Qué es realmente una factura proforma
Una factura proforma es un presupuesto o una propuesta de venta presentada con un formato similar al de una factura. Suele indicar las partes, los bienes o servicios, las cantidades, los precios, las condiciones de entrega, el período de validez y los impuestos o cargos estimados. En el comercio de exportación puede ayudar al comprador a solicitar una licencia de importación, organizar una inspección, abrir una carta de crédito o disponer los fondos.
La proforma debe estar claramente identificada para que no se confunda con la factura fiscal final. HMRC, por ejemplo, indica que no puede recuperarse el IVA a partir de una factura proforma. Esto no establece una regla universal para los contratos, las aduanas ni la contabilidad interna. Su aceptación puede tener consecuencias contractuales, la aduana puede usarla en algunos procedimientos y una empresa puede registrar compromisos sin tratarlos como ingresos por ventas. Sigue las normas de la operación real y de cualquier pago anticipado.
¿En qué se diferencia una proforma de una factura final?
La diferencia reside en el estado y la finalidad del documento, no solo en su aspecto. Una proforma describe la operación propuesta. La factura final registra el monto realmente facturado en el momento que establezcan el contrato y las normas fiscales, que puede estar vinculado a la operación o a un pago anticipado.
| Aspecto | Factura proforma | Factura final o fiscal |
|---|---|---|
| Finalidad | Describir una operación propuesta | Registrar el monto realmente facturado |
| Momento | Normalmente antes de la facturación final | En el momento de facturación contractual o fiscal aplicable |
| Pago | Puede respaldar una solicitud de pago anticipado | Indica el monto facturado y exigible según el acuerdo |
| Comprobante de IVA | Por lo general, no es una factura con IVA válida | Puede ser válida cuando cumple todos los requisitos aplicables |
| Numeración | Usa una referencia claramente diferenciada | Usa el identificador o la serie de factura exigidos |
| Contabilidad | No la contabilices como ingreso por ventas solo porque parezca una factura | Regístrala conforme a las normas contables y fiscales aplicables |
| Montos | Propuestos o estimados | Montos realmente facturados, sujetos a las correcciones permitidas |
- Finalidad
- Una proforma presenta una propuesta. Una factura final registra el monto facturado en el momento de facturación aplicable.
- Impuestos e IVA
- Una proforma no suele ser el comprobante de IVA necesario para la deducción. La factura final también debe cumplir las normas aplicables.
- Numeración
- Mantén la referencia de la proforma claramente separada de cualquier serie regulada de facturas finales.
- Contabilidad
- No reconozcas ingresos únicamente a partir de una proforma; aplica la norma contable correspondiente a la operación real.
- Montos
- Los montos propuestos pueden cambiar por acuerdo; la factura final registra el monto realmente facturado.
Cuándo usar una factura proforma
Usa una proforma cuando el comprador necesite una propuesta con forma de factura antes de la facturación final. Puede respaldar un presupuesto formal, la aprobación interna de una compra, una licencia de importación, una inspección previa al envío, una carta de crédito, una transferencia de fondos o una solicitud acordada de pago anticipado.
Para fines aduaneros, pregunta al importador, al transportista o al agente si se acepta una proforma para ese movimiento concreto. Una venta normalmente usa una factura comercial, mientras que las muestras, las sustituciones y otros bienes que no se venden pueden seguir reglas distintas de documentación y valoración.
Qué incluir en una factura proforma
Facilita al comprador datos suficientes para evaluar la propuesta y deja claro que no se trata de la factura fiscal final. Usa una referencia de proforma separada, indica cuánto tiempo sigue vigente la oferta e identifica los montos estimados. FreeBillGen incluye Proforma como un tipo de documento distinto en su generador gratuito de documentos.
- Las palabras “Factura proforma”
- Identifica el documento con claridad para que no se confunda con una factura fiscal final.
- Referencia separada
- Usa una serie o referencia de proformas que no pueda confundirse con una serie regulada de facturas finales.
- Tus datos y los del comprador
- Nombre completo, dirección y contacto tanto tuyos (el vendedor) como del comprador.
- Descripción, cantidad y precio unitario
- Una línea clara para cada concepto o servicio, para que el comprador vea exactamente qué se le presupuesta.
- Montos y cargos estimados
- Presenta claramente como estimaciones los precios, el transporte y los impuestos propuestos, sin hacer pasar el documento por una factura fiscal.
- Una fecha de validez
- Durante cuánto tiempo siguen siendo válidos los precios y las condiciones presupuestados, por ejemplo, durante 30 días.
- Condiciones de pago y entrega
- Forma de pago propuesta, condiciones del anticipo y entrega o finalización prevista, cuando proceda.
Cómo se convierte una proforma en una factura real
Cuando llegue el momento de facturación aplicable, prepara una factura final separada con el identificador exigido, las fechas, los montos reales y el tratamiento fiscal. Ese momento puede llegar tras la entrega, surgir con un pago anticipado o definirse de otro modo según las normas fiscales locales.
Haz referencia a la propuesta aceptada cuando resulte útil y conserva ambas versiones. FreeBillGen admite los tipos de documento Proforma y Factura, pero el generador en modo invitado no los convierte ni los vincula automáticamente.
Preguntas sobre la factura proforma
¿Una factura proforma es una factura real?
Es un documento comercial real, pero por lo general no es la factura fiscal final. Presenta una propuesta y puede tener importancia contractual, de pago o aduanera. Por ejemplo, HMRC no acepta una proforma para recuperar el IVA. El momento de la facturación final depende de las normas sobre la operación y los pagos anticipados.
¿Puedo deducir el IVA de una factura proforma?
Según las orientaciones del Reino Unido, no: HMRC indica que el IVA no puede recuperarse a partir de una factura proforma. Otros sistemas de IVA también suelen exigir una factura fiscal válida, pero verifica los comprobantes aplicables y las normas sobre pagos anticipados en lugar de dar por válida una formulación universal.
¿Una factura proforma necesita número de factura?
Dale una referencia claramente separada, como PRO-001. No hagas que parezca una factura fiscal final emitida ni consumas un número de una serie de facturas regulada, salvo que tu sistema local exija expresamente ese tratamiento.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura proforma?
Ambos pueden presentar un precio y un alcance propuestos. Una proforma usa un diseño similar al de una factura y es habitual cuando un comprador, un banco o un proceso de importación exige ese formato. El efecto jurídico depende de la redacción, la aceptación y la ley aplicable, no de suponer que un presupuesto es menos formal.
¿Tengo que pagar una factura proforma?
El documento por sí solo no responde a esa pregunta. Una proforma puede acompañar una solicitud de pago anticipado, y un presupuesto o contrato aceptado puede crear una obligación de pago. Revisa las condiciones acordadas; no supongas que el pago solo resulta obligatorio cuando aparece un documento titulado Factura.
¿Cuándo debo usar una factura proforma para aduanas?
Úsala solo cuando la acepte el procedimiento del país de destino, el importador, el transportista o el agente. Puede respaldar muestras, sustituciones, bienes sujetos a aprobación o trámites de importación previos a la venta, pero el movimiento sigue necesitando un valor en aduana justificable y cualquier otra declaración obligatoria.