Co je německá Rechnung
V Německu se faktura nazývá Rechnung. Je to dokument, který podnik vystavuje k záznamu dodání zboží či služeb a k vyžádání platby. Pro účely daně z přidané hodnoty (Umsatzsteuer) je Rechnung více než výzvou k platbě: je to dokument, který váš zákazník potřebuje k odpočtu daně na vstupu (Vorsteuer), a je to dokument, který bude finanční úřad kontrolovat. Pokud chybí požadované pole, zákazník může o právo na tento odpočet přijít, takže správný obsah je důležitý pro obě strany.
Právním základem je § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), který vyjmenovává povinné náležitosti, jež musí každá plnohodnotná faktura uvádět. Druhý režim, pravidlo Kleinunternehmer v § 19 UStG, umožňuje malým podnikům pod hranicí obratu vystavovat jednodušší faktury, aniž by účtovaly DPH. Oba níže rozebíráme.
Povinné údaje podle § 14 UStG
Plnohodnotná Rechnung musí obsahovat každou z náležitostí stanovených v § 14 UStG. Vynechte jednu a faktura je technicky vadná, což může vašeho zákazníka stát jeho odpočet DPH na vstupu. Ujistěte se, že každá Rechnung uvádí následující.
- Úplné jméno a adresa dodavatele
- Váš úplný název firmy a adresa jako vystavitele faktury.
- Úplné jméno a adresa zákazníka
- Úplný název a adresa příjemce zboží či služeb.
- Daňové číslo nebo DIČ
- Vaše daňové číslo (Steuernummer) vydané finančním úřadem (Finanzamt) nebo vaše identifikační číslo pro DPH (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Datum vystavení
- Datum, k němuž byla faktura (Rechnung) vystavena.
- Pořadové číslo faktury
- Jedinečné, po sobě jdoucí číslo faktury (Rechnungsnummer) přidělené z nepřetržité řady.
- Množství a popis
- Množství a obvyklý obchodní popis zboží nebo druh a rozsah služby.
- Datum plnění
- Datum, kdy bylo zboží dodáno nebo služba provedena (Leistungsdatum), liší-li se od data vystavení.
- Čistá částka podle sazby DPH
- Odměna (čistá částka) rozčleněná podle každé použitelné sazby DPH, plus jakákoli předem sjednaná sleva.
- Sazba a výše DPH
- Použitelná sazba DPH (19 % nebo 7 %) a odpovídající výše DPH v eurech.
- Případná poznámka o osvobození
- Tam, kde je plnění osvobozeno od daně nebo se DPH neúčtuje, poznámka uvádějící důvod (například poznámka Kleinunternehmer).
Německé sazby DPH: 19 % a 7 %
Německo uplatňuje dvě hlavní sazby DPH (Umsatzsteuer). Standardní sazba je 19 %, která pokrývá většinu zboží a služeb. Snížená sazba 7 % se vztahuje na určité kategorie, například mnohé potraviny, knihy, noviny a některá další vymezená plnění. Ať platí kterákoli sazba, vaše Rechnung musí uvádět čistou částku, sazbu a výši DPH zvlášť.
Pokud jediná faktura míchá položky zdaněné různými sazbami, musíte uvést čistou částku podle sazby DPH - jeden řádek čísel pro položky s 19 % a další pro položky se 7 % - aby byla daň splatná u každé sazby jasná. Výši DPH vždy uvádějte v eurech, nikoli jen v procentech.
Pravidlo Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Malé podniky mohou využít režim Kleinunternehmer (malý podnik) podle § 19 UStG. Kleinunternehmer, jehož obrat zůstává pod zákonnou hranicí, neúčtuje DPH na svých fakturách a neodvádí DPH finančnímu úřadu. Výměnou za to si podnik také nemůže odečíst DPH na vstupu (Vorsteuer) ze svých vlastních nákupů.
Pokud tento režim využíváte, vaše Rechnung nesmí uvádět sazbu ani výši DPH. Místo toho musí nést krátkou poznámku vysvětlující, proč se DPH neúčtuje - v němčině se obvykle formuluje takto: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ („V souladu s § 19 UStG se neúčtuje DPH."). Zbytek povinných údajů - vaše jméno a adresa, údaje zákazníka, vaše daňové číslo, datum vystavení, pořadové číslo faktury, popis a datum plnění - stále platí. Vynechání této poznámky je častou chybou Kleinunternehmer, takže se ujistěte, že tam vždy je.
Pořadové číslování faktur (Rechnungsnummer)
Každá plnohodnotná Rechnung potřebuje jedinečné, pořadové číslo faktury (Rechnungsnummer). Číslo musí být čerpáno z nepřetržité řady, aby každou fakturu šlo jednotlivě identifikovat a žádné číslo nebylo použito dvakrát. Řadu můžete strukturovat, jak vám to vyhovuje - například podle roku, pobočky nebo skupiny zákazníků - dokud zůstává jednoznačná a bez mezer ve své logice.
