Was ist eine deutsche Rechnung?
In Deutschland wird eine Abrechnung über eine Lieferung oder Leistung als Rechnung bezeichnet. Ein Unternehmen stellt dieses Dokument aus, um eine Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen festzuhalten und die Zahlung zu verlangen. Für Zwecke der Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) ist eine Rechnung mehr als eine Zahlungsaufforderung: Ihr Kunde benötigt sie, um die Vorsteuer (Vorsteuer) abzuziehen, und das Finanzamt kann sie prüfen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde das Recht auf diesen Abzug verlieren. Daher ist ein korrekter Rechnungsinhalt für beide Seiten wichtig.
Die Rechtsgrundlage bildet § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), der die Pflichtangaben aufführt, die jede vollständige Rechnung enthalten muss. Eine weitere Regelung, die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, ermöglicht es kleinen Unternehmen unterhalb bestimmter Umsatzgrenzen, vereinfachte Rechnungen auszustellen, ohne Umsatzsteuer zu berechnen. Beide Regelungen werden nachfolgend erläutert.
Welche Angaben muss eine deutsche Rechnung enthalten?
Eine vollständige Rechnung muss sämtliche in § 14 UStG aufgeführten Pflichtangaben enthalten. Fehlt auch nur eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft, wodurch Ihr Kunde seinen Vorsteuerabzug verlieren kann. Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung die folgenden Angaben enthält.
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ihr vollständiger Unternehmensname und Ihre vollständige Anschrift als Aussteller der Rechnung.
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Empfängers der Waren oder Dienstleistungen.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Ausstellungsdatum
- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Rechnungsnummer
- Eine eindeutige Nummer aus einer oder mehreren Nummernreihen, anhand derer die Rechnung identifiziert werden kann.
- Menge und Bezeichnung
- Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der Waren oder die Art und der Umfang der Dienstleistung.
- Leistungsdatum
- Das Datum, an dem die Waren geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, sofern es vom Ausstellungsdatum abweicht.
- Nettobetrag je Umsatzsteuersatz
- Das Entgelt (der Nettobetrag), aufgeschlüsselt nach jedem anwendbaren Umsatzsteuersatz, sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung.
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Der anwendbare Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %) und der entsprechende Umsatzsteuerbetrag in Euro.
- Gegebenenfalls Hinweis auf eine Steuerbefreiung
- Wenn die Leistung steuerbefreit ist oder keine Umsatzsteuer berechnet wird, ein Hinweis auf den Grund, beispielsweise der Kleinunternehmerhinweis.
Deutsche Umsatzsteuersätze: 19 % und 7 %
In Deutschland gelten zwei wesentliche Umsatzsteuersätze (Umsatzsteuer). Der Regelsteuersatz beträgt 19 % und gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen. Ein ermäßigter Steuersatz von 7 % gilt für bestimmte Kategorien, etwa viele Lebensmittel, Bücher, Zeitungen und einige weitere gesetzlich festgelegte Leistungen. Unabhängig vom anwendbaren Satz müssen auf Ihrer Rechnung der Nettobetrag, der Steuersatz und der Umsatzsteuerbetrag jeweils gesondert ausgewiesen werden.
Enthält eine einzelne Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, müssen Sie den Nettobetrag je Umsatzsteuersatz ausweisen - eine Zahlenzeile für die mit 19 % besteuerten Positionen und eine weitere für die mit 7 % besteuerten Positionen -, damit die auf den jeweiligen Satz entfallende Steuer eindeutig erkennbar ist. Geben Sie den Umsatzsteuerbetrag stets in Euro und nicht nur als Prozentsatz an.
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Für ein in Deutschland ansässiges Unternehmen befreit § 19 UStG begünstigte Umsätze grundsätzlich von der Steuer, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 EUR nicht überschritten hat und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreitet. Die Grenze für das laufende Jahr ist eine feste Obergrenze. Prüfen Sie daher die Behandlung des Umsatzes, durch den sie überschritten wird. Für Unternehmen, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig sind, gelten gesonderte Regelungen.
Ein begünstigter Kleinunternehmer weist weder einen Umsatzsteuersatz noch einen Umsatzsteuerbetrag aus und kann die damit zusammenhängende Vorsteuer nach den allgemeinen Vorschriften nicht abziehen. Die Rechnung muss einen eindeutigen Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung enthalten, beispielsweise „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Alle weiteren anwendbaren Pflichtangaben bleiben erforderlich.
| Punkt | Regulär steuerpflichtige Rechnung | Steuerbefreiung nach § 19 |
|---|---|---|
| Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag | Ausweis zum anwendbaren Satz | Kein Ausweis |
| Steuerhinweis | Abhängig vom jeweiligen Geschäftsvorgang | Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 |
| Vorsteuer | Abziehbar, wenn die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind | Im Rahmen der Regelung grundsätzlich nicht abziehbar |
| Weitere Rechnungsangaben | Soweit erforderlich anzugeben | Weiterhin soweit erforderlich anzugeben |
Fortlaufende Rechnungsnummerierung (Rechnungsnummer)
Eine vollständige Rechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer aus einer oder mehreren Nummernreihen, damit das Dokument zweifelsfrei identifiziert werden kann. Das Gesetz verlangt keinen einfachen lückenlosen Zähler. Die Nummerierung und die Prüfspur müssen jedoch ausgelassene Nummern, Berichtigungen und getrennte Nummernreihen nachvollziehbar machen.
