Qué es una Rechnung alemana
En Alemania, una factura se llama Rechnung. Es el documento que un negocio emite para registrar el suministro de bienes o servicios y para exigir el pago. Para efectos del impuesto al valor agregado (Umsatzsteuer), una Rechnung es más que una solicitud de pago: es el documento que tu cliente necesita para deducir el IVA soportado (Vorsteuer), y es el documento que la oficina fiscal inspeccionará. Si falta un campo requerido, el cliente puede perder el derecho a esa deducción, por lo que ambas partes deben revisar que el contenido esté completo.
La base legal es el § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), que enumera los datos obligatorios que toda factura completa debe mostrar. Un segundo régimen, la regla del Kleinunternehmer en el § 19 UStG, permite a los pequeños negocios por debajo de un umbral de facturación emitir facturas más simples sin cobrar IVA en absoluto. Cubrimos ambos a continuación.
Campos obligatorios según el § 14 UStG
Una Rechnung completa debe contener cada uno de los datos establecidos en el § 14 UStG. Omite uno y la factura es técnicamente incorrecta, lo que puede costarle a tu cliente su deducción de IVA soportado. Asegúrate de que cada Rechnung muestre lo siguiente.
- Nombre completo y dirección del proveedor
- Tu nombre comercial y dirección completos como emisor de la factura.
- Nombre completo y dirección del cliente
- El nombre y la dirección completos del destinatario de los bienes o servicios.
- Número fiscal o ID de IVA
- Tu número fiscal (Steuernummer) emitido por el Finanzamt, o tu número de identificación del IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Fecha de emisión
- La fecha en que se emitió la factura (Rechnung).
- Número de factura
- Un número único de una o varias series de numeración que identifica la factura.
- Cantidad y descripción
- La cantidad y la descripción comercial habitual de los bienes, o el tipo y alcance del servicio.
- Fecha de suministro
- La fecha en que se entregaron los bienes o se prestó el servicio (el Leistungsdatum), si difiere de la fecha de emisión.
- Monto neto por tasa de IVA
- El monto neto desglosado por cada tasa de IVA aplicable, más cualquier reducción acordada por anticipado.
- Tasa y monto del IVA
- La tasa de IVA aplicable (19% o 7%) y el monto de IVA correspondiente en euros.
- Cualquier nota de exención
- Cuando el suministro esté exento de impuesto o no se cobre IVA, una nota que indique el motivo (por ejemplo, la nota del Kleinunternehmer).
Tasas de IVA alemanas: 19% y 7%
Alemania aplica dos tasas principales de IVA (Umsatzsteuer). La tasa estándar es del 19%, que cubre la mayoría de los bienes y servicios. Una tasa reducida del 7% aplica a ciertas categorías, como muchos alimentos, libros, periódicos y algunos otros suministros definidos. Sea cual sea la tasa que aplique, tu Rechnung tiene que mostrar el monto neto, la tasa y el monto del IVA por separado.
Si una sola factura mezcla artículos gravados a distintas tasas, debes mostrar el monto neto por tasa de IVA (una línea de cifras para los artículos al 19% y otra para los del 7%) para que el impuesto debido a cada tasa quede claro. Indica siempre el monto del IVA en euros, no solo el porcentaje.
La regla del Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Para una empresa establecida en Alemania, el § 19 UStG suele eximir las operaciones que cumplen los requisitos cuando el volumen de negocio total del año natural anterior no superó los EUR 25.000 y el del año en curso no supera los EUR 100.000. El límite del año en curso es estricto, por lo que debes comprobar el tratamiento de la operación que lo rebasa. Las empresas establecidas en otros países de la UE están sujetas a reglas distintas.
Un Kleinunternehmer que cumple los requisitos no muestra un tipo ni un monto de IVA y, conforme a las reglas ordinarias, no puede deducir el IVA soportado relacionado. La factura debe incluir una referencia clara a la exención para pequeñas empresas, por ejemplo „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Los demás datos aplicables de la factura siguen siendo obligatorios.
| Punto | Factura ordinaria sujeta a impuestos | Exención del § 19 |
|---|---|---|
| Tipo y monto de IVA | Se muestran al tipo aplicable | No se muestran |
| Mención fiscal | Específica de la operación | Referencia a la exención del § 19 |
| IVA soportado | Deducible cuando se cumplen las condiciones ordinarias | Por lo general, no es deducible conforme al régimen |
| Otros datos de la factura | Se aplican cuando sean obligatorios | Siguen aplicándose cuando sean obligatorios |
Numeración secuencial de facturas (Rechnungsnummer)
Una Rechnung completa necesita un número de factura único procedente de una o varias series de numeración para poder identificar el documento sin ambigüedad. La ley no exige un contador simple sin saltos, pero la numeración y el rastro de auditoría deben explicar las anulaciones, las correcciones y las series separadas.
