Czym właściwie jest faktura pro forma?
Faktura pro forma jest ofertą lub propozycją sprzedaży przedstawioną w formacie zbliżonym do faktury. Zwykle wskazuje strony, towary lub usługi, ilości, ceny, warunki dostawy, okres ważności oraz szacowane podatki albo opłaty. W handlu eksportowym może pomóc nabywcy przy uzyskaniu pozwolenia na import, organizacji kontroli, otwarciu akredytywy lub zapewnieniu środków.
Dokument trzeba wyraźnie oznaczyć, aby nie został pomylony z końcową fakturą podatkową. HMRC wskazuje na przykład, że faktura pro forma nie stanowi podstawy do odzyskania VAT. Nie tworzy to jednej światowej reguły dla umów, ceł i ewidencji wewnętrznej. Przyjęcie propozycji może mieć skutki umowne, organy celne mogą dopuścić ją w określonych procedurach, a firma może ewidencjonować zobowiązanie bez ujmowania przychodu ze sprzedaży. Należy stosować zasady właściwe dla transakcji i każdej zaliczki.
Czym pro forma różni się od faktury końcowej?
Różnica dotyczy statusu i celu, a nie samego wyglądu. Pro forma opisuje proponowaną transakcję. Faktura końcowa wykazuje rzeczywistą kwotę zafakturowaną w momencie wymaganym przez umowę i przepisy podatkowe, który może zależeć od dostawy albo zaliczki.
| Aspekt | Faktura pro forma | Faktura końcowa lub podatkowa |
|---|---|---|
| Cel | Przedstawia proponowaną transakcję | Wykazuje faktycznie zafakturowaną kwotę |
| Moment | Zwykle przed fakturowaniem końcowym | We właściwym momencie umownym lub podatkowym |
| Płatność | Może wspierać uzgodnione żądanie zaliczki | Wskazuje kwotę zafakturowaną i należną na podstawie umowy |
| Dowód VAT | Zasadniczo nie jest prawidłową fakturą VAT | Może być prawidłowa po spełnieniu wszystkich wymogów |
| Numeracja | Stosuje wyraźnie odrębne oznaczenie | Stosuje wymagany identyfikator lub serię faktur |
| Księgowanie | Sam wygląd faktury nie uzasadnia ujęcia przychodu ze sprzedaży | Podlega właściwym zasadom rachunkowym i podatkowym |
| Kwoty | Proponowane lub szacunkowe | Faktycznie zafakturowane, z zastrzeżeniem zgodnych z prawem korekt |
- Cel
- Pro forma przedstawia propozycję. Faktura końcowa rejestruje kwotę naliczoną we właściwym momencie fakturowania.
- Podatek i VAT
- Pro forma zasadniczo nie jest dowodem VAT potrzebnym do odliczenia. Faktura końcowa musi spełniać właściwe wymogi.
- Numeracja
- Oznaczenie pro forma należy wyraźnie oddzielić od każdej regulowanej serii faktur końcowych.
- Księgowanie
- Nie należy ujmować przychodu wyłącznie na podstawie pro formy. Stosuje się zasady dotyczące rzeczywistej transakcji.
- Kwoty
- Proponowane kwoty mogą zmienić się za zgodą stron. Faktura końcowa wykazuje kwoty faktycznie zafakturowane.
Kiedy stosować fakturę pro forma?
Pro forma jest przydatna, gdy nabywca potrzebuje propozycji w układzie faktury przed ostatecznym fakturowaniem. Może wspierać formalną ofertę, wewnętrzną zgodę na zakup, pozwolenie na import, kontrolę przed wysyłką, akredytywę, transfer środków albo uzgodnione żądanie zaliczki.
W sprawach celnych trzeba potwierdzić z importerem, przewoźnikiem lub agentem, czy pro forma jest dopuszczalna dla konkretnego przemieszczenia. Sprzedaż zwykle wymaga faktury handlowej, natomiast próbki, towary zastępcze i inne przesyłki bez sprzedaży mogą podlegać odmiennym zasadom dokumentowania i wyceny.
Co umieścić na fakturze pro forma?
