O que é uma Rechnung alemã
Na Alemanha, uma fatura chama-se Rechnung. É o documento que uma empresa emite para registar um fornecimento de bens ou serviços e para exigir o pagamento. Para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado (Umsatzsteuer), uma Rechnung é mais do que um pedido de pagamento: é o documento de que o seu cliente precisa para deduzir o IVA suportado (Vorsteuer), e é o documento que a administração fiscal vai inspecionar. Se faltar um campo obrigatório, o cliente pode perder o direito a essa dedução, por isso acertar no conteúdo importa a ambos os lados.
A base legal é o parágrafo 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), que enumera os elementos obrigatórios que toda a fatura completa deve mostrar. Um segundo regime, a regra do Kleinunternehmer no parágrafo 19 UStG, permite que pequenas empresas abaixo de um limite de volume de negócios emitam faturas mais simples sem cobrar IVA de todo. Abordamos ambos a seguir.
Campos obrigatórios ao abrigo do § 14 UStG
Uma Rechnung completa tem de conter cada um dos elementos definidos no parágrafo 14 UStG. Deixe um de fora e a fatura está tecnicamente incorreta, o que pode custar ao seu cliente a dedução do IVA suportado. Certifique-se de que cada Rechnung mostra o seguinte.
- Nome completo e morada do fornecedor
- O nome e a morada completos da sua empresa como emitente da fatura.
- Nome completo e morada do cliente
- O nome e a morada completos do destinatário dos bens ou serviços.
- Número fiscal ou número de IVA
- O seu número fiscal (Steuernummer) emitido pelo Finanzamt, ou o seu número de identificação de IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Data de emissão
- A data em que a fatura (Rechnung) foi emitida.
- Número de fatura sequencial
- Um número de fatura único e consecutivo (Rechnungsnummer) atribuído a partir de uma série contínua.
- Quantidade e descrição
- A quantidade e a designação comercial habitual dos bens, ou o tipo e o âmbito do serviço.
- Data do fornecimento
- A data em que os bens foram entregues ou o serviço prestado (o Leistungsdatum), se diferente da data de emissão.
- Montante líquido por taxa de IVA
- O honorário (montante líquido) discriminado por cada taxa de IVA aplicável, mais qualquer redução acordada antecipadamente.
- Taxa e montante de IVA
- A taxa de IVA aplicável (19% ou 7%) e o montante de IVA correspondente em euros.
- Qualquer nota de isenção
- Quando o fornecimento está isento de imposto ou não se cobra IVA, uma nota indicando o motivo (por exemplo, a nota do Kleinunternehmer).
Taxas de IVA alemãs: 19% e 7%
A Alemanha aplica duas taxas principais de IVA (Umsatzsteuer). A taxa normal é de 19%, que abrange a maioria dos bens e serviços. Uma taxa reduzida de 7% aplica-se a determinadas categorias, como muitos alimentos, livros, jornais e alguns outros fornecimentos definidos. Seja qual for a taxa aplicável, a sua Rechnung tem de mostrar o montante líquido, a taxa e o montante de IVA em separado.
Se uma única fatura misturar artigos tributados a taxas diferentes, tem de mostrar o montante líquido por taxa de IVA - uma linha de valores para os artigos a 19% e outra para os artigos a 7% - de modo a que o imposto devido a cada taxa fique claro. Indique sempre o montante de IVA em euros, não apenas a percentagem.
A regra do Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
As pequenas empresas podem usar o regime do Kleinunternehmer (pequena empresa) ao abrigo do parágrafo 19 UStG. Um Kleinunternehmer cujo volume de negócios se mantenha abaixo do limite legal não cobra IVA nas suas faturas e não paga IVA à administração fiscal. Em contrapartida, a empresa também não pode deduzir o IVA suportado (Vorsteuer) nas suas próprias compras.
Se usar este regime, a sua Rechnung não deve mostrar uma taxa nem um montante de IVA. Em vez disso, tem de conter uma nota curta que explique por que não se cobra IVA - em alemão é normalmente redigida assim: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ („Em conformidade com o parágrafo 19 UStG, não se cobra IVA.“). Os restantes dados obrigatórios - o seu nome e morada, os dados do cliente, o seu número fiscal, a data de emissão, um número de fatura sequencial, a descrição e a data do fornecimento - continuam a aplicar-se. Deixar a nota de fora é um erro comum do Kleinunternehmer, por isso certifique-se de que está sempre lá.
Numeração sequencial de faturas (Rechnungsnummer)
Toda a Rechnung completa precisa de um número de fatura único e sequencial (Rechnungsnummer). O número tem de provir de uma série contínua para que cada fatura possa ser identificada individualmente e nenhum número seja usado duas vezes. Pode estruturar a série da forma que mais convém ao seu negócio - por exemplo por ano, por sucursal ou por grupo de clientes - desde que se mantenha inequívoca e sem falhas dentro da sua lógica.
