Mi is valójában a proforma számla?
A proforma számla egy számlaszerű formában bemutatott árajánlat vagy javasolt értékesítés. Általában feltünteti a feleket, az árukat vagy szolgáltatásokat, a mennyiségeket, az árakat, a szállítási feltételeket, az érvényességi időszakot, valamint a becsült adókat vagy díjakat. Exportkereskedelemben segítheti a vevőt importengedély kérelmezésében, ellenőrzés megszervezésében, akkreditív megnyitásában vagy források biztosításában.
A proforma számlát egyértelműen meg kell jelölni, hogy ne lehessen összetéveszteni a végleges ÁFA-számlával. A HMRC például kimondja, hogy proforma számla alapján ÁFA nem igényelhető vissza. Ez nem jelent egyetlen egyetemes szabályt a szerződések, a vámügy vagy a belső számvitel tekintetében: az elfogadásnak lehetnek szerződéses következményei, a vámhatóság egyes eljárásokban felhasználhatja, és egy vállalkozás rögzíthet kötelezettségvállalásokat anélkül, hogy azt árbevételként kezelné. Kövesse a tényleges ügyletre és az esetleges előlegfizetésre vonatkozó szabályokat.
Miben különbözik a proforma számla a végleges számlától?
A különbség a jogállásban és a célban rejlik, nem csupán a megjelenésben. A proforma számla a javasolt ügyletet írja le. A végső számla a szerződés és az adószabályok által előírt számlázási időpontban ténylegesen kiszámlázott összeget rögzíti, amely kapcsolódhat a teljesítéshez vagy az előlegfizetéshez.
| Szempont | Proforma számla | Végső vagy adóügyi számla |
|---|---|---|
| Cél | Javasolt ügylet bemutatása | A ténylegesen számlázott összeg rögzítése |
| Időzítés | Általában a végső számlázás előtt | Az alkalmazandó szerződéses vagy adózási számlázási időpontban |
| Fizetés | Előlegfizetési kérelem alátámasztására szolgálhat | A szerződés alapján kiszámlázott és esedékes összeget tünteti fel |
| ÁFA-igazolás | Általában nem minősül érvényes ÁFA-számlának | Érvényes lehet, ha minden alkalmazandó követelmény teljesül |
| Számozás | Egyértelműen elkülönített hivatkozás használata | A szükséges számlaazonosító vagy számlasorozat használata |
| Számvitel | Ne kezelje árbevételként pusztán azért, mert számlának tűnik | Az alkalmazandó számviteli és adózási szabályok szerinti rögzítés |
| Összegek | Javasolt vagy becsült | Ténylegesen számlázott összegek, a jogszerű helyesbítések függvényében |
- Cél
- A proforma számla egy javaslatot mutat be. A végső számla az alkalmazandó számlázási időpontban kiszámlázott összeget rögzíti.
- Adózás és ÁFA
- A proforma számla általában nem minősül az ÁFA-visszaigényléshez szükséges ÁFA-igazolásnak. A végső számlának továbbra is meg kell felelnie az alkalmazandó szabályoknak.
- Számozás
- A proforma számla hivatkozását egyértelműen különítse el a szabályozott végsőszámla-sorozatoktól.
- Számvitel
- Ne ismerjen el bevételt kizárólag proforma számla alapján; alkalmazza a tényleges ügyletre vonatkozó számviteli szabályt.
- Összegek
- A javasolt összegek megállapodás alapján változhatnak; a végső számla a ténylegesen kiszámlázott összeget rögzíti.
Mikor használjunk proforma számlát?
Akkor használjon proforma számlát, ha a vevőnek a végleges számlázás előtt számlaformátumú ajánlatra van szüksége. Alátámaszthat hivatalos árajánlatot, belső beszerzési jóváhagyást, behozatali engedélyt, szállítást megelőző ellenőrzést, akkreditívet, pénzátutalást vagy megállapodás szerinti előlegfizetési kérelmet.
Vámügyben kérdezze meg az importőrtől, a fuvarozótól vagy a vámközvetítőtől, hogy az adott árumozgáshoz elfogadják-e a proforma számlát. Az értékesítéshez általában kereskedelmi számla szükséges, míg a minták, csereáruk és egyéb nem értékesítési célú áruk eltérő dokumentációs és értékelési szabályok szerint kezelendők.
Mit tartalmazzon a proforma számla?
Adjon a vevőnek elegendő részletet az ajánlat értékeléséhez, ugyanakkor tegye egyértelművé, hogy ez nem a végleges adóügyi számla. Használjon különálló proforma hivatkozási számot, tüntesse fel, meddig érvényes az ajánlat, és jelölje meg a becsléseket. A FreeBillGen a proformát külön dokumentumtípusként tartalmazza az ingyenes dokumentumgenerátorában.