Nabywca powinien otrzymać dane wystarczające do oceny propozycji oraz jasną informację, że dokument nie jest końcową fakturą podatkową. Trzeba użyć odrębnego oznaczenia pro forma, podać okres ważności oferty i wyraźnie wskazać wartości szacunkowe. FreeBillGen udostępnia fakturę pro forma jako osobny typ w bezpłatnym generatorze dokumentów.
- Oznaczenie „Faktura pro forma”
- Dokument trzeba opisać jednoznacznie, aby nie został pomylony z końcową fakturą podatkową.
- Odrębne oznaczenie
- Seria lub oznaczenie pro forma nie może wyglądać jak regulowana seria faktur końcowych.
- Dane sprzedawcy i nabywcy
- Pełna nazwa, adres i dane kontaktowe obu stron.
- Opis, ilość i cena jednostkowa
- Osobny, czytelny wiersz dla każdego towaru lub usługi objętej propozycją.
- Szacowane kwoty i opłaty
- Proponowane ceny, transport i szacowany podatek trzeba wskazać jako wartości szacunkowe, bez przedstawiania dokumentu jako faktury podatkowej.
- Data ważności
- Okres obowiązywania proponowanych cen i warunków, na przykład 30 dni.
- Warunki płatności i dostawy
- Proponowana metoda płatności, warunki zaliczki oraz planowana dostawa lub realizacja, jeśli mają zastosowanie.
Jak przygotować fakturę końcową po pro formie?
Po nadejściu właściwego momentu fakturowania trzeba przygotować odrębną fakturę końcową z wymaganym identyfikatorem, datami, rzeczywistymi kwotami i sposobem rozliczenia podatku. Taki moment może nastąpić po dostawie, powstać przy zaliczce albo wynikać z innej reguły lokalnego prawa podatkowego.
W razie potrzeby można odwołać się do przyjętej propozycji i zachować oba dokumenty. FreeBillGen obsługuje typy Pro forma i Faktura, ale generator gościa nie przekształca ich ani nie łączy automatycznie.
Pytania o faktury pro forma
Czy faktura pro forma jest prawdziwą fakturą?
Jest rzeczywistym dokumentem handlowym, ale zasadniczo nie końcową fakturą podatkową. Przedstawia propozycję i może mieć znaczenie umowne, płatnicze lub celne. HMRC nie dopuszcza jej na przykład jako podstawy odzyskania VAT. Termin faktury końcowej zależy od reguł dostawy i zaliczki.
Czy można odliczyć VAT na podstawie pro formy?
Według brytyjskich wytycznych HMRC nie. Inne systemy VAT także zwykle wymagają prawidłowej faktury podatkowej. Zamiast przyjmować jedną światową regułę, trzeba sprawdzić właściwe wymogi dowodowe i zasady dotyczące zaliczek.
Czy pro forma potrzebuje numeru faktury?
Należy nadać jej wyraźnie odrębne oznaczenie, na przykład PRO-001. Nie powinna wyglądać jak wystawiona faktura końcowa ani zużywać numeru z regulowanej serii, chyba że lokalny system wyraźnie tego wymaga.
Czym oferta różni się od faktury pro forma?
Oba dokumenty mogą przedstawiać proponowaną cenę i zakres. Pro forma ma układ przypominający fakturę i jest częsta, gdy takiej formy wymaga nabywca, bank lub procedura importowa. Skutek prawny wynika z treści, przyjęcia i właściwego prawa, a nie z założenia, że oferta jest mniej formalna.
Czy fakturę pro forma trzeba zapłacić?
Sam dokument tego nie rozstrzyga. Pro forma może towarzyszyć żądaniu zaliczki, a zaakceptowana oferta lub umowa może tworzyć obowiązek płatności. Trzeba sprawdzić uzgodnione warunki i nie zakładać, że obowiązek powstaje dopiero po pojawieniu się dokumentu o nazwie Faktura.
Kiedy używać pro formy w odprawie celnej?
Tylko gdy dopuszcza ją procedura kraju przeznaczenia, importer, przewoźnik albo agent. Może wspierać wysyłkę próbek, towarów zastępczych, przesyłek do akceptacji lub ustalenia przed sprzedażą, ale nadal potrzebna jest uzasadniona wartość celna i pozostałe wymagane deklaracje.