Co proforma faktura ve skutečnosti je
Proforma faktura je nabídka nebo navrhovaný prodej ve formátu podobném faktuře. Běžně uvádí strany, zboží nebo služby, množství, ceny, dodací podmínky, dobu platnosti a odhadované daně či poplatky. V exportním obchodě může kupujícímu pomoci požádat o dovozní licenci, zajistit kontrolu, otevřít akreditiv nebo obstarat financování.
Proforma musí být jasně označena, aby nebyla zaměněna za konečnou daňovou fakturu. HMRC například uvádí, že z proforma faktury nelze nárokovat DPH. To ale nevytváří jednotné pravidlo pro smlouvy, celní postupy ani interní účetnictví. Přijetí může mít smluvní důsledky, celní úřad ji může použít v některých postupech a podnik může evidovat závazek, aniž by ho považoval za tržbu. Řiďte se pravidly skutečné transakce a případné zálohy.
Proforma faktura a obchodní (konečná) faktura
Rozdíl spočívá v postavení a účelu, nejen ve vzhledu. Proforma popisuje navrhovanou transakci. Konečná faktura zachycuje skutečnou částku vyúčtovanou v okamžiku požadovaném smlouvou a daňovými předpisy, který může být vázán na dodání nebo zálohu.
| Hledisko | Proforma faktura | Konečná nebo daňová faktura |
|---|---|---|
| Účel | Popis navrhované transakce | Záznam skutečně fakturované částky |
| Načasování | Obvykle před konečnou fakturací | V příslušném smluvním nebo daňovém okamžiku fakturace |
| Platba | Může podpořit žádost o zálohu | Uvádí částku vyúčtovanou a splatnou podle dohody |
| Doklad pro DPH | Obecně není platnou fakturou s DPH | Může být platná, jsou-li splněny všechny příslušné požadavky |
| Číslování | Používá jasně oddělený identifikátor | Používá požadovaný identifikátor nebo řadu faktur |
| Účetnictví | Neevidujte ji jako výnos z prodeje jen proto, že vypadá jako faktura | Eviduje se podle příslušných účetních a daňových pravidel |
| Částky | Navrhované nebo odhadované | Skutečně fakturované částky s případnými zákonnými opravami |
- Účel
- Proforma popisuje návrh. Konečná faktura zachycuje částku vyúčtovanou v příslušném okamžiku fakturace.
- Daň a DPH
- Proforma obecně není dokladem k DPH potřebným pro odpočet. Konečná faktura musí splnit použitelná pravidla.
- Číslování
- Referenci proformy jasně oddělte od každé regulované série konečných faktur.
- Účetnictví
- Výnos nevykazujte jen na základě proformy. Použijte účetní pravidlo pro skutečnou transakci.
- Částky
- Navrhované částky se mohou po dohodě změnit. Konečná faktura zachytí skutečně vyúčtovanou částku.
Kdy použít proforma fakturu
Proformu použijte, když kupující potřebuje před konečnou fakturací návrh ve formě faktury. Může sloužit jako formální nabídka, podklad k internímu schválení nákupu, dovozní licenci, kontrole před odesláním, akreditivu, převodu peněz nebo dohodnuté žádosti o platbu předem.
Pro celní účely ověřte u dovozce, dopravce nebo celního zástupce, zda je proforma pro konkrétní přepravu přijatelná. Prodej obvykle vyžaduje obchodní fakturu, zatímco vzorky, náhrady a jiné neprodejné zboží se mohou řídit odlišnými pravidly pro dokumentaci a ocenění.
Co uvést na proforma faktuře
Poskytněte kupujícímu dostatek údajů k posouzení návrhu a jasně uveďte, že nejde o konečnou daňovou fakturu. Použijte samostatnou referenci pro proformu, uveďte dobu platnosti nabídky a označte odhadované údaje. FreeBillGen nabízí Proformu jako samostatný typ dokumentu v bezplatném generátoru dokumentů.
