Kas iš tikrųjų yra išankstinė sąskaita
Išankstinė sąskaita yra sąskaitos formos komercinis pasiūlymas arba siūlomas pardavimas. Joje dažniausiai nurodomos sandorio šalys, prekės ar paslaugos, kiekiai, kainos, pristatymo sąlygos, galiojimo laikotarpis ir numatomi mokesčiai ar rinkliavos. Eksportuojant ji gali padėti pirkėjui prašyti importo licencijos, organizuoti patikrą, atidaryti akredityvą arba pasirūpinti lėšomis.
Išankstinė sąskaita turi būti aiškiai pažymėta, kad nebūtų palaikyta galutine mokestine sąskaita. Pavyzdžiui, HMRC nurodo, kad pagal išankstinę sąskaitą negalima susigrąžinti PVM. Tai nesukuria vienos visuotinės sutarčių, muitinės ar vidaus apskaitos taisyklės: dokumento priėmimas gali sukelti sutartinių pasekmių, muitinė gali jį naudoti tam tikrose procedūrose, o įmonė gali registruoti įsipareigojimą nepripažindama pardavimo pajamų. Laikykitės konkrečiam sandoriui ir avansui taikomų taisyklių.
Kuo išankstinė sąskaita skiriasi nuo galutinės sąskaitos?
Skiriasi dokumentų statusas ir paskirtis, o ne vien išvaizda. Išankstinėje sąskaitoje aprašomas siūlomas sandoris. Galutinėje sąskaitoje nurodoma tikroji suma, išrašyta sutartyje ir mokesčių taisyklėse nustatytu momentu, kuris gali būti susietas su tiekimu ar avansu.
| Aspektas | Išankstinė sąskaita | Galutinė arba mokestinė sąskaita |
|---|---|---|
| Paskirtis | Pateikti siūlomą sandorį | Užfiksuoti tikrąją išrašytą sumą |
| Laikas | Paprastai prieš galutinę sąskaitą | Taikomu sutartiniu ar mokestiniu sąskaitos išrašymo momentu |
| Mokėjimas | Gali būti naudojama avansui paprašyti | Nurodoma pagal susitarimą išrašyta ir mokėtina suma |
| PVM įrodymas | Paprastai nėra galiojanti PVM sąskaita faktūra | Gali galioti, kai atitinka visus taikomus reikalavimus |
| Numeravimas | Naudojama aiškiai atskira nuoroda | Naudojamas privalomas sąskaitos numeris ar serija |
| Apskaita | Vien dėl panašumo į sąskaitą nelaikoma pardavimo pajamomis | Registruojama pagal taikomas apskaitos ir mokesčių taisykles |
| Sumos | Siūlomos arba numatomos | Tikrosios išrašytos sumos, kurias galima teisėtai taisyti |
- Paskirtis
- Išankstinėje sąskaitoje pateikiamas pasiūlymas. Galutinėje sąskaitoje užfiksuojama taikomu sąskaitos išrašymo momentu išrašyta suma.
- Mokesčiai ir PVM
- Išankstinė sąskaita paprastai nėra PVM atskaitai reikalingas įrodymas. Galutinė sąskaita vis tiek turi atitikti jai taikomas taisykles.
- Numeravimas
- Išankstinės sąskaitos nuorodą aiškiai atskirkite nuo reglamentuojamos galutinių sąskaitų faktūrų serijos.
- Apskaita
- Nepripažinkite pajamų vien pagal išankstinę sąskaitą. Taikykite tikrajam sandoriui skirtą apskaitos taisyklę.
- Sumos
- Siūlomos sumos gali būti pakeistos susitarimu, o galutinėje sąskaitoje faktūroje nurodoma iš tikrųjų išrašyta suma.
Kada naudoti išankstinę sąskaitą
Išankstinę sąskaitą naudokite, kai prieš galutinę sąskaitą faktūrą pirkėjui reikia sąskaitos formos pasiūlymo. Ji gali būti naudojama oficialiam komerciniam pasiūlymui, vidaus pirkimo patvirtinimui, importo licencijai, patikrai prieš išsiunčiant, akredityvui, lėšų pervedimui ar sutartam avansui paprašyti.
Muitinės atveju paklauskite importuotojo, vežėjo ar tarpininko, ar išankstinė sąskaita priimama konkrečiam prekių judėjimui. Pardavimui paprastai naudojama komercinė sąskaita faktūra, o pavyzdžiams, pakaitinėms ir kitoms neparduodamoms prekėms gali būti taikomos kitokios dokumentavimo bei įvertinimo taisyklės.
Ką nurodyti išankstinėje sąskaitoje
Pateikite pirkėjui pakankamai duomenų pasiūlymui įvertinti ir aiškiai parodykite, kad tai nėra galutinė mokestinė sąskaita faktūra. Naudokite atskirą išankstinės sąskaitos nuorodą, nurodykite pasiūlymo galiojimo laiką ir pažymėkite numatomas sumas. FreeBillGen nemokamoje dokumentų išrašymo programoje „Išankstinė sąskaita“ yra atskira dokumento rūšis.
