Wat is een Duitse „Rechnung“?
In Duitsland wordt een factuur een „Rechnung“ genoemd. Het is het document dat een bedrijf opstelt om een levering van goederen of diensten vast te leggen en betaling te vorderen. Voor de omzetbelasting (Umsatzsteuer) is een „Rechnung“ meer dan alleen een betalingsverzoek: het is het document dat uw klant nodig heeft om de voorbelasting (Vorsteuer) af te trekken, en het is het document dat de belastingdienst zal controleren. Als een verplicht veld ontbreekt, kan de klant het recht op die aftrek verliezen, dus het is voor beide partijen van belang dat de inhoud correct is.
De wettelijke basis is artikel 14 van de UStG (Umsatzsteuergesetz), waarin de verplichte gegevens worden opgesomd die op elke volledige factuur moeten staan. Een tweede regeling, de Kleinunternehmer-regel in artikel 19 van de UStG, stelt kleine bedrijven onder een bepaalde omzetdrempel in staat om eenvoudigere facturen uit te reiken zonder btw in rekening te brengen. We behandelen beide hieronder.
Wat moet een Duitse „Rechnung“ bevatten?
Een volledige Rechnung moet alle gegevens bevatten die zijn vastgelegd in artikel 14 van de UStG. Als u er één weglaat, is de factuur technisch onjuist, wat uw klant het recht op aftrek van de voorbelasting kan kosten. Zorg ervoor dat elke Rechnung het volgende vermeldt.
- Volledige naam en adres van de leverancier
- Uw volledige bedrijfsnaam en adres als uitgever van de factuur.
- Volledige naam en adres van de klant
- De volledige naam en het adres van de ontvanger van de goederen of diensten.
- Belastingnummer of btw-nummer
- Uw belastingnummer (Steuernummer) dat is afgegeven door het Finanzamt, of uw btw-identificatienummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Datum van uitgifte
- De datum waarop de factuur (Rechnung) is uitgegeven.
- Factuurnummer
- Een uniek nummer uit een of meer nummerreeksen waarmee de factuur wordt geïdentificeerd.
- Aantal en omschrijving
- De hoeveelheid en de gebruikelijke handelsbenaming van de goederen, of het type en de omvang van de dienst.
- Datum van levering
- De datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht (het Leistungsdatum), indien deze afwijkt van de uitgiftedatum.
- Nettobedrag per btw-tarief
- De vergoeding (nettobedrag), uitgesplitst naar elk van toepassing zijnd btw-tarief, plus eventuele vooraf overeengekomen kortingen.
- BTW-tarief en -bedrag
- Het geldende btw-tarief (19% of 7%) en het bijbehorende btw-bedrag in euro’s.
- Eventuele opmerking over vrijstelling
- Wanneer de levering belastingvrij is of er geen btw in rekening wordt gebracht, moet er een opmerking worden toegevoegd waarin de reden wordt vermeld (bijvoorbeeld de opmerking ‘Kleinunternehmer’).
Duitse btw-tarieven: 19% en 7%
In Duitsland gelden twee belangrijke btw-tarieven (Umsatzsteuer). Het standaardtarief is 19% en geldt voor de meeste goederen en diensten. Een verlaagd tarief van 7% geldt voor bepaalde categorieën, zoals veel voedingsmiddelen, boeken, kranten en enkele andere nader omschreven leveringen. Ongeacht welk tarief van toepassing is, moeten op uw Rechnung het nettobedrag, het tarief en het btw-bedrag afzonderlijk worden vermeld.
Als op één factuur artikelen staan die onder verschillende tarieven vallen, moet u het nettobedrag per btw-tarief vermelden - één rij met cijfers voor de artikelen tegen 19% en een andere voor de artikelen tegen 7% - zodat duidelijk is hoeveel belasting er voor elk tarief verschuldigd is. Vermeld het btw-bedrag altijd in euro’s, niet alleen het percentage.
De Kleinunternehmer-regel (artikel 19 UStG)
Voor een in Duitsland gevestigde onderneming geldt dat artikel 19 UStG in het algemeen vrijstelling verleent voor in aanmerking komende leveringen wanneer de totale omzet in het voorgaande kalenderjaar niet hoger was dan 25.000 EUR en de omzet in het lopende jaar niet hoger is dan 100.000 EUR. Het plafond voor het lopende jaar is een harde limiet; controleer daarom de behandeling van de levering die deze grens overschrijdt. Voor ondernemingen die elders in de EU zijn gevestigd, gelden afzonderlijke regels.
Een in aanmerking komende Kleinunternehmer vermeldt geen btw-tarief of -bedrag en kan de daarmee verband houdende voorbelasting niet aftrekken volgens de gewone regels. Op de factuur moet duidelijk worden verwezen naar de vrijstelling voor kleine ondernemingen, bijvoorbeeld „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Overige vereiste factuurgegevens blijven van kracht.
| Punt | Gewone belastbare factuur | Vrijstelling op grond van § 19 |
|---|---|---|
| btw-tarief en -bedrag | Vermeld tegen het geldende tarief | Niet weergegeven |
| Belastingvermelding | Transactiespecifiek | Verwijzing naar de vrijstelling op grond van artikel 19 |
| Voorbelasting | Aftrekbaar wanneer aan de normale voorwaarden is voldaan | Over het algemeen niet aftrekbaar onder deze regeling |
| Overige factuurgegevens | Toepassen indien vereist | Toch toepassen indien van toepassing |
Opeenvolgende factuurnummering (Rechnungsnummer)
Een volledige „Rechnung“ heeft een uniek factuurnummer uit één of meer nummerreeksen nodig, zodat het document eenduidig kan worden geïdentificeerd. De wet vereist geen eenvoudige, ononderbroken teller, maar de nummering en het controlespoor moeten ongeldige facturen, correcties en afzonderlijke reeksen verantwoorden.
