Какво всъщност представлява проформа фактурата
Проформа фактурата е оферта или предложение за продажба, представено като фактура. Обикновено посочва страните, стоките или услугите, количествата, цените, условията за доставка, срока на валидност и очакваните данъци или такси. При износ може да помогне на купувача да поиска разрешение за внос, да организира преглед, да открие акредитив или да осигури средства.
Означете я ясно, за да не бъде объркана с окончателната данъчна фактура. HMRC например посочва, че по проформа фактура не може да се приспадне ДДС. Това не е универсално правило за договорите, митниците или вътрешното счетоводство. Приемането може да има договорни последици, митницата може да я използва при определени процедури, а дадено предприятие може да отчете поет ангажимент, без да го признава за приход от продажба. Следвайте правилата за конкретната сделка и за всяко авансово плащане.
Как проформата се различава от окончателната фактура?
Разликата е в статуса и целта, а не само във външния вид. Проформата описва предложената сделка. Окончателната фактура записва действително фактурираната сума към момента, определен от договора и данъчните правила. Този момент може да е свързан с доставка или авансово плащане.
| Показател | Проформа фактура | Окончателна или данъчна фактура |
|---|---|---|
| Цел | Описва предложена сделка | Записва действително фактурираната сума |
| Момент | Обикновено преди окончателното фактуриране | В приложимия договорен или данъчен момент |
| Плащане | Може да подкрепи искане за авансово плащане | Посочва фактурираната и дължима по договора сума |
| Доказателство за ДДС | По принцип не е валидна фактура по ДДС | Може да е валидна, ако са изпълнени всички приложими изисквания |
| Номериране | Отделна и ясно означена референция | Изискуемият идентификатор или серия за фактури |
| Счетоводство | Не я отчитайте като приход от продажба само защото изглежда като фактура | Отчита се според приложимите счетоводни и данъчни правила |
| Суми | Предложени или приблизителни | Действително фактурирани суми, които подлежат на законна корекция |
- Предназначение
- Проформата описва предложение. Окончателната фактура записва сумата, която действително се фактурира към приложимия момент.
- Данък и ДДС
- Проформата по принцип не е доказателството по ДДС, нужно за приспадане. Окончателната фактура трябва да отговаря на всички приложими правила.
- Номериране
- Дръжте референцията на проформата ясно отделена от всяка регулирана серия за окончателни фактури.
- Счетоводство
- Не признавайте приход само въз основа на проформата. Приложете счетоводното правило за действителната сделка.
- Суми
- Предложените суми могат да се променят по споразумение. Окончателната фактура записва действително фактурираната сума.
Кога да използвате проформа фактура
Използвайте проформа, когато купувачът се нуждае от предложение във формат на фактура преди окончателното фактуриране. Тя може да подкрепи официална оферта, вътрешно одобрение за покупка, разрешение за внос, предекспедиционна проверка, акредитив, превод на средства или договорено искане за авансово плащане.
За митнически цели попитайте вносителя, превозвача или митническия представител дали проформата е приемлива за конкретното движение. При продажба обикновено се използва търговска фактура, докато за мостри, заместващи стоки и други стоки без продажба може да важат други правила за документиране и оценяване.
Какво да включите в проформа фактура
Дайте на купувача достатъчно данни, за да оцени предложението, но посочете ясно, че документът не е окончателната данъчна фактура. Използвайте отделна референция за проформата, посочете докога важи офертата и отбележете всички приблизителни стойности. FreeBillGen предлага проформата като отделен вид документ в безплатния генератор на документи.
- Думите „Проформа фактура“
- Означете документа ясно, така че да не се бърка с окончателна данъчна фактура.
- Отделно позоваване
- Използвайте серия или референтен номер за проформите, който не може да бъде объркан с регулирана серия от окончателни фактури.
- Вашите данни и данните на купувача
- Пълно име, адрес и контакт както за вас (продавача), така и за купувача.
- Описание, количество и единична цена
- Ясен ред за всеки артикул или услуга, така че купувачът да вижда точно какво се оферира.
- Прогнозни суми и такси
- Покажете предложените цени, транспортните разходи и данъците ясно като приблизителни стойности, без да представяте документа като данъчна фактура.
- Дата на валидност
- Колко дълго остават валидни оферираните цени и условия (например валидни 30 дни).
- Условия за плащане и доставка
- Предложен метод на плащане, условия за авансово плащане и очаквана доставка или завършване, когато е приложимо.
Как проформата се превръща в истинска фактура
Когато настъпи приложимият момент за фактуриране, създайте отделна окончателна фактура с изискуемия идентификатор, дати, действителни суми и данъчно третиране. Този момент може да е след доставката, да възникне при авансово плащане или да е определен по друг начин от местните данъчни правила.
Посочете приетото предложение, когато това е полезно, и запазете и двата документа. FreeBillGen поддържа отделните видове документи Proforma и Invoice, но генераторът за гости не ги преобразува и не ги свързва автоматично.
Въпроси за проформа фактурата
Проформа фактурата истинска фактура ли е?
Това е действителен търговски документ, но по принцип не е окончателната данъчна фактура. Описва предложение и може да има договорно, платежно или митническо значение. HMRC например не приема проформата за приспадане на ДДС. Моментът за окончателното фактуриране зависи от правилата за доставката и авансовите плащания.
Мога ли да възстановя ДДС по проформа фактура?
Според указанията за Обединеното кралство, не. HMRC посочва, че по проформа фактура не може да се приспадне ДДС. И другите системи за ДДС обикновено изискват валидна данъчна фактура, но проверете приложимите правила за доказателства и авансови плащания, вместо да приемате, че навсякъде важи едно и също правило.
Нуждае ли се проформа фактурата от номер на фактура?
Дайте й ясно отделна референция, например PRO-001. Не я оформяйте като издадена окончателна данъчна фактура и не използвайте номер от регулираната серия за фактури, освен ако местната ви система не изисква изрично друго.
Каква е разликата между оферта и проформа фактура?
И двата документа могат да посочват предложените цена и обхват. Проформата използва оформление като фактура и е обичайна, когато купувач, банка или вносна процедура изисква тази форма. Правното действие зависи от текста, приемането и приложимото право, а не от предположението, че офертата е непременно по-малко формална.
Длъжен ли съм да платя проформа фактура?
Самият документ не дава еднозначен отговор. Проформата може да придружава искане за авансово плащане, а приета оферта или договор може да създаде задължение за плащане. Прегледайте договорените условия. Не приемайте, че плащането става задължително едва когато се появи документ със заглавие „Фактура“.
Кога трябва да използвам проформа фактура за митница?
Използвайте само когато процедурата по местоназначение, вносителят, превозвачът или брокерът я приемат. Тя може да придружава мостри, заместващи стоки, стоки за одобрение или внос преди продажба, но за движението все още е нужна обоснована митническа стойност и всички други необходими декларации.