Hvad en proformafaktura faktisk er
En proformafaktura er et tilbud eller et foreslået salg, der præsenteres i et fakturalignende format. Den angiver typisk parterne, varer eller tjenesteydelser, antal, priser, leveringsbetingelser, gyldighedsperiode og anslåede skatter eller afgifter. I eksporthandlen kan den hjælpe en køber med at ansøge om en importlicens, arrangere inspektion, åbne en remburs eller tilrettelægge finansieringen.
En proformafaktura skal mærkes tydeligt, så den ikke forveksles med den endelige momsfaktura. HMRC oplyser eksempelvis, at moms ikke kan fradrages på grundlag af en proformafaktura. Det skaber ikke én universel regel for kontrakter, told eller internt regnskab: En accept kan have kontraktlige konsekvenser, toldmyndighederne kan bruge den i visse procedurer, og en virksomhed kan bogføre forpligtelser uden at behandle den som salgsomsætning. Følg reglerne for den faktiske transaktion og eventuel forudbetaling.
Hvordan adskiller en proformafaktura sig fra en endelig faktura?
Forskellen ligger i status og formål, ikke blot i udseende. En proformafaktura beskriver den foreslåede transaktion. En endelig faktura registrerer det faktisk fakturerede beløb på det faktureringstidspunkt, som kræves af kontrakten og skattereglerne, og som kan være knyttet til leveringen eller forudbetalingen.
| Aspekt | Proformafaktura | Endelig faktura eller momsfaktura |
|---|---|---|
| Formål | Beskrive en foreslået transaktion | Registrere det faktisk fakturerede beløb |
| Tidspunkt | Normalt før den endelige fakturering | På det gældende kontraktlige eller skattemæssige faktureringstidspunkt |
| Betaling | Kan understøtte en anmodning om forudbetaling | Angiver det beløb, der er faktureret og forfaldent i henhold til aftalen |
| Momsdokumentation | Som regel ikke en gyldig momsfaktura | Kan være gyldig, når alle gældende krav er opfyldt |
| Nummerering | Brug en klart adskilt reference | Brug den krævede fakturaidentifikator eller -serie |
| Regnskab | Behandl den ikke som salgsomsætning, blot fordi den ligner en faktura | Bogfør i henhold til de gældende regnskabs- og skatteregler |
| Beløb | Foreslåede eller anslåede | Faktisk fakturerede beløb, med forbehold for lovlige korrektioner |
- Formål
- En proformafaktura beskriver et forslag. En endelig faktura registrerer det fakturerede beløb på det gældende faktureringstidspunkt.
- Skat og moms
- En proformafaktura er som regel ikke den momsdokumentation, der kræves for fradrag. En endelig faktura skal stadig opfylde de gældende regler.
- Nummerering
- Hold en proformareference klart adskilt fra enhver reguleret serie af endelige fakturaer.
- Regnskab
- Indregn ikke omsætning udelukkende på grundlag af en proformafaktura; anvend regnskabsreglen for den faktiske transaktion.
- Beløb
- De foreslåede beløb kan ændres efter aftale; den endelige faktura registrerer det beløb, der faktisk er faktureret.
Hvornår skal du bruge en proformafaktura
Brug en proformafaktura, når køberen har brug for et fakturalignende tilbud før den endelige fakturering. Den kan understøtte et formelt tilbud, intern købsgodkendelse, en importtilladelse, inspektion før forsendelse, et akkreditiv, pengeoverførsel eller en aftalt anmodning om forudbetaling.
Ved toldspørgsmål bør du spørge importøren, transportøren eller toldmægleren, om en proformafaktura accepteres for den specifikke forsendelse. Et salg bruger normalt en handelsfaktura, mens prøver, erstatningsvarer og andre ikke-salgsvarer kan følge andre dokumentations- og værdiansættelsesregler.
Hvad skal medtages på en proformafaktura
Giv køberen tilstrækkeligt med detaljer til at vurdere tilbuddet, samtidig med at det gøres klart, at det ikke er den endelige momsfaktura. Brug en separat proformareference, angiv hvor længe tilbuddet er gyldigt, og identificér estimater. FreeBillGen inkluderer Proforma som en selvstændig dokumenttype i sin gratis dokumentgenerator.
