Was eine deutsche Rechnung ist
In Deutschland heißt eine Rechnung schlicht Rechnung. Es ist das Dokument, das ein Unternehmen ausstellt, um eine Lieferung von Waren oder Leistungen festzuhalten und Zahlung zu verlangen. Für Zwecke der Umsatzsteuer ist eine Rechnung mehr als eine Zahlungsaufforderung: sie ist das Dokument, das Ihr Kunde benötigt, um die Vorsteuer abzuziehen, und sie ist das Dokument, das das Finanzamt prüfen wird. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Kunde das Recht auf diesen Abzug verlieren, daher ist der korrekte Inhalt für beide Seiten wichtig.
Die rechtliche Grundlage ist Paragraph 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), der die Pflichtangaben auflistet, die jede vollständige Rechnung zeigen muss. Eine zweite Regelung, die Kleinunternehmerregelung in Paragraph 19 UStG, erlaubt es kleinen Unternehmen unterhalb einer Umsatzgrenze, einfachere Rechnungen auszustellen, ohne überhaupt Umsatzsteuer zu berechnen. Beides behandeln wir unten.
Pflichtangaben nach Paragraph 14 UStG
Eine vollständige Rechnung muss jede der in Paragraph 14 UStG genannten Angaben enthalten. Lassen Sie eine weg, ist die Rechnung technisch fehlerhaft, was Ihren Kunden seinen Vorsteuerabzug kosten kann. Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung Folgendes zeigt.
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ihr vollständiger Firmenname und Ihre Anschrift als Aussteller der Rechnung.
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Der vollständige Name und die Anschrift des Empfängers der Waren oder Leistungen.
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
- Rechnungsdatum
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde (Ausstellungsdatum).
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer, die aus einer durchgehenden Zahlenreihe vergeben wird.
- Menge und Beschreibung
- Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Waren oder der Umfang und die Art der Leistung.
- Leistungsdatum
- Das Datum, an dem die Waren geliefert oder die Leistung erbracht wurde (das Leistungsdatum), falls es vom Rechnungsdatum abweicht.
- Nettobetrag je Umsatzsteuersatz
- Das Entgelt (Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach jedem anwendbaren Umsatzsteuersatz, zuzüglich einer im Voraus vereinbarten Minderung.
- Umsatzsteuersatz und -betrag
- Der anwendbare Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) und der entsprechende Umsatzsteuerbetrag in Euro.
- Etwaiger Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Ist die Leistung steuerbefreit oder wird keine Umsatzsteuer berechnet, ein Hinweis, der den Grund nennt (zum Beispiel der Kleinunternehmer-Hinweis).
Deutsche Umsatzsteuersätze: 19% und 7%
Deutschland wendet zwei wesentliche Umsatzsteuersätze an. Der Regelsatz beträgt 19%, der die meisten Waren und Leistungen abdeckt. Ein ermäßigter Satz von 7% gilt für bestimmte Kategorien wie viele Lebensmittel, Bücher, Zeitungen und einige andere festgelegte Lieferungen. Welcher Satz auch gilt, Ihre Rechnung muss den Nettobetrag, den Satz und den Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweisen.
Mischt eine einzelne Rechnung Positionen, die zu unterschiedlichen Sätzen besteuert werden, müssen Sie den Nettobetrag je Umsatzsteuersatz ausweisen - eine Zeile mit Zahlen für die 19%-Positionen und eine weitere für die 7%-Positionen - damit die je Satz fällige Steuer klar ist. Geben Sie den Umsatzsteuerbetrag immer in Euro an, nicht nur den Prozentsatz.
Die Kleinunternehmerregelung (Paragraph 19 UStG)
Kleine Unternehmen können die Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 UStG nutzen. Ein Kleinunternehmer, dessen Umsatz unter der gesetzlichen Grenze bleibt, berechnet keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen und zahlt keine Umsatzsteuer an das Finanzamt. Im Gegenzug kann das Unternehmen auch keine Vorsteuer auf seine eigenen Einkäufe abziehen.
Wenn Sie diese Regelung nutzen, darf Ihre Rechnung keinen Umsatzsteuersatz und keinen Umsatzsteuerbetrag zeigen. Stattdessen muss sie einen kurzen Hinweis tragen, der erklärt, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird - üblicherweise lautet er: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die übrigen Pflichtangaben - Ihr Name und Ihre Anschrift, die Angaben des Kunden, Ihre Steuernummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Beschreibung und das Leistungsdatum - gelten weiterhin. Den Hinweis wegzulassen ist ein häufiger Kleinunternehmer-Fehler, also stellen Sie sicher, dass er immer da ist.
Fortlaufende Rechnungsnummerierung (Rechnungsnummer)
Jede vollständige Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer. Die Nummer muss aus einer durchgehenden Reihe vergeben werden, damit jede Rechnung einzeln identifiziert werden kann und keine Nummer zweimal verwendet wird. Sie dürfen die Reihe so strukturieren, wie es zu Ihrem Unternehmen passt - zum Beispiel nach Jahr, nach Niederlassung oder nach Kundengruppe - solange sie innerhalb ihrer Logik eindeutig und lückenlos bleibt.
