Ce este de fapt o factură proforma
O factură proforma (din latinescul pro forma, „de formă”) este un document preliminar care prezintă costul estimat al bunurilor sau serviciilor înainte de livrarea acestora. Gândiți-vă la ea ca la o estimare detaliată, făcută cu bună-credință, prezentată sub forma unei facturi: enumeră articolele, cantitățile, prețurile și eventualele taxe, astfel încât cumpărătorul să știe exact ce acceptă să plătească.
Esențial este că o factură proforma nu este o cerere legală de plată. Nu creează o creanță în contabilitatea dumneavoastră, nu poate fi folosită de cumpărător pentru a recupera TVA sau taxa pe intrare și nu ar trebui niciodată înregistrată în evidențele contabile ca vânzare. Este o ofertă în haine de factură - un angajament privind prețurile și condițiile dumneavoastră, emis înainte ca tranzacția să fie finalizată. După ce bunurile sunt expediate sau serviciul este livrat, o înlocuiți cu o factură fiscală corespunzătoare.
Factura proforma vs. factura comercială (finală)
Cele două documente pot arăta aproape identic, motiv pentru care sunt atât de des confundate. Diferența ține exclusiv de statut și moment. O proforma este emisă înainte de finalizarea tranzacției și nu are nicio greutate contabilă sau fiscală. O factură comercială (finală) este emisă după livrare, poartă un număr unic, secvențial, solicită plata și este documentul pe care ambele părți îl înregistrează în scopuri fiscale și de TVA.
Un test simplu: dacă documentul poate fi folosit pentru a recupera TVA, dedus ca o cheltuială de afaceri sau urmărit ca o datorie, atunci este o factură reală - nu o proforma. O proforma nu poate face niciunul dintre aceste lucruri.
- Scop
- Proforma: o estimare sau un angajament înainte de vânzare. Factura finală: o cerere obligatorie de plată după livrare.
- Impozit și TVA
- Proforma nu poate fi folosită pentru a percepe sau recupera TVA. O factură finală este singurul document valabil pentru evidențele de TVA și fiscale.
- Numerotare
- O proforma NU trebuie să poarte un număr secvențial de factură fiscală. O factură finală trebuie să aibă un număr unic, secvențial.
- Contabilitate
- O proforma nu se înregistrează niciodată ca venit. O factură finală se înregistrează în jurnalul de vânzări.
- Sume
- Sumele de pe proforma sunt estimate și se pot încă modifica. Sumele de pe factura finală sunt fixe și scadente.
Când să folosiți o factură proforma
Factura proforma este instrumentul potrivit ori de câte ori trebuie să prezentați cifre unui cumpărător înainte ca vânzarea să fie confirmată. Situațiile frecvente includ:
Trimiterea unei oferte formale pe care clientul o poate aproba ca atare; stabilirea prețului și a obiectului lucrării în avans; solicitarea unei plăți în avans sau a unui avans înainte de a începe; și sprijinirea declarațiilor vamale și de import, în care transportatorii și autoritățile au nevoie de o valoare declarată (estimată) a bunurilor înainte de a exista o factură comercială. Este utilă și pentru aprobările interne de achiziție, când echipa financiară a unui cumpărător are nevoie de un document cu costuri pentru a emite o comandă de achiziție.
Ce să treceți pe o factură proforma
O proforma ar trebui să-i ofere cumpărătorului tot ce are nevoie pentru a lua o decizie, făcând în același timp clar că documentul nu este o factură fiscală finală. Etichetați-o clar, nu treceți numărul secvențial de factură fiscală și prezentați cifrele ca estimări, cu o dată până la care oferta rămâne valabilă.
- Cuvintele „Factură proforma”
- Etichetați documentul clar, astfel încât să nu fie confundat niciodată cu o factură fiscală.
- Fără număr secvențial de factură fiscală
- Folosiți o referință separată dacă doriți, dar niciodată un număr din seria reală de facturi.
