Co proforma faktura ve skutečnosti je
Proforma faktura (z latinského pro forma, „pro formu“) je předběžný doklad, který uvádí očekávanou cenu zboží nebo služeb před jejich dodáním. Představte si ji jako podrobnou odhadovanou cenovou nabídku v dobré víře, oblečenou do podoby faktury: uvádí položky, množství, ceny a případnou daň, takže odběratel přesně ví, k čemu se zavazuje zaplatit.
Zásadní je, že proforma faktura není zákonnou výzvou k platbě. Nevytváří ve vašem účetnictví pohledávku, odběratel ji nemůže použít k odpočtu DPH ani daně na vstupu a nikdy by neměla být zaúčtována jako prodej. Je to cenová nabídka v hávu faktury - závazek k vašim cenám a podmínkám, vystavený před uzavřením obchodu. Jakmile je zboží odesláno nebo služba dodána, nahradíte ji řádným daňovým dokladem.
Proforma faktura vs. obchodní (konečná) faktura
Oba doklady mohou vypadat téměř shodně, a proto se tak často zaměňují. Rozdíl spočívá čistě ve statusu a načasování. Proforma se vystavuje před dokončením transakce a nemá žádnou účetní ani daňovou váhu. Obchodní (konečná) faktura se vystavuje po dodání, nese jedinečné pořadové číslo, vyžaduje platbu a je dokladem, který obě strany evidují pro daňové účely a pro účely DPH.
Jednoduchý test: pokud lze doklad použít k odpočtu DPH, k uplatnění jako daňový výdaj nebo k vymáhání dluhu, jde o skutečnou fakturu - nikoli o proforma fakturu. Proforma faktura nic z toho neumí.
- Účel
- Proforma: odhad nebo závazek před prodejem. Konečná faktura: závazná výzva k platbě po dodání.
- Daň a DPH
- Proforma fakturu nelze použít k vyúčtování ani odpočtu DPH. Pouze konečná faktura je platným dokladem pro DPH a daňovou evidenci.
- Číslování
- Proforma faktura NESMÍ nést pořadové číslo daňového dokladu. Konečná faktura musí mít jedinečné pořadové číslo.
- Účetnictví
- Proforma se nikdy neúčtuje jako výnos. Konečná faktura se eviduje ve vaší knize tržeb.
- Částky
- Částky na proforma faktuře jsou odhadované a mohou se ještě změnit. Částky na konečné faktuře jsou pevné a splatné.
Kdy použít proforma fakturu
Proforma faktura je tím správným nástrojem vždy, když potřebujete předložit odběrateli čísla dříve, než je prodej uzavřen. Mezi běžné situace patří:
Zaslání formální cenové nabídky, kterou klient může schválit tak, jak je; dohoda o ceně a rozsahu práce předem; vyžádání zálohy nebo platby předem před zahájením práce; a podpora celních a dovozních prohlášení, kde dopravci a úřady potřebují uvedenou (odhadovanou) hodnotu zboží ještě před existencí obchodní faktury. Hodí se také pro interní schvalování nákupů, kde finanční oddělení odběratele potřebuje vyčíslený doklad pro vystavení objednávky.
Co uvést na proforma faktuře
Proforma faktura by měla odběrateli poskytnout vše, co potřebuje k rozhodnutí, a zároveň jednoznačně dát najevo, že doklad není konečným daňovým dokladem. Zřetelně ji označte, vynechejte pořadové číslo daňového dokladu a uveďte částky jako odhadované spolu s datem, do kterého nabídka platí.
- Slova „Proforma faktura“
- Označte doklad zřetelně, aby nebyl nikdy zaměněn za daňový doklad.
- Žádné pořadové číslo daňového dokladu
- Můžete použít samostatnou referenci, pokud chcete, ale nikdy číslo z vaší skutečné řady faktur.
- Vaše údaje a údaje odběratele
- Celé jméno, adresa a kontakt jak na vás (dodavatele), tak na odběratele.
