Kas iš tikrųjų yra proforma sąskaita
Proforma sąskaita (iš lotyniško pro forma, „dėl formos“) yra išankstinis dokumentas, kuriame nurodoma numatoma prekių ar paslaugų kaina prieš jas pateikiant. Tai tarsi išsamus, sąžiningas pasiūlymas, parengtas sąskaitos pavidalu: jame išvardytos prekės, kiekiai, kainos ir bet kokie mokesčiai, kad pirkėjas tiksliai žinotų, kiek sutinka mokėti.
Svarbiausia, kad proforma sąskaita nėra teisinis reikalavimas mokėti. Ji nesukuria gautinos sumos jūsų apskaitoje, pirkėjas negali jos panaudoti PVM ar pirkimo mokesčio atskaitai, ir ji niekada neturėtų būti įtraukta į apskaitą kaip pardavimas. Tai pasiūlymas su sąskaitos apdaru - įsipareigojimas dėl jūsų kainų ir sąlygų, išrašytas prieš sudarant sandorį. Kai prekės išsiunčiamos arba paslauga suteikiama, ją pakeičiate tikra sąskaita faktūra.
Proforma sąskaita ir galutinė (komercinė) sąskaita
Šie du dokumentai gali atrodyti beveik identiški, todėl dažnai painiojami. Skirtumas yra tik dėl statuso ir laiko. Proforma išrašoma prieš užbaigiant sandorį ir neturi apskaitinės ar mokestinės reikšmės. Komercinė (galutinė) sąskaita išrašoma po prekių ar paslaugų pateikimo, turi unikalų eilės numerį, reikalauja apmokėjimo ir yra dokumentas, kurį abi šalys įtraukia į mokesčių bei PVM apskaitą.
Paprastas patikrinimas: jei dokumentu galima susigrąžinti PVM, atskaityti kaip verslo išlaidas arba išieškoti skolą, tai yra tikra sąskaita, o ne proforma. Proforma to padaryti negali.
- Paskirtis
- Proforma: pasiūlymas ar įsipareigojimas prieš pardavimą. Galutinė sąskaita: privalomas reikalavimas mokėti po pateikimo.
- Mokesčiai ir PVM
- Proforma negali būti naudojama PVM apskaičiuoti ar atskaityti. Galutinė sąskaita yra vienintelis galiojantis dokumentas PVM ir mokesčių apskaitai.
- Numeracija
- Proforma NETURI turėti eilės tvarka skirto sąskaitos faktūros numerio. Galutinė sąskaita privalo turėti unikalų eilės numerį.
- Apskaita
- Proforma niekada neapskaitoma kaip pajamos. Galutinė sąskaita įtraukiama į pardavimų apskaitą.
- Sumos
- Proformos sumos yra preliminarios ir dar gali keistis. Galutinės sąskaitos sumos yra fiksuotos ir mokėtinos.
Kada naudoti proforma sąskaitą
Proforma sąskaita yra tinkamas įrankis, kai reikia pateikti pirkėjui skaičius prieš galutinai sudarant sandorį. Dažniausi atvejai:
Siunčiant oficialų pasiūlymą, kurį klientas gali patvirtinti tokį, koks yra; iš anksto suderinant darbo kainą ir apimtį; prašant išankstinio mokėjimo ar avanso prieš pradedant darbą; ir pagrindžiant muitinės bei importo deklaracijas, kai vežėjams ir institucijoms reikia nurodytos (preliminarios) prekių vertės dar prieš atsirandant komercinei sąskaitai. Ji taip pat naudinga vidaus pirkimų patvirtinimui, kai pirkėjo finansų skyriui reikia įkainoto dokumento užsakymui sudaryti.
Ką nurodyti proforma sąskaitoje
Proforma turėtų suteikti pirkėjui viską, ko reikia sprendimui priimti, kartu aiškiai nurodydama, kad dokumentas nėra galutinė sąskaita faktūra. Aiškiai pažymėkite ją, nepridėkite eilės sąskaitos numerio ir nurodykite sumas kaip preliminarias su data, iki kurios pasiūlymas galioja.
- Žodžiai „Proforma sąskaita“
- Aiškiai pažymėkite dokumentą, kad jis niekada nebūtų supainiotas su sąskaita faktūra.
- Jokio eilės sąskaitos numerio
- Jei norite, naudokite atskirą nuorodą, bet niekada nenaudokite numerio iš tikrosios sąskaitų serijos.
- Jūsų ir pirkėjo duomenys
- Pilnas vardas, adresas ir kontaktai tiek jūsų (pardavėjo), tiek pirkėjo.
