Czym jest niemiecka Rechnung?
W Niemczech fakturę nazywa się Rechnung. Firma wystawia ją, aby udokumentować dostawę towarów lub usług i zażądać zapłaty. Dla celów podatku od wartości dodanej (Umsatzsteuer) Rechnung jest również dokumentem, na podstawie którego klient może odliczyć podatek naliczony (Vorsteuer) i który może skontrolować urząd skarbowy. Brak wymaganego pola może pozbawić klienta prawa do odliczenia, dlatego prawidłowa treść ma znaczenie dla obu stron.
Podstawę prawną stanowi § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), który określa obowiązkowe dane pełnej faktury. Odrębna zasada Kleinunternehmer z § 19 UStG pozwala małym przedsiębiorcom spełniającym kryteria obrotu wystawiać faktury bez naliczania VAT. Oba przypadki opisano poniżej.
Co musi zawierać niemiecki Rechnung?
Pełna Rechnung musi zawierać wszystkie dane określone w § 14 UStG. Pominięcie wymaganego elementu powoduje wadliwość faktury i może pozbawić klienta prawa do odliczenia podatku naliczonego. Należy sprawdzić poniższe informacje.
- Pełna nazwa i adres dostawcy
- Pełna nazwa firmy i adres wystawcy faktury.
- Pełna nazwa i adres klienta
- Pełna nazwa i adres odbiorcy towarów lub usług.
- Numer podatkowy lub VAT ID
- Numer podatkowy (Steuernummer) wydany przez Finanzamt albo numer identyfikacyjny VAT (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Data wystawienia
- Data wystawienia dokumentu Rechnung.
- Numer faktury
- Niepowtarzalny numer z jednej lub kilku serii numeracji, który wskazuje fakturę.
- Ilość i opis
- Ilość i zwyczajowy opis handlowy towarów lub rodzaj i zakres usługi.
- Data dostawy
- Data dostawy towarów lub wykonania usługi (Leistungsdatum), jeżeli różni się od daty wystawienia.
- Kwota netto według stawki VAT
- Wynagrodzenie netto w podziale według każdej stosowanej stawki VAT, z uwzględnieniem uzgodnionych z góry obniżek.
- Stawka i kwota VAT
- Stosowana stawka VAT (19% lub 7%) oraz odpowiednia kwota VAT w euro.
- Wszelkie uwagi dotyczące wyłączenia
- W przypadku gdy dostawa jest zwolniona z podatku lub VAT nie jest pobierana, należy podać powód (na przykład notatkę Kleinunternehmer).
Niemieckie stawki VAT: 19% i 7%
Niemcy stosują dwie główne stawki VAT (Umsatzsteuer). Stawka podstawowa wynosi 19% i obejmuje większość towarów oraz usług. Obniżona stawka 7% dotyczy określonych kategorii, między innymi wielu produktów spożywczych, książek i gazet. Niezależnie od stawki Rechnung musi oddzielnie wykazywać kwotę netto, stawkę i kwotę VAT.
Jeżeli jedna faktura obejmuje pozycje opodatkowane różnymi stawkami, trzeba pokazać kwotę netto według każdej stawki VAT, osobno dla pozycji objętych stawką 19% i 7%. Kwotę VAT należy podać w euro, a nie wyłącznie jako wartość procentową.
Zasada Kleinunternehmer (sekcja 19 UStG)
W przypadku działalności prowadzonej w Niemczech paragraf 19 UStG zasadniczo zwalnia kwalifikujące się transakcje, jeżeli łączny obrót w poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczył 25 000 EUR, a obrót w bieżącym roku nie przekracza 100 000 EUR. Próg bieżącego roku jest limitem bezwzględnym, dlatego trzeba zweryfikować sposób rozliczenia transakcji, która go przekracza. Odrębne zasady mogą dotyczyć firm mających siedzibę w innym państwie UE.
Kwalifikujący się Kleinunternehmer nie wykazuje stawki ani kwoty VAT i na zwykłych zasadach nie odlicza związanego podatku naliczonego. Faktura wymaga wyraźnego odniesienia do zwolnienia dla małych przedsiębiorców, na przykład „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Pozostałe właściwe dane faktury nadal są wymagane.
| Element | Zwykła faktura opodatkowana | Zwolnienie z paragrafu 19 |
|---|---|---|
| Stawka i kwota VAT | Wykazane według właściwej stawki | Niewykazywane |
| Adnotacja podatkowa | Zależna od transakcji | Odniesienie do paragrafu 19 |
| VAT naliczony | Odliczany na zwykłych zasadach | Zasadniczo nie podlega odliczeniu w tym systemie |
| Inne dane faktury | Podawane zgodnie z wymaganiami | Nadal podawane zgodnie z wymaganiami |
Kolejna numeracja faktur (Rechnungsnummer)
Pełna Rechnung wymaga unikalnego numeru faktury z jednej lub kilku serii, aby dokument dało się jednoznacznie zidentyfikować. Prawo nie wymaga prostego licznika bez luk, ale numeracja i ścieżka audytowa powinny wyjaśniać unieważnienia, korekty oraz oddzielne serie.
