Czym właściwie jest faktura proforma
Faktura proforma (od łacińskiego pro forma, „dla formy”) to wstępny dokument, który przedstawia spodziewany koszt towarów lub usług zanim zostaną one dostarczone. Można ją traktować jako szczegółowy, sporządzony w dobrej wierze kosztorys, który wygląda jak faktura: wymienia pozycje, ilości, ceny oraz ewentualny podatek, dzięki czemu kupujący wie dokładnie, na jaką kwotę się godzi.
Co istotne, faktura proforma nie jest prawnym wezwaniem do zapłaty. Nie tworzy należności w Twojej księgowości, kupujący nie może jej użyć do odliczenia VAT ani podatku naliczonego, i nigdy nie powinna być księgowana jako sprzedaż. To oferta w szacie faktury - zobowiązanie do Twoich cen i warunków, wystawione przed sfinalizowaniem transakcji. Gdy towary zostaną wysłane lub usługa dostarczona, zastępujesz ją właściwą fakturą podatkową.
Faktura proforma a faktura handlowa (końcowa)
Oba dokumenty mogą wyglądać niemal identycznie, dlatego tak często bywają mylone. Różnica dotyczy wyłącznie statusu i momentu wystawienia. Proforma jest wystawiana przed zakończeniem transakcji i nie ma żadnej wagi księgowej ani podatkowej. Faktura handlowa (końcowa) jest wystawiana po dostawie, nosi unikalny numer kolejny, stanowi wezwanie do zapłaty i jest dokumentem, który obie strony ujmują dla celów podatkowych i VAT.
Prosty test: jeśli na podstawie dokumentu można odliczyć VAT, zaliczyć go w koszty firmy lub dochodzić jako wierzytelność, to jest to prawdziwa faktura - a nie proforma. Proforma nie pozwala na żadną z tych czynności.
- Cel
- Proforma: kosztorys lub zobowiązanie przed sprzedażą. Faktura końcowa: wiążące wezwanie do zapłaty po dostawie.
- Podatek i VAT
- Proformy nie można użyć do naliczenia ani odliczenia VAT. Faktura końcowa jest jedynym ważnym dokumentem dla ewidencji VAT i podatkowej.
- Numeracja
- Proforma NIE może nosić kolejnego numeru z serii faktur podatkowych. Faktura końcowa musi mieć unikalny, kolejny numer.
- Księgowość
- Proforma nigdy nie jest księgowana jako przychód. Faktura końcowa jest ujmowana w rejestrze sprzedaży.
- Kwoty
- Kwoty na proformie są szacunkowe i mogą się jeszcze zmienić. Kwoty na fakturze końcowej są ustalone i wymagalne.
Kiedy używać faktury proforma
Faktura proforma to właściwe narzędzie zawsze, gdy musisz przedstawić kupującemu kwoty, zanim sprzedaż zostanie ostatecznie ustalona. Typowe sytuacje to:
Wysłanie formalnej oferty, którą klient może zatwierdzić w obecnej postaci; uzgodnienie ceny i zakresu prac z wyprzedzeniem; prośba o przedpłatę lub zaliczkę przed rozpoczęciem; a także obsługa deklaracji celnych i importowych, gdzie przewoźnicy i organy potrzebują podanej (szacunkowej) wartości towarów, zanim powstanie faktura handlowa. Przydaje się również przy wewnętrznych akceptacjach zakupów, gdy dział finansowy kupującego potrzebuje wycenionego dokumentu, aby utworzyć zamówienie zakupu.
Co umieścić na fakturze proforma
Proforma powinna dać kupującemu wszystko, czego potrzebuje do podjęcia decyzji, jednocześnie jednoznacznie wskazując, że nie jest to końcowa faktura podatkowa. Oznacz ją wyraźnie, pomiń kolejny numer faktury podatkowej i przedstaw kwoty jako szacunkowe wraz z datą, do której oferta obowiązuje.
- Słowa „Faktura proforma”
- Oznacz dokument wyraźnie, aby nigdy nie został pomylony z fakturą podatkową.
- Brak kolejnego numeru faktury podatkowej
- W razie potrzeby użyj osobnego oznaczenia, ale nigdy numeru z prawdziwej serii faktur.
- Twoje dane i dane kupującego
- Pełna nazwa, adres i kontakt zarówno Twój (sprzedawcy), jak i kupującego.