- Slova „Proforma faktura“
- Označte doklad zřetelně, aby nebyl nikdy zaměněn za daňový doklad.
- Samostatná reference
- Použijte sérii nebo referenci proformy, kterou nelze zaměnit s regulovanou sérií konečných faktur.
- Vaše údaje a údaje odběratele
- Celé jméno, adresa a kontakt jak na vás (dodavatele), tak na odběratele.
- Popis, množství a jednotková cena
- Přehledný řádek pro každou položku nebo službu, aby odběratel přesně viděl, co je nabízeno.
- Odhadované částky a poplatky
- Navrhované ceny, dopravu a odhad daně jasně označte jako odhad, aniž byste doklad vydávali za daňovou fakturu.
- Datum platnosti
- Jak dlouho zůstávají nabízené ceny a podmínky v platnosti (například platnost 30 dní).
- Platební a dodací podmínky
- Navrhovaný způsob platby, podmínky zálohy a očekávané dodání nebo dokončení, kde je to relevantní.
Jak se z proforma faktury stane skutečná faktura
Jakmile nastane okamžik, kdy je třeba vystavit fakturu, připravte samostatnou konečnou fakturu s požadovaným identifikátorem, daty, skutečnými částkami a správným daňovým režimem. Tento okamžik může nastat po dodání, po přijetí zálohy nebo jiným způsobem stanoveným místními daňovými předpisy.
Pokud je to užitečné, odkažte na přijatou nabídku a uchovejte oba dokumenty. FreeBillGen podporuje typy dokumentů Proforma a Faktura, ale generátor pro hosty je automaticky nepřevádí ani nepropojuje.
Otázky k proforma faktuře
Je proforma faktura skutečnou fakturou?
Jde o skutečný obchodní doklad, obecně však ne o konečnou daňovou fakturu. Popisuje návrh a může mít smluvní, platební nebo celní význam. HMRC například neuznává proformu pro odpočet DPH. Okamžik vystavení konečné faktury závisí na pravidlech pro plnění a zálohové platby.
Mohu si z proforma faktury odečíst DPH?
Podle britských pokynů ne. HMRC uvádí, že z proforma faktury nelze uplatnit odpočet DPH. Také jiné systémy DPH obecně vyžadují platnou daňovou fakturu. Ověřte však použitelná pravidla pro doklady a zálohové platby, místo abyste předpokládali jedno celosvětové pravidlo.
Potřebuje proforma faktura číslo faktury?
Přidělte jí jasně oddělenou referenci, například PRO-001. Neměla by vypadat jako vystavená konečná daňová faktura ani spotřebovat číslo z regulované fakturační série, pokud místní systém výslovně nevyžaduje jiný postup.
Jaký je rozdíl mezi cenovou nabídkou a proforma fakturou?
Oba doklady mohou popsat navrhovanou cenu a rozsah. Proforma používá rozvržení podobné faktuře a běžně se používá, když tento formát žádá kupující, banka nebo dovozní proces. Právní účinek vyplývá ze znění, přijetí a rozhodného práva, nikoli z předpokladu, že nabídka je méně formální.
Musím proforma fakturu zaplatit?
Samotný doklad tuto otázku nerozhoduje. Proforma může doprovázet žádost o zálohu a přijatá nabídka nebo smlouva může založit platební povinnost. Zkontrolujte sjednané podmínky a nepředpokládejte, že závazek vzniká až s dokladem nazvaným Faktura.
Kdy mám proforma fakturu použít pro celní účely?
Použijte ji jen tehdy, když ji přijímá postup v cílové zemi, dovozce, dopravce nebo celní zástupce. Může doprovázet vzorky, náhradní zboží, zboží ke schválení nebo dovozní postup před prodejem. Zásilka ale stále potřebuje doložitelnou celní hodnotu a další vyžadovaná prohlášení.