Was eine Proformarechnung tatsächlich ist
Eine Proformarechnung (vom lateinischen pro forma, „der Form halber“) ist ein vorläufiges Dokument, das die voraussichtlichen Kosten von Waren oder Dienstleistungen vor deren Lieferung darlegt. Stellen Sie sich sie als detaillierten, in gutem Glauben erstellten Kostenvoranschlag vor, der so aufgemacht ist, dass er wie eine Rechnung aussieht: Sie listet die Posten, Mengen, Preise und etwaige Steuern auf, damit der Käufer genau weiß, wofür er zu zahlen zustimmt.
Entscheidend ist: Eine Proformarechnung ist keine rechtsverbindliche Zahlungsaufforderung. Sie begründet keine Forderung in Ihrer Buchhaltung, kann vom Käufer nicht zum Vorsteuerabzug genutzt werden und sollte niemals als Verkauf in Ihrer Buchführung erfasst werden. Sie ist ein Angebot im Gewand einer Rechnung - eine Zusage zu Ihren Preisen und Bedingungen, ausgestellt, bevor das Geschäft abgeschlossen ist. Sobald die Ware versandt oder die Leistung erbracht ist, ersetzen Sie sie durch eine ordentliche Steuerrechnung.
Proformarechnung vs. Handels- (End-) Rechnung
Die beiden Dokumente können nahezu identisch aussehen, weshalb sie so häufig verwechselt werden. Der Unterschied liegt rein in Status und Zeitpunkt. Eine Proformarechnung wird vor Abschluss der Transaktion ausgestellt und hat kein buchhalterisches oder steuerliches Gewicht. Eine Handels- (End-) Rechnung wird nach der Lieferung ausgestellt, trägt eine eindeutige fortlaufende Nummer, fordert zur Zahlung auf und ist das Dokument, das beide Parteien für steuerliche und umsatzsteuerliche Zwecke erfassen.
Eine einfache Probe: Wenn das Dokument zum Vorsteuerabzug genutzt, als Betriebsausgabe abgesetzt oder als Forderung eingetrieben werden kann, ist es eine echte Rechnung - keine Proformarechnung. Eine Proformarechnung kann nichts davon.
- Zweck
- Proformarechnung: ein Kostenvoranschlag oder eine Zusage vor dem Verkauf. Endrechnung: eine verbindliche Zahlungsaufforderung nach der Lieferung.
- Steuer und Umsatzsteuer
- Eine Proformarechnung kann nicht zum Erheben oder Abziehen von Umsatzsteuer genutzt werden. Nur die Endrechnung ist das gültige Dokument für Umsatzsteuer- und Steuerunterlagen.
- Nummerierung
- Eine Proformarechnung darf KEINE fortlaufende Steuerrechnungsnummer tragen. Eine Endrechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben.
- Buchhaltung
- Eine Proformarechnung wird nie als Umsatz verbucht. Eine Endrechnung wird in Ihrem Verkaufsbuch erfasst.
- Beträge
- Beträge auf einer Proformarechnung sind geschätzt und können sich noch ändern. Beträge auf einer Endrechnung sind fix und fällig.
Wann eine Proformarechnung zu verwenden ist
Eine Proformarechnung ist das richtige Werkzeug, wann immer Sie einem Käufer Zahlen vorlegen müssen, bevor der Verkauf festgezurrt ist. Häufige Situationen sind:
Das Versenden eines formellen Angebots, das ein Kunde unverändert annehmen kann; das Vereinbaren von Preis und Leistungsumfang im Voraus; das Anfordern einer Vorauszahlung oder Anzahlung, bevor Sie beginnen; und die Unterstützung von Zoll- und Einfuhranmeldungen, bei denen Spediteure und Behörden einen angegebenen (geschätzten) Warenwert benötigen, bevor eine Handelsrechnung existiert. Sie ist auch nützlich für interne Beschaffungsfreigaben, wenn die Finanzabteilung eines Käufers ein kalkuliertes Dokument benötigt, um eine Bestellung auszulösen.
Was auf eine Proformarechnung gehört
Eine Proformarechnung sollte dem Käufer alles geben, was er für eine Entscheidung braucht, und dabei unmissverständlich machen, dass das Dokument keine endgültige Steuerrechnung ist. Beschriften Sie sie eindeutig, lassen Sie die fortlaufende Steuerrechnungsnummer weg und weisen Sie die Beträge als Schätzungen aus, mit einem Datum, bis zu dem das Angebot gilt.
- Das Wort „Proformarechnung“
- Beschriften Sie das Dokument eindeutig, damit es nie mit einer Steuerrechnung verwechselt wird.
- Keine fortlaufende Steuerrechnungsnummer
- Verwenden Sie bei Bedarf eine separate Referenz, aber niemals eine Nummer aus Ihrer echten Rechnungsserie.
- Ihre Angaben und die Angaben des Käufers
- Vollständiger Name, Anschrift und Kontaktdaten sowohl für Sie (den Verkäufer) als auch für den Käufer.
