O que é uma Rechnung alemã
Na Alemanha, uma nota fiscal é chamada de Rechnung. É o documento que uma empresa emite para registrar um fornecimento de bens ou serviços e para exigir o pagamento. Para fins de imposto sobre o valor agregado (Umsatzsteuer), uma Rechnung é mais do que uma solicitação de pagamento: é o documento que seu cliente precisa para deduzir o IVA pago (Vorsteuer), e é o documento que a repartição fiscal vai inspecionar. Se um campo obrigatório estiver faltando, o cliente pode perder o direito a essa dedução, então acertar o conteúdo importa para os dois lados.
A base legal é o § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), que lista os dados obrigatórios que toda nota fiscal completa deve mostrar. Um segundo regime, a regra Kleinunternehmer do § 19 UStG, permite que pequenas empresas abaixo de um limite de faturamento emitam notas mais simples sem cobrar IVA de forma alguma. Cobrimos os dois abaixo.
Campos obrigatórios sob o § 14 UStG
Uma Rechnung completa deve conter cada um dos dados definidos no § 14 UStG. Deixe um de fora e a nota fica tecnicamente incorreta, o que pode custar ao seu cliente a dedução do IVA pago. Certifique-se de que cada Rechnung mostre o seguinte.
- Nome completo e endereço do fornecedor
- O nome e endereço completos da sua empresa como emissora da nota.
- Nome completo e endereço do cliente
- O nome e endereço completos do destinatário dos bens ou serviços.
- Número fiscal ou número de IVA
- Seu número fiscal (Steuernummer) emitido pelo Finanzamt, ou seu número de identificação de IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Data de emissão
- A data em que a nota (Rechnung) foi emitida.
- Número sequencial da nota
- Um número de nota único e consecutivo (Rechnungsnummer) atribuído a partir de uma série contínua.
- Quantidade e descrição
- A quantidade e a descrição comercial usual dos bens, ou o tipo e a extensão do serviço.
- Data do fornecimento
- A data em que os bens foram entregues ou o serviço foi prestado (o Leistungsdatum), se diferente da data de emissão.
- Valor líquido por alíquota de IVA
- A remuneração (valor líquido) discriminada por cada alíquota de IVA aplicável, mais qualquer redução acordada de antemão.
- Alíquota e valor de IVA
- A alíquota de IVA aplicável (19% ou 7%) e o valor de IVA correspondente em euros.
- Qualquer nota de isenção
- Quando o fornecimento é isento de imposto ou o IVA não é cobrado, uma nota indicando o motivo (por exemplo, a nota Kleinunternehmer).
Alíquotas de IVA alemãs: 19% e 7%
A Alemanha aplica duas alíquotas principais de IVA (Umsatzsteuer). A alíquota padrão é de 19%, que cobre a maioria dos bens e serviços. Uma alíquota reduzida de 7% aplica-se a certas categorias, como muitos alimentos, livros, jornais e alguns outros fornecimentos definidos. Qualquer que seja a alíquota aplicável, sua Rechnung precisa mostrar o valor líquido, a alíquota e o valor de IVA separadamente.
Se uma única nota mistura itens tributados a alíquotas diferentes, você deve mostrar o valor líquido por alíquota de IVA - uma linha de valores para os itens a 19% e outra para os itens a 7% - para que o imposto devido em cada alíquota fique claro. Sempre indique o valor de IVA em euros, não apenas a porcentagem.
A regra Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Pequenas empresas podem usar o regime Kleinunternehmer (pequena empresa) sob o § 19 UStG. Um Kleinunternehmer cujo faturamento permanece abaixo do limite legal não cobra IVA em suas notas e não paga IVA à repartição fiscal. Em contrapartida, a empresa também não pode deduzir o IVA pago (Vorsteuer) em suas próprias compras.
Se você usa esse regime, sua Rechnung não deve mostrar uma alíquota ou um valor de IVA. Em vez disso, ela precisa trazer uma nota curta explicando por que nenhum IVA é cobrado - em alemão, isso é normalmente redigido: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ („Em conformidade com o § 19 UStG, nenhum IVA é cobrado.“). O restante dos dados obrigatórios - seu nome e endereço, os dados do cliente, seu número fiscal, a data de emissão, um número sequencial de nota, a descrição e a data do fornecimento - continua valendo. Deixar a nota de fora é um erro comum de Kleinunternehmer, então certifique-se de que ela esteja sempre presente.
Numeração sequencial de notas (Rechnungsnummer)
Toda Rechnung completa precisa de um número de nota único e sequencial (Rechnungsnummer). O número deve ser extraído de uma série contínua para que cada nota possa ser identificada individualmente e nenhum número seja usado duas vezes. Você pode estruturar a série da forma que melhor convém ao seu negócio - por exemplo, por ano, por filial ou por grupo de clientes - desde que permaneça inequívoca e sem lacunas dentro da sua lógica.
