Qué es una Rechnung alemana
En Alemania, una factura se llama Rechnung. Es el documento que una empresa emite para registrar una entrega de bienes o servicios y reclamar el pago. A efectos del impuesto sobre el valor añadido (Umsatzsteuer), una Rechnung es más que una solicitud de pago: es el documento que tu cliente necesita para deducir el IVA soportado (Vorsteuer), y es el documento que la oficina tributaria inspeccionará. Si falta un campo obligatorio, el cliente puede perder el derecho a esa deducción, así que acertar con el contenido importa a ambas partes.
La base legal es el § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), que enumera los datos obligatorios que debe mostrar toda factura completa. Un segundo régimen, la regla Kleinunternehmer del § 19 UStG, permite a las pequeñas empresas por debajo de un umbral de facturación emitir facturas más sencillas sin cobrar IVA en absoluto. Cubrimos ambos a continuación.
Campos obligatorios según el § 14 UStG
Una Rechnung completa debe contener todos y cada uno de los datos establecidos en el § 14 UStG. Omite uno y la factura es técnicamente incorrecta, lo que puede costarle a tu cliente su deducción del IVA soportado. Asegúrate de que cada Rechnung muestre lo siguiente.
- Nombre completo y dirección del proveedor
- El nombre completo de tu empresa y la dirección como emisor de la factura.
- Nombre completo y dirección del cliente
- El nombre completo y la dirección del destinatario de los bienes o servicios.
- Número fiscal o número de IVA
- Tu número fiscal (Steuernummer) expedido por el Finanzamt, o tu número de identificación a efectos del IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Fecha de emisión
- La fecha en la que se emitió la factura (Rechnung).
- Número de factura secuencial
- Un número de factura único y consecutivo (Rechnungsnummer) asignado a partir de una serie continua.
- Cantidad y descripción
- La cantidad y la descripción comercial habitual de los bienes, o el tipo y el alcance del servicio.
- Fecha de entrega
- La fecha en que se entregaron los bienes o se prestó el servicio (la Leistungsdatum), si difiere de la fecha de emisión.
- Importe neto por tipo de IVA
- El importe (neto) desglosado por cada tipo de IVA aplicable, más cualquier reducción acordada por adelantado.
- Tipo e importe del IVA
- El tipo de IVA aplicable (19% o 7%) y el importe del IVA correspondiente en euros.
- Cualquier nota de exención
- Cuando la entrega está exenta de impuestos o no se cobra IVA, una nota que indique el motivo (por ejemplo, la nota Kleinunternehmer).
Tipos de IVA alemanes: 19% y 7%
Alemania aplica dos tipos principales de IVA (Umsatzsteuer). El tipo estándar es del 19%, que cubre la mayoría de los bienes y servicios. Un tipo reducido del 7% se aplica a ciertas categorías como muchos alimentos, libros, periódicos y algunas otras entregas definidas. Sea cual sea el tipo aplicable, tu Rechnung tiene que mostrar el importe neto, el tipo y el importe del IVA por separado.
Si una sola factura mezcla artículos gravados a tipos distintos, debes mostrar el importe neto por tipo de IVA (una línea de cifras para los artículos al 19% y otra para los del 7%) para que quede claro el impuesto adeudado a cada tipo. Indica siempre el importe del IVA en euros, no solo el porcentaje.
La regla Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Las pequeñas empresas pueden acogerse al régimen Kleinunternehmer (pequeña empresa) del § 19 UStG. Un Kleinunternehmer cuya facturación se mantenga por debajo del umbral legal no cobra IVA en sus facturas y no paga IVA a la oficina tributaria. A cambio, la empresa tampoco puede deducir el IVA soportado (Vorsteuer) en sus propias compras.
Si te acoges a este régimen, tu Rechnung no debe mostrar un tipo ni un importe de IVA. En su lugar tiene que llevar una breve nota que explique por qué no se cobra IVA, que en alemán se redacta normalmente así: «Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.» («De acuerdo con el § 19 UStG, no se cobra IVA.»). El resto de los datos obligatorios (tu nombre y dirección, los datos del cliente, tu número fiscal, la fecha de emisión, un número de factura secuencial, la descripción y la fecha de entrega) siguen siendo aplicables. Omitir la nota es un error frecuente del Kleinunternehmer, así que asegúrate de que esté siempre presente.
