Mikä proformalasku oikeastaan on
Proformalasku (latinan ilmauksesta pro forma, „muodon vuoksi“) on alustava asiakirja, joka esittää tavaroiden tai palvelujen odotetun hinnan ennen niiden toimittamista. Ajattele sitä yksityiskohtaisena, vilpittömänä arviona, joka on puettu laskun muotoon: siinä luetellaan tuotteet, määrät, hinnat ja mahdollinen vero, joten ostaja tietää tarkalleen, mihin hän sitoutuu maksamaan.
Olennaista on, että proformalasku ei ole laillinen maksuvaatimus. Se ei synnytä saatavaa kirjanpitoosi, ostaja ei voi käyttää sitä arvonlisäveron tai ostoihin sisältyvän veron vähentämiseen, eikä sitä saa koskaan kirjata kirjanpitoosi myyntinä. Se on laskun asuun puettu tarjous: sitoumus hintoihisi ja ehtoihisi, joka laaditaan ennen kuin kauppa on lopullinen. Kun tavarat lähetetään tai palvelu toimitetaan, korvaat sen asianmukaisella verolaskulla.
Proformalasku vs. kaupallinen (lopullinen) lasku
Kaksi asiakirjaa voivat näyttää lähes samanlaisilta, minkä vuoksi ne sekoitetaan niin usein. Ero koskee puhtaasti asemaa ja ajoitusta. Proformalasku laaditaan ennen kuin liiketoimi on valmis, eikä sillä ole kirjanpidollista tai verotuksellista painoarvoa. Kaupallinen (lopullinen) lasku laaditaan toimituksen jälkeen, siinä on yksilöllinen juokseva numero, se vaatii maksua ja on asiakirja, jonka molemmat osapuolet kirjaavat vero- ja arvonlisäverotusta varten.
Yksinkertainen testi: jos asiakirjaa voidaan käyttää arvonlisäveron vähentämiseen, kirjata yrityksen kuluna tai periä velkana, se on oikea lasku eikä proformalasku. Proformalasku ei pysty mihinkään näistä.
- Tarkoitus
- Proforma: arvio tai sitoumus ennen myyntiä. Lopullinen lasku: sitova maksuvaatimus toimituksen jälkeen.
- Vero ja arvonlisävero
- Proformalaskua ei voi käyttää arvonlisäveron veloittamiseen tai vähentämiseen. Lopullinen lasku on ainoa pätevä asiakirja arvonlisävero- ja verokirjanpitoon.
- Numerointi
- Proformalaskussa EI saa olla juoksevaa verolaskunumeroa. Lopullisella laskulla on oltava yksilöllinen, juokseva numero.
- Kirjanpito
- Proformalaskua ei koskaan kirjata tuloksi. Lopullinen lasku kirjataan myyntireskontraan.
- Summat
- Proformalaskun summat ovat arvioita ja voivat vielä muuttua. Lopullisen laskun summat ovat kiinteät ja erääntyvät maksettaviksi.
Milloin proformalaskua kannattaa käyttää
Proformalasku on oikea työkalu aina, kun sinun täytyy esittää ostajalle summat ennen kuin myynti on lyöty lukkoon. Yleisiä tilanteita ovat:
Muodollisen tarjouksen lähettäminen, jonka asiakas voi hyväksyä sellaisenaan; hinnasta ja työn laajuudesta sopiminen etukäteen; ennakkomaksun tai käsirahan pyytäminen ennen aloittamista; ja tulli- ja tuonti-ilmoitusten tukeminen, joissa kuljetusyhtiöt ja viranomaiset tarvitsevat tavaroille ilmoitetun (arvioidun) arvon ennen kuin kaupallista laskua on olemassa. Se on hyödyllinen myös sisäisissä ostohyväksynnöissä, joissa ostajan talousosasto tarvitsee hinnoitellun asiakirjan ostotilauksen laatimiseksi.
Mitä proformalaskuun merkitään
Proformalaskun tulee antaa ostajalle kaikki, mitä hän tarvitsee päätöksen tekemiseen, mutta tehdä samalla selväksi, että asiakirja ei ole lopullinen verolasku. Merkitse se selkeästi, jätä pois juokseva verolaskunumero ja esitä luvut arvioina sekä päivämäärä, johon asti tarjous on voimassa.
- Sana „Proformalasku“
- Merkitse asiakirja selkeästi, jottei sitä koskaan sekoiteta verolaskuun.
- Ei juoksevaa verolaskunumeroa
- Käytä halutessasi erillistä viitettä, mutta älä koskaan numeroa oikeasta laskusarjastasi.
- Sinun ja ostajan tiedot
- Sekä sinun (myyjän) että ostajan täydellinen nimi, osoite ja yhteystiedot.
