O que é uma fatura pro forma
Uma fatura pro forma é um orçamento ou uma proposta de venda apresentada em um formato semelhante ao de uma fatura. Em geral, ela informa as partes, os bens ou serviços, as quantidades, os preços, as condições de entrega, o prazo de validade e os impostos ou encargos estimados. No comércio exterior, pode ajudar o comprador a solicitar uma licença de importação, organizar uma inspeção, abrir uma carta de crédito ou providenciar os recursos.
A fatura pro forma deve estar claramente identificada para não ser confundida com o documento fiscal final. O HMRC, por exemplo, afirma que não é possível recuperar IVA com uma fatura pro forma. Isso não cria uma regra universal para contratos, alfândega ou contabilidade interna. A aceitação pode ter consequências contratuais, a alfândega pode usá-la em alguns procedimentos e uma empresa pode registrar compromissos sem tratá-la como receita de vendas. Siga as regras da transação real e de qualquer adiantamento.
Como a fatura pro forma difere da fatura final?
A diferença está na situação e na finalidade, não apenas na aparência. A pro forma descreve a transação proposta. A fatura final registra o valor realmente cobrado no momento de faturamento exigido pelo contrato e pelas regras tributárias, que pode estar ligado ao fornecimento ou a um adiantamento.
| Aspecto | Fatura pro forma | Fatura final ou documento fiscal |
|---|---|---|
| Finalidade | Apresentar uma transação proposta | Registrar o valor realmente faturado |
| Momento | Em geral, antes do faturamento final | No momento de faturamento aplicável conforme o contrato ou as regras tributárias |
| Pagamento | Pode apoiar um pedido de adiantamento | Informa o valor cobrado e devido conforme o acordo |
| Comprovação de IVA | Em geral, não é uma fatura de IVA válida | Pode ser uma fatura de IVA válida quando todos os requisitos aplicáveis são cumpridos |
| Numeração | Use uma referência claramente separada | Use o identificador ou a série de faturas exigida |
| Contabilidade | Não trate como receita de vendas apenas por ter aparência de fatura | Registre conforme as regras contábeis e tributárias aplicáveis |
| Valores | Propostos ou estimados | Valores realmente faturados, sujeitos a correções permitidas |
- Finalidade
- A pro forma apresenta uma proposta. A fatura final registra o valor cobrado no momento de faturamento aplicável.
- Impostos e IVA
- Em geral, a pro forma não é uma fatura de IVA válida para recuperar o tributo. A fatura final ainda deve cumprir as regras aplicáveis.
- Numeração
- Mantenha a referência da pro forma claramente separada de qualquer série regulamentada de faturas finais.
- Contabilidade
- Não reconheça receita apenas com base em uma pro forma. Aplique a regra contábil da transação real.
- Valores
- Os valores propostos podem mudar por acordo. A fatura final registra o valor realmente cobrado.
Quando usar uma fatura pro forma
Use uma pro forma quando o comprador precisar de uma proposta no formato de fatura antes do faturamento final. Ela pode apoiar um orçamento formal, a aprovação interna da compra, uma licença de importação, uma inspeção antes do embarque, uma carta de crédito, uma transferência de recursos ou um pedido de adiantamento acordado.
Em operações aduaneiras, pergunte ao importador, transportador ou despachante se a pro forma é aceita para a movimentação específica. Uma venda costuma usar uma fatura comercial, enquanto amostras, reposições e outros bens sem venda podem seguir regras diferentes de documentação e avaliação.
O que incluir em uma fatura pro forma
Dê ao comprador detalhes suficientes para avaliar a proposta e deixe claro que o documento não é o documento fiscal final. Use uma referência própria para a pro forma, informe por quanto tempo a oferta é válida e identifique as estimativas. O FreeBillGen oferece Pro forma como um tipo de documento separado no gerador de documentos grátis.
- As palavras “Fatura pro forma”
- Identifique o documento com clareza para que ele não seja confundido com um documento fiscal final.
- Referência separada
- Use uma série ou referência de pro forma que não possa ser confundida com uma série regulamentada de faturas finais.
- Seus dados e os dados do comprador
- Nome completo, endereço e contato de você, o vendedor, e do comprador.
- Descrição, quantidade e preço unitário
- Uma linha clara para cada item ou serviço, para que o comprador veja exatamente o que está sendo proposto.
- Valores e encargos estimados
- Mostre preços propostos, frete e estimativas de impostos claramente como estimativas, sem apresentar o documento como documento fiscal.
- Prazo de validade
- Por quanto tempo os preços e as condições propostas permanecem válidos, por exemplo, 30 dias.
- Condições de pagamento e entrega
- Forma de pagamento proposta, condições de sinal e previsão de entrega ou conclusão, quando relevante.
Como a pro forma se torna uma fatura real
Quando chegar o momento de faturamento aplicável, prepare uma fatura final separada com o identificador, as datas, os valores reais e o tratamento tributário exigidos. Esse momento pode ocorrer após a entrega, surgir com um adiantamento ou ser definido de outra forma pelas regras tributárias locais.
Faça referência à proposta aceita quando for útil e preserve as duas versões. O FreeBillGen oferece os tipos de documento Pro forma e Fatura, mas o gerador para visitantes não os converte nem vincula automaticamente.
Dúvidas sobre faturas pro forma
A fatura pro forma é uma fatura real?
Ela é um documento comercial real, mas em geral não é o documento fiscal final. Apresenta uma proposta e pode ter importância contratual, aduaneira ou para o pagamento. O HMRC, por exemplo, não aceita uma pro forma para recuperar IVA. O momento do faturamento final depende das regras de fornecimento e adiantamento.
Posso recuperar IVA com uma fatura pro forma?
Pelas orientações do Reino Unido, não. O HMRC afirma que o IVA não pode ser recuperado com uma fatura pro forma. Outros sistemas de IVA também costumam exigir uma fatura de IVA válida, mas confira as regras aplicáveis para o comprovante e para adiantamentos em vez de presumir uma formulação global.
A fatura pro forma precisa de número?
Dê a ela uma referência claramente separada, como PRO-001. Não faça o documento parecer um documento fiscal final emitido nem consuma um número de uma série regulamentada de faturas, a menos que o sistema local exija especificamente esse tratamento.
Qual é a diferença entre orçamento e fatura pro forma?
Os dois podem apresentar preço e escopo propostos. A pro forma usa um formato semelhante ao de fatura e é comum quando um comprador, banco ou processo de importação pede esse formato. O efeito jurídico vem do texto, da aceitação e da lei aplicável, não da suposição de que um orçamento seja menos formal.
Preciso pagar uma fatura pro forma?
O documento sozinho não responde. A pro forma pode acompanhar um pedido de adiantamento, e um orçamento ou contrato aceito pode criar uma obrigação de pagamento. Confira as condições combinadas. Não presuma que o pagamento só se torna obrigatório quando aparece um documento chamado Fatura.
Quando usar uma fatura pro forma na alfândega?
Use-a somente quando o procedimento do destino, o importador, o transportador ou o despachante aceitar. Ela pode servir para amostras, reposições, mercadorias para aprovação ou preparativos de importação antes da venda, mas a movimentação ainda precisa de um valor aduaneiro justificável e das outras declarações exigidas.