Die fortlaufende Nummerierung ist nicht nur bürokratische Ordnung: sie erlaubt es dem Finanzamt zu prüfen, dass jede Leistung in Rechnung gestellt und verbucht wurde. Ein Generator, der die nächste Nummer automatisch vergibt, beseitigt das Risiko doppelter oder übersprungener Nummern, was eine der leichteren Möglichkeiten ist, mit den Regeln in Konflikt zu geraten.
Rechnungen aufbewahren: die 10-Jahres-Regel (GoBD)
In Deutschland müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt für Rechnungen, die Sie ausstellen, und für Rechnungen, die Sie erhalten, und die Aufbewahrungsfrist läuft im Allgemeinen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Grundsätze für die Speicherung dieser Daten - Aufzeichnungen vollständig, unveränderbar und für eine Prüfung leicht verfügbar zu halten - sind in den deutschen GoBD festgelegt (den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
In der Praxis bedeutet das, dass Sie alte Rechnungen nicht einfach löschen können. Elektronische Rechnungen müssen in einer Form gespeichert werden, die nicht still geändert werden kann, und Sie müssen sie vorlegen können, wenn das Finanzamt danach fragt. Eine PDF-Kopie jeder Rechnung beim Ausstellen in einem geordneten Archiv zu speichern ist der einfachste Weg, auf der richtigen Seite der Regel zu bleiben.
Eine rechtskonforme deutsche Rechnung kostenlos erstellen
Sie brauchen keine Buchhaltungssoftware, um eine korrekte Rechnung auszustellen. Der kostenlose Generator legt jedes von Paragraph 14 UStG geforderte Feld an - Ihren Namen und Ihre Anschrift, die Angaben des Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Positionsbeschreibungen und Mengen, das Leistungsdatum sowie den Nettobetrag, den Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) und den Umsatzsteuerbetrag je Satz.
Wenn Sie Kleinunternehmer sind, können Sie die Umsatzsteuer ausschalten und den erforderlichen § 19 UStG-Hinweis hinzufügen, damit das Dokument für die Kleinunternehmerregelung korrekt ist. Das Ergebnis ist eine saubere PDF, die Sie herunterladen und für die zehnjährige Aufbewahrungsfrist archivieren können - erzeugt in Ihrem Browser, in vielen Sprachen, ohne Anmeldung und ohne Karte.
Fragen zur deutschen Rechnung
Was muss eine deutsche Rechnung enthalten?
Nach Paragraph 14 UStG muss eine vollständige Rechnung den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Beschreibung, das Leistungsdatum, den Nettobetrag je Umsatzsteuersatz, den Umsatzsteuersatz und -betrag sowie einen etwaigen Hinweis auf eine Steuerbefreiung zeigen, wo keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung nach Paragraph 19 UStG erlaubt es kleinen Unternehmen unterhalb der gesetzlichen Umsatzgrenze, Rechnungen ohne Berechnung von Umsatzsteuer auszustellen. Ein solches Unternehmen zahlt keine Umsatzsteuer an das Finanzamt und kann keine Vorsteuer abziehen. Seine Rechnungen zeigen keinen Umsatzsteuersatz und keinen -betrag, müssen aber einen Hinweis tragen wie "Gemäß Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Wie hoch sind die Umsatzsteuersätze in Deutschland?
Deutschland hat einen Regelsatz der Umsatzsteuer von 19%, der für die meisten Waren und Leistungen gilt, und einen ermäßigten Satz von 7% für bestimmte Kategorien wie viele Lebensmittel, Bücher und Zeitungen. Eine Rechnung, die Sätze mischt, muss den Nettobetrag, den Satz und den Umsatzsteuerbetrag für jeden Satz gesondert ausweisen.
Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Ja. Eine vollständige Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer aus einer durchgehenden Reihe tragen, damit jede Rechnung einzeln identifiziert werden kann und keine Nummer wiederverwendet wird. Sie können die Reihe nach Jahr oder anderer Logik strukturieren, solange sie eindeutig bleibt.
Wie lange muss ich Rechnungen in Deutschland aufbewahren?
Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, sowohl die, die Sie ausstellen, als auch die, die Sie erhalten. Die Frist läuft im Allgemeinen ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung. Die GoBD-Grundsätze verlangen, dass elektronische Aufzeichnungen vollständig, unveränderbar und für eine Prüfung verfügbar sind, daher ist es am sichersten, eine PDF jeder Rechnung zu speichern und zu archivieren.
Berechnet ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer?
Nein. Ein Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG berechnet keine Umsatzsteuer und weist auf der Rechnung keinen Umsatzsteuersatz und keinen -betrag aus. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis enthalten, dass gemäß Paragraph 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Alle anderen Pflichtangaben gelten weiterhin.