Što je zapravo pro forma račun
Pro forma račun je ponuda ili prijedlog prodaje predstavljen u obliku računa. Uobičajeno navodi stranke, robu ili usluge, količine, cijene, uvjete isporuke, rok valjanosti te procijenjene poreze ili troškove. U izvoznoj trgovini može pomoći kupcu da zatraži uvoznu dozvolu, organizira inspekciju, otvori akreditiv ili osigura sredstva.
Pro forma račun treba biti jasno označen kako se ne bi zamijenio s konačnim poreznim računom. Primjerice, HMRC navodi da se PDV ne može odbiti na temelju pro forma računa. To ne stvara jedno univerzalno pravilo za ugovore, carinu ili interno računovodstvo: prihvaćanje može imati ugovorne posljedice, carina ga može koristiti u nekim postupcima, a poduzeće može evidentirati obveze bez da ih tretira kao prihod od prodaje. Postupajte prema pravilima za stvarnu transakciju i svaku predujamnu uplatu.
Po čemu se pro forma račun razlikuje od konačnog računa?
Razlika je u statusu i svrsi, a ne samo u izgledu. Pro forma račun opisuje predloženu transakciju. Konačni račun bilježi stvarni iznos zaračunat u trenutku izdavanja računa koji zahtijevaju ugovor i porezna pravila, a koji može biti vezan uz isporuku ili predujamnu uplatu.
| Kriterij | Pro forma račun | Konačni ili porezni račun |
|---|---|---|
| Svrha | Iznosi prijedlog transakcije | Bilježi stvarni zaračunati iznos |
| Trenutak izdavanja | Uobičajeno prije konačnog izdavanja računa | U primjenjivom ugovornom ili poreznom trenutku izdavanja računa |
| Plaćanje | Može podržati zahtjev za predujamnu uplatu | Navodi zaračunati i dospjeli iznos prema ugovoru |
| Dokaz o PDV-u | U pravilu nije valjani porezni račun za PDV | Može biti valjan kada su ispunjeni svi primjenjivi uvjeti |
| Numeriranje | Koristiti jasno odvojenu referencu | Koristiti propisani identifikator računa ili seriju |
| Računovodstvo | Ne tretirati ga kao prihod od prodaje samo zato što izgleda kao račun | Evidentirati prema primjenjivim računovodstvenim i poreznim pravilima |
| Iznosi | Predloženi ili procijenjeni | Stvarni zaračunati iznosi, podložni zakonskim ispravcima |
- Svrha
- Pro forma račun iznosi prijedlog. Konačni račun bilježi zaračunati iznos u primjenjivom trenutku izdavanja računa.
- Porez i PDV
- Proforma račun općenito nije dokaz o PDV-u potreban za povrat. Konačni račun i dalje mora ispunjavati primjenjiva pravila.
- Numeracija
- Oznaku proforma računa držite jasno odvojenu od bilo koje propisane serije konačnih računa.
- Računovodstvo
- Ne priznajte prihod isključivo na temelju proforma računa; primijenite računovodstveno pravilo za stvarnu transakciju.
- Iznosi
- Predloženi iznosi mogu se promijeniti dogovorom; konačni račun bilježi stvarno fakturirani iznos.
Kada koristiti proforma račun
Koristite proformu kada kupac treba prijedlog u obliku računa prije konačnog izdavanja računa. Može poslužiti za formalnu ponudu, interno odobrenje nabave, uvoznu dozvolu, pregled prije otpreme, akreditiv, prijenos sredstava ili dogovoreni zahtjev za avansno plaćanje.
Za carinske svrhe pitajte uvoznika, prijevoznika ili carinskog posrednika prihvaća li se proforma za određeni prijevoz. Za prodaju se uobičajeno koristi trgovački račun, dok uzorci, zamjene i ostala roba koja nije predmet prodaje mogu podlijegati različitim pravilima dokumentiranja i vrednovanja.
Što navesti na proforma računu
Pružite kupcu dovoljno pojedinosti da može procijeniti prijedlog, a pritom jasno naznačite da se ne radi o konačnom računu. Upotrijebite zasebnu oznaku proforme, navedite koliko dugo ponuda vrijedi i označite procijenjene iznose. FreeBillGen uključuje proformu kao zasebnu vrstu dokumenta u svojem besplatnom generatoru dokumenata.
