¿Qué es una Rechnung alemana?
En Alemania una factura se llama Rechnung. Es el documento que un negocio emite para registrar un suministro de bienes o servicios y para exigir el pago. A efectos del impuesto al valor agregado (Umsatzsteuer), una Rechnung es más que una solicitud de pago: es el documento que tu cliente necesita para deducir el IVA soportado (Vorsteuer), y es el documento que la oficina tributaria va a inspeccionar. Si falta un campo requerido, el cliente puede perder el derecho a esa deducción, así que acertar en el contenido importa para ambas partes.
La base legal es el artículo 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), que enumera los datos obligatorios que toda factura completa debe mostrar. Un segundo régimen, la regla Kleinunternehmer del artículo 19 UStG, permite que las pequeñas empresas por debajo de un umbral de facturación emitan facturas más simples sin cobrar IVA en absoluto. Abajo cubrimos ambos.
¿Qué debe incluir una Rechnung alemana?
Una Rechnung completa debe contener cada uno de los datos establecidos en el artículo 14 UStG. Omití uno y la factura es técnicamente incorrecta, lo que puede costarle a tu cliente su deducción de IVA soportado. Asegurate de que cada Rechnung muestre lo siguiente.
- Nombre completo y domicilio del proveedor
- Tu nombre comercial y domicilio completos como emisor de la factura.
- Nombre completo y domicilio del cliente
- El nombre y domicilio completos del receptor de los bienes o servicios.
- Número tributario o número de IVA
- Tu número tributario (Steuernummer) emitido por el Finanzamt, o tu número de identificación de IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Fecha de emisión
- La fecha en la que se emitió la factura (Rechnung).
- Número de factura secuencial
- Un número único, tomado de una o más series de numeración, que identifica la factura.
- Cantidad y descripción
- La cantidad y la descripción comercial habitual de los bienes, o el tipo y alcance del servicio.
- Fecha del suministro
- La fecha en que se entregaron los bienes o se realizó el servicio (el Leistungsdatum), si difiere de la fecha de emisión.
- Monto neto por tasa de IVA
- El importe (monto neto) desglosado por cada tasa de IVA aplicable, más cualquier reducción acordada por anticipado.
- Tasa y monto del IVA
- La tasa de IVA aplicable (19% o 7%) y el monto de IVA correspondiente en euros.
- Cualquier nota de exención
- Cuando el suministro está exento de impuesto o no se cobra IVA, una nota que indique el motivo (por ejemplo la nota Kleinunternehmer).
Tasas de IVA alemanas: 19% y 7%
Alemania aplica dos tasas principales de IVA (Umsatzsteuer). La tasa estándar es del 19%, que cubre la mayoría de los bienes y servicios. Una tasa reducida del 7% se aplica a ciertas categorías, como muchos alimentos, libros, diarios y algunos otros suministros definidos. Cualquiera sea la tasa que aplique, tu Rechnung tiene que mostrar el monto neto, la tasa y el monto de IVA por separado.
Si una única factura mezcla ítems gravados a tasas diferentes, debés mostrar el monto neto por tasa de IVA (una línea de cifras para los ítems al 19% y otra para los ítems al 7%) para que quede claro el impuesto adeudado a cada tasa. Indicá siempre el monto de IVA en euros, no solo el porcentaje.
La regla Kleinunternehmer (artículo 19 UStG)
Para una empresa establecida en Alemania, el § 19 UStG suele eximir las operaciones que cumplen los requisitos cuando el volumen de negocio total del año natural anterior no superó los 25.000 EUR y el del año en curso no supera los 100.000 EUR. El límite del año en curso es estricto, por lo que tenés que comprobar el tratamiento de la operación que lo rebasa. Las empresas establecidas en otros países de la UE están sujetas a reglas distintas.
Un Kleinunternehmer que cumple los requisitos no muestra una tasa ni un monto de IVA y, conforme a las reglas ordinarias, no puede deducir el IVA soportado relacionado. La factura debe incluir una referencia clara a la exención para pequeñas empresas, por ejemplo „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Los demás datos aplicables de la factura siguen siendo obligatorios.
| Punto | Factura ordinaria sujeta a impuestos | Exención del § 19 |
|---|---|---|
| Tasa y monto de IVA | Se muestran según la tasa aplicable | No se muestran |
| Mención fiscal | Específica de la operación | Referencia a la exención del § 19 |
| IVA soportado | Deducible cuando se cumplen las condiciones ordinarias | Por lo general, no es deducible conforme al régimen |
| Otros datos de la factura | Se aplican cuando sean obligatorios | Siguen aplicándose cuando sean obligatorios |
Numeración secuencial de facturas (Rechnungsnummer)
Una Rechnung completa necesita un número de factura único procedente de una o varias series de numeración para poder identificar el documento sin ambigüedad. La ley no exige un contador simple sin saltos, pero la numeración y el rastro de auditoría deben explicar las anulaciones, las correcciones y las series separadas.