- Aprašymas, kiekis ir vieneto kaina
- Aiški eilutė kiekvienai prekei ar paslaugai, kad pirkėjas matytų, kas tiksliai siūloma.
- Preliminarios sumos ir mokesčiai
- Preliminari tarpinė suma, informaciniais tikslais nurodytas PVM ar mokestis ir preliminari bendra suma.
- Galiojimo data
- Kiek laiko galioja nurodytos kainos ir sąlygos (pavyzdžiui, galioja 30 dienų).
- Mokėjimo ir pristatymo sąlygos
- Siūlomas mokėjimo būdas, avanso sąlygos ir numatomas pristatymas ar užbaigimas, kai aktualu.
Kaip proforma tampa tikra sąskaita
Proforma yra tarpinis žingsnis. Kai pirkėjas ją priima, o prekės išsiunčiamos arba paslauga suteikiama, išrašote galutinę komercinę sąskaitą, kuri ją pakeičia. Toji galutinė sąskaita turi kitą numerį jūsų eilės serijoje, patvirtina faktines sumas (kurios gali šiek tiek skirtis nuo preliminarių) ir tampa dokumentu, kurį abi pusės naudoja apmokėjimui, PVM ir apskaitai.
Praktiškai išlaikote tas pačias eilutes ir tiesiog konvertuojate: pervadinate dokumentą į sąskaitą, pridedate eilės numerį ir išrašymo datą, užbaigiate sumas ir išsiunčiate kaip privalomą reikalavimą mokėti. Su tokiu generatoriumi kaip FreeBillGen pirmiausia sukuriate proformą, o paskui iš tų pačių duomenų per kelis paspaudimus parengiate atitinkančią galutinę sąskaitą - be perrašinėjimo, be nesutampančių numerių.
Klausimai apie proforma sąskaitą
Ar proforma sąskaita yra tikra sąskaita?
Ne. Proforma sąskaita yra išankstinis, preliminarus dokumentas, išrašomas prieš užbaigiant pardavimą. Ji nėra teisinis reikalavimas mokėti, negali būti naudojama PVM atskaitai ir neturėtų būti įtraukta į apskaitą. Tikroji, galutinė sąskaita išrašoma po prekių ar paslaugų pateikimo.
Ar galiu susigrąžinti PVM pagal proforma sąskaitą?
Ne. Proforma sąskaita nėra galiojantis PVM dokumentas, todėl nei jūs, nei pirkėjas negalite jos naudoti PVM apskaičiuoti ar atskaityti. Tik galutinė komercinė sąskaita, kuri turi eilės numerį ir išrašoma po pateikimo, galioja PVM tikslais.
Ar proforma sąskaitai reikia sąskaitos numerio?
Ji neturi naudoti numerio iš jūsų eilės sąskaitų serijos, nes ta serija skirta tikroms sąskaitoms. Proformai galite suteikti atskirą nuorodą (pavyzdžiui, PRO-001), kad galėtumėte ją sekti, tačiau oficialus eilės numeris suteikiamas tik išrašant galutinę sąskaitą.
Kuo skiriasi pasiūlymas (kainoraštis) nuo proforma sąskaitos?
Jie skirti tam pačiam tikslui - parodyti kainą prieš pardavimą - tačiau proforma suformatuota kaip sąskaita, su detalizuotomis eilutėmis, informaciniu PVM ir bendromis sumomis. Pasiūlymas paprastai būna mažiau formalus. Daugelis verslų renkasi proformą, nes ji pateikia pirkėjui dokumentą, atspindintį galutinę sąskaitą, kurią jis gaus.
Ar privalau apmokėti proforma sąskaitą?
Ne kaip teisinę prievolę. Proforma yra prašymas patvirtinti kainą arba susitarti dėl išankstinio mokėjimo, o ne įgyvendinamas reikalavimas mokėti. Daugelis pardavėjų prašo avanso ar viso išankstinio mokėjimo pagal proformą prieš pradedant darbą, tačiau privaloma mokėjimo prievolė atsiranda tik su galutine sąskaita.
Kada naudoti proforma sąskaitą muitinei?
Naudokite ją, kai prekės kerta sieną dar neegzistuojant komercinei sąskaitai - pavyzdžiui, pavyzdžiai, pakeitimai ar prekės, siunčiamos peržiūrai. Muitinei ir vežėjams reikia nurodytos, preliminarios vertės muitams apskaičiuoti, ir aiškiai pažymėta proforma tai užtikrina. Galutinė komercinė sąskaita pateikiama, kai pardavimas patvirtinamas.