Définition d'une facture proforma
Une facture proforma est un devis ou un projet de vente présenté sous la forme d'une facture. Elle indique généralement les parties, les biens ou services, les quantités, les prix, les conditions de livraison, la durée de validité et une estimation des taxes ou frais. Dans le commerce international, elle peut aider l'acheteur à demander une licence d'importation, organiser une inspection, ouvrir une lettre de crédit ou prévoir le financement.
La proforma doit porter une mention claire afin de ne pas être confondue avec la facture fiscale définitive. HMRC précise par exemple que la TVA ne peut pas être récupérée à partir d'une facture proforma. Cela ne crée pas une règle universelle pour les contrats, les douanes ou la comptabilité interne. L'acceptation peut avoir des conséquences contractuelles, certaines procédures douanières peuvent utiliser la proforma et l'entreprise peut enregistrer un engagement sans le traiter comme un produit de vente. Respectez les règles applicables à l'opération réelle et à tout paiement anticipé.
Quelle différence entre une proforma et une facture définitive ?
La différence tient au statut et à l'objet du document, pas simplement à son apparence. La proforma décrit l'opération proposée. La facture définitive consigne le montant réellement facturé au moment prévu par le contrat et les règles fiscales, qui peut dépendre de la réalisation de l'opération ou d'un paiement anticipé.
| Aspect | Facture proforma | Facture définitive ou fiscale |
|---|---|---|
| Objet | Présenter une opération envisagée | Consigner le montant réellement facturé |
| Moment | Généralement avant la facturation définitive | Au moment prévu par le contrat ou les règles fiscales |
| Paiement | Peut accompagner une demande de paiement anticipé | Indique le montant facturé et dû selon l'accord |
| Justificatif de TVA | Ne constitue généralement pas une facture valable pour la TVA | Peut être valable si toutes les exigences applicables sont respectées |
| Numérotation | Utilise une référence clairement distincte | Utilise l'identifiant ou la série de factures requis |
| Comptabilité | Ne pas comptabiliser un produit de vente uniquement parce que le document ressemble à une facture | À comptabiliser selon les règles comptables et fiscales applicables |
| Montants | Proposés ou estimés | Montants réellement facturés, sous réserve des corrections autorisées |
- Objet
- La proforma présente une proposition. La facture définitive consigne le montant facturé lorsque l’obligation de facturer prend naissance.
- Fiscalité et TVA
- La proforma n'est généralement pas le justificatif de TVA nécessaire à une récupération. La facture définitive doit encore respecter les règles applicables.
- Numérotation
- Utilisez une référence de proforma clairement distincte de toute série réglementée de factures définitives.
- Comptabilité
- Ne comptabilisez pas un produit sur la seule base d'une proforma. Appliquez les règles comptables de l'opération réelle.
- Montants
- Les montants proposés peuvent changer d'un commun accord. La facture définitive consigne la somme réellement facturée.
Quand utiliser une facture proforma ?
Utilisez une proforma lorsque l'acheteur a besoin d'une proposition présentée comme une facture avant la facturation définitive. Elle peut appuyer un devis formel, une validation interne d'achat, une demande de licence d'importation, une inspection avant expédition, une lettre de crédit, un transfert de fonds ou une demande convenue de paiement anticipé.
Pour un usage douanier, demandez à l'importateur, au transporteur ou au représentant en douane si la proforma est acceptée pour le mouvement concerné. Une vente utilise normalement une facture commerciale. Les échantillons, les remplacements et les autres biens sans vente peuvent suivre des règles différentes en matière de documents et de valeur.
Que faire figurer sur une facture proforma ?
Donnez à l'acheteur assez de détails pour évaluer la proposition, tout en indiquant clairement qu'il ne s'agit pas de la facture fiscale définitive. Utilisez une référence propre aux proformas, précisez la durée de validité de l'offre et identifiez les estimations. FreeBillGen propose Proforma comme type de document distinct dans son générateur gratuit.
- La mention “Facture proforma”
- Identifiez clairement le document pour éviter toute confusion avec une facture fiscale définitive.
- Une référence distincte
- Utilisez une série ou une référence de proforma qui ne peut pas être confondue avec une série réglementée de factures définitives.
- Vos coordonnées et celles de l'acheteur
- Le nom complet, l'adresse et les coordonnées du vendeur et de l'acheteur.
- Description, quantité et prix unitaire
- Une ligne claire par bien ou service, afin que l'acheteur sache exactement ce qui est proposé.
- Montants et frais estimés
- Présentez clairement comme des estimations les prix proposés, le transport et les taxes, sans faire passer le document pour une facture fiscale.
- Une date de validité
- La durée pendant laquelle les prix et conditions proposés restent valables, par exemple 30 jours.
- Conditions de paiement et de livraison
- Le moyen de paiement proposé, les conditions d'acompte et la date de livraison ou d'achèvement prévue, le cas échéant.
Comment transformer une proforma en facture définitive
Lorsque le moment de facturer arrive, créez une facture définitive distincte avec l'identifiant, les dates, les montants réels et le traitement fiscal requis. Ce moment peut suivre la réalisation de l'opération, être déclenché par un paiement anticipé ou être défini autrement par les règles fiscales locales.
Référencez la proposition acceptée si cela est utile et conservez les deux versions. FreeBillGen prend en charge les types de documents Proforma et Facture, mais le générateur sans compte ne les convertit et ne les relie pas automatiquement.
Questions sur la facture proforma
Une facture proforma est-elle une vraie facture ?
C'est un véritable document commercial, mais généralement pas la facture fiscale définitive. Elle présente une proposition et peut avoir des conséquences contractuelles, douanières ou sur le paiement. HMRC ne l'accepte par exemple pas pour récupérer la TVA. Le moment de la facturation définitive dépend des règles relatives à la réalisation de l'opération et aux paiements anticipés.
Puis-je récupérer la TVA avec une facture proforma ?
Pas selon les règles britanniques : HMRC précise que la TVA ne peut pas être récupérée à partir d'une proforma. Les autres systèmes de TVA exigent eux aussi généralement une facture fiscale valable. Vérifiez toutefois les justificatifs et les règles de paiement anticipé applicables au lieu de supposer une formule mondiale unique.
Une facture proforma doit-elle avoir un numéro ?
Attribuez-lui une référence clairement distincte, par exemple PRO-001. Ne lui donnez pas l'apparence d'une facture fiscale définitive émise et ne consommez pas un numéro d'une série réglementée, sauf si votre système local l'exige expressément.
Quelle est la différence entre un devis et une facture proforma ?
Les deux peuvent présenter un prix et un périmètre proposés. La proforma reprend la mise en page d'une facture et s'utilise souvent lorsqu'un acheteur, une banque ou une procédure d'importation demande ce format. Les effets juridiques viennent du texte, de l'acceptation et du droit applicable, pas de l'idée qu'un devis serait nécessairement moins formel.
Dois-je payer une facture proforma ?
Le document seul ne permet pas de répondre. Une proforma peut accompagner une demande de paiement anticipé, et un devis ou un contrat accepté peut créer une obligation de paiement. Lisez les conditions convenues. Ne supposez pas que le paiement ne devient obligatoire qu'à l'apparition d'un document intitulé Facture.
Quand utiliser une facture proforma pour les douanes ?
Utilisez-la uniquement si la procédure du pays de destination, l'importateur, le transporteur ou le représentant en douane l'accepte. Elle peut accompagner des échantillons, des remplacements, des marchandises soumises à l’approbation du destinataire ou une importation avant la vente. Le mouvement doit tout de même avoir une valeur en douane justifiable et les autres déclarations requises.