Qué es una Rechnung alemana
En Alemania, una factura se llama Rechnung. Es el documento que una empresa emite para registrar una entrega de bienes o servicios y reclamar el pago. A efectos del impuesto sobre el valor añadido (Umsatzsteuer), una Rechnung es más que una solicitud de pago: es el documento que tu cliente necesita para deducir el IVA soportado (Vorsteuer), y es el documento que la oficina tributaria inspeccionará. Si falta un campo obligatorio, el cliente puede perder el derecho a esa deducción, así que acertar con el contenido importa a ambas partes.
La base legal es el § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), que enumera los datos obligatorios que debe mostrar toda factura completa. Un segundo régimen, la regla Kleinunternehmer del § 19 UStG, permite a las pequeñas empresas por debajo de un umbral de facturación emitir facturas más sencillas sin cobrar IVA en absoluto. Cubrimos ambos a continuación.
Campos obligatorios según el § 14 UStG
Una Rechnung completa debe contener todos y cada uno de los datos establecidos en el § 14 UStG. Omite uno y la factura es técnicamente incorrecta, lo que puede costarle a tu cliente su deducción del IVA soportado. Asegúrate de que cada Rechnung muestre lo siguiente.
- Nombre completo y dirección del proveedor
- El nombre completo de tu empresa y la dirección como emisor de la factura.
- Nombre completo y dirección del cliente
- El nombre completo y la dirección del destinatario de los bienes o servicios.
- Número fiscal o número de IVA
- Tu número fiscal (Steuernummer) expedido por el Finanzamt, o tu número de identificación a efectos del IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Fecha de emisión
- La fecha en la que se emitió la factura (Rechnung).
- Número de factura
- Un número único de una o varias series de numeración que identifica la factura.
- Cantidad y descripción
- La cantidad y la descripción comercial habitual de los bienes, o el tipo y el alcance del servicio.
- Fecha de entrega
- La fecha en que se entregaron los bienes o se prestó el servicio (la Leistungsdatum), si difiere de la fecha de emisión.
- Importe neto por tipo de IVA
- El importe (neto) desglosado por cada tipo de IVA aplicable, más cualquier reducción acordada por adelantado.
- Tipo e importe del IVA
- El tipo de IVA aplicable (19 % o 7 %) y el importe correspondiente del IVA en euros.
- Cualquier nota de exención
- Cuando la entrega está exenta de impuestos o no se cobra IVA, una nota que indique el motivo (por ejemplo, la nota Kleinunternehmer).
Tipos de IVA en Alemania: 19 % y 7 %
Alemania aplica dos tipos principales de IVA (Umsatzsteuer). El tipo general es del 19 % y se aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Un tipo reducido del 7 % se aplica a determinadas categorías, como muchos alimentos, libros, periódicos y otras operaciones definidas. Sea cual sea el tipo aplicable, tu Rechnung debe mostrar por separado el importe neto, el tipo y el importe del IVA.
Si una factura combina partidas gravadas a tipos distintos, debes mostrar el importe neto por tipo de IVA: un conjunto de cifras para las partidas al 19 % y otro para las partidas al 7 %, de forma que quede claro el impuesto correspondiente a cada tipo. Indica siempre el importe del IVA en euros, no solo el porcentaje.
La regla Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Para una empresa establecida en Alemania, el § 19 UStG suele eximir las operaciones que cumplen los requisitos cuando el volumen de negocio total del año natural anterior no superó los 25.000 EUR y el del año en curso no supera los 100.000 EUR. El límite del año en curso es estricto, por lo que debes comprobar el tratamiento de la operación que lo rebasa. Las empresas establecidas en otros países de la UE están sujetas a reglas distintas.
Un Kleinunternehmer que cumple los requisitos no muestra un tipo ni un importe de IVA y, conforme a las reglas ordinarias, no puede deducir el IVA soportado relacionado. La factura debe incluir una referencia clara a la exención para pequeñas empresas, por ejemplo „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Los demás datos aplicables de la factura siguen siendo obligatorios.
| Punto | Factura ordinaria sujeta a impuestos | Exención del § 19 |
|---|---|---|
| Tipo e importe de IVA | Se muestran al tipo aplicable | No se muestran |
| Mención fiscal | Específica de la operación | Referencia a la exención del § 19 |
| IVA soportado | Deducible cuando se cumplen las condiciones ordinarias | Por lo general, no es deducible conforme al régimen |
| Otros datos de la factura | Se aplican cuando sean obligatorios | Siguen aplicándose cuando sean obligatorios |
Numeración secuencial de facturas (Rechnungsnummer)
Una Rechnung completa necesita un número de factura único procedente de una o varias series de numeración para poder identificar el documento sin ambigüedad. La ley no exige un contador simple sin saltos, pero la numeración y el rastro de auditoría deben explicar las anulaciones, las correcciones y las series separadas.