- Žodžiai „Išankstinė sąskaita“
- Aiškiai pažymėkite dokumentą, kad jis nebūtų palaikytas galutine mokestine sąskaita faktūra.
- Atskira nuoroda
- Naudokite išankstinių sąskaitų seriją ar nuorodą, kurios nebūtų galima supainioti su reglamentuojama galutinių sąskaitų faktūrų serija.
- Jūsų ir pirkėjo duomenys
- Visas Jūsų, kaip pardavėjo, ir pirkėjo vardas ar pavadinimas, adresas bei kontaktiniai duomenys.
- Aprašymas, kiekis ir vieneto kaina
- Kiekvieną prekę ar paslaugą pateikite aiškioje eilutėje, kad pirkėjas tiksliai matytų, kas siūloma.
- Numatomos sumos ir mokesčiai
- Siūlomas kainas, transporto išlaidas ir numatomus mokesčius aiškiai pažymėkite kaip preliminarius, nepateikdami dokumento kaip mokestinės sąskaitos faktūros.
- Galiojimo data
- Nurodykite, kiek laiko galioja pasiūlytos kainos ir sąlygos (pavyzdžiui, galioja 30 dienų).
- Apmokėjimo ir pristatymo sąlygos
- Kai aktualu, nurodykite siūlomą mokėjimo būdą, avanso sąlygas ir numatomą pristatymą ar darbų užbaigimą.
Kaip išankstinė sąskaita tampa tikra sąskaita faktūra
Atėjus taikomam sąskaitos išrašymo momentui, paruoškite atskirą galutinę sąskaitą faktūrą su privalomu numeriu, datomis, tikrosiomis sumomis ir mokestiniu režimu. Šis momentas gali būti susijęs su prekių ar paslaugų pristatymu, avanso gavimu arba kitaip nustatytas vietos mokesčių taisyklėse.
Kai naudinga, pateikite nuorodą į priimtą pasiūlymą ir išsaugokite abi versijas. FreeBillGen palaiko dokumentų rūšis „Išankstinė sąskaita“ ir „Sąskaita faktūra“, tačiau svečio režimo programa jų automatiškai nekonvertuoja ir nesusieja.
Klausimai apie išankstines sąskaitas
Ar išankstinė sąskaita yra tikra sąskaita faktūra?
Tai tikras verslo dokumentas, tačiau paprastai ne galutinė mokestinė sąskaita faktūra. Jame pateikiamas pasiūlymas, kuris gali turėti sutartinę, mokėjimo ar muitinės reikšmę. Pavyzdžiui, HMRC nepriima išankstinės sąskaitos PVM atskaitai. Galutinės sąskaitos faktūros išrašymo laikas priklauso nuo tiekimo ir avanso taisyklių.
Ar pagal išankstinę sąskaitą galima susigrąžinti PVM?
Pagal Jungtinės Karalystės gaires – ne: HMRC nurodo, kad PVM pagal išankstinę sąskaitą neatskaitomas. Kitose PVM sistemose taip pat paprastai reikalaujama galiojančios mokestinės sąskaitos faktūros, tačiau tikrinkite taikomus įrodymo ir avanso reikalavimus, o ne remkitės viena visuotine formuluote.
Ar išankstinei sąskaitai reikia sąskaitos numerio?
Suteikite jai aiškiai atskirą nuorodą, pavyzdžiui, PRO-001. Nesudarykite įspūdžio, kad tai išrašyta galutinė mokestinė sąskaita faktūra, ir nenaudokite reglamentuojamos sąskaitų serijos numerio, nebent Jūsų vietos sistema aiškiai reikalauja tokios tvarkos.
Kuo komercinis pasiūlymas skiriasi nuo išankstinės sąskaitos?
Abiejuose dokumentuose gali būti siūloma kaina ir apimtis. Išankstinė sąskaita išdėstoma kaip sąskaita ir dažnai naudojama, kai tokios formos prašo pirkėjas, bankas ar importo procesas. Teisinę reikšmę lemia formuluotė, priėmimas ir taikoma teisė, o ne prielaida, kad paprastas komercinis pasiūlymas yra mažiau formalus.
Ar privalau apmokėti išankstinę sąskaitą?
Vien dokumento pavadinimas to neatsako. Išankstinė sąskaita gali būti pateikiama kartu su prašymu sumokėti avansą, o priimtas pasiūlymas ar sutartis gali sukurti mokėjimo prievolę. Peržiūrėkite sutartas sąlygas ir nemanykite, kad mokėjimas tampa privalomas tik gavus dokumentą, pavadintą „Sąskaita faktūra".
Kada išankstinę sąskaitą naudoti muitinės reikmėms?
Naudokite ją tik tada, kai ją priima paskirties procedūra, importuotojas, vežėjas ar muitinės tarpininkas. Ji gali tikti pavyzdžiams, pakaitinėms prekėms, prekėms, siunčiamoms išbandyti prieš patvirtinimą, ar importo veiksmams iki pardavimo, tačiau prekių judėjimui vis tiek reikia pagrindžiamos muitinės vertės bei kitų privalomų deklaracijų.