In de FreeBillGen-gastgenerator voert u het nummer zelf in. Een opgeslagen werkruimte kan een nummer voorstellen en een opgeslagen volledig nummer blokkeren om duplicaten te voorkomen, maar kan geen facturen afstemmen die elders zijn aangemaakt.
Facturen bewaren: de btw-termijn van 8 jaar
Artikel 14b UStG schrijft nu in het algemeen voor dat bedrijven uitgereikte en ontvangen facturen acht jaar moeten bewaren, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgereikt. Andere commerciële, fiscale, controle- of transactiespecifieke regels kunnen voorschrijven dat gerelateerde documenten langer moeten worden bewaard.
Bewaar een elektronische factuur in het oorspronkelijke gestructureerde formaat, waarbij de authenticiteit, integriteit en leesbaarheid behouden blijven. Een gerenderde PDF alleen is geen adequaat vervangingsmiddel voor de gestructureerde gegevens van de elektronische factuur. De documenten moeten beschikbaar blijven voor de belastingdienst volgens de wettelijke toegangsregels.
Maak gratis een professionele Duitse Rechnung
Sinds 1 januari 2025 moeten in Duitsland gevestigde ondernemingen gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen voor binnenlandse B2B-leveringen die onder de regeling vallen. Uitgevers kunnen over het algemeen tot eind 2026 andere facturen blijven gebruiken; een uitgever met een omzet van maximaal 800.000 EUR in het voorgaande jaar krijgt een nadere overgangsperiode tot eind 2027. Het toepassingsgebied en de uitzonderingen blijven transactiespecifiek.
FreeBillGen maakt een PDF-concept, geen gestructureerde factuur die voldoet aan § 14 UStG of de Duitse overgang naar B2B-e-facturering. Gebruik geschikte software voor een e-factuur die onder de regeling valt. Indien § 19 van toepassing is, controleer dan de vrijstelling en de formulering voordat u de factuur uitreikt.
Vragen over Duitse facturen
Wat moet een Duitse Rechnung bevatten?
Krachtens paragraaf 14 UStG moet een volledige Rechnung de volledige naam en het adres van de leverancier, de volledige naam en het adres van de klant, uw belastingnummer (Steuernummer) of btw-nummer (USt-IdNr.), de datum van uitreiking, een opeenvolgend factuurnummer, de hoeveelheid en omschrijving, de datum van levering, het netto bedrag per btw-tarief, het btw-tarief en btw-bedrag, en een eventuele vrijstellingsvermelding wanneer geen btw in rekening wordt gebracht, vermelden.
Wat is de Kleinunternehmerregeling?
Voor een in Duitsland gevestigde onderneming is paragraaf 19 doorgaans van toepassing wanneer de omzet van het voorgaande jaar niet meer dan 25.000 EUR bedroeg en de omzet van het lopende jaar niet meer dan 100.000 EUR bedraagt. De factuur vermeldt geen btw-bedrag, verwijst naar de vrijstelling en de onderneming kan doorgaans geen voorbelasting aftrekken onder deze regeling.
Wat zijn de btw-tarieven in Duitsland?
Duitsland kent een standaard btw-tarief (Umsatzsteuer) van 19% dat van toepassing is op de meeste goederen en diensten, en een verlaagd tarief van 7% voor bepaalde categorieën zoals veel levensmiddelen, boeken en kranten. Een factuur met gemengde tarieven moet het netto bedrag, het tarief en het btw-bedrag afzonderlijk per tarief vermelden.
Heb ik een opeenvolgend factuurnummer nodig?
Een volledige Rechnung heeft een uniek nummer uit een of meer nummerreeksen nodig, zodat deze ondubbelzinnig kan worden geïdentificeerd. Bewaar een traceerbaar controlespoor voor geannuleerde facturen, correcties en afzonderlijke reeksen.
Hoe lang moet ik facturen bewaren in Duitsland?
Paragraaf 14b UStG vereist doorgaans dat uitgereikte en ontvangen facturen acht jaar worden bewaard, gerekend vanaf het einde van het jaar van uitreiking. Voor andere bescheiden kunnen langere termijnen gelden. Bewaar gestructureerde e-facturen in hun oorspronkelijke elektronische vorm; een PDF-weergave alleen volstaat niet als vervanging.
Brengt een Kleinunternehmer btw in rekening?
Nee. Een Kleinunternehmer onder paragraaf 19 UStG brengt geen btw in rekening en vermeldt geen btw-tarief of btw-bedrag op de factuur. In plaats daarvan moet de Rechnung een vermelding bevatten dat er conform paragraaf 19 UStG geen btw in rekening wordt gebracht. Alle overige verplichte gegevens blijven van toepassing.