Im Gastgenerator von FreeBillGen geben Sie die Nummer selbst ein. Ein gespeicherter Arbeitsbereich kann eine Nummer vorschlagen und das erneute Speichern einer bereits vollständig verwendeten Nummer verhindern, aber keine außerhalb von FreeBillGen erstellten Rechnungen abgleichen.
Rechnungsaufbewahrung: die 8-jährige Umsatzsteuerregel
§ 14b UStG verpflichtet Unternehmen inzwischen grundsätzlich dazu, ausgestellte und empfangene Rechnungen acht Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Andere handelsrechtliche, steuerrechtliche, prüfungsbezogene oder geschäftsvorgangsspezifische Vorschriften können für zugehörige Unterlagen längere Aufbewahrungsfristen vorsehen.
Bewahren Sie eine elektronische Rechnung in ihrem ursprünglichen strukturierten Format auf und stellen Sie dabei Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sicher. Ein gerendertes PDF allein ist kein ausreichender Ersatz für die strukturierten Daten der E-Rechnung. Die Unterlagen müssen der Finanzverwaltung gemäß den gesetzlichen Zugriffsregelungen weiterhin zugänglich sein.
Kostenlos eine professionelle deutsche Rechnung erstellen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen in Deutschland ansässige Unternehmen strukturierte E-Rechnungen für erfasste inländische B2B-Umsätze empfangen können. Rechnungsaussteller dürfen grundsätzlich bis Ende 2026 weiterhin andere Rechnungsformen verwenden. Für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 EUR gilt eine weitere Übergangsfrist bis Ende 2027. Anwendungsbereich und Ausnahmen hängen weiterhin vom jeweiligen Geschäftsvorgang ab.
FreeBillGen erstellt einen PDF-Entwurf und keine strukturierte Rechnung, die den Anforderungen des § 14 UStG oder den deutschen Übergangsregelungen für B2B-E-Rechnungen entspricht. Verwenden Sie für eine in den Anwendungsbereich fallende E-Rechnung geeignete Software. Wenn § 19 anwendbar ist, prüfen Sie vor der Ausstellung die Steuerbefreiung und die verwendete Formulierung.
Fragen zur Rechnungsstellung in Deutschland
Welche Angaben muss eine deutsche Rechnung enthalten?
Nach § 14 UStG muss eine vollständige Rechnung den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens, den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr), das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung, das Leistungsdatum, den Nettobetrag je Umsatzsteuersatz, den Umsatzsteuersatz und den Umsatzsteuerbetrag sowie gegebenenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten, wenn keine Umsatzsteuer berechnet wird.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Für ein in Deutschland ansässiges Unternehmen gilt § 19 grundsätzlich, wenn der Vorjahresumsatz 25.000 EUR nicht überschritten hat und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 EUR nicht überschreitet. Die Rechnung weist keinen Umsatzsteuerbetrag aus und verweist auf die Steuerbefreiung. Das Unternehmen kann im Rahmen dieser Regelung grundsätzlich keine Vorsteuer abziehen.
Welche Umsatzsteuersätze gelten in Deutschland?
In Deutschland gilt für die meisten Waren und Dienstleistungen ein Umsatzsteuerregelsatz von 19 % sowie ein ermäßigter Satz von 7 % für bestimmte Kategorien wie viele Lebensmittel, Bücher und Zeitungen. Enthält eine Rechnung unterschiedliche Steuersätze, müssen Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag für jeden Satz gesondert ausgewiesen werden.
Benötige ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Eine vollständige Rechnung benötigt eine eindeutige Nummer aus einer oder mehreren Nummernreihen, damit sie zweifelsfrei identifiziert werden kann. Sorgen Sie für eine nachvollziehbare Prüfspur bei ausgelassenen Nummern, Berichtigungen und getrennten Nummernreihen.
Wie lange muss ich Rechnungen in Deutschland aufbewahren?
Nach § 14b UStG müssen ausgestellte und empfangene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre ab dem Ende des Ausstellungsjahres aufbewahrt werden. Für andere Unterlagen können längere Fristen gelten. Bewahren Sie strukturierte E-Rechnungen in ihrer ursprünglichen elektronischen Form auf. Eine PDF-Darstellung allein ersetzt sie nicht.
Berechnet ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer?
Nein. Ein Kleinunternehmer nach § 19 UStG berechnet keine Umsatzsteuer und weist auf der Rechnung weder einen Umsatzsteuersatz noch einen Umsatzsteuerbetrag aus. Stattdessen muss die Rechnung einen Hinweis enthalten, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Alle übrigen Pflichtangaben sind weiterhin erforderlich.