Kas iš tiesų yra proforma sąskaita faktūra
Proforma sąskaita faktūra yra pasiūlymas arba siūlomas pardavimas, pateiktas sąskaitos faktūros formatu. Joje paprastai nurodomos šalys, prekės ar paslaugos, kiekiai, kainos, pristatymo sąlygos, galiojimo laikotarpis ir numatomi mokesčiai ar rinkliavos. Eksporto prekyboje ji gali padėti pirkėjui kreiptis dėl importo licencijos, organizuoti patikrinimą, atidaryti akredityvą arba sutvarkyti lėšas.
Proforma sąskaita faktūra turėtų būti aiškiai pažymėta, kad nebūtų supainiota su galutine mokesčių sąskaita faktūra. Pavyzdžiui, HMRC nurodo, kad PVM negali būti susigrąžintas pagal proforma sąskaitą faktūrą. Tai nesukuria vienos universalios taisyklės sutartims, muitinei ar vidaus apskaitai: sutikimas gali turėti sutartinių pasekmių, muitinė gali ją naudoti tam tikrose procedūrose, o įmonė gali įtraukti į apskaitą įsipareigojimus, netraktuodama jų kaip pardavimo pajamų. Laikykitės taisyklių, taikomų faktiniam sandoriui ir bet kokiam išankstiniam mokėjimui.
Kuo proforma sąskaita skiriasi nuo galutinės sąskaitos?
Skirtumas yra statusas ir paskirtis, o ne vien išvaizda. Proforma apibūdina siūlomą sandorį. Galutinėje sąskaitoje faktūroje nurodoma faktinė suma, už kurią išrašoma sąskaita pagal sutartyje ir mokesčių taisyklėse numatytą sąskaitų išrašymo momentą, kuris gali būti susietas su tiekimu arba avansiniu mokėjimu.
| Aspektas | Proforma sąskaita | Galutinė arba mokesčių sąskaita faktūra |
|---|---|---|
| Tikslas | Nurodyti siūlomą sandorį | Užregistruoti faktinę sąskaitoje faktūroje nurodytą sumą |
| Laikas | Paprastai prieš išrašant galutinę sąskaitą | Taikytinu sutartiniu arba mokesčių sąskaitų išrašymo momentu |
| Apmokėjimas | Gali pagrįsti prašymą sumokėti avansą | Nurodo pagal sutartį sąskaitoje faktūroje nurodytą ir mokėtiną sumą |
| PVM įrodymas | Paprastai nėra galiojanti PVM sąskaita faktūra | Gali būti galiojanti, jei tenkinami visi taikytini reikalavimai |
| Numeravimas | Naudokite aiškiai atskirą nuorodą | Naudokite privalomą sąskaitos identifikatorių arba seriją |
| Apskaita | Nelaikykite to pardavimo pajamomis vien dėl to, kad dokumentas atrodo kaip sąskaita faktūra | Įrašykite pagal galiojančias apskaitos ir mokesčių taisykles |
| Sumos | Siūlomos arba apytikriai apskaičiuotos | Faktinės sąskaitoje faktūroje nurodytos sumos, atsižvelgiant į teisėtus pataisymus |
- Tikslas
- Proforma sąskaita pateikia pasiūlymą. Galutinėje sąskaitoje faktūroje įrašoma suma, už kurią išrašyta sąskaita faktūra atitinkamu sąskaitų išrašymo momentu.
- Mokesčiai ir PVM
- Proforma sąskaita paprastai nėra PVM įrodymas, reikalingas grąžinimui. Galutinė sąskaita vis tiek turi atitikti taikomas taisykles.
- Numeracija
- Proforma sąskaitos numerį (nuorodą) aiškiai atskirkite nuo bet kokių reglamentuojamų galutinių sąskaitų serijų.
- Apskaita
- Pajamų nepripažinkite vien remiantis proforma sąskaita; taikykite apskaitos taisyklę, skirtą faktiniam sandoriui.
- Sumos
- Siūlomos sumos gali keistis pagal susitarimą; galutinėje sąskaitoje faktūroje nurodoma faktiškai išrašyta suma.
Kada naudoti proforma sąskaitą faktūrą
Naudokite proforma sąskaitą, kai pirkėjui prieš galutinį sąskaitos faktūros išrašymą reikalingas sąskaitos faktūros formos pasiūlymas. Ji gali būti naudojama oficialiam pasiūlymui, vidiniam pirkimo patvirtinimui, importo licencijai, patikrinimui prieš išsiuntimą, akredityvui, lėšų pervedimui arba sutartam avanso mokėjimo prašymui.
Muitinės reikalais pasiteiraukite importuotojo, vežėjo ar tarpininko, ar proforma sąskaita priimama konkrečiam krovinių judėjimui. Pardavimo atveju paprastai naudojama komercinė sąskaita faktūra, o pavyzdžiams, pakeitimams ir kitoms neparduodamoms prekėms gali būti taikomos kitokios dokumentacijos ir vertinimo taisyklės.
Ką įrašyti į proforma sąskaitą
Pateikite pirkėjui pakankamai informacijos, kad jis galėtų įvertinti pasiūlymą, kartu aiškiai nurodydami, kad tai nėra galutinė mokesčių sąskaita faktūra. Naudokite atskirą proforma numerį (nuorodą), nurodykite, kiek laiko pasiūlymas galioja, ir aiškiai pažymėkite numatomas išlaidas. „FreeBillGen“ į savo nemokamą dokumentų generatorių įtraukė „Proforma“ kaip atskirą dokumento tipą.
