Qué es una Rechnung alemana
En Alemania, una factura se llama Rechnung. Es el documento que un negocio emite para registrar el suministro de bienes o servicios y para exigir el pago. Para efectos del impuesto al valor agregado (Umsatzsteuer), una Rechnung es más que una solicitud de pago: es el documento que tu cliente necesita para deducir el IVA soportado (Vorsteuer), y es el documento que la oficina fiscal inspeccionará. Si falta un campo requerido, el cliente puede perder el derecho a esa deducción, así que acertar con el contenido le importa a ambas partes.
La base legal es el § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), que enumera los datos obligatorios que toda factura completa debe mostrar. Un segundo régimen, la regla del Kleinunternehmer en el § 19 UStG, permite a los pequeños negocios por debajo de un umbral de facturación emitir facturas más simples sin cobrar IVA en absoluto. Cubrimos ambos a continuación.
Campos obligatorios según el § 14 UStG
Una Rechnung completa debe contener cada uno de los datos establecidos en el § 14 UStG. Omite uno y la factura es técnicamente incorrecta, lo que puede costarle a tu cliente su deducción de IVA soportado. Asegúrate de que cada Rechnung muestre lo siguiente.
- Nombre completo y dirección del proveedor
- Tu nombre comercial y dirección completos como emisor de la factura.
- Nombre completo y dirección del cliente
- El nombre y la dirección completos del destinatario de los bienes o servicios.
- Número fiscal o ID de IVA
- Tu número fiscal (Steuernummer) emitido por el Finanzamt, o tu número de identificación del IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Fecha de emisión
- La fecha en que se emitió la factura (Rechnung).
- Número de factura secuencial
- Un número de factura único y consecutivo (Rechnungsnummer) asignado a partir de una serie continua.
- Cantidad y descripción
- La cantidad y la descripción comercial habitual de los bienes, o el tipo y alcance del servicio.
- Fecha de suministro
- La fecha en que se entregaron los bienes o se prestó el servicio (el Leistungsdatum), si difiere de la fecha de emisión.
- Importe neto por tasa de IVA
- El honorario (importe neto) desglosado por cada tasa de IVA aplicable, más cualquier reducción acordada por anticipado.
- Tasa y monto del IVA
- La tasa de IVA aplicable (19% o 7%) y el monto de IVA correspondiente en euros.
- Cualquier nota de exención
- Cuando el suministro esté exento de impuesto o no se cobre IVA, una nota que indique el motivo (por ejemplo, la nota del Kleinunternehmer).
Tasas de IVA alemanas: 19% y 7%
Alemania aplica dos tasas principales de IVA (Umsatzsteuer). La tasa estándar es del 19%, que cubre la mayoría de los bienes y servicios. Una tasa reducida del 7% aplica a ciertas categorías, como muchos alimentos, libros, periódicos y algunos otros suministros definidos. Sea cual sea la tasa que aplique, tu Rechnung tiene que mostrar el importe neto, la tasa y el monto del IVA por separado.
Si una sola factura mezcla artículos gravados a distintas tasas, debes mostrar el importe neto por tasa de IVA (una línea de cifras para los artículos al 19% y otra para los del 7%) para que el impuesto debido a cada tasa quede claro. Indica siempre el monto del IVA en euros, no solo el porcentaje.
La regla del Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Los pequeños negocios pueden usar el régimen del Kleinunternehmer (pequeño empresario) bajo el § 19 UStG. Un Kleinunternehmer cuya facturación se mantiene por debajo del umbral legal no cobra IVA en sus facturas y no paga IVA a la oficina fiscal. A cambio, el negocio tampoco puede deducir el IVA soportado (Vorsteuer) de sus propias compras.
Si usas este régimen, tu Rechnung no debe mostrar una tasa ni un monto de IVA. En su lugar, tiene que llevar una nota breve que explique por qué no se cobra IVA; en alemán esto normalmente se redacta así: «Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.» («De conformidad con el § 19 UStG, no se cobra IVA.»). El resto de los datos obligatorios (tu nombre y dirección, los datos del cliente, tu número fiscal, la fecha de emisión, un número de factura secuencial, la descripción y la fecha de suministro) siguen aplicando. Omitir la nota es un error común del Kleinunternehmer, así que asegúrate de que siempre esté presente.
Numeración secuencial de facturas (Rechnungsnummer)
Toda Rechnung completa necesita un número de factura único y secuencial (Rechnungsnummer). El número debe extraerse de una serie continua para que cada factura pueda identificarse de forma individual y ningún número se use dos veces. Puedes estructurar la serie como le convenga a tu negocio (por ejemplo, por año, por sucursal o por grupo de clientes) siempre que se mantenga inequívoca y sin huecos dentro de su lógica.