En el generador para invitados de FreeBillGen, tú facilitas el número. Al iniciar sesión, los registros guardados pueden sugerir uno y bloquear un número completo duplicado que ya esté registrado, pero no pueden conciliar las facturas creadas en otros sistemas.
Conservación de facturas: la regla de 8 años del IVA
El § 14b UStG exige ahora, por lo general, que las empresas conserven las facturas emitidas y recibidas durante ocho años, contados desde el final del año natural en que se emitió la factura. Otras normas mercantiles, fiscales, de auditoría o específicas de la operación pueden exigir conservar los registros relacionados durante más tiempo.
Conserva las facturas electrónicas en su formato estructurado original y preserva su autenticidad, integridad y legibilidad. Un PDF visualizado no sustituye por sí solo los datos estructurados de la factura electrónica. Los registros deben seguir disponibles para la autoridad fiscal conforme a las reglas legales de acceso.
Crea una Rechnung alemana profesional gratis
Desde el 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas para las operaciones nacionales B2B incluidas en el ámbito. Por lo general, los emisores pueden seguir utilizando otras facturas hasta finales de 2026. Un emisor cuyo volumen de negocio del año anterior no supere los EUR 800.000 dispone de una transición adicional hasta finales de 2027. El alcance y las excepciones siguen dependiendo de cada operación.
FreeBillGen crea un borrador en PDF, no una factura estructurada que cumpla el § 14 UStG o la transición alemana a la factura electrónica B2B. Usa un programa adecuado para una factura electrónica incluida en el ámbito. Si se aplica el § 19, verifica la exención y la redacción antes de emitirla.
Preguntas sobre facturas alemanas
¿Qué debe contener una Rechnung alemana?
Según el § 14 UStG, una Rechnung completa debe mostrar el nombre y la dirección completos del proveedor, el nombre y la dirección completos del cliente, tu número fiscal (Steuernummer) o ID de IVA (USt-IdNr), la fecha de emisión, un número de factura secuencial, la cantidad y la descripción, la fecha de suministro, el monto neto por tasa de IVA, la tasa y el monto del IVA, y cualquier nota de exención cuando no se cobra IVA.
¿Qué es la regla del Kleinunternehmer?
Para una empresa establecida en Alemania, el § 19 se aplica por lo general cuando el volumen de negocio del año anterior no superó los EUR 25.000 y el del año en curso no supera los EUR 100.000. La factura no muestra ningún monto de IVA, hace referencia a la exención y la empresa no suele poder deducir el IVA soportado conforme al régimen.
¿Cuáles son las tasas de IVA en Alemania?
Alemania tiene una tasa estándar de IVA (Umsatzsteuer) del 19% que aplica a la mayoría de los bienes y servicios, y una tasa reducida del 7% para ciertas categorías como muchos alimentos, libros y periódicos. Una factura que mezcla tasas debe mostrar el monto neto, la tasa y el monto del IVA por separado para cada tasa.
¿Necesito un número de factura secuencial?
Una Rechnung completa necesita un número único procedente de una o varias series de numeración para poder identificarla sin ambigüedad. Conserva un rastro de auditoría que permita seguir las anulaciones, las correcciones y las series separadas.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en Alemania?
El § 14b UStG exige por lo general conservar las facturas emitidas y recibidas durante ocho años desde el final del año de emisión. Otros registros pueden estar sujetos a plazos más largos. Conserva las facturas electrónicas estructuradas en su formato electrónico original. Un PDF visualizado no las sustituye por sí solo.
¿Un Kleinunternehmer cobra IVA?
No. Un Kleinunternehmer bajo el § 19 UStG no cobra IVA y no muestra una tasa ni un monto de IVA en la factura. En su lugar, la Rechnung debe incluir una nota que indique que no se cobra IVA de conformidad con el § 19 UStG. Todos los demás datos obligatorios siguen aplicando.