- Datele dumneavoastră și ale cumpărătorului
- Numele complet, adresa și datele de contact atât pentru dumneavoastră (vânzătorul), cât și pentru cumpărător.
- Descriere, cantitate și preț unitar
- O linie clară pentru fiecare articol sau serviciu, astfel încât cumpărătorul să vadă exact ce este ofertat.
- Sume estimate și eventuale taxe
- Subtotalul estimat, eventualul TVA sau taxă afișate informativ și totalul estimat.
- O dată de valabilitate
- Cât timp rămân valabile prețurile și condițiile ofertate (de exemplu, valabil 30 de zile).
- Condiții de plată și livrare
- Metoda de plată propusă, condițiile de avans și livrarea sau finalizarea estimată, acolo unde este relevant.
Cum devine o proforma o factură reală
O proforma este o etapă intermediară. După ce cumpărătorul o acceptă și bunurile sunt expediate sau serviciul este livrat, emiteți factura comercială finală care o înlocuiește. Acea factură finală poartă următorul număr din seria dumneavoastră secvențială, confirmă sumele reale (care pot diferi ușor de estimare) și devine documentul pe care ambele părți îl folosesc pentru plată, TVA și contabilitate.
În practică, păstrați aceleași linii de articole și pur și simplu convertiți: re-etichetați documentul ca factură, adăugați numărul secvențial și data emiterii, finalizați cifrele și o trimiteți ca cerere obligatorie de plată. Cu un generator precum FreeBillGen, construiți mai întâi proforma, apoi produceți factura finală corespunzătoare din aceleași date în câteva clicuri - fără retastare, fără numere care nu se potrivesc.
Întrebări despre factura proforma
Este o factură proforma o factură reală?
Nu. O factură proforma este un document preliminar, estimativ, emis înainte de finalizarea vânzării. Nu este o cerere legală de plată, nu poate fi folosită pentru a recupera TVA și nu ar trebui înregistrată în contabilitate. Factura reală, finală, se emite după livrarea bunurilor sau serviciilor.
Pot recupera TVA pe baza unei facturi proforma?
Nu. O factură proforma nu este un document valabil pentru TVA, astfel încât nici dumneavoastră, nici cumpărătorul nu o puteți folosi pentru a percepe sau recupera TVA. Doar factura comercială finală, care poartă un număr secvențial și se emite după livrare, este valabilă în scopuri de TVA.
O factură proforma are nevoie de un număr de factură?
Nu trebuie să folosească un număr din seria secvențială de facturi fiscale, deoarece acea serie este rezervată facturilor reale. Puteți da proformei propria referință separată (de exemplu, PRO-001) ca să o puteți urmări, dar numărul oficial secvențial se atribuie doar când emiteți factura finală.
Care este diferența dintre o ofertă și o factură proforma?
Au același scop - prezentarea unui preț înainte de vânzare - dar o proforma este formatată ca o factură, cu linii detaliate, taxă afișată informativ și totaluri. O ofertă este de obicei mai puțin formală. Multe firme preferă o proforma pentru că îi oferă cumpărătorului un document care reflectă factura finală pe care o va primi.
Trebuie să plătesc o factură proforma?
Nu ca obligație legală. O proforma este o solicitare de confirmare a unui preț sau de aranjare a unei plăți în avans, nu o cerere de plată cu caracter obligatoriu. Mulți vânzători cer totuși un avans sau plata integrală în avans pe baza unei proforme înainte de a începe lucrarea, dar obligația obligatorie de plată apare doar odată cu factura finală.
Când ar trebui să folosesc o factură proforma pentru vamă?
Folosiți-o atunci când bunurile traversează o frontieră înainte de a exista o factură comercială - de exemplu, mostre, înlocuiri sau bunuri trimise spre aprobare. Vama și transportatorii au nevoie de o valoare declarată, estimată, pentru a evalua taxele vamale, iar o proforma etichetată clar oferă acest lucru. Factura comercială finală urmează odată ce vânzarea este confirmată.