プロフォーマインボイスの実際の意味
プロフォーマインボイス（ラテン語のpro forma、「形式上の」に由来）とは、商品やサービスが供給される前に、見込まれる費用を示す暫定的な書類です。請求書の体裁を整えた、詳細で誠実な見積もりと考えてください。品目、数量、価格、税額が記載されているため、買い手は何にいくら支払うことに同意するのかを正確に把握できます。
重要なのは、プロフォーマインボイスは支払いを法的に求めるものではないという点です。会計上の売掛金を発生させることはなく、買い手が消費税（VAT）や仕入税額を控除するために使うこともできず、帳簿上で売上として記帳すべきものでもありません。これは請求書の体裁をまとった見積もり、つまり取引が確定する前に提示する価格と条件への約束です。商品が出荷されたりサービスが提供されたりした時点で、正式な税務上の請求書に置き換えます。
プロフォーマインボイスと正式な（商業）請求書の違い
この2つの書類はほとんど同じに見えることがあり、それがしばしば混同される理由です。違いはひとえに位置づけとタイミングにあります。プロフォーマインボイスは取引が完了する前に発行され、会計上・税務上の効力はありません。正式な（商業）請求書は供給の後に発行され、固有の連番が付され、支払いを求め、両当事者が税務および消費税（VAT）の目的で記録する書類です。
簡単な見分け方があります。その書類を使って消費税（VAT）の還付を請求できたり、事業経費として控除できたり、債権として督促できたりするなら、それはプロフォーマインボイスではなく正式な請求書です。プロフォーマインボイスにはそのいずれもできません。
- 目的
- プロフォーマ：販売前の見積もりまたは約束。正式な請求書：供給後の拘束力ある支払い請求。
- 税および消費税（VAT）
- プロフォーマは消費税（VAT）の課税や控除には使えません。正式な請求書だけが消費税・税務記録のための有効な書類です。
- 番号付け
- プロフォーマには税務上の連番を付してはいけません。正式な請求書には固有の連番が必要です。
- 会計処理
- プロフォーマは売上として計上することはありません。正式な請求書は売上元帳に記帳します。
- 金額
- プロフォーマの金額は見積もりであり、まだ変わる可能性があります。正式な請求書の金額は確定し、支払期限のあるものです。
プロフォーマインボイスを使う場面
プロフォーマインボイスは、販売が確定する前に買い手へ金額を提示する必要があるときに最適な手段です。よくある場面には次のようなものがあります。
クライアントがそのまま承認できる正式な見積もりを送る場合、価格や作業範囲を事前に合意する場合、作業を始める前に前払いや手付金を依頼する場合、そして商業請求書がまだ存在しない段階で運送業者や当局が商品の申告（見積）価額を必要とする通関・輸入申告を裏付ける場合などです。また、買い手の財務部門が発注書を起票するために費用を記した書類を必要とする社内購買承認の場面でも役立ちます。
プロフォーマインボイスに記載する内容
プロフォーマインボイスは、買い手が判断するために必要なすべてを提供する一方で、その書類が正式な税務上の請求書ではないことが一目で分かるようにすべきです。明確に名称を付け、税務上の連番は付さず、金額は見積もりとして示し、その提示がいつまで有効かの日付を記載します。
- 「プロフォーマインボイス」という表記
- 税務上の請求書と取り違えられないよう、書類に明確に名称を付けます。
- 税務上の連番を付さないこと
- 希望すれば別の参照番号を使ってもかまいませんが、実際の請求書連番からの番号は決して使いません。
- あなたの情報と買い手の情報
- 売り手であるあなたと買い手の双方の正式名称、住所、連絡先。
- 内容、数量、単価
- 各品目やサービスごとの明確な明細行。買い手が何が見積もられているかを正確に把握できるようにします。
- 見積金額と税額
- 見積もりの小計、参考として示す消費税（VAT）または税額、そして見積もりの合計。
- 有効期限
- 提示した価格や条件が有効である期間（例：30日間有効）。
- 支払・納品条件
- 提案する支払方法、手付金の条件、該当する場合は予定される納品または完了時期。
プロフォーマインボイスが正式な請求書になる流れ
プロフォーマインボイスは橋渡しの役割です。買い手がそれを承諾し、商品が出荷されたりサービスが提供されたりすると、それに代わる正式な商業請求書を発行します。その正式な請求書には連番シリーズの次の番号が付され、実際の金額（見積もりとわずかに異なる場合があります）を確定し、両者が支払い、消費税（VAT）、会計のために使う書類となります。
実務では、同じ明細をそのまま使って単に変換します。書類の名称を請求書に変え、連番と発行日を加え、金額を確定し、拘束力のある支払い請求として送付します。FreeBillGenのようなジェネレーターを使えば、まずプロフォーマインボイスを作成し、同じ情報から数クリックで対応する正式な請求書を作成できます。再入力も、番号の食い違いもありません。
プロフォーマインボイスに関するよくある質問
プロフォーマインボイスは正式な請求書ですか？
いいえ。プロフォーマインボイスは販売が完了する前に発行される、暫定的で見積もりの書類です。支払いを法的に求めるものではなく、消費税（VAT）の控除にも使えず、帳簿に記帳すべきものでもありません。正式な最終請求書は、商品やサービスが提供された後に発行されます。
プロフォーマインボイスで消費税（VAT）の還付を受けられますか？
いいえ。プロフォーマインボイスは有効な消費税（VAT）書類ではないため、あなたも買い手も、これを使って消費税を課したり還付を受けたりすることはできません。消費税の目的で有効なのは、連番が付され供給後に発行される正式な商業請求書だけです。
プロフォーマインボイスに請求書番号は必要ですか？
税務上の連番シリーズは正式な請求書のために予約されているため、そこからの番号を使ってはいけません。追跡できるよう、プロフォーマインボイスには独自の別の参照番号（例：PRO-001）を付けることができますが、正式な連番は最終請求書を発行するときにのみ割り当てられます。
見積書とプロフォーマインボイスの違いは何ですか？
どちらも販売前に価格を示すという同じ目的を果たしますが、プロフォーマインボイスは請求書のような形式で、明細行、参考として示された税、合計が記載されます。見積書は通常それほど形式的ではありません。多くの事業者がプロフォーマインボイスを好むのは、買い手が受け取る最終請求書とそっくりの書類を提供できるからです。
プロフォーマインボイスは支払わなければなりませんか？
法的な義務としては支払う必要はありません。プロフォーマインボイスは価格を確認したり前払いを取り決めたりするための依頼であって、強制力のある支払い請求ではありません。多くの売り手は作業を始める前にプロフォーマインボイスに対して手付金や全額の前払いを求めますが、拘束力のある支払い義務が生じるのは最終請求書からです。
通関のためにプロフォーマインボイスを使うのはどんなときですか？
商業請求書がまだ存在しない段階で商品が国境を越える場合、たとえばサンプル、交換品、承認のために送る商品などのときに使います。税関や運送業者は関税を算定するために申告された見積価額を必要とし、明確に名称を付けたプロフォーマインボイスがそれを提供します。販売が確定すれば、正式な商業請求書が後に続きます。