W generatorze FreeBillGen dla gości numer wpisuje wystawca. Po zalogowaniu system może zasugerować numer i zablokować duplikat pełnego numeru zapisanej faktury, lecz nie uzgodni dokumentów utworzonych poza usługą.
Przechowywanie faktur: 8-letni okres VAT
Paragraf 14b UStG nakłada obecnie na firmy ogólny obowiązek przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur przez osiem lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono fakturę. Inne przepisy handlowe, podatkowe, kontrolne lub właściwe dla danej transakcji mogą wymagać dłuższego przechowywania powiązanych dokumentów.
E-fakturę należy zachować w pierwotnym ustrukturyzowanym formacie, z zachowaniem autentyczności, integralności i czytelności. Sam wyrenderowany plik PDF nie zastępuje ustrukturyzowanych danych e-faktury. Dokumentacja musi pozostać dostępna dla organu podatkowego zgodnie z ustawowymi zasadami dostępu.
Bezpłatny projekt niemieckiej Rechnung
Od 1 stycznia 2025 r. firmy z siedzibą w Niemczech muszą umieć odbierać ustrukturyzowane e-faktury dla objętych krajowych dostaw B2B. Wystawcy mogą zasadniczo stosować inne faktury do końca 2026 r. Wystawca, którego obrót w poprzednim roku nie przekroczył 800 000 EUR, korzysta z dodatkowego okresu przejściowego do końca 2027 r. Zakres i wyjątki zależą od transakcji.
FreeBillGen tworzy projekt PDF, a nie ustrukturyzowaną fakturę spełniającą § 14 UStG lub niemieckie wymogi przejściowe B2B. Dla e-faktury objętej obowiązkiem trzeba użyć odpowiedniego oprogramowania. Jeśli ma zastosowanie § 19, przed wystawieniem należy potwierdzić zwolnienie i wymagane brzmienie.
Pytania dotyczące niemieckich faktur
Co musi zawierać niemiecki Rechnung?
Zgodnie z § 14 UStG pełna Rechnung musi zawierać pełną nazwę i adres dostawcy, pełną nazwę i adres klienta, numer podatkowy (Steuernummer) albo VAT ID (USt-IdNr), datę wystawienia, kolejny numer faktury, ilość i opis, datę dostawy, kwotę netto według stawki VAT, stawkę i kwotę VAT oraz podstawę zwolnienia, jeśli VAT nie jest naliczany.
Na czym polega zasada Kleinunternehmer?
W przypadku działalności z siedzibą w Niemczech § 19 zasadniczo ma zastosowanie, gdy obrót w poprzednim roku nie przekroczył 25 000 EUR, a obrót w bieżącym roku nie przekracza 100 000 EUR. Faktura nie wykazuje kwoty VAT i zawiera odniesienie do zwolnienia, a przedsiębiorca co do zasady nie odlicza podatku naliczonego w ramach tego systemu.
Jakie są stawki VAT w Niemczech?
Niemcy mają standardową stawkę VAT (Umsatzsteuer) 19%, która ma zastosowanie do większości towarów i usług, oraz obniżoną stawkę 7% dla niektórych kategorii, takich jak wiele żywności, książek i gazet. Faktura, która łączy stawki, musi wykazywać kwotę netto, stawkę i kwotę VAT oddzielnie dla każdej stawki.
Czy potrzebny jest kolejny numer faktury?
Pełna Rechnung wymaga unikalnego numeru z jednej lub kilku serii, aby można ją było jednoznacznie zidentyfikować. Należy zachować możliwą do prześledzenia ścieżkę audytową dla unieważnień, korekt i oddzielnych serii.
Jak długo przechowywać faktury w Niemczech?
§ 14b UStG zasadniczo wymaga przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur przez osiem lat od końca roku wystawienia. Inne dokumenty mogą podlegać dłuższym okresom. Ustrukturyzowane e-faktury trzeba zachować w ich pierwotnej formie elektronicznej. Sam wyrenderowany PDF ich nie zastępuje.
Czy Kleinunternehmer nalicza VAT?
Nie. Kleinunternehmer objęty § 19 UStG nie nalicza VAT i nie wykazuje na fakturze stawki ani kwoty VAT. Rechnung powinna natomiast zawierać adnotację, że VAT nie jest naliczany zgodnie z § 19 UStG. Pozostałe wymagane dane nadal obowiązują.