Ce qu'est réellement une facture pro forma
Une facture pro forma est un devis ou une proposition de vente présenté sous une forme similaire à celle d'une facture. Elle mentionne généralement les parties, les biens ou services, les quantités, les prix, les conditions de livraison, la durée de validité ainsi que les taxes ou frais estimés. Dans le commerce à l'exportation, elle peut aider l'acheteur à demander une licence d'importation, à organiser une inspection, à ouvrir un crédit documentaire ou à réunir les fonds nécessaires.
Une facture pro forma doit être clairement libellée afin de ne pas être confondue avec la facture fiscale définitive. Le HMRC, par exemple, précise que la TVA ne peut pas être récupérée sur la base d'une facture pro forma. Cela ne crée toutefois pas une règle universelle en matière de contrats, de douane ou de comptabilité interne : l'acceptation peut avoir des conséquences contractuelles, les douanes peuvent l'utiliser dans certaines procédures, et une entreprise peut enregistrer des engagements sans les traiter comme un chiffre d'affaires. Appliquez les règles relatives à la transaction effective et à tout paiement anticipé.
En quoi une facture pro forma diffère-t-elle d'une facture définitive ?
La différence tient au statut et à l'objet du document, et non à sa simple apparence. Une facture pro forma décrit la transaction envisagée. Une facture définitive consigne le montant réellement facturé au moment de facturation imposé par le contrat et les règles fiscales, lequel peut être lié à la livraison de biens, à la prestation de services ou au paiement anticipé.
| Aspect | Facture pro forma | Facture définitive ou fiscale |
|---|---|---|
| Objet | Exposer une transaction proposée | Consigner le montant réellement facturé |
| Moment | Généralement avant la facturation définitive | Au moment de facturation contractuel ou fiscal applicable |
| Paiement | Peut étayer une demande de paiement anticipé | Indique le montant facturé et exigible au titre du contrat |
| Justificatif de TVA | Ne constitue généralement pas une facture de TVA valide | Peut être valide lorsque toutes les exigences applicables sont remplies |
| Numérotation | Utiliser une référence clairement distincte | Utiliser l'identifiant ou la série de factures requis |
| Comptabilité | Ne pas la traiter comme un chiffre d'affaires au seul motif qu'elle ressemble à une facture | Enregistrer selon les règles comptables et fiscales applicables |
| Montants | Proposés ou estimés | Montants réellement facturés, sous réserve des rectifications légales |
- Objet
- Une facture pro forma expose une proposition. Une facture définitive consigne le montant facturé au moment de facturation applicable.
- Fiscalité et TVA
- Une facture pro forma ne constitue généralement pas le justificatif de TVA requis pour la récupération. Une facture définitive doit néanmoins répondre aux exigences applicables.
- Numérotation
- Maintenez la référence d'une facture pro forma clairement distincte de toute série de factures définitives réglementée.
- Comptabilité
- Ne comptabilisez pas un chiffre d'affaires sur la seule base d'une facture pro forma ; appliquez la règle comptable correspondant à la transaction réelle.
- Montants
- Les montants proposés peuvent être modifiés d'un commun accord ; la facture définitive enregistre le montant effectivement facturé.
Quand utiliser une facture proforma
Utilisez une facture proforma lorsque l'acheteur a besoin d'une proposition en forme de facture avant la facturation définitive. Elle peut accompagner un devis formel, une approbation d'achat interne, une licence d'importation, une inspection avant expédition, une lettre de crédit, un transfert de fonds ou une demande d'acompte convenue.
Pour les formalités douanières, demandez à l'importateur, au transporteur ou au transitaire si une facture proforma est acceptée pour le mouvement concerné. Une vente utilise normalement une facture commerciale, tandis que les échantillons, les remplacements et les autres marchandises hors vente peuvent relever de règles différentes en matière de documentation et d'évaluation.
Que doit contenir une facture proforma
Fournissez à l'acheteur suffisamment de détails pour évaluer la proposition tout en précisant qu'il ne s'agit pas de la facture fiscale définitive. Utilisez une référence proforma distincte, indiquez la durée de validité de l'offre et signalez les estimations. FreeBillGen inclut le type de document Proforma dans son générateur de documents gratuit.