- Kuvaus, määrä ja yksikköhinta
- Selkeä rivi jokaiselle tuotteelle tai palvelulle, jotta ostaja näkee tarkalleen, mitä tarjotaan.
- Arvioidut summat ja mahdollinen vero
- Arvioitu välisumma, mahdollinen tiedoksi näytetty arvonlisävero tai muu vero sekä arvioitu loppusumma.
- Voimassaolopäivä
- Kuinka kauan tarjotut hinnat ja ehdot ovat voimassa (esimerkiksi voimassa 30 päivää).
- Maksu- ja toimitusehdot
- Ehdotettu maksutapa, käsirahaehdot ja odotettu toimitus tai valmistuminen tarvittaessa.
Miten proformalaskusta tulee oikea lasku
Proformalasku on välivaihe. Kun ostaja hyväksyy sen ja tavarat lähetetään tai palvelu toimitetaan, laadit sen korvaavan lopullisen kaupallisen laskun. Tuossa lopullisessa laskussa on juoksevan sarjasi seuraava numero, se vahvistaa todelliset summat (jotka voivat hieman poiketa arviosta) ja siitä tulee asiakirja, jota molemmat osapuolet käyttävät maksua, arvonlisäveroa ja kirjanpitoa varten.
Käytännössä säilytät samat rivit ja muunnat ne yksinkertaisesti: merkitset asiakirjan laskuksi, lisäät juoksevan numeron ja laatimispäivän, viimeistelet luvut ja lähetät sen sitovana maksuvaatimuksena. FreeBillGenin kaltaisella generaattorilla laadit ensin proformalaskun ja tuotat sitten samoista tiedoista vastaavan lopullisen laskun parilla napsautuksella, ilman uudelleen kirjoittamista ja ilman epäjohdonmukaisia numeroita.
Proformalaskua koskevat kysymykset
Onko proformalasku oikea lasku?
Ei. Proformalasku on alustava, arvioitu asiakirja, joka laaditaan ennen kuin myynti on valmis. Se ei ole laillinen maksuvaatimus, sitä ei voi käyttää arvonlisäveron vähentämiseen, eikä sitä tule kirjata kirjanpitoon. Oikea, lopullinen lasku laaditaan, kun tavarat tai palvelut on toimitettu.
Voinko vähentää arvonlisäveron proformalaskun perusteella?
Et. Proformalasku ei ole pätevä arvonlisäveroasiakirja, joten et sinä etkä ostajasi voi käyttää sitä arvonlisäveron veloittamiseen tai vähentämiseen. Vain lopullinen kaupallinen lasku, jossa on juokseva numero ja joka laaditaan toimituksen jälkeen, on pätevä arvonlisäverotuksessa.
Tarvitseeko proformalasku laskunumeron?
Siinä ei saa käyttää numeroa juoksevasta verolaskusarjastasi, koska tuo sarja on varattu oikeille laskuille. Voit antaa proformalaskulle oman erillisen viitteen (esimerkiksi PRO-001) seurantaa varten, mutta virallinen juokseva numero annetaan vasta, kun laadit lopullisen laskun.
Mikä on tarjouksen ja proformalaskun ero?
Ne palvelevat samaa tarkoitusta eli hinnan näyttämistä ennen myyntiä, mutta proformalasku on muotoiltu laskun tapaan, eriteltyine riveineen, tiedoksi näytettyine veroineen ja loppusummineen. Tarjous on yleensä epämuodollisempi. Monet yritykset suosivat proformalaskua, koska se antaa ostajalle asiakirjan, joka vastaa hänen saamaansa lopullista laskua.
Pitääkö minun maksaa proformalasku?
Ei laillisena velvoitteena. Proformalasku on pyyntö vahvistaa hinta tai järjestää ennakkomaksu, ei täytäntöönpanokelpoinen maksuvaatimus. Monet myyjät pyytävät kuitenkin käsirahaa tai täyttä ennakkomaksua proformalaskua vastaan ennen työn aloittamista, mutta sitova maksuvelvoite syntyy vasta lopullisen laskun myötä.
Milloin proformalaskua kannattaa käyttää tullia varten?
Käytä sitä, kun tavarat ylittävät rajan ennen kuin kaupallista laskua on olemassa, esimerkiksi näytteet, korvaavat tuotteet tai hyväksyttäväksi lähetetyt tavarat. Tulli ja kuljetusyhtiöt tarvitsevat ilmoitetun, arvioidun arvon tullien määräämiseksi, ja selkeästi merkitty proformalasku tarjoaa sen. Lopullinen kaupallinen lasku seuraa, kun myynti on vahvistettu.