什麼是形式發票？

形式發票的實際性質

形式發票是以類似發票的格式呈現報價或擬議銷售。它通常列出交易雙方、商品或服務、數量、價格、交付條件、有效期間，以及預估的稅額或費用。在出口貿易中，它可協助買方申請進口許可證、安排檢驗、開立信用狀或準備資金。

形式發票應清楚標示，以免被誤認為最終稅務發票。例如，英國稅務海關總署指出，不能憑形式發票申請退還加值稅。但這不代表契約、海關或內部會計存在一套全球通用規則：接受文件可能產生契約效果，某些海關程序可能使用它，企業也可能記錄承諾而不將其視為銷售收入。請遵循實際交易及任何預付款所適用的規則。

形式發票與最終發票有何不同？

差異在於地位與目的，而不只是外觀。形式發票描述擬議交易；最終發票則在契約與稅務規則要求的開票時點，記錄實際請款金額。該時點可能與供應或預付款有關。

目的

形式發票列出提案；最終發票記錄適用開票時點的請款金額。

稅務與加值稅

形式發票通常不是申請加值稅扣抵所需的證明；最終發票仍須符合適用規則。

編號

形式發票的參考編號應與受規範的最終發票號碼系列清楚分開。

會計

不可只憑形式發票認列收入，應套用實際交易的會計規則。

金額

擬議金額可依協議變更；最終發票記錄實際請款金額。

何時使用形式發票

當買方在最終開票前需要發票形式的提案時，可使用形式發票。它可用於正式報價、內部採購核准、進口許可證、裝運前檢驗、信用狀、資金匯轉或協議中的預付款請求。

若用於海關程序，請向進口商、承運人或報關業者確認該批貨物是否接受形式發票。銷售通常使用商業發票；樣品、替換品及其他非銷售貨物可能適用不同的文件與估價規則。

形式發票應包含哪些資料

提供足以讓買方評估提案的資料，同時清楚表明這不是最終稅務發票。使用獨立的形式發票參考編號，列明報價有效期間，並標示哪些金額為估算。FreeBillGen的免費文件產生器將Proforma列為獨立文件類型。

“Proforma invoice”字樣

清楚標示文件，避免與最終稅務發票混淆。

獨立參考編號

使用不會與受規範的最終發票號碼系列混淆的形式發票系列或參考編號。

賣方與買方資料

列出賣方和買方的完整名稱、地址與聯絡方式。

說明、數量與單價

為每項商品或服務列出清楚明細，讓買方確切了解報價內容。

預估金額與費用

將擬議價格、運費與稅額明確標示為估算，不要把文件呈現為稅務發票。

有效日期

列明報價與條件的有效期間，例如有效30天。

付款與交付條件

在適用時列明擬議付款方式、訂金條件、預計交付或完成時間。

形式發票如何轉為正式發票

適用的開票時點到來時，另行製作最終發票，包含必要識別碼、日期、實際金額與稅務處理。該時點可能在交付後、收到預付款時，或由當地稅務規則以其他方式界定。

如有需要，可引用已接受的提案，並保留兩個版本。FreeBillGen支援Proforma與Invoice文件類型，但訪客產生器不會自動轉換或連結兩者。

形式發票常見問題

形式發票是真正的發票嗎？

它是真實的商業文件，但通常不是最終稅務發票。它列出提案，並可能具有契約、付款或海關上的意義。例如，英國稅務海關總署不接受形式發票作為加值稅扣抵證明。最終開票時間取決於供應和預付款規則。

可以憑形式發票申請退還加值稅嗎？

依英國指引，不可以。英國稅務海關總署指出，不能憑形式發票申請退還加值稅。其他加值稅制度通常也要求有效的稅務發票，但應確認適用的證明與預付款規則，不要假設存在一套全球通用表述。

形式發票需要發票號碼嗎？

請使用PRO-001等清楚獨立的參考編號。除非當地制度明確要求，否則不要讓它看起來像已開立的最終稅務發票，也不要占用受規範的發票號碼系列。

報價單與形式發票有何差別？

兩者都可列出擬議價格與範圍。形式發票採用類似發票的版面，常用於買方、銀行或進口程序要求該形式的情況。法律效果取決於文字、接受行為與準據法，不能只因名稱不同就認定報價單較不正式。

我必須支付形式發票嗎？

單憑文件無法判斷。形式發票可附於預付款請求，而已接受的報價或契約可能產生付款義務。請檢視議定條款，不要假設只有出現標題為Invoice的文件後付款才有拘束力。

何時可在海關程序使用形式發票？

只有在目的地程序、進口商、承運人或報關業者接受時才使用。它可能支援樣品、替換品、送審貨物或銷售前的進口安排，但貨物仍須有可佐證的海關價值及其他必要申報。