O que uma fatura proforma realmente é
Uma fatura proforma (do latim pro forma, “por questão de forma”) é um documento preliminar que apresenta o custo esperado de bens ou serviços antes de serem fornecidos. Pense nela como um orçamento detalhado e de boa-fé, vestido para parecer uma fatura: lista os itens, as quantidades, os preços e qualquer imposto, para que o comprador saiba exatamente o que está concordando em pagar.
Fundamentalmente, uma fatura proforma não é uma exigência legal de pagamento. Ela não cria um valor a receber na sua contabilidade, não pode ser usada pelo comprador para recuperar imposto ou crédito tributário, e nunca deve ser lançada na sua escrituração como uma venda. É um orçamento com roupagem de fatura - um compromisso com seus preços e condições, emitido antes de o negócio ser fechado. Assim que os bens são despachados ou o serviço é entregue, você a substitui por uma fatura fiscal apropriada.
Fatura proforma vs. fatura comercial (final)
Os dois documentos podem parecer quase idênticos, e é por isso que são tão frequentemente confundidos. A diferença é puramente de status e momento. Uma proforma é emitida antes de a transação ser concluída e não tem peso contábil nem fiscal. Uma fatura comercial (final) é emitida depois do fornecimento, traz um número sequencial único, exige pagamento e é o documento que ambas as partes registram para fins contábeis e fiscais.
Um teste simples: se o documento pode ser usado para recuperar imposto, deduzido como despesa empresarial ou cobrado como dívida, é uma fatura de verdade - não uma proforma. Uma proforma não pode fazer nada disso.
- Finalidade
- Proforma: uma estimativa ou compromisso antes da venda. Fatura final: uma exigência vinculante de pagamento após o fornecimento.
- Imposto
- Uma proforma não pode ser usada para cobrar ou recuperar imposto. A fatura final é o único documento válido para registros fiscais e tributários.
- Numeração
- Uma proforma NÃO deve ter um número sequencial de fatura fiscal. A fatura final precisa ter um número único e sequencial.
- Contabilidade
- Uma proforma nunca é lançada como receita. A fatura final é registrada no seu livro de vendas.
- Valores
- Os valores da proforma são estimados e ainda podem mudar. Os valores da fatura final são fixos e devidos.
Quando usar uma fatura proforma
Uma fatura proforma é a ferramenta certa sempre que você precisa apresentar números a um comprador antes de a venda estar fechada. Situações comuns incluem:
Enviar um orçamento formal que o cliente pode aprovar como está; acordar o preço e o escopo do trabalho com antecedência; solicitar pagamento antecipado ou um sinal antes de começar; e apoiar declarações aduaneiras e de importação, em que transportadoras e autoridades precisam de um valor declarado (estimado) das mercadorias antes de existir uma fatura comercial. Ela também é útil para aprovações internas de compra, quando a equipe financeira do comprador precisa de um documento com os custos para emitir um pedido de compra.
O que colocar em uma fatura proforma
Uma proforma deve dar ao comprador tudo o que ele precisa para tomar uma decisão, deixando inconfundivelmente claro que o documento não é uma fatura fiscal final. Identifique-a com clareza, deixe de fora o número sequencial de fatura fiscal e apresente os valores como estimativas, com uma data até a qual a oferta é válida.
- As palavras “Fatura proforma”
- Identifique o documento com clareza para que nunca seja confundido com uma fatura fiscal.
- Sem número sequencial de fatura fiscal
- Use uma referência separada se quiser, mas nunca um número da sua série real de faturas.
- Seus dados e os dados do comprador
- Nome completo, endereço e contato tanto seus (o vendedor) quanto do comprador.
- Descrição, quantidade e preço unitário
- Uma linha clara para cada item ou serviço, para que o comprador veja exatamente o que está sendo orçado.
- Valores estimados e qualquer imposto
- O subtotal estimado, qualquer imposto exibido a título informativo e o total estimado.
- Uma data de validade
- Por quanto tempo os preços e condições orçados permanecem válidos (por exemplo, válido por 30 dias).
- Condições de pagamento e entrega
- Forma de pagamento proposta, condições de sinal e entrega ou conclusão esperada, quando relevante.
Como uma proforma vira uma fatura de verdade
Uma proforma é um passo intermediário. Assim que o comprador a aceita e os bens são despachados ou o serviço é entregue, você emite a fatura comercial final que a substitui. Essa fatura final traz o próximo número da sua série sequencial, confirma os valores reais (que podem diferir ligeiramente da estimativa) e se torna o documento que ambas as partes usam para pagamento, imposto e contabilidade.
Na prática, você mantém os mesmos itens de linha e simplesmente faz a conversão: redenomina o documento como fatura, adiciona o número sequencial e a data de emissão, finaliza os valores e o envia como a solicitação vinculante de pagamento. Com um gerador como o FreeBillGen, você cria primeiro a proforma e depois produz a fatura final correspondente a partir dos mesmos dados em poucos cliques - sem redigitar, sem números desencontrados.
Perguntas sobre fatura proforma
Uma fatura proforma é uma fatura de verdade?
Não. Uma fatura proforma é um documento preliminar e estimado, emitido antes de a venda ser concluída. Não é uma exigência legal de pagamento, não pode ser usada para recuperar imposto e não deve ser registrada na sua contabilidade. A fatura final, de verdade, é emitida depois que os bens ou serviços são entregues.
Posso recuperar imposto com base em uma fatura proforma?
Não. Uma fatura proforma não é um documento fiscal válido, portanto nem você nem o comprador podem usá-la para cobrar ou recuperar imposto. Apenas a fatura comercial final, que traz um número sequencial e é emitida após o fornecimento, é válida para fins fiscais.
Uma fatura proforma precisa de um número de fatura?
Ela não deve usar um número da sua série sequencial de faturas fiscais, porque essa série é reservada para faturas de verdade. Você pode dar à proforma uma referência própria separada (por exemplo, PRO-001) para conseguir rastreá-la, mas o número sequencial oficial só é atribuído quando você emite a fatura final.
Qual é a diferença entre um orçamento e uma fatura proforma?
Eles têm a mesma finalidade - mostrar um preço antes da venda -, mas uma proforma é formatada como uma fatura, com linhas detalhadas, imposto exibido a título informativo e totais. Um orçamento costuma ser menos formal. Muitas empresas preferem uma proforma porque ela dá ao comprador um documento que espelha a fatura final que ele receberá.
Sou obrigado a pagar uma fatura proforma?
Não como obrigação legal. Uma proforma é um pedido para confirmar um preço ou organizar um pagamento antecipado, não uma exigência de pagamento exigível em juízo. Muitos vendedores pedem sim um sinal ou pagamento integral antecipado contra uma proforma antes de iniciar o trabalho, mas a obrigação vinculante de pagamento só surge com a fatura final.
Quando devo usar uma fatura proforma para fins aduaneiros?
Use uma quando os bens cruzam uma fronteira antes de existir uma fatura comercial - por exemplo, amostras, substituições ou bens enviados para aprovação. A alfândega e as transportadoras precisam de um valor declarado e estimado para apurar os tributos, e uma proforma claramente identificada fornece isso. A fatura comercial final vem em seguida, assim que a venda é confirmada.