Hvad en proformafaktura egentlig er
En proformafaktura (fra latin pro forma, „for formens skyld“) er et foreløbigt dokument, der angiver den forventede pris på varer eller tjenester, inden de leveres. Tænk på den som et detaljeret, oprigtigt overslag klædt ud som en faktura: den oplister varerne, mængderne, priserne og eventuel afgift, så køberen ved præcis, hvad de accepterer at betale.
Afgørende er, at en proformafaktura ikke er et juridisk betalingskrav. Den skaber ikke et tilgodehavende i dit regnskab, den kan ikke bruges af køberen til at få moms eller indgående afgift tilbage, og den må aldrig bogføres som et salg. Det er et tilbud i fakturatøj - en forpligtelse på dine priser og vilkår, udstedt inden aftalen er endelig. Når varerne afsendes, eller tjenesten leveres, erstatter du den med en korrekt momsfaktura.
Proformafaktura kontra kommerciel (endelig) faktura
De to dokumenter kan se næsten identiske ud, hvilket er grunden til, at de så ofte forveksles. Forskellen handler udelukkende om status og tidspunkt. En proforma udstedes inden transaktionen er gennemført og har ingen regnskabsmæssig eller skattemæssig vægt. En kommerciel (endelig) faktura udstedes efter leveringen, bærer et unikt fortløbende nummer, kræver betaling og er det dokument, begge parter bogfører til skatte- og momsformål.
En enkel test: hvis dokumentet kan bruges til at få moms tilbage, fradrages som en erhvervsmæssig udgift eller inddrives som en gæld, er det en rigtig faktura - ikke en proforma. En proforma kan ingen af delene.
- Formål
- Proforma: et overslag eller en forpligtelse inden salget. Endelig faktura: et bindende betalingskrav efter leveringen.
- Skat og moms
- En proforma kan ikke bruges til at opkræve eller få moms tilbage. En endelig faktura er det eneste gyldige dokument til moms- og skatteregnskab.
- Nummerering
- En proforma må IKKE bære et fortløbende fakturanummer. En endelig faktura skal have et unikt, fortløbende nummer.
- Regnskab
- En proforma bogføres aldrig som omsætning. En endelig faktura registreres i dit salgsregnskab.
- Beløb
- Proformabeløb er anslåede og kan stadig ændre sig. Beløb på en endelig faktura er fastsatte og forfaldne.
Hvornår du bruger en proformafaktura
En proformafaktura er det rette værktøj, når du har brug for at præsentere tal for en køber, inden salget er låst fast. Almindelige situationer omfatter:
At sende et formelt tilbud, en kunde kan godkende, som det er; at aftale pris og omfang af arbejdet på forhånd; at anmode om forudbetaling eller et depositum, inden du går i gang; og at understøtte told- og importangivelser, hvor fragtfirmaer og myndigheder har brug for en angivet (anslået) værdi af varerne, inden en kommerciel faktura findes. Den er også nyttig til interne indkøbsgodkendelser, hvor en købers økonomiafdeling har brug for et prissat dokument for at oprette en indkøbsordre.
Hvad der skal stå på en proformafaktura
En proforma bør give køberen alt, hvad de har brug for til at træffe en beslutning, samtidig med at det gøres umiskendeligt, at dokumentet ikke er en endelig momsfaktura. Mærk den tydeligt, udelad det fortløbende fakturanummer, og vis tallene som overslag med en dato, hvortil tilbuddet gælder.
- Ordet „Proformafaktura“
- Mærk dokumentet tydeligt, så det aldrig forveksles med en momsfaktura.
- Intet fortløbende fakturanummer
- Brug en separat reference, hvis du ønsker det, men aldrig et nummer fra din rigtige fakturaserie.
- Dine oplysninger og køberens oplysninger
- Fuldt navn, adresse og kontakt for både dig (sælgeren) og køberen.
- Beskrivelse, mængde og enhedspris
- En tydelig linje for hver vare eller tjeneste, så køberen ser præcis, hvad der tilbydes.
- Anslåede beløb og eventuel afgift
- Den anslåede subtotal, eventuel moms eller afgift vist til orientering, og den anslåede total.
- En gyldighedsdato
- Hvor længe de tilbudte priser og vilkår forbliver gyldige (for eksempel gyldig i 30 dage).
- Betalings- og leveringsvilkår
- Foreslået betalingsmetode, depositumsvilkår og forventet levering eller færdiggørelse, hvor det er relevant.
Hvordan en proforma bliver til en rigtig faktura
En proforma er et springbræt. Når køberen accepterer den, og varerne afsendes, eller tjenesten leveres, udsteder du den endelige kommercielle faktura, der erstatter den. Den endelige faktura bærer det næste nummer i din fortløbende serie, bekræfter de faktiske beløb (som kan afvige en smule fra overslaget) og bliver det dokument, begge sider bruger til betaling, moms og regnskab.
I praksis beholder du de samme linjeposter og konverterer ganske enkelt: ommærk dokumentet som en faktura, tilføj det fortløbende nummer og udstedelsesdatoen, færdiggør tallene, og send den som det bindende betalingskrav. Med en generator som FreeBillGen laver du først proformaen og producerer derefter den matchende endelige faktura ud fra de samme oplysninger med et par klik - ingen genindtastning, ingen uoverensstemmende numre.
Spørgsmål om proformafaktura
Er en proformafaktura en rigtig faktura?
Nej. En proformafaktura er et foreløbigt, anslået dokument, der udstedes inden salget er gennemført. Den er ikke et juridisk betalingskrav, kan ikke bruges til at få moms tilbage og bør ikke bogføres i dit regnskab. Den rigtige, endelige faktura udstedes, efter at varerne eller tjenesterne er leveret.
Kan jeg få moms tilbage på en proformafaktura?
Nej. En proformafaktura er ikke et gyldigt momsdokument, så hverken du eller din køber kan bruge den til at opkræve eller få moms tilbage. Kun den endelige kommercielle faktura, som bærer et fortløbende nummer og udstedes efter leveringen, er gyldig til momsformål.
Skal en proformafaktura have et fakturanummer?
Den må ikke bruge et nummer fra din fortløbende fakturaserie, fordi den serie er forbeholdt rigtige fakturaer. Du kan give en proforma sin egen separate reference (for eksempel PRO-001), så du kan spore den, men det officielle fortløbende nummer tildeles først, når du udsteder den endelige faktura.
Hvad er forskellen mellem et tilbud og en proformafaktura?
De tjener samme formål - at vise en pris inden salget - men en proforma er formateret som en faktura, med specificerede linjer, afgift vist til orientering og totaler. Et tilbud er normalt mindre formelt. Mange virksomheder foretrækker en proforma, fordi den giver køberen et dokument, der afspejler den endelige faktura, de vil modtage.
Skal jeg betale en proformafaktura?
Ikke som en juridisk forpligtelse. En proforma er en anmodning om at bekræfte en pris eller arrangere forudbetaling, ikke et håndhæveligt betalingskrav. Mange sælgere beder dog om et depositum eller fuld forudbetaling mod en proforma, inden de går i gang, men den bindende betalingsforpligtelse opstår først med den endelige faktura.
Hvornår bør jeg bruge en proformafaktura til toldformål?
Brug en, når varer krydser en grænse, før der findes en kommerciel faktura - for eksempel prøver, erstatninger eller varer sendt til godkendelse. Told og fragtfirmaer har brug for en angivet, anslået værdi for at vurdere afgifter, og en tydeligt mærket proforma giver det. Den endelige kommercielle faktura følger, når salget er bekræftet.