- Žodžiai „Proforma sąskaita faktūra“
- Aiškiai pažymėkite dokumentą, kad jis nebūtų supainiotas su galutine mokesčių sąskaita faktūra.
- Atskiras numeris (nuoroda)
- Naudokite proforma serijos numerį arba nuorodą, kurios negalima supainioti su reguliuojamos galutinės sąskaitos faktūros serijos numeriu.
- Jūsų duomenys ir pirkėjo duomenys
- Visas vardas, pavardė (arba pavadinimas), adresas ir kontaktiniai duomenys tiek jūsų (pardavėjo), tiek pirkėjo.
- Aprašymas, kiekis ir vieneto kaina
- Kiekvienam daiktui ar paslaugai skirkite atskirą eilutę, kad pirkėjas tiksliai matytų, kas įtraukta į pasiūlymą.
- Numatomos sumos ir mokesčiai
- Siūlomas kainas, transporto išlaidas ir mokesčių sąmatas aiškiai nurodykite kaip sąmatas, nepateikdami dokumento kaip mokesčių sąskaitos faktūros.
- Galiojimo data
- Kiek laiko galioja nurodytos kainos ir sąlygos (pavyzdžiui, galioja 30 dienų).
- Mokėjimo ir pristatymo sąlygos
- Siūlomas mokėjimo būdas, įmokų sąlygos ir numatomas pristatymo arba užbaigimo terminas, jei taikoma.
Kaip proforma tampa tikra sąskaita faktūra
Kai ateis atitinkamas sąskaitos faktūros išrašymo momentas, paruoškite atskirą galutinę sąskaitą faktūrą su reikiamais identifikatoriais, datomis, faktinėmis sumomis ir mokesčių tvarkymu. Tas momentas gali būti po pristatymo, susijęs su išankstiniu mokėjimu arba apibrėžtas kitaip pagal vietines mokesčių taisykles.
Jei naudinga, remkitės patvirtintu pasiūlymu ir išsaugokite abi versijas. „FreeBillGen“ palaiko „Proforma“ ir „Invoice“ dokumentų tipus, tačiau svečių generatorius jų automatiškai nekonvertuoja ir nesusieja.
Klausimai apie proforma sąskaitas faktūras
Ar proforma sąskaita faktūra yra tikra sąskaita faktūra?
Tai yra tikras verslo dokumentas, tačiau paprastai nėra galutinė mokesčių sąskaita faktūra. Jame išdėstomas pasiūlymas, ir jis gali turėti sutartinę, mokėjimo ar muitinę reikšmę. Pavyzdžiui, HMRC nepriima proforma sąskaitos PVM grąžinimui. Galutinio sąskaitos faktūros išrašymo laikas priklauso nuo tiekimo ir išankstinio mokėjimo taisyklių.
Ar galiu susigrąžinti PVM pagal proforma sąskaitą faktūrą?
Pagal Jungtinės Karalystės gaires - ne: HMRC teigia, kad PVM negali būti susigrąžintas pagal proforma sąskaitą faktūrą. Kitos PVM sistemos taip pat paprastai reikalauja galiojančios mokesčių sąskaitos faktūros, tačiau patikrinkite taikytinus įrodymus ir išankstinio mokėjimo taisykles, o ne remkitės viena bendra formuluote.
Ar proforma sąskaitai faktūrai reikalingas sąskaitos faktūros numeris?
Suteikite jai aiškiai atskirą nuorodą, pvz., PRO-001. Neleiskite, kad ji atrodytų kaip išduota galutinė mokesčių sąskaita faktūra, ir nenaudokite reguliuojamo sąskaitų faktūrų serijos numerio, nebent jūsų vietinė sistema aiškiai reikalauja tokio tvarkymo.
Kuo skiriasi pasiūlymas nuo proforma sąskaitos faktūros?
Abu dokumentai gali nustatyti siūlomą kainą ir apimtį. Proforma turi sąskaitai faktūrai panašų išdėstymą ir dažniausiai naudojama tais atvejais, kai pirkėjas, bankas ar importo procesas reikalauja tokios formos. Teisinis poveikis kyla iš formuluotės, priėmimo ir taikytinos teisės, o ne iš prielaidos, kad pasiūlymas yra mažiau formalus.
Ar turiu apmokėti proforma sąskaitą?
Šis dokumentas savaime į šį klausimą neatsako. Proforma gali būti pridėta prie prašymo sumokėti avansą, o priimtas pasiūlymas ar sutartis gali sukurti mokėjimo įsipareigojimą. Peržiūrėkite sutartas sąlygas; nedarykite prielaidos, kad mokėjimas tampa privalomas tik tada, kai pasirodo dokumentas, pavadintas „Sąskaita faktūra“.
Kada turėčiau naudoti proforma sąskaitą muitinei?
Naudokite ją tik tuomet, kai paskirties procedūra, importuotojas, vežėjas ar tarpininkas ją priima. Ji gali būti taikoma pavyzdžiams, pakaitalams, pirkėjui įvertinti pateiktoms prekėms ar ikipardavimo importo susitarimams, tačiau prekių judėjimui vis tiek reikalinga pagrįsta muitinė vertė ir bet kokios kitos privalomos deklaracijos.