Wat een Duitse Rechnung is
In Duitsland heet een factuur een Rechnung. Het is het document dat een bedrijf uitgeeft om een levering van goederen of diensten vast te leggen en betaling te eisen. Voor de btw (Umsatzsteuer) is een Rechnung meer dan een betalingsverzoek: het is het document dat je klant nodig heeft om voorbelasting (Vorsteuer) af te trekken, en het is het document dat de belastingdienst zal inspecteren. Als een vereist veld ontbreekt, kan de klant het recht op die aftrek verliezen, dus de inhoud goed krijgen is voor beide partijen van belang.
De wettelijke basis is paragraaf 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), die de verplichte gegevens opsomt die elke volledige factuur moet tonen. Een tweede regeling, de Kleinunternehmer-regeling in paragraaf 19 UStG, laat kleine ondernemers onder een omzetdrempel eenvoudigere facturen uitgeven zonder enige btw te rekenen. We behandelen beide hieronder.
Verplichte velden onder paragraaf 14 UStG
Een volledige Rechnung moet elk van de gegevens bevatten die zijn vastgelegd in paragraaf 14 UStG. Laat er een weg en de factuur is technisch onjuist, wat je klant zijn voorbelastingaftrek kan kosten. Zorg dat elke Rechnung het volgende toont.
- Volledige naam en adres van de leverancier
- Je volledige bedrijfsnaam en adres als uitgever van de factuur.
- Volledige naam en adres van de klant
- De volledige naam en het adres van de ontvanger van de goederen of diensten.
- Belastingnummer of btw-nummer
- Je belastingnummer (Steuernummer) uitgegeven door het Finanzamt, of je btw-identificatienummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr).
- Factuurdatum
- De datum waarop de factuur (Rechnung) is uitgegeven.
- Doorlopend factuurnummer
- Een uniek, opeenvolgend factuurnummer (Rechnungsnummer) toegekend uit een ononderbroken reeks.
- Aantal en omschrijving
- Het aantal en de gebruikelijke handelsomschrijving van de goederen, of de aard en omvang van de dienst.
- Leveringsdatum
- De datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht (het Leistungsdatum), indien afwijkend van de factuurdatum.
- Nettobedrag per btw-tarief
- Het honorarium (nettobedrag) uitgesplitst naar elk toepasselijk btw-tarief, plus een eventueel vooraf overeengekomen korting.
- Btw-tarief en -bedrag
- Het toepasselijke btw-tarief (19% of 7%) en het bijbehorende btw-bedrag in euro's.
- Eventuele vrijstellingsnotitie
- Waar de levering belastingvrij is of geen btw wordt gerekend, een notitie met de reden (bijvoorbeeld de Kleinunternehmer-notitie).
Duitse btw-tarieven: 19% en 7%
Duitsland hanteert twee belangrijke btw-tarieven (Umsatzsteuer). Het standaardtarief is 19%, dat de meeste goederen en diensten dekt. Een verlaagd tarief van 7% geldt voor bepaalde categorieën zoals veel voedingsmiddelen, boeken, kranten en sommige andere omschreven leveringen. Welk tarief ook van toepassing is, je Rechnung moet het nettobedrag, het tarief en het btw-bedrag afzonderlijk tonen.
Als een enkele factuur producten met verschillende tarieven mengt, moet je het nettobedrag per btw-tarief tonen - één regel cijfers voor de 19%-producten en een andere voor de 7%-producten - zodat de verschuldigde belasting per tarief duidelijk is. Vermeld het btw-bedrag altijd in euro's, niet alleen het percentage.
De Kleinunternehmer-regeling (paragraaf 19 UStG)
Kleine ondernemers kunnen de Kleinunternehmer-regeling (kleine-ondernemersregeling) onder paragraaf 19 UStG gebruiken. Een Kleinunternehmer wiens omzet onder de wettelijke drempel blijft, rekent geen btw op zijn facturen en draagt geen btw af aan de belastingdienst. In ruil daarvoor kan het bedrijf ook geen voorbelasting (Vorsteuer) op zijn eigen aankopen aftrekken.
Als je deze regeling gebruikt, mag je Rechnung geen btw-tarief of btw-bedrag tonen. In plaats daarvan moet hij een korte notitie bevatten die uitlegt waarom er geen btw wordt gerekend - in het Duits luidt dit doorgaans: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ („Overeenkomstig paragraaf 19 UStG wordt geen btw berekend.“). De rest van de verplichte gegevens - je naam en adres, de gegevens van de klant, je belastingnummer, de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, de omschrijving en de leveringsdatum - blijft gelden. De notitie weglaten is een veelgemaakte Kleinunternehmer-fout, dus zorg dat hij er altijd staat.
Doorlopende factuurnummering (Rechnungsnummer)
Elke volledige Rechnung heeft een uniek, doorlopend factuurnummer (Rechnungsnummer) nodig. Het nummer moet uit een ononderbroken reeks worden getrokken zodat elke factuur afzonderlijk te identificeren is en geen nummer twee keer wordt gebruikt. Je mag de reeks structureren zoals het je bedrijf uitkomt - bijvoorbeeld per jaar, per vestiging of per klantgroep - zolang die ondubbelzinnig en zonder gaten binnen zijn logica blijft.