A numeração sequencial não é mera arrumação burocrática: permite à administração fiscal verificar que todo o fornecimento foi faturado e contabilizado. Um gerador que atribui o número seguinte automaticamente elimina o risco de números duplicados ou saltados, que é uma das formas mais fáceis de infringir as regras.
Conservar as suas faturas: a regra dos 10 anos (GoBD)
Na Alemanha, as faturas têm de ser conservadas durante dez anos. Isto aplica-se às faturas que emite e às que recebe, e o período de conservação corre geralmente a partir do fim do ano civil em que a fatura foi emitida. Os princípios para armazenar estes dados - manter os registos completos, inalteráveis e prontamente disponíveis para auditoria - estão definidos no GoBD alemão (os princípios para a gestão e o armazenamento adequados de livros, registos e documentos em formato eletrónico).
Na prática, isto significa que não pode simplesmente apagar faturas antigas. As faturas eletrónicas têm de ser armazenadas de uma forma que não possa ser alterada silenciosamente, e tem de ser capaz de as apresentar se o Finanzamt as pedir. Guardar uma cópia em PDF de cada Rechnung à medida que a emite, num arquivo organizado, é a forma mais simples de ficar do lado certo da regra.
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Não precisa de software de contabilidade para emitir uma Rechnung correta. O gerador gratuito dispõe cada campo que o parágrafo 14 UStG exige - o seu nome e morada, os dados do cliente, o seu Steuernummer ou USt-IdNr, a data de emissão, um número de fatura sequencial, as descrições e quantidades das linhas, a data do fornecimento, e o montante líquido, a taxa de IVA (19% ou 7%) e o montante de IVA por taxa.
Se for um Kleinunternehmer, pode desligar o IVA e adicionar a nota exigida do § 19 UStG para que o documento esteja correto para o regime de pequena empresa. O resultado é um PDF limpo que pode transferir e arquivar durante o período de conservação de dez anos - produzido no seu navegador, em muitos idiomas, sem registo e sem cartão.
Perguntas sobre faturas alemãs
O que deve conter uma Rechnung alemã?
Ao abrigo do parágrafo 14 UStG, uma Rechnung completa deve mostrar o nome e a morada completos do fornecedor, o nome e a morada completos do cliente, o seu número fiscal (Steuernummer) ou número de IVA (USt-IdNr), a data de emissão, um número de fatura sequencial, a quantidade e a descrição, a data do fornecimento, o montante líquido por taxa de IVA, a taxa e o montante de IVA, e qualquer nota de isenção quando não se cobra IVA.
O que é a regra do Kleinunternehmer?
A regra do Kleinunternehmer ao abrigo do parágrafo 19 UStG permite que pequenas empresas abaixo do limite legal de volume de negócios emitam faturas sem cobrar IVA. Uma empresa destas não paga IVA à administração fiscal e não pode deduzir o IVA suportado (Vorsteuer). As suas faturas não mostram taxa nem montante de IVA, mas têm de conter uma nota como "Gemaess parágrafo 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Quais são as taxas de IVA na Alemanha?
A Alemanha tem uma taxa de IVA (Umsatzsteuer) normal de 19% que se aplica à maioria dos bens e serviços, e uma taxa reduzida de 7% para determinadas categorias, como muitos alimentos, livros e jornais. Uma fatura que misture taxas tem de mostrar o montante líquido, a taxa e o montante de IVA em separado para cada taxa.
Preciso de um número de fatura sequencial?
Sim. Uma Rechnung completa tem de conter um número de fatura único e consecutivo (Rechnungsnummer) extraído de uma série contínua, para que cada fatura possa ser identificada individualmente e nenhum número seja reutilizado. Pode estruturar a série por ano ou outra lógica desde que se mantenha inequívoca.
Durante quanto tempo tenho de conservar as faturas na Alemanha?
As faturas têm de ser conservadas durante dez anos, tanto as que emite como as que recebe. O período corre geralmente a partir do fim do ano civil de emissão. Os princípios do GoBD exigem que os registos eletrónicos sejam completos, inalteráveis e disponíveis para auditoria, por isso guardar e arquivar um PDF de cada Rechnung é a abordagem mais segura.
Um Kleinunternehmer cobra IVA?
Não. Um Kleinunternehmer ao abrigo do parágrafo 19 UStG não cobra IVA e não mostra uma taxa nem um montante de IVA na fatura. Em vez disso, a Rechnung tem de incluir uma nota a indicar que não se cobra IVA em conformidade com o parágrafo 19 UStG. Todos os outros dados obrigatórios continuam a aplicar-se.