形式发票究竟是什么
形式发票（源自拉丁文 pro forma，意为「依形式而设」）是一份预备性文件，用于在货物或服务供应之前列明预期费用。可以把它看作一份打扮成发票模样的、详尽而真诚的估价单：它列出项目、数量、价格以及任何税费，让买方清楚知道自己将同意支付什么。
关键在于，形式发票不是法律意义上的付款要求。它不会在你的账目中形成应收款，买方也无法凭它抵扣增值税或进项税，更不应在你的账务中作为一笔销售记录入账。它是穿着发票外衣的报价单，是在交易最终敲定之前对你价格与条款的承诺。一旦货物发出或服务交付，你就用一份正式的税务发票来取代它。
形式发票与商业（正式）发票的区别
这两种文件看起来几乎一模一样，因此常被混淆。区别纯粹在于性质和时间。形式发票在交易完成之前开具，没有任何会计或税务效力。商业（正式）发票则在供应之后开具，带有唯一的连续编号，要求付款，并且是双方为税务和增值税目的入账的文件。
一个简单的判断方法：如果这份文件可以用来抵扣增值税、作为业务费用扣除，或作为债务进行追讨，那它就是一份真正的发票，而不是形式发票。形式发票这些事一件也做不了。
- 用途
- 形式发票：销售前的估价或承诺。正式发票：供应后具有约束力的付款要求。
- 税务与增值税
- 形式发票不能用于收取或抵扣增值税。正式发票才是唯一对增值税和税务记录有效的文件。
- 编号
- 形式发票不得使用连续的税务发票编号。正式发票必须有唯一、连续的编号。
- 会计处理
- 形式发票绝不入账为收入。正式发票则记入你的销售账。
- 金额
- 形式发票上的金额是估算值，仍可能变动。正式发票上的金额是固定且到期应付的。
何时使用形式发票
每当你需要在交易锁定之前把数字摆在买方面前时，形式发票就是合适的工具。常见情形包括：
发出一份客户可直接批准的正式报价；事先就工作的价格和范围达成一致；在开始工作前要求预付款或定金；以及支持海关与进口申报——在商业发票尚不存在时，承运商和海关需要一份载明货物（估算）价值的文件。它也适用于内部采购审批，当买方的财务团队需要一份带价格的文件来开具采购订单时。
形式发票上应包含的内容
形式发票应当向买方提供做决定所需的一切信息，同时又要让人毫不含糊地看出这份文件不是正式税务发票。请清楚标注它、不要使用连续的税务发票编号，并以估算值的形式列示数字，附上报价的有效期。
- 「形式发票」字样
- 清楚标注文件，使其永远不会被误认为税务发票。
- 不使用连续的税务发票编号
- 如有需要可使用单独的参考号，但绝不要使用你正式发票序列中的编号。
- 你和买方的详细信息
- 你（卖方）和买方双方的全名、地址和联系方式。
- 描述、数量和单价
- 每一项货物或服务都有清晰的一行，让买方准确看到所报的内容。
- 估算金额及任何税费
- 估算的小计、为信息而列示的任何增值税或税款，以及估算的总额。
- 有效期
- 所报价格与条款的有效时长（例如有效期 30 天）。
- 付款与交付条款
- 相关时列明拟议的付款方式、定金条款以及预期的交付或完成时间。
形式发票如何转化为正式发票
形式发票只是一块垫脚石。一旦买方接受、货物发出或服务交付，你就开具取代它的正式商业发票。这份正式发票会取用你连续序列中的下一个编号，确认实际金额（可能与估算略有出入），并成为双方用于付款、增值税和记账的文件。
实际操作中，你保留相同的明细项，只需进行转换：把文件重新标注为发票、加上连续编号和开具日期、最终确定金额，然后作为具有约束力的付款要求发出。借助像 FreeBillGen 这样的生成器，你可以先生成形式发票，再用相同的信息只需点击几下就生成配套的正式发票，无需重新输入，也不会出现编号不一致。
关于形式发票的问题
形式发票是真正的发票吗？
不是。形式发票是在交易完成之前开具的预备性、估算性文件。它不是法律意义上的付款要求，不能用于抵扣增值税，也不应记入你的账目。真正的正式发票要在货物或服务交付之后才开具。
我可以凭形式发票抵扣增值税吗？
不可以。形式发票不是有效的增值税凭证，因此你和买方都不能凭它收取或抵扣增值税。只有在供应之后开具、带有连续编号的正式商业发票，才对增值税有效。
形式发票需要发票编号吗？
它不得使用你连续税务发票序列中的编号，因为该序列专门保留给正式发票。你可以给形式发票一个单独的参考号（例如 PRO-001）以便追踪，但正式的连续编号只有在你开具正式发票时才分配。
报价单和形式发票有什么区别？
两者目的相同，都是在销售前展示价格，但形式发票的格式像发票，带有逐项明细、为信息列示的税费和总额。报价单通常较为非正式。许多企业偏好形式发票，因为它给买方一份与日后将收到的正式发票相对应的文件。
我必须支付形式发票吗？
没有法律上的支付义务。形式发票是用来确认价格或安排预付款的请求，而不是可强制执行的付款要求。许多卖方确实会在开始工作前要求凭形式发票支付定金或全额预付款，但具有约束力的付款义务只有在正式发票上才会产生。
什么时候应为海关使用形式发票？
当货物在商业发票尚不存在时跨境运输时使用，例如样品、替换件或送审货物。海关和承运商需要一份载明的估算价值来核定关税，而清楚标注的形式发票正好提供这一点。一旦销售确认，正式商业发票随后跟进。