- Popis, množství a jednotková cena
- Přehledný řádek pro každou položku nebo službu, aby odběratel přesně viděl, co je nabízeno.
- Odhadované částky a případná daň
- Odhadovaný mezisoučet, případná DPH nebo daň uvedená pro informaci a odhadovaný součet.
- Datum platnosti
- Jak dlouho zůstávají nabízené ceny a podmínky v platnosti (například platnost 30 dní).
- Platební a dodací podmínky
- Navrhovaný způsob platby, podmínky zálohy a očekávané dodání nebo dokončení, kde je to relevantní.
Jak se z proforma faktury stane skutečná faktura
Proforma faktura je mezikrok. Jakmile ji odběratel přijme a zboží je odesláno nebo služba dodána, vystavíte konečnou obchodní fakturu, která ji nahradí. Tato konečná faktura nese další číslo ve vaší pořadové řadě, potvrzuje skutečné částky (které se mohou od odhadu mírně lišit) a stává se dokladem, který obě strany používají pro platbu, DPH a účetnictví.
V praxi ponecháte stejné položky a jednoduše provedete převod: přeznačíte doklad na fakturu, doplníte pořadové číslo a datum vystavení, finalizujete částky a odešlete jej jako závaznou výzvu k platbě. S generátorem, jako je FreeBillGen, nejprve vytvoříte proforma fakturu a poté ze stejných údajů vyrobíte odpovídající konečnou fakturu na pár kliknutí - bez přepisování, bez nesouladu čísel.
Otázky k proforma faktuře
Je proforma faktura skutečnou fakturou?
Ne. Proforma faktura je předběžný, odhadovaný doklad vystavený před dokončením prodeje. Není zákonnou výzvou k platbě, nelze ji použít k odpočtu DPH a neměla by být zaúčtována. Skutečná, konečná faktura se vystavuje po dodání zboží nebo služeb.
Mohu si z proforma faktury odečíst DPH?
Ne. Proforma faktura není platným dokladem pro DPH, takže ji ani vy, ani váš odběratel nemůžete použít k vyúčtování nebo odpočtu DPH. Pro účely DPH je platná pouze konečná obchodní faktura, která nese pořadové číslo a je vystavena po dodání.
Potřebuje proforma faktura číslo faktury?
Nesmí používat číslo z vaší pořadové řady daňových dokladů, protože tato řada je vyhrazena pro skutečné faktury. Proforma faktuře můžete přidělit vlastní samostatnou referenci (například PRO-001), abyste ji mohli sledovat, ale oficiální pořadové číslo se přiděluje až při vystavení konečné faktury.
Jaký je rozdíl mezi cenovou nabídkou a proforma fakturou?
Slouží stejnému účelu - ukázat cenu před prodejem - ale proforma faktura má formát faktury, s rozepsanými položkami, daní uvedenou pro informaci a součty. Cenová nabídka je obvykle méně formální. Mnoho firem dává přednost proforma faktuře, protože odběrateli poskytuje doklad, který zrcadlí konečnou fakturu, kterou obdrží.
Musím proforma fakturu zaplatit?
Nikoli jako zákonnou povinnost. Proforma faktura je žádost o potvrzení ceny nebo zajištění platby předem, nikoli vymahatelná výzva k platbě. Mnoho prodejců sice před zahájením práce požaduje zálohu nebo plnou platbu předem proti proforma faktuře, ale závazná platební povinnost vzniká až s konečnou fakturou.
Kdy mám proforma fakturu použít pro celní účely?
Použijte ji, když zboží překračuje hranici dříve, než existuje obchodní faktura - například vzorky, náhrady nebo zboží zaslané na schválení. Celní úřady a dopravci potřebují uvedenou, odhadovanou hodnotu pro vyměření cla a zřetelně označená proforma faktura ji poskytuje. Konečná obchodní faktura následuje po potvrzení prodeje.