Doorlopende nummering is niet zomaar bureaucratische netheid: het stelt de belastingdienst in staat te verifiëren dat elke levering is gefactureerd en geboekt. Een generator die het volgende nummer automatisch toekent, neemt het risico op dubbele of overgeslagen nummers weg, wat een van de makkelijkere manieren is om met de regels in de fout te gaan.
Je facturen bewaren: de 10-jaarsregel (GoBD)
In Duitsland moeten facturen tien jaar worden bewaard. Dit geldt voor facturen die je uitgeeft en facturen die je ontvangt, en de bewaartermijn loopt over het algemeen vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgegeven. De beginselen voor het opslaan van deze gegevens - administratie compleet, onveranderlijk en direct beschikbaar voor controle houden - zijn vastgelegd in de Duitse GoBD (de beginselen voor het correct beheren en bewaren van boeken, administratie en documenten in elektronische vorm).
In de praktijk betekent dit dat je oude facturen niet zomaar mag verwijderen. Elektronische facturen moeten worden opgeslagen in een vorm die niet stilletjes kan worden gewijzigd, en je moet ze kunnen overleggen als het Finanzamt erom vraagt. Een PDF-kopie van elke Rechnung bewaren zodra je hem uitgeeft, in een georganiseerd archief, is de eenvoudigste manier om aan de goede kant van de regel te blijven.
Maak gratis een conforme Duitse Rechnung
Je hebt geen boekhoudsoftware nodig om een correcte Rechnung uit te geven. De gratis generator deelt elk veld in dat paragraaf 14 UStG vereist - je naam en adres, de gegevens van de klant, je Steuernummer of USt-IdNr, de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, regelomschrijvingen en aantallen, de leveringsdatum, en het nettobedrag, btw-tarief (19% of 7%) en btw-bedrag per tarief.
Als je een Kleinunternehmer bent, kun je de btw uitschakelen en de vereiste § 19 UStG-notitie toevoegen zodat het document correct is voor de kleine-ondernemersregeling. Het resultaat is een nette PDF die je kunt downloaden en archiveren voor de bewaartermijn van tien jaar - gemaakt in je browser, in vele talen, zonder registratie en zonder creditcard.
Vragen over Duitse facturen
Wat moet een Duitse Rechnung bevatten?
Onder paragraaf 14 UStG moet een volledige Rechnung de volledige naam en het adres van de leverancier tonen, de volledige naam en het adres van de klant, je belastingnummer (Steuernummer) of btw-nummer (USt-IdNr), de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, het aantal en de omschrijving, de leveringsdatum, het nettobedrag per btw-tarief, het btw-tarief en -bedrag, en een eventuele vrijstellingsnotitie waar geen btw wordt gerekend.
Wat is de Kleinunternehmer-regeling?
De Kleinunternehmer-regeling onder paragraaf 19 UStG laat kleine ondernemers onder de wettelijke omzetdrempel facturen uitgeven zonder btw te rekenen. Zo'n bedrijf draagt geen btw af aan de belastingdienst en kan geen voorbelasting (Vorsteuer) aftrekken. Zijn facturen tonen geen btw-tarief of -bedrag, maar moeten een notitie bevatten zoals "Gemaess Paragraph 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet".
Wat zijn de btw-tarieven in Duitsland?
Duitsland heeft een standaard btw-tarief (Umsatzsteuer) van 19% dat geldt voor de meeste goederen en diensten, en een verlaagd tarief van 7% voor bepaalde categorieën zoals veel voedingsmiddelen, boeken en kranten. Een factuur die tarieven mengt, moet het nettobedrag, het tarief en het btw-bedrag afzonderlijk per tarief tonen.
Heb ik een doorlopend factuurnummer nodig?
Ja. Een volledige Rechnung moet een uniek, opeenvolgend factuurnummer (Rechnungsnummer) bevatten dat uit een ononderbroken reeks is getrokken, zodat elke factuur afzonderlijk te identificeren is en geen nummer opnieuw wordt gebruikt. Je kunt de reeks structureren per jaar of andere logica, zolang die ondubbelzinnig blijft.
Hoe lang moet ik facturen in Duitsland bewaren?
Facturen moeten tien jaar worden bewaard, zowel die je uitgeeft als die je ontvangt. De termijn loopt over het algemeen vanaf het einde van het kalenderjaar van uitgifte. De GoBD-beginselen vereisen dat elektronische administratie compleet, onveranderlijk en beschikbaar voor controle is, dus een PDF van elke Rechnung opslaan en archiveren is de veiligste aanpak.
Rekent een Kleinunternehmer btw?
Nee. Een Kleinunternehmer onder paragraaf 19 UStG rekent geen btw en toont geen btw-tarief of -bedrag op de factuur. In plaats daarvan moet de Rechnung een notitie bevatten die vermeldt dat overeenkomstig paragraaf 19 UStG geen btw wordt gerekend. Alle andere verplichte gegevens blijven gelden.