A numeração sequencial não é apenas zelo burocrático: ela permite que a repartição fiscal verifique se cada fornecimento foi faturado e contabilizado. Um gerador que atribui o próximo número automaticamente remove o risco de números duplicados ou pulados, que é uma das maneiras mais fáceis de infringir as regras.
Guardar suas notas: a regra dos 10 anos (GoBD)
Na Alemanha, as notas fiscais devem ser guardadas por dez anos. Isso vale tanto para as notas que você emite quanto para as que recebe, e o prazo de guarda geralmente conta a partir do fim do ano civil em que a nota foi emitida. Os princípios para armazenar esses dados - manter os registros completos, inalteráveis e prontamente disponíveis para auditoria - estão definidos nas GoBD alemãs (os princípios para a gestão e o armazenamento adequados de livros, registros e documentos em forma eletrônica).
Na prática, isso significa que você não pode simplesmente apagar notas antigas. As notas eletrônicas devem ser armazenadas de uma forma que não possa ser alterada silenciosamente, e você precisa ser capaz de produzi-las se o Finanzamt pedir. Salvar uma cópia em PDF de cada Rechnung à medida que você a emite, em um arquivo organizado, é a maneira mais simples de ficar do lado certo da regra.
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Você não precisa de software de contabilidade para emitir uma Rechnung correta. O gerador gratuito dispõe cada campo que o § 14 UStG exige - seu nome e endereço, os dados do cliente, seu Steuernummer ou USt-IdNr, a data de emissão, um número sequencial de nota, descrições e quantidades das linhas, a data do fornecimento, e o valor líquido, a alíquota de IVA (19% ou 7%) e o valor de IVA por alíquota.
Se você é um Kleinunternehmer, pode desligar o IVA e adicionar a nota obrigatória do § 19 UStG para que o documento fique correto para o regime de pequena empresa. O resultado é um PDF limpo que você pode baixar e arquivar pelo prazo de guarda de dez anos - produzido no seu navegador, em vários idiomas, sem cadastro e sem cartão.
Perguntas sobre notas fiscais alemãs
O que uma Rechnung alemã deve conter?
Sob o § 14 UStG, uma Rechnung completa deve mostrar o nome e endereço completos do fornecedor, o nome e endereço completos do cliente, seu número fiscal (Steuernummer) ou número de IVA (USt-IdNr), a data de emissão, um número sequencial de nota, a quantidade e a descrição, a data do fornecimento, o valor líquido por alíquota de IVA, a alíquota e o valor de IVA, e qualquer nota de isenção quando o IVA não é cobrado.
O que é a regra Kleinunternehmer?
A regra Kleinunternehmer sob o § 19 UStG permite que pequenas empresas abaixo do limite legal de faturamento emitam notas sem cobrar IVA. Uma empresa assim não paga IVA à repartição fiscal e não pode deduzir o IVA pago (Vorsteuer). Suas notas não mostram alíquota nem valor de IVA, mas devem trazer uma nota como "Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Quais são as alíquotas de IVA na Alemanha?
A Alemanha tem uma alíquota padrão de IVA (Umsatzsteuer) de 19% que se aplica à maioria dos bens e serviços, e uma alíquota reduzida de 7% para certas categorias, como muitos alimentos, livros e jornais. Uma nota que mistura alíquotas deve mostrar o valor líquido, a alíquota e o valor de IVA separadamente para cada alíquota.
Preciso de um número de nota sequencial?
Sim. Uma Rechnung completa deve trazer um número de nota único e consecutivo (Rechnungsnummer) extraído de uma série contínua, para que cada nota possa ser identificada individualmente e nenhum número seja reutilizado. Você pode estruturar a série por ano ou outra lógica, desde que permaneça inequívoca.
Por quanto tempo devo guardar notas fiscais na Alemanha?
As notas devem ser guardadas por dez anos, tanto as que você emite quanto as que recebe. O prazo geralmente conta a partir do fim do ano civil de emissão. Os princípios GoBD exigem que os registros eletrônicos sejam completos, inalteráveis e disponíveis para auditoria, então salvar e arquivar um PDF de cada Rechnung é a abordagem mais segura.
Um Kleinunternehmer cobra IVA?
Não. Um Kleinunternehmer sob o § 19 UStG não cobra IVA e não mostra alíquota ou valor de IVA na nota. Em vez disso, a Rechnung deve incluir uma nota indicando que nenhum IVA é cobrado em conformidade com o § 19 UStG. Todos os demais dados obrigatórios continuam valendo.