- Beschreibung, Menge und Einzelpreis
- Eine klare Zeile für jeden Posten oder jede Leistung, damit der Käufer genau sieht, was angeboten wird.
- Geschätzte Beträge und etwaige Steuern
- Die geschätzte Zwischensumme, etwaige zur Information ausgewiesene Umsatzsteuer und der geschätzte Gesamtbetrag.
- Ein Gültigkeitsdatum
- Wie lange die angebotenen Preise und Bedingungen gültig bleiben (zum Beispiel 30 Tage gültig).
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Vorgeschlagene Zahlungsweise, Anzahlungsbedingungen und voraussichtliche Lieferung oder Fertigstellung, sofern relevant.
Wie aus einer Proformarechnung eine echte Rechnung wird
Eine Proformarechnung ist ein Zwischenschritt. Sobald der Käufer sie annimmt und die Ware versandt oder die Leistung erbracht ist, stellen Sie die endgültige Handelsrechnung aus, die sie ersetzt. Diese Endrechnung trägt die nächste Nummer in Ihrer fortlaufenden Serie, bestätigt die tatsächlichen Beträge (die geringfügig von der Schätzung abweichen können) und wird zum Dokument, das beide Seiten für Zahlung, Umsatzsteuer und Buchhaltung verwenden.
In der Praxis behalten Sie dieselben Posten und wandeln einfach um: Beschriften Sie das Dokument als Rechnung um, fügen Sie die fortlaufende Nummer und das Ausstellungsdatum hinzu, finalisieren Sie die Zahlen und versenden Sie sie als verbindliche Zahlungsaufforderung. Mit einem Generator wie FreeBillGen erstellen Sie zuerst die Proformarechnung und erzeugen dann mit wenigen Klicks aus denselben Angaben die passende Endrechnung - kein erneutes Tippen, keine abweichenden Nummern.
Fragen zur Proformarechnung
Ist eine Proformarechnung eine echte Rechnung?
Nein. Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges, geschätztes Dokument, das vor Abschluss des Verkaufs ausgestellt wird. Sie ist keine rechtsverbindliche Zahlungsaufforderung, kann nicht zum Vorsteuerabzug genutzt werden und sollte nicht in Ihrer Buchhaltung erfasst werden. Die echte, endgültige Rechnung wird ausgestellt, nachdem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden.
Kann ich die Vorsteuer aus einer Proformarechnung abziehen?
Nein. Eine Proformarechnung ist kein gültiges Umsatzsteuerdokument, sodass weder Sie noch Ihr Käufer sie zum Erheben oder Abziehen von Umsatzsteuer nutzen können. Nur die endgültige Handelsrechnung, die eine fortlaufende Nummer trägt und nach der Lieferung ausgestellt wird, ist umsatzsteuerlich gültig.
Braucht eine Proformarechnung eine Rechnungsnummer?
Sie darf keine Nummer aus Ihrer fortlaufenden Steuerrechnungsserie verwenden, da diese Serie echten Rechnungen vorbehalten ist. Sie können einer Proformarechnung eine eigene separate Referenz geben (zum Beispiel PRO-001), um sie nachzuverfolgen, aber die offizielle fortlaufende Nummer wird erst vergeben, wenn Sie die Endrechnung ausstellen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Proformarechnung?
Sie dienen demselben Zweck - einen Preis vor dem Verkauf darzustellen - aber eine Proformarechnung ist wie eine Rechnung formatiert, mit aufgeschlüsselten Zeilen, zur Information ausgewiesenen Steuern und Gesamtsummen. Ein Angebot ist meist weniger formell. Viele Unternehmen bevorzugen eine Proformarechnung, weil sie dem Käufer ein Dokument gibt, das die endgültige Rechnung widerspiegelt, die er erhalten wird.
Muss ich eine Proformarechnung bezahlen?
Nicht als rechtliche Verpflichtung. Eine Proformarechnung ist eine Aufforderung, einen Preis zu bestätigen oder eine Vorauszahlung zu vereinbaren, keine durchsetzbare Zahlungsaufforderung. Viele Verkäufer verlangen vor Arbeitsbeginn zwar eine Anzahlung oder vollständige Vorauszahlung gegen eine Proformarechnung, doch die verbindliche Zahlungspflicht entsteht erst mit der Endrechnung.
Wann sollte ich eine Proformarechnung für den Zoll verwenden?
Verwenden Sie eine, wenn Waren eine Grenze überqueren, bevor eine Handelsrechnung existiert - zum Beispiel Muster, Ersatzlieferungen oder zur Ansicht versandte Waren. Zoll und Spediteure benötigen einen angegebenen, geschätzten Wert, um Abgaben zu bemessen, und eine klar beschriftete Proformarechnung liefert diesen. Die endgültige Handelsrechnung folgt, sobald der Verkauf bestätigt ist.