Co je proforma faktura ve skutečnosti
Proforma faktura je cenová nabídka nebo návrh prodeje zpracovaný ve formátu faktury. Obvykle uvádí smluvní strany, zboží nebo služby, množství, ceny, dodací podmínky, dobu platnosti a odhadované daně či poplatky. V exportním obchodu může kupujícímu pomoci požádat o dovozní povolení, zajistit inspekci, otevřít akreditiv nebo zajistit financování.
Proforma faktura by měla být jasně označena, aby nedošlo k její záměně s konečným daňovým dokladem. Například HMRC uvádí, že z proforma faktury nelze uplatnit odpočet DPH. To však neznamená, že existuje jedno univerzální pravidlo pro smlouvy, celní řízení či vnitřní účetnictví: přijetí nabídky může mít smluvní důsledky, celní orgány ji mohou v některých řízeních zohlednit a podnikatel může evidovat závazky, aniž by je považoval za tržby. Řiďte se pravidly pro skutečnou transakci a případnou zálohovou platbu.
Čím se proforma faktura liší od konečné faktury?
Rozdíl spočívá v postavení a účelu, nikoli pouze ve vzhledu. Proforma faktura popisuje navrhovanou transakci. Konečná faktura zaznamenává skutečnou fakturovanou částku v okamžiku fakturace požadovaném smlouvou a daňovými předpisy, který může být vázán na dodání nebo zálohovou platbu.
| Hledisko | Proforma faktura | Konečná faktura nebo daňový doklad |
|---|---|---|
| Účel | Stanovit navrhovanou transakci | Zaznamenat skutečnou fakturovanou částku |
| Termín | Obvykle před konečnou fakturací | V okamžiku fakturace stanoveném smlouvou nebo daňovými předpisy |
| Platba | Může podpořit žádost o zálohovou platbu | Uvádí fakturovanou částku splatnou na základě dohody |
| Doklad pro účely DPH | Zpravidla není platným daňovým dokladem | Může být platný, pokud jsou splněny všechny příslušné požadavky |
| Číslování | Použít jasně oddělenou referenci | Použít požadovaný identifikátor faktury nebo číselnou řadu |
| Účetnictví | Nepovažovat ji za tržby pouze proto, že vypadá jako faktura | Zaznamenat podle příslušných účetních a daňových pravidel |
| Částky | Navrhované nebo odhadované | Skutečné fakturované částky s možností zákonných oprav |
- Účel
- Proforma faktura stanovuje návrh. Konečná faktura zaznamenává fakturovanou částku v okamžiku fakturace stanoveném příslušnými předpisy.
- Daně a DPH
- Proforma faktura zpravidla není dokladem potřebným pro uplatnění odpočtu DPH. Konečná faktura musí stále splňovat příslušné požadavky.
- Číslování
- Reference proforma faktury musí být jasně oddělena od jakékoli regulované řady konečných faktur.
- Účetnictví
- Nevykazujte tržby pouze na základě proforma faktury; uplatněte účetní pravidlo pro skutečnou transakci.
- Částky
- Navrhované částky se mohou dohodou změnit; konečná faktura zaznamenává skutečně účtovanou částku.
Kdy použít proforma fakturu
Proforma fakturu použijte tehdy, když kupující potřebuje před konečným fakturováním návrh ve formátu faktury. Může podpořit formální cenovou nabídku, interní schválení nákupu, dovozní licenci, předexpediční kontrolu, akreditiv, převod finančních prostředků nebo dohodnutou žádost o zálohu.
V případě celního řízení se u dovozce, přepravce nebo celního deklaranta zeptejte, zda je proforma faktura pro daný pohyb zboží akceptována. Prodej se obvykle dokladuje obchodní fakturou, zatímco vzorky, náhrady a jiné neprodávané zboží se mohou řídit odlišnými pravidly dokumentace a oceňování.
Co uvést na proforma faktuře
Poskytněte kupujícímu dostatek podrobností k posouzení návrhu a zároveň jasně uveďte, že se nejedná o konečný daňový doklad. Použijte samostatné označení proforma faktury, uveďte dobu platnosti nabídky a označte odhadované hodnoty. FreeBillGen zahrnuje proforma fakturu jako samostatný typ dokladu ve svém bezplatném generátoru dokladů.
