % (+210 EUR). Dra av IRPF på 15 % (-150 EUR). Total a percibir är 1 060 EUR. De 150 EUR av IRPF är inte förlorade - din kund betalar dem till Agencia Tributaria som ett förskott på din inkomstskatt, och de stäms av i din årliga deklaration. Om du är en ny autónomo på 7 %-satsen skulle retentionen vara 70 EUR och total a percibir 1 140 EUR.
- Base imponible
- Arbetets nettovärde, före all skatt. Detta är siffran som både IVA och IRPF beräknas på.
- + IVA
- Lägg till IVA-cuota (till exempel 21 % av base imponible). Detta ökar beloppet.
- - Retención IRPF
- Dra av IRPF-retentionen (15 %, eller 7 % för nya autónomos). Detta minskar beloppet kunden betalar dig.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. Beloppet kunden faktiskt överför till dig.
Löpande numrering och god praxis
Spanska regler kräver att fakturanummer är correlativos - utfärdade i en obruten sekvens utan luckor. Du kan köra mer än en serie (till exempel en separat serie för rättelsefakturor, facturas rectificativas), men inom varje serie måste numreringen vara sammanhängande. Ett saknat eller dubblerat nummer är en varningssignal vid varje inspektion.
Spara dina facturas under den lagstadgade arkiveringsperioden, lagra en kopia av varje utfärdad, och se till att número de factura, fecha, båda parters NIF, base imponible, tipo de IVA och cuota, samt eventuell IRPF-retention alla visas tydligt. Konsekvens här är vad som håller din bokföring ren och dina kvartalsvisa IVA- och IRPF-deklarationer enkla.
Frågor om spansk fakturering
Vad måste en spansk factura innehålla?
En fullständig factura måste visa ett unikt correlativo número de factura, fecha (fakturadatum), dina uppgifter inklusive NIF, kundens uppgifter inklusive deras NIF, en tydlig descripción av varorna eller tjänsterna, base imponible, tipo de IVA och den resulterande cuota, samt totalen. För en autónomo som fakturerar ett företag visar den även retención de IRPF.
Vad är IVA-satsen i Spanien?
Standardsatsen för IVA (spansk moms) är 21 % och gäller de flesta varor och tjänster. Det finns en reducerad sats på 10 % (till exempel hotell- och restaurangtjänster och vissa transporter) och en superreducerad sats på 4 % för nödvändigheter som baslivsmedel, böcker och vissa mediciner. Vissa tjänster är IVA-befriade. Visa satsen och den resulterande cuota separat på fakturan.
När tillämpar en autónomo IRPF-retention på en factura?
När en autónomo fakturerar ett spanskt företag eller en annan yrkesutövare inkluderar fakturan normalt en retención de IRPF. Kunden håller inne den och betalar den till Agencia Tributaria som ett förskott på din inkomstskatt. Standardsatsen är 15 %; nya autónomos kan tillämpa 7 % under sitt första år och de två följande åren. Fakturor till privatkonsumenter bär ingen IRPF-retention.
Hur beräknas totalen på en autónomo-factura?
Börja från base imponible, lägg till IVA (till exempel 21 %), dra sedan av IRPF-retentionen (15 %, eller 7 % för nya autónomos). Resultatet är total a percibir - beloppet kunden faktiskt betalar dig. För en bas på 1 000 EUR: +210 IVA, -150 IRPF, total a percibir 1 060 EUR.
Måste fakturanummer i Spanien vara löpande?
Ja. Número de factura måste vara correlativo - utfärdat i en obruten sekvens utan luckor. Du får köra mer än en serie (till exempel en separat serie för facturas rectificativas), men inom varje serie måste numreringen vara sammanhängande. Saknade eller dubblerade nummer är ett problem vid en inspektion.
Tar jag ut IRPF när jag fakturerar en privatperson?
Nej. IRPF-retentionen gäller endast på fakturor till företag och yrkesutövare. När du fakturerar en privatperson (en konsument) tar du ut IVA med den tillämpliga satsen och tillämpar ingen retention - så totalen är helt enkelt base imponible plus IVA.