Qué es realmente una factura proforma
Una factura proforma es un presupuesto o una propuesta de venta presentada con un formato similar al de una factura. Suele indicar las partes, los bienes o servicios, las cantidades, los precios, las condiciones de entrega, el período de validez y los impuestos o cargos estimados. En el comercio de exportación puede ayudar al comprador a solicitar una licencia de importación, organizar una inspección, abrir una carta de crédito o disponer los fondos.
La proforma debe estar claramente identificada para que no se confunda con la factura fiscal final. HMRC, por ejemplo, indica que no puede recuperarse el IVA a partir de una factura proforma. Esto no establece una regla universal para los contratos, las aduanas ni la contabilidad interna. Su aceptación puede tener consecuencias contractuales, la aduana puede usarla en algunos procedimientos y una empresa puede registrar compromisos sin tratarlos como ingresos por ventas. Seguí las normas de la operación real y de cualquier pago anticipado.
Factura proforma vs factura definitiva
La diferencia reside en el estado y la finalidad del documento, no solo en su aspecto. Una proforma describe la operación propuesta. La factura final registra el importe realmente facturado en el momento que establezcan el contrato y las normas fiscales, que puede estar vinculado a la operación o a un pago anticipado.
| Aspecto | Factura proforma | Factura final o fiscal |
|---|---|---|
| Finalidad | Describir una operación propuesta | Registrar el importe realmente facturado |
| Momento | Normalmente antes de la facturación final | En el momento de facturación contractual o fiscal aplicable |
| Pago | Puede respaldar una solicitud de pago anticipado | Indica el importe facturado y exigible según el acuerdo |
| Comprobante de IVA | Por lo general, no es una factura con IVA válida | Puede ser válida cuando cumple todos los requisitos aplicables |
| Numeración | Usá una referencia claramente diferenciada | Usá el identificador o la serie de factura exigidos |
| Contabilidad | No la contabilices como ingreso por ventas solo porque parezca una factura | Registrala conforme a las normas contables y fiscales aplicables |
| Importes | Propuestos o estimados | Importes realmente facturados, sujetos a las correcciones permitidas |
- Finalidad
- Una proforma presenta una propuesta. Una factura final registra el monto facturado en el momento de facturación aplicable.
- Impuestos e IVA
- Una proforma no suele ser el comprobante de IVA necesario para la deducción. La factura final también debe cumplir las normas aplicables.
- Numeración
- Mantené la referencia de la proforma claramente separada de cualquier serie regulada de facturas finales.
- Contabilidad
- No reconozcas ingresos únicamente a partir de una proforma. Aplicá la norma contable correspondiente a la operación real.
- Importes
- Los importes propuestos pueden cambiar por acuerdo. La factura final registra el importe que efectivamente se factura.
Cuándo usar una factura proforma
Usá una proforma cuando el comprador necesite una propuesta con forma de factura antes de la facturación final. Puede respaldar un presupuesto formal, la aprobación interna de una compra, una licencia de importación, una inspección previa al envío, una carta de crédito, una transferencia de fondos o una solicitud acordada de pago anticipado.
Para fines aduaneros, preguntale al importador, al transportista o al despachante si se acepta una proforma para ese movimiento concreto. Una venta normalmente usa una factura comercial, mientras que las muestras, las sustituciones y otros bienes que no se venden pueden seguir reglas distintas de documentación y valuación.
Qué poner en una factura proforma
Facilitale al comprador datos suficientes para evaluar la propuesta y dejá claro que no se trata de la factura fiscal final. Usá una referencia de proforma separada, indicá cuánto tiempo sigue vigente la oferta e identificá los importes estimados. FreeBillGen incluye Proforma como un tipo de documento distinto en su generador gratuito de documentos.
- Las palabras «Factura proforma»
- Identificá el documento con claridad para que no se confunda con una factura fiscal final.
- Referencia separada
- Usá una serie o referencia de proforma que no pueda confundirse con una serie regulada de facturas finales.
- Tus datos y los del comprador
- Nombre completo, domicilio y contacto, tanto tuyos (el vendedor) como del comprador.
- Descripción, cantidad y precio unitario
- Una línea clara por cada ítem o servicio, para que el comprador vea exactamente qué se está cotizando.
- Importes estimados y cualquier impuesto
- Mostrá los precios, el flete y los impuestos propuestos claramente como estimaciones, sin presentar el documento como una factura fiscal.
- Una fecha de validez
- Hasta cuándo se mantienen vigentes los precios y condiciones cotizados (por ejemplo, válida por 30 días).
- Condiciones de pago y entrega
- Medio de pago propuesto, condiciones de la seña y entrega o finalización prevista, cuando corresponda.
Cómo una proforma se convierte en una factura real
Cuando llegue el momento de facturación aplicable, prepará una factura final separada con el identificador exigido, las fechas, los importes reales y el tratamiento fiscal. Ese momento puede llegar tras la entrega, surgir con un pago anticipado o definirse de otro modo según las normas fiscales locales.
Hacé referencia a la propuesta aceptada cuando resulte útil y conservá ambas versiones. FreeBillGen admite los tipos de documento Proforma y Factura, pero el generador en modo invitado no los convierte ni los vincula automáticamente.
Preguntas sobre la factura proforma
¿Una factura proforma es una factura real?
Es un documento comercial real, pero por lo general no es la factura fiscal final. Presenta una propuesta y puede tener importancia contractual, de pago o aduanera. Por ejemplo, HMRC no acepta una proforma para recuperar el IVA. El momento de la facturación final depende de las normas sobre la operación y los pagos anticipados.
¿Puedo computar el IVA con una factura proforma?
Según las orientaciones del Reino Unido, no: HMRC indica que el IVA no puede recuperarse a partir de una factura proforma. Otros sistemas de IVA también suelen exigir una factura fiscal válida, pero verificá los comprobantes aplicables y las normas sobre pagos anticipados en lugar de dar por válida una formulación universal.
¿Una factura proforma necesita número de factura?
Dale una referencia claramente separada, como PRO-001. No hagas que parezca una factura fiscal final emitida ni uses un número de una serie de facturas regulada, salvo que tu sistema local exija expresamente ese tratamiento.
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?
Ambos pueden presentar un precio y un alcance propuestos. Una proforma usa un diseño similar al de una factura y es habitual cuando un comprador, un banco o un trámite de importación exige ese formato. El efecto jurídico depende de la redacción, la aceptación y la ley aplicable, no de suponer que un presupuesto es menos formal.
¿Tengo que pagar una factura proforma?
El documento por sí solo no responde a esa pregunta. Una proforma puede acompañar una solicitud de pago anticipado, y un presupuesto o contrato aceptado puede crear una obligación de pago. Revisá las condiciones acordadas. No supongas que el pago solo resulta obligatorio cuando aparece un documento titulado Factura.
¿Cuándo conviene usar una factura proforma para la aduana?
Usala solo cuando la acepte el procedimiento del destino, el importador, el transportista o el despachante. Puede respaldar muestras, reemplazos, bienes enviados para aprobación o trámites de importación previos a la venta, pero el traslado igualmente necesita un valor aduanero justificable y cualquier otra declaración exigida.