Was eine Proformarechnung tatsächlich ist
Eine Proformarechnung ist ein Angebot oder ein geplanter Verkauf in einem rechnungsähnlichen Format. Üblicherweise enthält sie die beteiligten Parteien, Waren oder Dienstleistungen, Mengen, Preise, Lieferbedingungen, die Gültigkeitsdauer sowie geschätzte Steuern oder Gebühren. Im Exporthandel kann sie dem Käufer dabei helfen, eine Einfuhrgenehmigung zu beantragen, eine Inspektion zu veranlassen, ein Akkreditiv zu eröffnen oder die Finanzierung zu organisieren.
Eine Proformarechnung sollte eindeutig gekennzeichnet sein, damit sie nicht mit der endgültigen Steuerrechnung verwechselt wird. HMRC erklärt beispielsweise, dass Umsatzsteuer aufgrund einer Proformarechnung nicht zurückgefordert werden kann. Daraus ergibt sich jedoch keine allgemeingültige Regel für Verträge, Zollverfahren oder die interne Buchhaltung: Eine Annahme kann vertragliche Folgen haben, der Zoll kann sie bei bestimmten Verfahren heranziehen und ein Unternehmen kann Verpflichtungen erfassen, ohne sie als Umsatzerlös zu behandeln. Beachten Sie die Vorschriften für das tatsächliche Geschäft und für etwaige Vorauszahlungen.
Wie unterscheidet sich eine Proformarechnung von einer endgültigen Rechnung?
Der Unterschied liegt im Status und Zweck, nicht nur im Erscheinungsbild. Eine Proformarechnung beschreibt das geplante Geschäft. Eine endgültige Rechnung erfasst den tatsächlich berechneten Betrag zu dem nach Vertrag und Steuerrecht maßgeblichen Zeitpunkt der Rechnungsstellung, der an die Leistung oder eine Vorauszahlung geknüpft sein kann.
| Aspekt | Proformarechnung | Endgültige Rechnung oder Steuerrechnung |
|---|---|---|
| Zweck | Darstellung eines geplanten Geschäfts | Erfassung des tatsächlich in Rechnung gestellten Betrags |
| Zeitpunkt | Üblicherweise vor der endgültigen Rechnungsstellung | Zum maßgeblichen vertraglichen oder steuerlichen Zeitpunkt der Rechnungsstellung |
| Zahlung | Kann eine Vorauszahlungsanforderung unterstützen | Weist den gemäß der Vereinbarung berechneten und fälligen Betrag aus |
| Umsatzsteuernachweis | Im Allgemeinen keine gültige Umsatzsteuerrechnung | Kann gültig sein, wenn alle maßgeblichen Anforderungen erfüllt sind |
| Nummerierung | Eine eindeutig separate Referenz verwenden | Die vorgeschriebene Rechnungskennung oder Nummernserie verwenden |
| Buchhaltung | Nicht allein deshalb als Umsatzerlös behandeln, weil das Dokument wie eine Rechnung aussieht | Nach den maßgeblichen Rechnungslegungs- und Steuervorschriften erfassen |
| Beträge | Vorgeschlagen oder geschätzt | Tatsächlich berechnete Beträge, vorbehaltlich rechtmäßiger Korrekturen |
- Zweck
- Eine Proformarechnung stellt ein Angebot dar. Eine endgültige Rechnung erfasst den Betrag, der zum maßgeblichen Zeitpunkt der Rechnungsstellung berechnet wird.
- Steuern und Umsatzsteuer
- Eine Proformarechnung ist im Allgemeinen nicht der für eine Erstattung erforderliche Umsatzsteuernachweis. Eine endgültige Rechnung muss weiterhin die maßgeblichen Vorschriften erfüllen.
- Nummerierung
- Halten Sie die Referenz einer Proformarechnung eindeutig von jeder gesetzlich geregelten Nummernserie endgültiger Rechnungen getrennt.
- Buchhaltung
- Erfassen Sie Umsatzerlöse nicht allein aufgrund einer Proformarechnung, sondern wenden Sie die Rechnungslegungsvorschriften für das tatsächliche Geschäft an.
- Beträge
- Vorgeschlagene Beträge können einvernehmlich geändert werden. Die endgültige Rechnung erfasst den tatsächlich berechneten Betrag.
Wann Sie eine Proformarechnung verwenden sollten
Verwenden Sie eine Proformarechnung, wenn der Käufer vor der endgültigen Rechnungsstellung ein Angebot in Rechnungsform benötigt. Sie kann für ein formelles Angebot, eine interne Einkaufsfreigabe, eine Einfuhrgenehmigung, eine Inspektion vor dem Versand, ein Akkreditiv, eine Überweisung oder eine vereinbarte Vorauszahlungsanforderung verwendet werden.
Erkundigen Sie sich bei Zollangelegenheiten beim Importeur, Frachtführer oder Zollagenten, ob für die konkrete Warenbewegung eine Proformarechnung akzeptiert wird. Bei einem Verkauf wird normalerweise eine Handelsrechnung verwendet, während für Muster, Ersatzlieferungen und andere Waren ohne Verkauf andere Dokumentations- und Bewertungsvorschriften gelten können.
Welche Angaben eine Proformarechnung enthalten sollte
Stellen Sie dem Käufer genügend Angaben zur Verfügung, um das Angebot beurteilen zu können, und machen Sie zugleich deutlich, dass es sich nicht um die endgültige Steuerrechnung handelt. Verwenden Sie eine separate Proforma-Referenz, geben Sie die Gültigkeitsdauer des Angebots an und kennzeichnen Sie Schätzwerte. FreeBillGen bietet Proforma als eigenständigen Dokumenttyp in seinem kostenlosen Dokumentgenerator an.