En el generador para invitados de FreeBillGen, vos ingresás el número. Un espacio de trabajo guardado puede sugerir uno y bloquear un número completo duplicado que ya esté registrado, pero no puede conciliar las facturas creadas en otros sistemas.
Conservar tus facturas: la regla general de ocho años
El § 14b UStG exige ahora, por lo general, que las empresas conserven las facturas emitidas y recibidas durante ocho años, contados desde el final del año natural en que se emitió la factura. Otras normas mercantiles, fiscales, de auditoría o específicas de la operación pueden exigir conservar los registros relacionados durante más tiempo.
Conservá las facturas electrónicas en su formato estructurado original y preservá su autenticidad, integridad y legibilidad. Un PDF visualizado no sustituye por sí solo los datos estructurados de la factura electrónica. Los registros deben seguir disponibles para la autoridad fiscal conforme a las reglas legales de acceso.
Prepará un borrador de Rechnung alemana gratis
Desde el 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas para las operaciones nacionales B2B incluidas en el ámbito. Por lo general, los emisores pueden seguir utilizando otras facturas hasta finales de 2026. Un emisor cuyo volumen de negocio del año anterior no supere los 800.000 EUR dispone de una transición adicional hasta finales de 2027. El alcance y las excepciones siguen dependiendo de cada operación.
FreeBillGen crea un borrador en PDF, no una factura estructurada que cumpla el § 14 UStG o la transición alemana a la factura electrónica B2B. Usá un programa adecuado para una factura electrónica incluida en el ámbito. Si se aplica el § 19, verificá la exención y la redacción antes de emitirla.
Preguntas sobre facturas en Alemania
¿Qué debe contener una Rechnung alemana?
Bajo el artículo 14 UStG, una Rechnung completa debe mostrar el nombre y domicilio completos del proveedor, el nombre y domicilio completos del cliente, tu número tributario (Steuernummer) o número de IVA (USt-IdNr), la fecha de emisión, un número de factura secuencial, la cantidad y la descripción, la fecha del suministro, el monto neto por tasa de IVA, la tasa y el monto del IVA, y cualquier nota de exención cuando no se cobra IVA.
¿Qué es la regla Kleinunternehmer?
Para una empresa establecida en Alemania, el § 19 se aplica por lo general cuando el volumen de negocio del año anterior no superó los 25.000 EUR y el del año en curso no supera los 100.000 EUR. La factura no muestra ningún importe de IVA, hace referencia a la exención y la empresa no suele poder deducir el IVA soportado conforme al régimen.
¿Cuáles son las tasas de IVA en Alemania?
Alemania tiene una tasa de IVA (Umsatzsteuer) estándar del 19% que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios, y una tasa reducida del 7% para ciertas categorías como muchos alimentos, libros y diarios. Una factura que mezcla tasas debe mostrar el monto neto, la tasa y el monto de IVA por separado para cada tasa.
¿Necesito un número de factura secuencial?
Una Rechnung completa necesita un número único de una o varias series de numeración para poder identificarla sin ambigüedad. Conservá un rastro de auditoría trazable para las anulaciones, las correcciones y las series separadas.
¿Por cuánto tiempo debo conservar las facturas en Alemania?
El artículo 14b de la UStG exige por lo general conservar las facturas emitidas y recibidas durante ocho años desde el final del año de emisión. Otros registros pueden tener plazos más largos. Conservá las facturas electrónicas estructuradas en su formato electrónico original. Una representación en PDF no las sustituye.
¿Un Kleinunternehmer cobra IVA?
No. Un Kleinunternehmer conforme al artículo 19 UStG no cobra IVA ni muestra una tasa o un importe de IVA en la factura. En cambio, la Rechnung debe incluir una nota que indique que no se cobra IVA conforme al artículo 19 UStG. Todos los demás datos obligatorios siguen aplicándose.