Hvad en proformafaktura egentlig er
En proformafaktura er et tilbud eller et foreslået salg præsenteret i et fakturalignende format. Den viser almindeligvis parterne, varer eller tjenester, mængder, priser, leveringsbetingelser, gyldighedsperiode og anslåede skatter eller afgifter. I eksporthandel kan det hjælpe en køber med at ansøge om en importlicens, arrangere inspektion, åbne et remburs eller organisere midler.
En proforma skal være tydeligt mærket, så den ikke forveksles med den endelige momsfaktura. HMRC siger for eksempel, at moms ikke kan kræves tilbagebetalt fra en proformafaktura. Det skaber ikke én universel regel for kontrakter, told eller internt regnskab: accept kan have kontraktmæssige konsekvenser, toldmyndighederne kan bruge det i nogle procedurer, og en virksomhed kan registrere forpligtelser uden at behandle det som salgsindtægter. Følg reglerne for selve transaktionen og eventuel forudbetaling.
Proformafaktura kontra kommerciel (endelig) faktura
Forskellen ligger i status og formål, ikke kun i udseendet. En proforma beskriver den foreslåede transaktion. En endelig faktura registrerer det beløb, der faktisk faktureres på det tidspunkt, som kontrakten og skattereglerne kræver. Tidspunktet kan være knyttet til levering eller forudbetaling.
| Aspekt | Proformafaktura | Endelig faktura eller momsfaktura |
|---|---|---|
| Formål | Beskriver en foreslået transaktion | Registrerer det faktisk fakturerede beløb |
| Tidspunkt | Normalt før den endelige fakturering | På det relevante kontrakt- eller skatteretlige faktureringstidspunkt |
| Betaling | Kan understøtte en anmodning om forudbetaling | Viser det beløb, der er faktureret og forfalder efter aftalen |
| Momsdokumentation | Er normalt ikke en gyldig momsfaktura | Kan være gyldig, når alle gældende krav er opfyldt |
| Nummerering | Brug en tydeligt særskilt reference | Brug den krævede fakturaidentifikator eller serie |
| Regnskab | Indregn den ikke som omsætning, blot fordi den ligner en faktura | Registrér den efter de gældende regnskabs- og skatteregler |
| Beløb | Foreslåede eller anslåede beløb | Faktisk fakturerede beløb med mulighed for lovlige rettelser |
- Formål
- En proforma angiver et forslag. En endelig faktura registrerer det fakturerede beløb på det relevante faktureringssted.
- Skat og moms
- En proforma er generelt ikke det momsbevis, der er nødvendigt for inddrivelse. En slutfaktura skal stadig opfylde de gældende regler.
- Nummerering
- Hold en proforma-reference klart adskilt fra eventuelle regulerede endelige fakturaserier.
- Regnskab
- Indregn ikke omsætning udelukkende fra en proforma; anvende regnskabsreglen for den faktiske transaktion.
- Beløb
- Foreslåede beløb kan ændres efter aftale; den endelige faktura registrerer det faktisk fakturerede beløb.
Hvornår du bruger en proformafaktura
Brug en proforma, når køber har brug for et fakturaformet forslag inden endelig fakturering. Det kan understøtte et formelt tilbud, intern købsgodkendelse, en importlicens, inspektion før forsendelse, et remburs, pengeoverførsel eller en aftalt anmodning om forudbetaling.
For toldvæsenet, spørg importøren, transportøren eller mægleren, om en proforma er accepteret for den specifikke bevægelse. Et salg bruger normalt en handelsfaktura, mens prøver, erstatninger og andre ikke-salgsvarer kan følge forskellige dokumentations- og værdiansættelsesregler.
Hvad der skal stå på en proformafaktura
Giv køberen nok oplysninger til at vurdere forslaget, og gør samtidig klart, at dokumentet ikke er den endelige momsfaktura. Brug en særskilt proformareference, angiv, hvor længe tilbuddet er gyldigt, og markér anslåede beløb tydeligt. FreeBillGen inkluderer Proforma som en særskilt dokumenttype i sin gratis dokumentgenerator.