- Natpis “Proforma račun”
- Jasno označite dokument kako se ne bi zamijenio s konačnim računom.
- Zasebna oznaka
- Upotrijebite seriju ili oznaku proforme koja se ne može zamijeniti s reguliranom serijom konačnih računa.
- Vaši podaci i podaci kupca
- Puno ime, adresa i kontakt podaci za vas (prodavatelja) i za kupca.
- Opis, količina i jedinična cijena
- Jasna stavka za svaki proizvod ili uslugu kako bi kupac točno vidio što se nudi.
- Procijenjeni iznosi i troškovi
- Predložene cijene te procjene troškova prijevoza i poreza jasno prikažite kao procjene, bez predstavljanja dokumenta kao poreznog računa.
- Datum valjanosti
- Koliko dugo navedene cijene i uvjeti ostaju na snazi (npr. vrijedi 30 dana).
- Uvjeti plaćanja i isporuke
- Predloženi način plaćanja, uvjeti predujma i očekivana isporuka ili dovršetak, prema potrebi.
Kako proforma račun postaje konačni račun
Kada nastupi primjenjivi trenutak izdavanja računa, pripremite zasebni konačni račun s traženim identifikatorom, datumima, stvarnim iznosima i poreznim tretmanom. Taj trenutak može nastupiti nakon isporuke, pri uplati predujma ili biti definiran na drugi način lokalnim poreznim propisima.
Pozovite se na prihvaćenu ponudu kada je to korisno i sačuvajte obje verzije. FreeBillGen podržava tipove dokumenata Proforma i Račun, ali ih gostujući generator ne pretvara niti povezuje automatski.
Pitanja o proforma računu
Je li proforma račun stvarni račun?
Riječ je o stvarnom poslovnom dokumentu, ali općenito nije konačni porezni račun. Izlaže ponudu i može imati ugovorno, platno ili carinsko značenje. Primjerice, HMRC ne prihvaća proforma račun za povrat PDV-a. Vrijeme konačnog izdavanja računa ovisi o pravilima o isporuci i predujmovima.
Mogu li ostvariti povrat PDV-a na temelju proforma računa?
Prema britanskim smjernicama, ne: HMRC navodi da se PDV ne može povratiti na temelju proforma računa. Ostali sustavi PDV-a također općenito zahtijevaju valjani porezni račun, no provjerite primjenjive dokaze i pravila o predujmovima umjesto da pretpostavljate jednu univerzalnu formulaciju.
Treba li proforma račun imati broj računa?
Dodijelite mu jasno zasebnu oznaku, primjerice PRO-001. Nemojte da izgleda kao izdani konačni porezni račun niti da troši broj iz reguliranog niza računa, osim ako vaš lokalni sustav izričito zahtijeva takav postupak.
Koja je razlika između ponude i proforma računa?
Oba mogu navesti predloženu cijenu i opseg. Proforma račun ima raspored sličan računu i uobičajen je kada kupac, banka ili uvozni postupak zahtijeva taj oblik. Pravni učinak proizlazi iz sadržaja, prihvaćanja i mjerodavnog prava, a ne iz pretpostavke da je ponuda manje formalna.
Moram li platiti proforma račun?
Sam dokument ne odgovara na to pitanje. Proforma račun može pratiti zahtjev za avansno plaćanje, a prihvaćena ponuda ili ugovor mogu stvoriti obvezu plaćanja. Pregledajte dogovorene uvjete; nemojte pretpostavljati da plaćanje postaje obvezujuće tek kada se pojavi dokument pod naslovom Račun.
Kada trebam upotrijebiti proforma račun za carinu?
Upotrijebite ga samo kada ga odredišni carinski postupak, uvoznik, prijevoznik ili carinski posrednik prihvaća. Može poslužiti za uzorke, zamjensku robu, robu na odobrenje ili uvozne aranžmane prije prodaje, no za kretanje robe i dalje je potrebna utemeljena carinska vrijednost i sve druge propisane prijave.