預估發票究竟是什麼
預估發票（源自拉丁文 pro forma，意為「依形式而為」）是一份初步文件，用以列出貨物或服務在供應之前的預期費用。可以把它想成一份詳盡、出於善意的估價單，外觀打扮得像一張發票：它列出項目、數量、價格與任何稅額，讓買方清楚知道自己同意支付的內容。
關鍵在於，預估發票並非法律上的付款要求。它不會在你的帳上產生應收帳款，買方也不能用它來申報退還加值稅或進項稅，更不應在記帳時被視為一筆銷售入帳。它就是一張穿著發票外衣的估價單，是在交易最終確定之前對你價格與條件的承諾。一旦貨物出貨或服務交付，你就以一張正式的稅務發票取代它。
預估發票與商業（正式）發票的差別
這兩種文件可以看起來幾乎一模一樣，這也是它們如此容易被混淆的原因。差別純粹在於狀態與時點。預估發票是在交易完成之前開立，沒有任何會計或稅務效力。商業（正式）發票則是在供應之後開立，帶有唯一的連續編號，要求付款，並且是雙方為稅務與加值稅目的所記錄的文件。
一個簡單的判斷方法：如果這份文件可以用來申報退還加值稅、列為營業費用扣除，或作為債權追討，那它就是一張真正的發票，而不是預估發票。預估發票這些都做不到。
- 用途
- 預估發票：銷售前的估價或承諾。正式發票：供應後具約束力的付款要求。
- 稅務與加值稅
- 預估發票不能用來收取或申報退還加值稅。正式發票才是加值稅與稅務記錄唯一有效的文件。
- 編號
- 預估發票「不可」帶有連續的稅務發票編號。正式發票必須有唯一、連續的編號。
- 會計處理
- 預估發票絕不入帳為收入。正式發票則記入你的銷售分類帳。
- 金額
- 預估發票的金額為預估值，仍可能變動。正式發票的金額則為確定且應付。
何時該使用預估發票
只要你需要在銷售確定之前先把數字呈現給買方，預估發票就是合適的工具。常見情況包括：
寄出一份客戶可以直接核准的正式報價；事先就工作的價格與範圍達成共識；在開始工作前要求預付款或訂金；以及支援海關與進口申報，在商業發票尚不存在之前，承運人與主管機關需要一個已申報（預估）的貨物價值。它對內部採購核准也很有用，當買方的財務團隊需要一份載明費用的文件來開立採購單時。
預估發票上該放什麼
預估發票應提供買方做決定所需的一切資訊，同時讓人一眼就能看出這份文件不是正式的稅務發票。清楚標示文件、不要使用連續的稅務發票編號，並以預估值呈現各項金額，再加上一個報價有效的截止日期。
- 「預估發票」字樣
- 清楚標示文件，使其絕不會被誤認為稅務發票。
- 不使用連續的稅務發票編號
- 如有需要可使用另外的參考編號，但絕不可使用你正式發票系列中的編號。
- 你的資料與買方的資料
- 你（賣方）與買方雙方的完整名稱、地址與聯絡方式。
- 說明、數量與單價
- 每一項商品或服務都有清楚的一行，讓買方看清楚究竟在報什麼價。
- 預估金額與任何稅額
- 預估的小計、僅供參考列示的任何加值稅或稅額，以及預估總額。
- 有效期限
- 所報價格與條件的有效期限（例如有效期 30 天）。
- 付款與交付條件
- 建議的付款方式、訂金條件，以及預期的交付或完成時間（如適用）。
預估發票如何轉為正式發票
預估發票是一個過渡步驟。一旦買方接受，且貨物出貨或服務交付，你便開立取代它的正式商業發票。這張正式發票帶有你連續系列中的下一個編號，確認實際金額（可能與預估略有出入），並成為雙方用於付款、加值稅與帳務的文件。
實務上你會沿用同樣的明細項目，直接轉換即可：把文件重新標示為發票、加上連續編號與開立日期、確定金額，然後作為具約束力的付款要求寄出。使用像 FreeBillGen 這樣的產生器，你可以先建立預估發票，再從同一筆資料按幾下就產出對應的正式發票，不必重新輸入，也不會有編號不符的問題。
預估發票相關問題
預估發票算是一張真正的發票嗎？
不算。預估發票是在銷售完成之前開立的初步、預估性文件。它不是法律上的付款要求，不能用來申報退還加值稅，也不應記入你的帳冊。真正的正式發票是在貨物或服務交付之後才開立。
我可以憑預估發票申報退還加值稅嗎？
不行。預估發票不是有效的加值稅文件，因此你和買方都不能用它來收取或申報退還加值稅。只有在供應之後開立、帶有連續編號的正式商業發票，才是有效的加值稅文件。
預估發票需要發票編號嗎？
它不能使用你連續稅務發票系列中的編號，因為該系列保留給真正的發票。你可以給預估發票一個自己的獨立參考編號（例如 PRO-001）以便追蹤，但正式的連續編號只有在你開立正式發票時才會指定。
報價單與預估發票有什麼差別？
兩者用途相同，都是在銷售前呈現價格，但預估發票的格式做得像發票，有逐項明細、僅供參考列示的稅額與總額。報價單通常較不正式。許多企業偏好預估發票，因為它給買方一份與最終會收到的正式發票相對應的文件。
我一定要支付預估發票嗎？
在法律上沒有義務。預估發票是請求確認價格或安排預付款，並非可強制執行的付款要求。許多賣方確實會要求對預估發票支付訂金或全額預付後才開始工作，但具約束力的付款義務只有在正式發票開立後才產生。
我何時該為海關用途使用預估發票？
當貨物在商業發票尚不存在之前就要跨越邊境時使用，例如樣品、替換品或送審的貨物。海關與承運人需要一個已申報的預估價值來核定關稅，而清楚標示的預估發票正好提供這項資訊。等銷售確認後，再開立正式商業發票。