Що насправді являє собою проформа-рахунок
Проформа-рахунок (від латинського pro forma, «для форми») - це попередній документ, який визначає очікувану вартість товарів чи послуг до їх постачання. Уявіть собі це як детальну, сумлінно складену оцінку, оформлену так, щоб мати вигляд рахунка: у ньому перелічено позиції, кількість, ціни та будь-який податок, тож покупець точно знає, на яку оплату він погоджується.
Найважливіше: проформа-рахунок не є юридичною вимогою оплати. Він не створює дебіторської заборгованості у вашому обліку, не може використовуватися покупцем для відшкодування ПДВ чи вхідного податку і ніколи не повинен заноситися у ваш бухгалтерський облік як продаж. Це комерційна пропозиція в одязі рахунка - зобов'язання щодо ваших цін та умов, виставлене до завершення угоди. Щойно товари відвантажено або послугу надано, ви замінюєте його належним податковим рахунком.
Проформа-рахунок проти комерційного (остаточного) рахунка
Ці два документи можуть мати майже однаковий вигляд, через що їх так часто плутають. Різниця полягає виключно у статусі та часі. Проформа виставляється до завершення операції і не має жодної облікової чи податкової ваги. Комерційний (остаточний) рахунок виставляється після постачання, має унікальний послідовний номер, є вимогою оплати, і саме його обидві сторони відображають для цілей податку та ПДВ.
Простий тест: якщо документ можна використати для відшкодування ПДВ, віднесення до витрат бізнесу або стягнення як боргу, то це справжній рахунок, а не проформа. Проформа не може робити нічого з переліченого.
- Призначення
- Проформа: оцінка або зобов'язання до продажу. Остаточний рахунок: обов'язкова вимога оплати після постачання.
- Податок і ПДВ
- Проформу не можна використати для нарахування чи відшкодування ПДВ. Остаточний рахунок - єдиний дійсний документ для обліку ПДВ та податку.
- Нумерація
- Проформа НЕ повинна мати послідовний номер податкового рахунка. Остаточний рахунок мусить мати унікальний послідовний номер.
- Бухгалтерський облік
- Проформа ніколи не обліковується як дохід. Остаточний рахунок відображається у вашій книзі продажів.
- Суми
- Суми проформи є орієнтовними і ще можуть змінитися. Суми остаточного рахунка зафіксовані й підлягають оплаті.
Коли використовувати проформа-рахунок
Проформа-рахунок - правильний інструмент, коли вам потрібно показати покупцеві цифри ще до того, як продаж зафіксовано. Поширені ситуації включають:
Надсилання офіційної комерційної пропозиції, яку клієнт може схвалити як є; узгодження ціни та обсягу робіт заздалегідь; запит передоплати або завдатку перед початком; та супровід митних та імпортних декларацій, де перевізникам і органам потрібна заявлена (орієнтовна) вартість товарів до того, як існує комерційний рахунок. Він також корисний для внутрішнього погодження закупівель, коли фінансовому відділу покупця потрібен документ із розрахунками, щоб оформити замовлення на закупівлю.
Що зазначити у проформа-рахунку
Проформа має давати покупцеві все необхідне для прийняття рішення, водночас роблячи безсумнівно зрозумілим, що цей документ не є остаточним податковим рахунком. Чітко його позначте, не вказуйте послідовний номер податкового рахунка і подавайте суми як орієнтовні, із датою, до якої пропозиція залишається чинною.
- Слова «Проформа-рахунок»
- Чітко позначте документ, щоб його ніколи не сприйняли за податковий рахунок.
- Без послідовного номера податкового рахунка
- За бажання використовуйте окреме посилання, але ніколи не номер із вашої справжньої серії рахунків.
- Ваші дані та дані покупця
- Повне ім'я, адреса й контакт як ваші (продавця), так і покупця.
- Опис, кількість та ціна за одиницю
- Чіткий рядок для кожної позиції чи послуги, щоб покупець бачив точно, що йому пропонують.
- Орієнтовні суми та будь-який податок
- Орієнтовний проміжний підсумок, будь-який ПДВ чи податок, наведений для інформації, та орієнтовна загальна сума.
- Дата дійсності
- Як довго залишаються чинними наведені ціни та умови (наприклад, дійсно протягом 30 днів).
- Умови оплати та постачання
- Запропонований спосіб оплати, умови завдатку та очікуване постачання чи завершення, де це доречно.
Як проформа стає справжнім рахунком
Проформа - це проміжний крок. Щойно покупець її приймає, а товари відвантажено або послугу надано, ви виставляєте остаточний комерційний рахунок, який її замінює. Цей остаточний рахунок отримує наступний номер у вашій послідовній серії, підтверджує фактичні суми (які можуть дещо відрізнятися від оцінки) і стає документом, який обидві сторони використовують для оплати, ПДВ та обліку.
На практиці ви залишаєте ті самі позиції й просто конвертуєте: переробляєте позначення документа на рахунок, додаєте послідовний номер та дату виставлення, остаточно фіксуєте цифри й надсилаєте його як обов'язкову вимогу оплати. За допомогою генератора на кшталт FreeBillGen ви спочатку складаєте проформу, а потім за кілька кліків формуєте відповідний остаточний рахунок із тих самих даних - без повторного введення, без розбіжностей у номерах.
Питання про проформа-рахунок
Чи є проформа-рахунок справжнім рахунком?
Ні. Проформа-рахунок - це попередній, орієнтовний документ, виставлений до завершення продажу. Він не є юридичною вимогою оплати, не може використовуватися для відшкодування ПДВ і не повинен відображатися у вашому обліку. Справжній, остаточний рахунок виставляється після постачання товарів чи послуг.
Чи можу я відшкодувати ПДВ за проформа-рахунком?
Ні. Проформа-рахунок не є дійсним документом для ПДВ, тож ні ви, ні ваш покупець не можете використати його для нарахування чи відшкодування ПДВ. Лише остаточний комерційний рахунок, який має послідовний номер і виставляється після постачання, дійсний для цілей ПДВ.
Чи потрібен проформа-рахунку номер рахунка?
Він не повинен використовувати номер із вашої послідовної серії податкових рахунків, бо ця серія зарезервована для справжніх рахунків. Ви можете присвоїти проформі власне окреме посилання (наприклад, PRO-001), щоб відстежувати її, але офіційний послідовний номер присвоюється лише тоді, коли ви виставляєте остаточний рахунок.
Яка різниця між комерційною пропозицією та проформа-рахунком?
Вони слугують одній меті - показати ціну до продажу, - але проформа оформлена як рахунок, із детальними позиціями, податком, наведеним для інформації, та підсумками. Комерційна пропозиція зазвичай менш формальна. Багато компаній віддають перевагу проформі, бо вона дає покупцеві документ, який відображає остаточний рахунок, який він отримає.
Чи маю я оплатити проформа-рахунок?
Не як юридичний обов'язок. Проформа - це прохання підтвердити ціну або домовитися про передоплату, а не примусова вимога оплати. Багато продавців усе ж просять завдаток чи повну передоплату за проформою перед початком роботи, але обов'язкове зобов'язання сплатити виникає лише з остаточним рахунком.
Коли мені використовувати проформа-рахунок для митниці?
Використовуйте його, коли товари перетинають кордон до того, як існує комерційний рахунок, - наприклад, зразки, заміна або товари, надіслані на погодження. Митниці та перевізникам потрібна заявлена, орієнтовна вартість, щоб оцінити мито, а чітко позначена проформа її надає. Остаточний комерційний рахунок надсилають після підтвердження продажу.