- Ordene “Proforma faktura”
- Mærk dokumentet tydeligt, så det ikke forveksles med en endelig momsfaktura.
- Separat reference
- Brug en proformaserie eller reference, der ikke kan forveksles med en reguleret slutfakturaserie.
- Dine oplysninger og køberens oplysninger
- Fuldt navn, adresse og kontakt for både dig (sælgeren) og køberen.
- Beskrivelse, mængde og enhedspris
- En tydelig linje for hver vare eller tjeneste, så køberen ser præcis, hvad der tilbydes.
- Anslåede beløb og gebyrer
- Vis foreslåede priser, fragt- og momsoverslag tydeligt som overslag, uden at præsentere dokumentet som en momsfaktura.
- En gyldighedsdato
- Hvor længe de tilbudte priser og vilkår forbliver gyldige (for eksempel gyldig i 30 dage).
- Betalings- og leveringsvilkår
- Foreslået betalingsmetode, depositumsvilkår og forventet levering eller færdiggørelse, hvor det er relevant.
Hvordan en proforma bliver til en rigtig faktura
Når det relevante faktureringstidspunkt indtræffer, skal du udarbejde en separat slutfaktura med den krævede identifikator, datoer, faktiske beløb og afgiftsbehandling. Tidspunktet kan følge leveringen, opstå ved forudbetaling eller være fastlagt på anden måde i lokale afgiftsregler.
Henvis til det accepterede forslag, når det er nyttigt, og bevar begge versioner. FreeBillGen understøtter dokumenttyperne Proforma og Invoice, men gæstegeneratoren konverterer eller forbinder dem ikke automatisk.
Spørgsmål om proformafaktura
Er en proformafaktura en rigtig faktura?
Det er et rigtigt forretningsdokument, men generelt ikke den endelige skattefaktura. Den udstikker et forslag og kan have kontraktmæssig, betalings- eller toldmæssig betydning. For eksempel accepterer HMRC ikke en proforma for momsinddrivelse. Den endelige faktureringstid afhænger af leverings- og forudbetalingsregler.
Kan jeg få moms tilbage på en proformafaktura?
Under britisk vejledning, nej: HMRC siger, at moms ikke kan kræves tilbagebetalt fra en proformafaktura. Andre momssystemer kræver ligeledes generelt en gyldig skattefaktura, men tjek de gældende beviser og forudbetalingsregler i stedet for at antage én global formulering.
Skal en proformafaktura have et fakturanummer?
Giv den en klart separat reference, såsom PRO-001. Få det ikke til at ligne en udstedt endelig skattefaktura eller forbrug et reguleret fakturaserienummer, medmindre dit lokale system specifikt kræver den behandling.
Hvad er forskellen mellem et tilbud og en proformafaktura?
Begge kan angive en foreslået pris og et omfang. En proforma bruger et fakturalignende layout og er almindelig, når en køber, bank eller importproces kræver denne dokumenttype. Retsvirkningen afhænger af ordlyden, accepten og gældende lov, ikke af en antagelse om, at et tilbud er mindre formelt.
Skal jeg betale en proformafaktura?
Dokumentet alene giver ikke svar på det. En proforma kan ledsage en anmodning om forudbetaling, og et accepteret tilbud eller kontrakt kan skabe en betalingsforpligtelse. Gennemgå de aftalte vilkår; antager ikke, at betaling først bliver bindende, når et dokument med titlen Faktura fremkommer.
Hvornår bør jeg bruge en proformafaktura til toldformål?
Brug kun en, når destinationsproceduren, importøren, transportøren eller mægleren accepterer den. Den kan bruges ved prøver, erstatningsvarer, varer til godkendelse eller importordninger før salg, men forsendelsen kræver stadig en dokumenterbar toldværdi og eventuelle andre påkrævede erklæringer.