- A “Proforma számla” felirat
- Egyértelműen jelölje meg a dokumentumot, hogy ne keverjék össze a végleges adóügyi számlával.
- Különálló hivatkozási szám
- Olyan proforma számlaszám-sorozatot vagy hivatkozási számot használjon, amely nem téveszthető össze szabályozott végleges számlaszám-sorozattal.
- Az Ön adatai és a vevő adatai
- Teljes név, cím és elérhetőség mind az Ön (az eladó), mind a vevő részéről.
- Megnevezés, mennyiség és egységár
- Tételenként vagy szolgáltatásonként egyértelmű sor, hogy a vevő pontosan lássa, mire vonatkozik az árajánlat.
- Becsült összegek és költségek
- A javasolt árakat, a szállítási díj- és adóbecsléseket egyértelműen becslésként tüntesse fel, anélkül hogy a dokumentumot adóügyi számlaként jelenítené meg.
- Érvényességi dátum
- Az az időtartam, ameddig az ajánlott árak és feltételek érvényesek maradnak (például 30 napig érvényes).
- Fizetési és szállítási feltételek
- A javasolt fizetési mód, az előleg feltételei, valamint a várható szállítás vagy teljesítés, ahol ez releváns.
Hogyan válik a proforma számla valódi számlává
Amikor az alkalmazandó számlakibocsátási időpont elérkezik, készítsen különálló végső számlát a szükséges azonosítóval, dátumokkal, tényleges összegekkel és adókezeléssel. Ez az időpont a szállítást követheti, előlegfizetéskor merülhet fel, vagy a helyi adószabályok másképp határozhatják meg.
Hivatkozzon az elfogadott ajánlatra, ha ez hasznos, és őrizze meg mindkét verziót. A FreeBillGen támogatja a Proforma és Számla dokumentumtípusokat, de a vendéggenerátor nem alakítja át és nem kapcsolja össze őket automatikusan.
Proforma számlával kapcsolatos kérdések
A proforma számla valódi számla?
Valódi üzleti dokumentum, de általában nem a végleges adóügyi számla. Egy ajánlatot rögzít, és lehet szerződéses, fizetési vagy vámjogi jelentősége. Például a HMRC nem fogad el proforma számlát áfa-visszaigényléshez. A végső számlázás időzítése a teljesítési és előlegfizetési szabályoktól függ.
Visszaigényelhetem az áfát proforma számla alapján?
Az egyesült királyságbeli irányelvek szerint nem: a HMRC kimondja, hogy proforma számlából áfa nem igényelhető vissza. Más áfarendszerek szintén általában érvényes adóügyi számlát követelnek meg, de ellenőrizze az alkalmazandó igazolási és előlegfizetési szabályokat, ahelyett hogy egyetlen globális megfogalmazást feltételezne.
Szükséges-e számlaszám a proforma számlán?
Adjon neki egyértelműen elkülönülő hivatkozási számot, például PRO-001. Ne tegye úgy, mintha kiállított végleges adóügyi számla lenne, és ne használjon szabályozott számlasorozat-számot, hacsak az Ön helyi rendszere kifejezetten nem írja elő ezt a kezelést.
Mi a különbség az árajánlat és a proforma számla között?
Mindkettő tartalmazhat javasolt árat és hatókört. A proforma számla számlaszerű felépítést használ, és ott gyakori, ahol a vevő, a bank vagy az importfolyamat ilyen formátumot kér. A joghatás a megfogalmazásból, az elfogadásból és az irányadó jogból ered, nem pedig abból a feltevésből, hogy az árajánlat kevésbé formális.
Kell fizetnem egy proforma számlát?
Önmagában a dokumentum erre nem ad választ. Egy proforma kísérhet előlegfizetési igényt, és egy elfogadott árajánlat vagy szerződés fizetési kötelezettséget keletkeztethet. Tekintse át a megállapodott feltételeket; ne feltételezze, hogy a fizetési kötelezettség csak akkor válik kötelező érvényűvé, ha megjelenik egy Számla című dokumentum.
Mikor használjak proforma számlát vámeljárásnál?
Csak akkor használja, ha a rendeltetési eljárás, az importőr, a fuvarozó vagy a vámügynök elfogadja. Alátámaszthat mintákat, csereárut, jóváhagyásra szánt árut vagy értékesítés előtti importmegállapodásokat, de az árumozgáshoz továbbra is szükség van megalapozott vámértékre és az egyéb előírt bejelentésekre.