- La mention « Facture proforma »
- Identifiez clairement le document afin qu'il ne soit pas confondu avec une facture fiscale définitive.
- Référence distincte
- Utilisez une série ou une référence proforma qui ne peut pas être confondue avec une série réglementée de factures définitives.
- Vos coordonnées et celles de l'acheteur
- Nom complet, adresse et coordonnées de contact, tant pour vous (le vendeur) que pour l'acheteur.
- Désignation, quantité et prix unitaire
- Une ligne claire pour chaque article ou service, afin que l'acheteur voie exactement ce qui est proposé.
- Montants et frais estimatifs
- Présentez clairement les prix proposés ainsi que les estimations de transport et de taxes comme de simples estimations, sans présenter le document comme une facture fiscale.
- Une date de validité
- La durée pendant laquelle les prix et conditions proposés restent valables (par exemple, validité de 30 jours).
- Conditions de paiement et de livraison
- Mode de paiement proposé, conditions d'acompte et date prévue de livraison ou d'achèvement, le cas échéant.
Comment une facture proforma devient une facture définitive
Lorsque le fait générateur de la facturation applicable se produit, établissez une facture définitive distincte comportant l'identifiant requis, les dates, les montants réels et le traitement fiscal. Ce fait générateur peut intervenir après la livraison, à l'occasion d'un acompte ou être défini autrement par les règles fiscales locales.
Mentionnez la proposition acceptée lorsque cela est utile et conservez les deux versions. FreeBillGen prend en charge les types de document Proforma et Facture, mais le générateur invité ne les convertit ni ne les relie automatiquement.
Questions sur la facture pro forma
Une facture pro forma est-elle une véritable facture ?
C'est un véritable document commercial, mais généralement pas la facture fiscale définitive. Elle présente une proposition et peut revêtir une importance sur le plan contractuel, du paiement ou des douanes. Par exemple, le HMRC n'accepte pas une facture pro forma pour la récupération de la TVA. Le moment de la facturation définitive dépend des règles applicables aux livraisons de biens ou prestations de services et aux acomptes.
Puis-je récupérer la TVA sur une facture pro forma ?
Selon les directives britanniques, non : le HMRC indique que la TVA ne peut pas être récupérée à partir d'une facture pro forma. Les autres régimes de TVA exigent de même, en règle générale, une facture fiscale valide, mais vérifiez les pièces justificatives applicables et les règles relatives aux acomptes plutôt que de supposer une formulation universelle.
Une facture pro forma doit-elle comporter un numéro de facture ?
Attribuez-lui une référence clairement distincte, telle que PRO-001. Ne la faites pas ressembler à une facture fiscale définitive émise et n'utilisez pas de numéro appartenant à une série réglementée de factures, sauf si votre système local l'exige expressément.
Quelle est la différence entre un devis et une facture pro forma ?
Les deux peuvent présenter un prix et un périmètre proposés. Une facture pro forma reprend une mise en page similaire à celle d'une facture et est courante lorsqu'un acheteur, une banque ou une procédure d'importation exige ce format. L'effet juridique découle de la rédaction, de l'acceptation et du droit applicable, et non du fait de considérer qu'un devis serait moins formel.
Dois-je payer une facture pro forma ?
Le document seul ne permet pas de répondre à cette question. Une facture pro forma peut accompagner une demande d'acompte, et un devis ou un contrat accepté peut créer une obligation de paiement. Consultez les conditions convenues ; ne partez pas du principe que le paiement ne devient contraignant qu'à l'apparition d'un document intitulé « Facture ».
Quand dois-je utiliser une facture pro forma pour les douanes ?
Utilisez-en une uniquement lorsque la procédure de destination, l'importateur, le transporteur ou le transitaire en douane l'accepte. Elle peut servir de justificatif pour des échantillons, des remplacements, des marchandises soumises à approbation ou des opérations d'importation avant vente, mais le mouvement de marchandises nécessite néanmoins une valeur en douane justifiable ainsi que toute autre déclaration requise.