O que é realmente uma fatura proforma
Uma fatura proforma (do latim pro forma, „por uma questão de forma“) é um documento preliminar que apresenta o custo previsto de bens ou serviços antes de serem fornecidos. Pense nela como um orçamento detalhado e de boa-fé, apresentado com o aspeto de uma fatura: lista os artigos, as quantidades, os preços e qualquer imposto, para que o comprador saiba exatamente o que está a comprometer-se a pagar.
É fundamental perceber que uma fatura proforma não é um pedido de pagamento legalmente exigível. Não cria um crédito a receber na sua contabilidade, não pode ser usada pelo comprador para deduzir IVA ou imposto suportado, e nunca deve ser lançada na sua contabilidade como uma venda. É um orçamento com aspeto de fatura - um compromisso quanto aos seus preços e condições, emitido antes de o negócio estar fechado. Assim que os bens são expedidos ou o serviço é prestado, substitui-a por uma fatura fiscal adequada.
Fatura proforma vs. fatura comercial (final)
Os dois documentos podem parecer quase idênticos, razão pela qual são tantas vezes confundidos. A diferença diz respeito apenas ao estatuto e ao momento. A proforma é emitida antes de a transação estar concluída e não tem peso contabilístico ou fiscal. Uma fatura comercial (final) é emitida depois do fornecimento, tem um número sequencial único, exige o pagamento, e é o documento que ambas as partes registam para efeitos fiscais e de IVA.
Um teste simples: se o documento puder ser usado para deduzir IVA, deduzido como despesa da atividade ou cobrado como dívida, é uma fatura real - não uma proforma. Uma proforma não pode fazer nada disto.
- Finalidade
- Proforma: uma estimativa ou compromisso antes da venda. Fatura final: um pedido de pagamento vinculativo após o fornecimento.
- Impostos e IVA
- A proforma não pode ser usada para liquidar ou deduzir IVA. A fatura final é o único documento válido para registos de IVA e fiscais.
- Numeração
- Uma proforma NÃO pode ter um número sequencial de fatura fiscal. Uma fatura final tem de ter um número único e sequencial.
- Contabilidade
- Uma proforma nunca é registada como receita. Uma fatura final é registada no seu diário de vendas.
- Valores
- Os valores da proforma são estimados e ainda podem mudar. Os valores da fatura final são fixos e exigíveis.
Quando usar uma fatura proforma
Uma fatura proforma é a ferramenta certa sempre que precisa de apresentar valores a um comprador antes de a venda estar fechada. As situações mais comuns incluem:
Enviar um orçamento formal que o cliente pode aprovar tal como está; acordar o preço e o âmbito do trabalho antecipadamente; pedir um pagamento antecipado ou um sinal antes de começar; e apoiar declarações alfandegárias e de importação, em que transportadoras e autoridades precisam de um valor declarado (estimado) dos bens antes de existir uma fatura comercial. É também útil para aprovações internas de compra, quando a equipa financeira de um comprador precisa de um documento orçamentado para emitir uma ordem de compra.
O que incluir numa fatura proforma
Uma proforma deve dar ao comprador tudo o que precisa para tomar uma decisão, deixando inequívoco que o documento não é uma fatura fiscal final. Identifique-a claramente, omita o número sequencial de fatura fiscal e apresente os valores como estimativas, com uma data até à qual a proposta é válida.
- As palavras „Fatura proforma“
- Identifique o documento claramente para que nunca seja confundido com uma fatura fiscal.
- Sem número sequencial de fatura fiscal
- Use uma referência separada se quiser, mas nunca um número da sua série de faturas reais.
- Os seus dados e os dados do comprador
- Nome completo, morada e contacto, tanto seus (o vendedor) como do comprador.
- Descrição, quantidade e preço unitário
- Uma linha clara para cada artigo ou serviço, para que o comprador veja exatamente o que está a ser orçamentado.
- Valores estimados e qualquer imposto
- O subtotal estimado, qualquer IVA ou imposto apresentado a título informativo, e o total estimado.
- Uma data de validade
- Por quanto tempo os preços e condições orçamentados se mantêm válidos (por exemplo, válido por 30 dias).
- Condições de pagamento e de entrega
- Método de pagamento proposto, condições do sinal e prazo de entrega ou de conclusão previsto, quando aplicável.
Como uma proforma se torna uma fatura real
Uma proforma é um passo intermédio. Assim que o comprador a aceita e os bens são expedidos ou o serviço é prestado, emite a fatura comercial final que a substitui. Essa fatura final tem o número seguinte da sua série sequencial, confirma os valores reais (que podem diferir ligeiramente da estimativa) e passa a ser o documento que ambas as partes usam para pagamento, IVA e contabilidade.
Na prática, mantém as mesmas linhas e simplesmente converte: muda a designação do documento para fatura, acrescenta o número sequencial e a data de emissão, finaliza os valores e envia-a como o pedido de pagamento vinculativo. Com um gerador como o FreeBillGen, cria primeiro a proforma e depois produz a fatura final correspondente a partir dos mesmos dados em poucos cliques - sem voltar a escrever, sem números desencontrados.
Perguntas sobre a fatura proforma
Uma fatura proforma é uma fatura real?
Não. Uma fatura proforma é um documento preliminar e estimado, emitido antes de a venda estar concluída. Não é um pedido de pagamento legalmente exigível, não pode ser usada para deduzir IVA e não deve ser registada na sua contabilidade. A fatura real e final é emitida depois de os bens ou serviços serem entregues.
Posso deduzir IVA com base numa fatura proforma?
Não. Uma fatura proforma não é um documento válido para efeitos de IVA, pelo que nem você nem o seu comprador a podem usar para liquidar ou deduzir IVA. Apenas a fatura comercial final, que tem um número sequencial e é emitida após o fornecimento, é válida para efeitos de IVA.
Uma fatura proforma precisa de um número de fatura?
Não pode usar um número da sua série sequencial de faturas fiscais, porque essa série está reservada para faturas reais. Pode atribuir à proforma uma referência própria e separada (por exemplo, PRO-001) para a poder acompanhar, mas o número sequencial oficial só é atribuído quando emite a fatura final.
Qual é a diferença entre um orçamento e uma fatura proforma?
Servem o mesmo propósito - apresentar um preço antes da venda - mas uma proforma é formatada como uma fatura, com linhas discriminadas, o imposto apresentado a título informativo e totais. Um orçamento é normalmente menos formal. Muitas empresas preferem uma proforma porque dá ao comprador um documento que reflete a fatura final que irá receber.
Tenho de pagar uma fatura proforma?
Não enquanto obrigação legal. Uma proforma é um pedido para confirmar um preço ou organizar um pagamento antecipado, não um pedido de pagamento exigível. Muitos vendedores pedem um sinal ou o pagamento integral contra uma proforma antes de iniciarem o trabalho, mas a obrigação de pagamento vinculativa só surge com a fatura final.
Quando devo usar uma fatura proforma para a alfândega?
Use uma quando os bens atravessam uma fronteira antes de existir uma fatura comercial - por exemplo, amostras, substituições ou bens enviados para aprovação. A alfândega e as transportadoras precisam de um valor declarado e estimado para calcular os direitos, e uma proforma claramente identificada fornece isso. A fatura comercial final segue-se assim que a venda for confirmada.