En el generador para invitados de FreeBillGen, tú facilitas el número. Un espacio de trabajo guardado puede sugerir uno y bloquear un número completo duplicado que ya esté registrado, pero no puede conciliar las facturas creadas en otros sistemas.
Conservación de facturas: la regla de 8 años del IVA
El § 14b UStG exige ahora, por lo general, que las empresas conserven las facturas emitidas y recibidas durante ocho años, contados desde el final del año natural en que se emitió la factura. Otras normas mercantiles, fiscales, de auditoría o específicas de la operación pueden exigir conservar los registros relacionados durante más tiempo.
Conserva las facturas electrónicas en su formato estructurado original y preserva su autenticidad, integridad y legibilidad. Un PDF visualizado no sustituye por sí solo los datos estructurados de la factura electrónica. Los registros deben seguir disponibles para la autoridad fiscal conforme a las reglas legales de acceso.
Crea una Rechnung alemana profesional gratis
Desde el 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania deben poder recibir facturas electrónicas estructuradas para las operaciones nacionales B2B incluidas en el ámbito. Por lo general, los emisores pueden seguir utilizando otras facturas hasta finales de 2026. Un emisor cuyo volumen de negocio del año anterior no supere los 800.000 EUR dispone de una transición adicional hasta finales de 2027. El alcance y las excepciones siguen dependiendo de cada operación.
FreeBillGen crea un borrador en PDF, no una factura estructurada que cumpla el § 14 UStG o la transición alemana a la factura electrónica B2B. Usa un programa adecuado para una factura electrónica incluida en el ámbito. Si se aplica el § 19, verifica la exención y la redacción antes de emitirla.
Preguntas sobre facturas alemanas
¿Qué debe contener una Rechnung alemana?
Según el § 14 UStG, una Rechnung completa debe mostrar el nombre completo y la dirección del proveedor, el nombre completo y la dirección del cliente, tu número fiscal (Steuernummer) o número de IVA (USt-IdNr), la fecha de emisión, un número de factura secuencial, la cantidad y la descripción, la fecha de entrega, el importe neto por tipo de IVA, el tipo y el importe del IVA, y cualquier nota de exención cuando no se cobra IVA.
¿Qué es la regla Kleinunternehmer?
Para una empresa establecida en Alemania, el § 19 se aplica por lo general cuando el volumen de negocio del año anterior no superó los 25.000 EUR y el del año en curso no supera los 100.000 EUR. La factura no muestra ningún importe de IVA, hace referencia a la exención y la empresa no suele poder deducir el IVA soportado conforme al régimen.
¿Cuáles son los tipos de IVA en Alemania?
Alemania aplica un tipo general de IVA (Umsatzsteuer) del 19 % a la mayoría de los bienes y servicios y un tipo reducido del 7 % a determinadas categorías, como muchos alimentos, libros y periódicos. Una factura que combine tipos debe mostrar por separado el importe neto, el tipo y el importe del IVA correspondientes a cada uno.
¿Necesito un número de factura secuencial?
Una Rechnung completa necesita un número único procedente de una o varias series de numeración para poder identificarla sin ambigüedad. Conserva un rastro de auditoría que permita seguir las anulaciones, las correcciones y las series separadas.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en Alemania?
El § 14b UStG exige por lo general conservar las facturas emitidas y recibidas durante ocho años desde el final del año de emisión. Otros registros pueden estar sujetos a plazos más largos. Conserva las facturas electrónicas estructuradas en su formato electrónico original. Un PDF visualizado no las sustituye por sí solo.
¿Un Kleinunternehmer cobra IVA?
No. Un Kleinunternehmer del § 19 UStG no cobra IVA y no muestra un tipo ni un importe de IVA en la factura. En su lugar, la Rechnung debe incluir una nota que indique que no se cobra IVA de acuerdo con el § 19 UStG. Todos los demás datos obligatorios siguen siendo aplicables.