Numeración secuencial de facturas (Rechnungsnummer)
Toda Rechnung completa necesita un número de factura único y secuencial (Rechnungsnummer). El número debe extraerse de una serie continua para que cada factura pueda identificarse individualmente y ningún número se use dos veces. Puedes estructurar la serie como mejor convenga a tu negocio (por ejemplo, por año, por sucursal o por grupo de clientes) siempre que se mantenga inequívoca y sin huecos dentro de su lógica.
La numeración secuencial no es solo pulcritud burocrática: permite a la oficina tributaria verificar que cada entrega se ha facturado y contabilizado. Un generador que asigna el siguiente número automáticamente elimina el riesgo de números duplicados u omitidos, que es una de las formas más fáciles de incumplir las reglas.
Conservar tus facturas: la regla de los 10 años (GoBD)
En Alemania las facturas deben conservarse durante diez años. Esto se aplica a las facturas que emites y a las que recibes, y el período de conservación generalmente cuenta desde el final del año natural en que se emitió la factura. Los principios para almacenar estos datos (mantener los registros completos, inalterables y fácilmente disponibles para una auditoría) se establecen en las GoBD alemanas (los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico).
En la práctica esto significa que no puedes simplemente borrar las facturas antiguas. Las facturas electrónicas deben almacenarse de forma que no puedan modificarse en silencio, y debes poder presentarlas si el Finanzamt las pide. Guardar una copia en PDF de cada Rechnung a medida que la emites, en un archivo organizado, es la forma más sencilla de mantenerte del lado correcto de la regla.
Crea una Rechnung alemana conforme gratis
No necesitas software de contabilidad para emitir una Rechnung correcta. El generador gratuito dispone cada campo que exige el § 14 UStG: tu nombre y dirección, los datos del cliente, tu Steuernummer o USt-IdNr, la fecha de emisión, un número de factura secuencial, las descripciones y cantidades de las líneas, la fecha de entrega y el importe neto, el tipo de IVA (19% o 7%) y el importe del IVA por tipo.
Si eres Kleinunternehmer, puedes desactivar el IVA y añadir la nota requerida del § 19 UStG para que el documento sea correcto según el régimen de pequeña empresa. El resultado es un PDF limpio que puedes descargar y archivar durante el período de conservación de diez años, producido en tu navegador, en muchos idiomas, sin registro y sin tarjeta.
Preguntas sobre facturas alemanas
¿Qué debe contener una Rechnung alemana?
Según el § 14 UStG, una Rechnung completa debe mostrar el nombre completo y la dirección del proveedor, el nombre completo y la dirección del cliente, tu número fiscal (Steuernummer) o número de IVA (USt-IdNr), la fecha de emisión, un número de factura secuencial, la cantidad y la descripción, la fecha de entrega, el importe neto por tipo de IVA, el tipo y el importe del IVA, y cualquier nota de exención cuando no se cobra IVA.
¿Qué es la regla Kleinunternehmer?
La regla Kleinunternehmer del § 19 UStG permite a las pequeñas empresas por debajo del umbral legal de facturación emitir facturas sin cobrar IVA. Una empresa así no paga IVA a la oficina tributaria y no puede deducir el IVA soportado (Vorsteuer). Sus facturas no muestran tipo ni importe de IVA, pero deben llevar una nota como "Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
¿Cuáles son los tipos de IVA en Alemania?
Alemania tiene un tipo de IVA (Umsatzsteuer) estándar del 19% que se aplica a la mayoría de los bienes y servicios, y un tipo reducido del 7% para ciertas categorías como muchos alimentos, libros y periódicos. Una factura que mezcle tipos debe mostrar el importe neto, el tipo y el importe del IVA por separado para cada tipo.
¿Necesito un número de factura secuencial?
Sí. Una Rechnung completa debe llevar un número de factura único y consecutivo (Rechnungsnummer) extraído de una serie continua, para que cada factura pueda identificarse individualmente y ningún número se reutilice. Puedes estructurar la serie por año u otra lógica siempre que se mantenga inequívoca.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en Alemania?
Las facturas deben conservarse durante diez años, tanto las que emites como las que recibes. El período cuenta generalmente desde el final del año natural de emisión. Los principios GoBD exigen que los registros electrónicos sean completos, inalterables y estén disponibles para una auditoría, así que guardar y archivar un PDF de cada Rechnung es el enfoque más seguro.
¿Un Kleinunternehmer cobra IVA?
No. Un Kleinunternehmer del § 19 UStG no cobra IVA y no muestra un tipo ni un importe de IVA en la factura. En su lugar, la Rechnung debe incluir una nota que indique que no se cobra IVA de acuerdo con el § 19 UStG. Todos los demás datos obligatorios siguen siendo aplicables.