- Ordene “Proformafaktura”
- Mærk dokumentet tydeligt, så det ikke forveksles med en endelig momsfaktura.
- Separat reference
- Brug en proformaserie eller -reference, der ikke kan forveksles med en reguleret serie af endelige fakturaer.
- Dine oplysninger og køberens oplysninger
- Fuldt navn, adresse og kontaktoplysninger for både dig (sælgeren) og køberen.
- Beskrivelse, antal og enhedspris
- En tydelig linje for hver vare eller ydelse, så køberen kan se præcis, hvad der tilbydes.
- Anslåede beløb og gebyrer
- Vis foreslåede priser, fragt samt skatter og afgifter tydeligt som anslag uden at præsentere dokumentet som en momsfaktura.
- En gyldighedsdato
- Hvor længe de tilbudte priser og betingelser forbliver gyldige (for eksempel gyldige i 30 dage).
- Betalings- og leveringsbetingelser
- Foreslået betalingsmetode, betingelser for depositum og forventet levering eller færdiggørelse, hvor det er relevant.
Hvordan en proformafaktura bliver til en rigtig faktura
Når det relevante faktureringstidspunkt indtræffer, skal du udarbejde en separat endelig faktura med den krævede identifikator, datoer, faktiske beløb og skatte- og afgiftsbehandling. Dette tidspunkt kan følge efter levering, opstå ved en forudbetaling eller være defineret på anden vis af lokale skatteregler.
Henvis til det accepterede tilbud, hvor det er hensigtsmæssigt, og opbevar begge versioner. FreeBillGen understøtter dokumenttyperne Proforma og Faktura, men gæstgeneratoren konverterer eller kæder dem ikke sammen automatisk.
Spørgsmål om proformafakturaer
Er en proformafaktura en rigtig faktura?
Det er et reelt forretningsdokument, men generelt ikke den endelige faktura. Det fremlægger et tilbud og kan have kontraktmæssig, betalingsmæssig eller toldmæssig betydning. For eksempel accepterer HMRC ikke en proformafaktura til momsfradrag. Det endelige faktureringstidspunkt afhænger af reglerne om levering og forudbetaling.
Kan jeg trække moms fra på en proformafaktura?
Ifølge britisk vejledning, nej: HMRC fastslår, at moms ikke kan refunderes på baggrund af en proformafaktura. Andre momssystemer kræver ligeledes generelt en gyldig faktura, men kontrollér de gældende dokumentationskrav og regler om forudbetaling i stedet for at antage én global formulering.
Skal en proformafaktura have et fakturanummer?
Giv den en tydeligt separat reference som f.eks. PRO-001. Den må ikke ligne en udstedt endelig faktura, og den bør ikke forbruge et nummer fra en reguleret fakturaserie, medmindre dit lokale system udtrykkeligt kræver denne behandling.
Hvad er forskellen mellem et tilbud og en proformafaktura?
Begge kan angive en foreslået pris og et omfang. En proformafaktura bruger et fakturalignende layout og er almindelig, hvor en køber, bank eller importproces kræver denne form. Den juridiske virkning afhænger af ordlyden, accepten og den gældende lov, ikke af en antagelse om, at et tilbud er mindre formelt.
Skal jeg betale en proformafaktura?
Dokumentet alene besvarer ikke det spørgsmål. En proformafaktura kan ledsage en anmodning om forudbetaling, og et accepteret tilbud eller en kontrakt kan skabe en betalingsforpligtelse. Gennemgå de aftalte vilkår; antag ikke, at betaling først bliver bindende, når der vises et dokument med titlen Faktura.
Hvornår skal jeg bruge en proformafaktura til told?
Brug den kun, når destinationsproceduren, importøren, transportøren eller speditøren accepterer den. Den kan understøtte prøver, erstatningsvarer, varer til godkendelse eller importordninger inden salg, men forsendelsen kræver stadig en dokumenterbar toldværdi og eventuelle andre påkrævede toldangivelser.