- Opis, ilość i cena jednostkowa
- Czytelna pozycja dla każdego towaru lub usługi, aby kupujący widział dokładnie, co jest wyceniane.
- Kwoty szacunkowe i ewentualny podatek
- Szacunkowa wartość netto, ewentualny VAT lub podatek podany informacyjnie oraz szacunkowa kwota całkowita.
- Data ważności
- Jak długo obowiązują podane ceny i warunki (na przykład ważne przez 30 dni).
- Warunki płatności i dostawy
- Proponowana metoda płatności, warunki zaliczki oraz spodziewana dostawa lub termin realizacji, jeśli ma to zastosowanie.
Jak proforma staje się prawdziwą fakturą
Proforma to etap pośredni. Gdy kupujący ją zaakceptuje, a towary zostaną wysłane lub usługa dostarczona, wystawiasz końcową fakturę handlową, która ją zastępuje. Ta faktura końcowa nosi kolejny numer z Twojej serii, potwierdza rzeczywiste kwoty (które mogą nieznacznie różnić się od szacunku) i staje się dokumentem, którego obie strony używają do płatności, VAT i księgowości.
W praktyce zachowujesz te same pozycje i po prostu dokonujesz konwersji: zmieniasz oznaczenie dokumentu na fakturę, dodajesz kolejny numer i datę wystawienia, finalizujesz kwoty i wysyłasz go jako wiążące wezwanie do zapłaty. Dzięki generatorowi takiemu jak FreeBillGen tworzysz najpierw proformę, a następnie z tych samych danych przygotowujesz pasującą fakturę końcową w kilka kliknięć - bez przepisywania i bez niezgodnych numerów.
Pytania o faktury proforma
Czy faktura proforma to prawdziwa faktura?
Nie. Faktura proforma to wstępny, szacunkowy dokument wystawiany przed zakończeniem sprzedaży. Nie jest prawnym wezwaniem do zapłaty, nie można jej użyć do odliczenia VAT i nie powinna być ujmowana w księgach. Prawdziwa, końcowa faktura jest wystawiana po dostarczeniu towarów lub usług.
Czy mogę odliczyć VAT na podstawie faktury proforma?
Nie. Faktura proforma nie jest ważnym dokumentem VAT, więc ani Ty, ani Twój kupujący nie możecie jej użyć do naliczenia czy odliczenia VAT. Tylko końcowa faktura handlowa, która nosi kolejny numer i jest wystawiona po dostawie, jest ważna dla celów VAT.
Czy faktura proforma potrzebuje numeru faktury?
Nie może używać numeru z Twojej kolejnej serii faktur podatkowych, ponieważ ta seria jest zarezerwowana dla prawdziwych faktur. Możesz nadać proformie własne, osobne oznaczenie (na przykład PRO-001), aby ją śledzić, ale oficjalny kolejny numer jest nadawany dopiero przy wystawieniu faktury końcowej.
Jaka jest różnica między ofertą a fakturą proforma?
Służą temu samemu celowi - pokazaniu ceny przed sprzedażą - ale proforma jest sformatowana jak faktura, z wyszczególnionymi pozycjami, podatkiem podanym informacyjnie i sumami. Oferta jest zwykle mniej formalna. Wiele firm woli proformę, ponieważ daje kupującemu dokument odzwierciedlający fakturę końcową, którą otrzyma.
Czy muszę zapłacić fakturę proforma?
Nie jako obowiązek prawny. Proforma to prośba o potwierdzenie ceny lub ustalenie przedpłaty, a nie egzekwowalne wezwanie do zapłaty. Wielu sprzedawców prosi o zaliczkę lub pełną przedpłatę na podstawie proformy przed rozpoczęciem pracy, ale wiążący obowiązek zapłaty powstaje dopiero wraz z fakturą końcową.
Kiedy powinienem użyć faktury proforma na potrzeby odprawy celnej?
Użyj jej, gdy towary przekraczają granicę, zanim powstanie faktura handlowa - na przykład próbki, wymiany lub towary wysyłane do akceptacji. Organy celne i przewoźnicy potrzebują podanej, szacunkowej wartości do naliczenia cła, a wyraźnie oznaczona proforma to zapewnia. Końcowa faktura handlowa następuje po potwierdzeniu sprzedaży.