Hva en proformafaktura egentlig er
En proformafaktura (fra latin pro forma, «for formens skyld») er et foreløpig dokument som angir forventet kostnad for varer eller tjenester før de leveres. Tenk på den som et detaljert overslag i god tro, kledd opp til å ligne en faktura: den lister opp varene, mengdene, prisene og eventuell avgift, slik at kjøperen vet nøyaktig hva de godtar å betale.
Det avgjørende er at en proformafaktura ikke er et juridisk betalingskrav. Den skaper ingen fordring i regnskapet ditt, den kan ikke brukes av kjøperen til å trekke fra inngående mva, og den skal aldri føres i bokføringen din som et salg. Det er et tilbud i fakturadrakt, en forpliktelse til prisene og vilkårene dine, utstedt før avtalen er endelig. Når varene sendes eller tjenesten er levert, erstatter du den med en ordentlig avgiftsfaktura.
Proformafaktura kontra kommersiell (endelig) faktura
De to dokumentene kan se nesten like ut, og det er derfor de så ofte forveksles. Forskjellen handler utelukkende om status og tidspunkt. En proforma utstedes før transaksjonen er fullført og har ingen regnskaps- eller avgiftsmessig vekt. En kommersiell (endelig) faktura utstedes etter leveransen, har et unikt fortløpende nummer, krever betaling og er dokumentet begge parter bokfører for skatte- og mva-formål.
En enkel test: hvis dokumentet kan brukes til å kreve tilbake mva, trekkes fra som en forretningsutgift eller forfølges som en gjeld, er det en ekte faktura, ikke en proforma. En proforma kan ingen av delene.
- Formål
- Proforma: et overslag eller en forpliktelse før salget. Endelig faktura: et bindende betalingskrav etter leveransen.
- Skatt og mva
- En proforma kan ikke brukes til å beregne eller trekke fra mva. En endelig faktura er det eneste gyldige dokumentet for mva- og skatteregnskap.
- Nummerering
- En proforma skal IKKE ha et fortløpende avgiftsfakturanummer. En endelig faktura må ha et unikt, fortløpende nummer.
- Regnskap
- En proforma bokføres aldri som inntekt. En endelig faktura føres i salgsreskontroen din.
- Beløp
- Proformabeløp er anslått og kan fortsatt endre seg. Beløp på en endelig faktura er fastsatt og forfalt.
Når du bør bruke en proformafaktura
En proformafaktura er det rette verktøyet hver gang du må legge tall foran en kjøper før salget er låst. Vanlige situasjoner er blant annet:
Å sende et formelt tilbud en kunde kan godkjenne som det er; å avtale pris og omfang for arbeidet på forhånd; å be om forskuddsbetaling eller depositum før du starter; og å støtte toll- og importdeklarasjoner, der transportører og myndigheter trenger en oppgitt (anslått) verdi for varene før en kommersiell faktura finnes. Den er også nyttig for interne innkjøpsgodkjenninger, der en kjøpers økonomiavdeling trenger et kostnadsfestet dokument for å opprette en innkjøpsordre.
Hva du bør ha med på en proformafaktura
En proforma skal gi kjøperen alt de trenger for å ta en beslutning, samtidig som det gjøres helt tydelig at dokumentet ikke er en endelig avgiftsfaktura. Merk den tydelig, utelat det fortløpende avgiftsfakturanummeret, og vis tallene som anslag med en dato tilbudet gjelder til.
- Ordet «Proformafaktura»
- Merk dokumentet tydelig slik at det aldri forveksles med en avgiftsfaktura.
- Ingen fortløpende avgiftsfakturanummer
- Bruk en egen referanse om du vil, men aldri et nummer fra den ekte fakturaserien din.
- Dine og kjøperens opplysninger
- Fullt navn, adresse og kontaktinformasjon for både deg (selgeren) og kjøperen.
- Beskrivelse, antall og enhetspris
- En tydelig linje for hver vare eller tjeneste, slik at kjøperen ser nøyaktig hva som tilbys.
- Anslåtte beløp og eventuell avgift
- Anslått delsum, eventuell mva eller avgift vist til orientering, og anslått totalsum.
- En gyldighetsdato
- Hvor lenge de oppgitte prisene og vilkårene gjelder (for eksempel gyldig i 30 dager).
- Betalings- og leveringsvilkår
- Foreslått betalingsmåte, depositumvilkår og forventet levering eller ferdigstillelse, der det er relevant.
Hvordan en proforma blir en ekte faktura
En proforma er et springbrett. Når kjøperen godtar den og varene sendes eller tjenesten leveres, utsteder du den endelige kommersielle fakturaen som erstatter den. Den endelige fakturaen får det neste nummeret i den fortløpende serien din, bekrefter de faktiske beløpene (som kan avvike litt fra anslaget) og blir dokumentet begge sider bruker for betaling, mva og regnskap.
I praksis beholder du de samme varelinjene og konverterer bare: merk dokumentet på nytt som en faktura, legg til det fortløpende nummeret og utstedelsesdatoen, ferdigstill tallene, og send det som det bindende betalingskravet. Med en generator som FreeBillGen lager du først proformaen og produserer deretter den tilhørende endelige fakturaen fra de samme opplysningene med et par klikk, uten omskriving og uten avvikende nummer.
Spørsmål om proformafaktura
Er en proformafaktura en ekte faktura?
Nei. En proformafaktura er et foreløpig, anslått dokument som utstedes før salget er fullført. Den er ikke et juridisk betalingskrav, kan ikke brukes til å trekke fra mva og skal ikke bokføres i regnskapet ditt. Den ekte, endelige fakturaen utstedes etter at varene eller tjenestene er levert.
Kan jeg trekke fra mva på en proformafaktura?
Nei. En proformafaktura er ikke et gyldig mva-dokument, så verken du eller kjøperen din kan bruke den til å beregne eller trekke fra mva. Bare den endelige kommersielle fakturaen, som har et fortløpende nummer og utstedes etter leveransen, er gyldig for mva-formål.
Trenger en proformafaktura et fakturanummer?
Den må ikke bruke et nummer fra den fortløpende avgiftsfakturaserien din, fordi den serien er reservert for ekte fakturaer. Du kan gi en proforma sin egen separate referanse (for eksempel PRO-001) slik at du kan spore den, men det offisielle fortløpende nummeret tildeles først når du utsteder den endelige fakturaen.
Hva er forskjellen mellom et tilbud og en proformafaktura?
De har samme formål, å vise en pris før salget, men en proforma er utformet som en faktura, med spesifiserte linjer, avgift vist til orientering og totalsummer. Et tilbud er vanligvis mindre formelt. Mange virksomheter foretrekker en proforma fordi den gir kjøperen et dokument som speiler den endelige fakturaen de vil motta.
Må jeg betale en proformafaktura?
Ikke som en juridisk forpliktelse. En proforma er en anmodning om å bekrefte en pris eller avtale forskuddsbetaling, ikke et tvangskraftig betalingskrav. Mange selgere ber likevel om et depositum eller full forskuddsbetaling mot en proforma før de starter arbeidet, men den bindende betalingsforpliktelsen oppstår først med den endelige fakturaen.
Når bør jeg bruke en proformafaktura til tollformål?
Bruk en når varer krysser en grense før en kommersiell faktura finnes, for eksempel vareprøver, erstatninger eller varer sendt til godkjenning. Toll og transportører trenger en oppgitt, anslått verdi for å fastsette avgifter, og en tydelig merket proforma gir det. Den endelige kommersielle fakturaen følger når salget er bekreftet.