- Die Wörter “Proformarechnung”
- Kennzeichnen Sie das Dokument eindeutig, damit es nicht mit einer endgültigen Steuerrechnung verwechselt wird.
- Separate Referenz
- Verwenden Sie eine Proforma-Serie oder Referenz, die nicht mit einer gesetzlich geregelten Nummernserie endgültiger Rechnungen verwechselt werden kann.
- Ihre Angaben und die Angaben des Käufers
- Vollständiger Name, Anschrift und Kontaktdaten sowohl von Ihnen als Verkäufer als auch vom Käufer.
- Beschreibung, Menge und Einzelpreis
- Führen Sie jeden Artikel oder jede Dienstleistung eindeutig auf, damit der Käufer genau erkennen kann, was angeboten wird.
- Geschätzte Beträge und Gebühren
- Weisen Sie vorgeschlagene Preise, Frachtkosten und geschätzte Steuern eindeutig als Schätzwerte aus, ohne das Dokument als Steuerrechnung darzustellen.
- Gültigkeitsdatum
- Geben Sie an, wie lange die angebotenen Preise und Bedingungen gültig bleiben, beispielsweise 30 Tage.
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Geben Sie gegebenenfalls die vorgeschlagene Zahlungsmethode, die Anzahlungsbedingungen und den voraussichtlichen Liefer- oder Fertigstellungstermin an.
Wie aus einer Proformarechnung eine echte Rechnung wird
Sobald der maßgebliche Zeitpunkt der Rechnungsstellung eintritt, erstellen Sie eine separate endgültige Rechnung mit der vorgeschriebenen Kennung, den erforderlichen Datumsangaben, den tatsächlichen Beträgen und der zutreffenden steuerlichen Behandlung. Dieser Zeitpunkt kann nach der Lieferung eintreten, durch eine Vorauszahlung ausgelöst oder nach den örtlichen Steuervorschriften anderweitig bestimmt werden.
Verweisen Sie, sofern sinnvoll, auf das angenommene Angebot und bewahren Sie beide Fassungen auf. FreeBillGen unterstützt die Dokumenttypen Proforma und Invoice, der Gastgenerator wandelt sie jedoch nicht automatisch um und verknüpft sie auch nicht miteinander.
Fragen zur Proformarechnung
Ist eine Proformarechnung eine echte Rechnung?
Sie ist ein echtes Geschäftsdokument, im Allgemeinen jedoch nicht die endgültige Steuerrechnung. Sie stellt ein Angebot dar und kann vertragliche, zahlungsbezogene oder zollrechtliche Bedeutung haben. HMRC akzeptiert eine Proformarechnung beispielsweise nicht für die Erstattung von Umsatzsteuer. Der Zeitpunkt der endgültigen Rechnungsstellung richtet sich nach den Vorschriften für Leistungen und Vorauszahlungen.
Kann ich Umsatzsteuer aufgrund einer Proformarechnung zurückfordern?
Nach den britischen Leitlinien nicht: HMRC erklärt, dass Umsatzsteuer aufgrund einer Proformarechnung nicht zurückgefordert werden kann. Auch andere Umsatzsteuersysteme verlangen im Allgemeinen eine gültige Steuerrechnung. Prüfen Sie jedoch die maßgeblichen Nachweis- und Vorauszahlungsvorschriften, anstatt von einer weltweit einheitlichen Regelung auszugehen.
Benötigt eine Proformarechnung eine Rechnungsnummer?
Vergeben Sie eine eindeutig separate Referenz wie PRO-001. Gestalten Sie sie nicht wie eine ausgestellte endgültige Steuerrechnung und verwenden Sie keine Nummer aus einer gesetzlich geregelten Rechnungsnummernserie, sofern Ihr örtliches System diese Vorgehensweise nicht ausdrücklich vorschreibt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Proformarechnung?
Beide können einen vorgeschlagenen Preis und Leistungsumfang darstellen. Eine Proformarechnung verwendet ein rechnungsähnliches Format und ist üblich, wenn ein Käufer, eine Bank oder ein Einfuhrverfahren diese Form verlangt. Die rechtliche Wirkung ergibt sich aus dem Wortlaut, der Annahme und dem anwendbaren Recht, nicht aus der Annahme, ein Angebot sei weniger formell.
Muss ich eine Proformarechnung bezahlen?
Das Dokument allein beantwortet diese Frage nicht. Eine Proformarechnung kann eine Vorauszahlungsanforderung begleiten, und ein angenommenes Angebot oder ein Vertrag kann eine Zahlungspflicht begründen. Prüfen Sie die vereinbarten Bedingungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Zahlung erst verbindlich wird, wenn ein Dokument mit dem Titel Invoice vorliegt.
Wann sollte ich eine Proformarechnung für den Zoll verwenden?
Verwenden Sie sie nur, wenn das Verfahren am Bestimmungsort, der Importeur, der Frachtführer oder der Zollagent sie akzeptiert. Sie kann bei Mustern, Ersatzlieferungen, Waren zur Ansicht oder Einfuhrvereinbarungen vor dem Verkauf verwendet werden. Für die Warenbewegung sind jedoch weiterhin ein belegbarer Zollwert und alle weiteren erforderlichen Erklärungen notwendig.