- Označení „Proforma faktura“
- Označte doklad jasně tak, aby nemohl být zaměněn s konečným daňovým dokladem.
- Samostatné označení
- Použijte řadu nebo označení proforma faktury, které nelze zaměnit s regulovanou řadou konečných faktur.
- Vaše údaje a údaje kupujícího
- Úplné jméno nebo název, adresa a kontakt jak pro vás (prodávajícího), tak pro kupujícího.
- Popis, množství a jednotková cena
- Jasný řádek pro každou položku nebo službu, aby kupující přesně viděl, co je nabízeno.
- Odhadované částky a poplatky
- Navrhované ceny, přepravné a odhady daní uveďte jasně jako odhady, aniž by doklad působil jako daňový doklad.
- Doba platnosti
- Jak dlouho nabídnuté ceny a podmínky zůstávají v platnosti (například platnost 30 dní).
- Platební a dodací podmínky
- Navrhovaný způsob platby, podmínky zálohy a očekávané dodání nebo dokončení, pokud je to relevantní.
Jak se proforma faktura stává skutečnou fakturou
Až nastane příslušný okamžik pro vystavení faktury, připravte samostatnou konečnou fakturu s požadovaným identifikátorem, daty, skutečnými částkami a daňovým režimem. Tento okamžik může nastat po dodání, při zálohové platbě nebo může být definován jiným způsobem podle místních daňových pravidel.
Pokud je to užitečné, uveďte odkaz na přijatý návrh a obě verze uchovejte. FreeBillGen podporuje typy dokladů proforma faktura a faktura, ale generátor pro hosty je automaticky nepropojuje ani nekonvertuje.
Otázky k proforma faktuře
Je proforma faktura skutečnou fakturou?
Jde o skutečný obchodní doklad, obecně však nikoli o konečný daňový doklad. Stanovuje návrh a může mít smluvní, platební či celní význam. Například HMRC neuznává proforma fakturu pro účely odpočtu DPH. Termín vystavení konečné faktury závisí na pravidlech pro plnění a zálohové platby.
Lze uplatnit odpočet DPH z proforma faktury?
Podle britských pokynů nikoli: HMRC uvádí, že DPH nelze nárokovat z proforma faktury. I jiné systémy DPH obecně vyžadují platný daňový doklad, ověřte si však příslušné podklady a pravidla zálohových plateb, místo abyste předpokládali jedno globální řešení.
Potřebuje proforma faktura číslo faktury?
Přiřaďte jí jasně odlišenou referenci, například PRO-001. Neměla by vypadat jako vystavený konečný daňový doklad ani čerpat číslo z regulované řady faktur, pokud to váš místní systém výslovně nevyžaduje.
Jaký je rozdíl mezi cenovou nabídkou a proforma fakturou?
Oba dokumenty mohou uvádět navrhovanou cenu a rozsah. Proforma faktura používá formát podobný faktuře a je běžná v případech, kdy kupující, banka nebo dovozní proces vyžaduje tento typ dokladu. Právní účinky vyplývají ze znění, přijetí a rozhodného práva, nikoli z předpokladu, že cenová nabídka je méně formální.
Musím proforma fakturu zaplatit?
Samotný doklad na tuto otázku neodpovídá. Proforma faktura může doprovázet žádost o zálohovou platbu a přijatá cenová nabídka či smlouva může zakládat platební povinnost. Zkontrolujte sjednané podmínky; nepředpokládejte, že platba se stává závaznou teprve tehdy, když se objeví doklad označený jako Faktura.
Kdy použít proforma fakturu pro celní účely?
Použijte ji pouze tehdy, pokud ji celní režim v místě určení, dovozce, dopravce nebo celní deklarant akceptuje. Může sloužit jako podklad pro vzorky, náhradní zboží, zboží ke schválení nebo předprodejní dovozní ujednání, přeprava zboží však stále vyžaduje prokazatelnou celní hodnotu a veškerá další požadovaná prohlášení.