Pořadové číslování není jen byrokratická úhlednost: umožňuje finančnímu úřadu ověřit, že každé plnění bylo vyfakturováno a zaúčtováno. Generátor, který automaticky přiřazuje další číslo, odstraňuje riziko duplicitních nebo přeskočených čísel, což je jeden ze snazších způsobů, jak se dostat do rozporu s pravidly.
Uchovávání faktur: pravidlo 10 let (GoBD)
V Německu se faktury musí uchovávat po dobu deseti let. To platí pro faktury, které vystavíte, i ty, které přijmete, a doba uchovávání obecně běží od konce kalendářního roku, v němž byla faktura vystavena. Zásady pro uchovávání těchto dat - udržování záznamů úplných, nezměnitelných a snadno dostupných k auditu - stanoví německé GoBD (zásady řádné správy a uchovávání knih, záznamů a dokumentů v elektronické podobě).
V praxi to znamená, že staré faktury nemůžete jen tak smazat. Elektronické faktury musí být uchovávány ve formě, kterou nelze potichu změnit, a musíte je být schopni předložit, pokud o ně Finanzamt požádá. Uložení kopie každé Rechnung ve formátu PDF při jejím vystavení, v uspořádaném archivu, je nejjednodušší způsob, jak zůstat na správné straně pravidla.
Vytvořte vyhovující německou Rechnung zdarma
K vystavení správné Rechnung nepotřebujete účetní software. Generátor zdarma rozvrhne každé pole, které § 14 UStG vyžaduje - vaše jméno a adresu, údaje zákazníka, vaše Steuernummer nebo USt-IdNr, datum vystavení, pořadové číslo faktury, popisy a množství řádků, datum plnění a čistou částku, sazbu DPH (19 % nebo 7 %) a výši DPH podle sazby.
Pokud jste Kleinunternehmer, můžete DPH vypnout a přidat požadovanou poznámku § 19 UStG, aby byl dokument správný pro režim malého podniku. Výsledkem je čisté PDF, které můžete stáhnout a archivovat po dobu desetileté retenční lhůty - vytvořené ve vašem prohlížeči, v mnoha jazycích, bez registrace a bez karty.
Otázky k německé faktuře
Co musí německá Rechnung obsahovat?
Podle § 14 UStG musí plnohodnotná Rechnung uvádět úplné jméno a adresu dodavatele, úplné jméno a adresu zákazníka, vaše daňové číslo (Steuernummer) nebo DIČ (USt-IdNr), datum vystavení, pořadové číslo faktury, množství a popis, datum plnění, čistou částku podle sazby DPH, sazbu a výši DPH a případnou poznámku o osvobození tam, kde se DPH neúčtuje.
Co je pravidlo Kleinunternehmer?
Pravidlo Kleinunternehmer podle § 19 UStG umožňuje malým podnikům pod zákonnou hranicí obratu vystavovat faktury bez účtování DPH. Takový podnik neodvádí DPH finančnímu úřadu a nemůže si odečíst DPH na vstupu (Vorsteuer). Jeho faktury neuvádějí sazbu ani výši DPH, ale musí nést poznámku jako „Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Jaké jsou sazby DPH v Německu?
Německo má standardní sazbu DPH (Umsatzsteuer) 19 %, která se vztahuje na většinu zboží a služeb, a sníženou sazbu 7 % pro určité kategorie, jako jsou mnohé potraviny, knihy a noviny. Faktura, která míchá sazby, musí uvádět čistou částku, sazbu a výši DPH zvlášť pro každou sazbu.
Potřebuji pořadové číslo faktury?
Ano. Plnohodnotná Rechnung musí nést jedinečné, po sobě jdoucí číslo faktury (Rechnungsnummer) čerpané z nepřetržité řady, aby každou fakturu šlo jednotlivě identifikovat a žádné číslo nebylo znovu použito. Řadu můžete strukturovat podle roku nebo jiné logiky, dokud zůstává jednoznačná.
Jak dlouho musím v Německu uchovávat faktury?
Faktury se musí uchovávat po dobu deseti let, jak ty, které vystavíte, tak ty, které přijmete. Lhůta obecně běží od konce kalendářního roku vystavení. Zásady GoBD vyžadují, aby elektronické záznamy byly úplné, nezměnitelné a dostupné k auditu, takže uložení a archivace PDF každé Rechnung je nejbezpečnější přístup.
Účtuje Kleinunternehmer DPH?
Ne. Kleinunternehmer podle § 19 UStG neúčtuje DPH a neuvádí sazbu ani výši DPH na faktuře. Místo toho musí Rechnung obsahovat poznámku uvádějící, že se DPH neúčtuje v souladu s § 19 UStG. Všechny ostatní povinné údaje stále platí.