La numeración secuencial no es solo orden burocrático: permite a la oficina fiscal verificar que cada suministro se ha facturado y contabilizado. Un generador que asigna el siguiente número automáticamente elimina el riesgo de números duplicados o saltados, que es una de las formas más fáciles de infringir las reglas.
Conservar tus facturas: la regla de los 10 años (GoBD)
En Alemania, las facturas deben conservarse durante diez años. Esto aplica a las facturas que emites y a las que recibes, y el periodo de conservación generalmente corre desde el final del año calendario en que se emitió la factura. Los principios para almacenar estos datos (mantener los registros completos, inalterables y fácilmente disponibles para auditoría) están establecidos en las GoBD alemanas (los principios para la gestión y conservación adecuadas de libros, registros y documentos en forma electrónica).
En la práctica, esto significa que no puedes simplemente borrar facturas antiguas. Las facturas electrónicas deben almacenarse de forma que no puedan cambiarse en silencio, y debes poder producirlas si el Finanzamt lo pide. Guardar una copia en PDF de cada Rechnung al emitirla, en un archivo organizado, es la forma más simple de mantenerte del lado correcto de la regla.
Crea una Rechnung alemana conforme gratis
No necesitas software de contabilidad para emitir una Rechnung correcta. El generador gratuito dispone cada campo que exige el § 14 UStG: tu nombre y dirección, los datos del cliente, tu Steuernummer o USt-IdNr, la fecha de emisión, un número de factura secuencial, las descripciones y cantidades de las líneas, la fecha de suministro, y el importe neto, la tasa de IVA (19% o 7%) y el monto de IVA por tasa.
Si eres un Kleinunternehmer, puedes desactivar el IVA y agregar la nota requerida del § 19 UStG para que el documento sea correcto bajo el régimen de pequeño empresario. El resultado es un PDF limpio que puedes descargar y archivar durante el periodo de conservación de diez años, producido en tu navegador, en muchos idiomas, sin registro y sin tarjeta.
Preguntas sobre facturas alemanas
¿Qué debe contener una Rechnung alemana?
Según el § 14 UStG, una Rechnung completa debe mostrar el nombre y la dirección completos del proveedor, el nombre y la dirección completos del cliente, tu número fiscal (Steuernummer) o ID de IVA (USt-IdNr), la fecha de emisión, un número de factura secuencial, la cantidad y la descripción, la fecha de suministro, el importe neto por tasa de IVA, la tasa y el monto del IVA, y cualquier nota de exención cuando no se cobra IVA.
¿Qué es la regla del Kleinunternehmer?
La regla del Kleinunternehmer bajo el § 19 UStG permite a los pequeños negocios por debajo del umbral legal de facturación emitir facturas sin cobrar IVA. Tal negocio no paga IVA a la oficina fiscal y no puede deducir el IVA soportado (Vorsteuer). Sus facturas no muestran tasa ni monto de IVA, pero deben llevar una nota como "Gemaess § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
¿Cuáles son las tasas de IVA en Alemania?
Alemania tiene una tasa estándar de IVA (Umsatzsteuer) del 19% que aplica a la mayoría de los bienes y servicios, y una tasa reducida del 7% para ciertas categorías como muchos alimentos, libros y periódicos. Una factura que mezcla tasas debe mostrar el importe neto, la tasa y el monto del IVA por separado para cada tasa.
¿Necesito un número de factura secuencial?
Sí. Una Rechnung completa debe llevar un número de factura único y consecutivo (Rechnungsnummer) extraído de una serie continua, para que cada factura pueda identificarse de forma individual y ningún número se reutilice. Puedes estructurar la serie por año u otra lógica siempre que se mantenga inequívoca.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en Alemania?
Las facturas deben conservarse durante diez años, tanto las que emites como las que recibes. El periodo generalmente corre desde el final del año calendario de emisión. Los principios GoBD exigen que los registros electrónicos sean completos, inalterables y estén disponibles para auditoría, así que guardar y archivar un PDF de cada Rechnung es el enfoque más seguro.
¿Un Kleinunternehmer cobra IVA?
No. Un Kleinunternehmer bajo el § 19 UStG no cobra IVA y no muestra una tasa ni un monto de IVA en la factura. En su lugar, la Rechnung debe incluir una nota que indique que no se cobra IVA de conformidad con el § 19 UStG. Todos los demás datos obligatorios siguen aplicando.