O que é uma fatura pro forma
Uma fatura pro forma é um orçamento ou uma proposta de venda apresentada num formato semelhante ao de uma fatura. Em geral, indica as partes, os bens ou serviços, as quantidades, os preços, as condições de entrega, o prazo de validade e os impostos ou encargos estimados. No comércio de exportação, pode ajudar o comprador a solicitar uma licença de importação, organizar uma inspeção, abrir uma carta de crédito ou obter os fundos.
A fatura pro forma deve estar claramente identificada para não ser confundida com a fatura final para efeitos fiscais. O HMRC, por exemplo, afirma que não é possível recuperar IVA com uma fatura pro forma. Isto não cria uma regra universal para contratos, alfândega ou contabilidade interna. A aceitação pode ter consequências contratuais, a alfândega pode usá-la em alguns procedimentos e uma empresa pode registar compromissos sem a tratar como receita de vendas. Siga as regras da transação real e de qualquer adiantamento.
Como a fatura pro forma difere da fatura final?
A diferença está na situação e na finalidade, não apenas na aparência. A pro forma descreve a transação proposta. A fatura final regista o valor realmente faturado no momento de faturação exigido pelo contrato e pelas regras fiscais, que pode estar ligado ao fornecimento ou a um adiantamento.
| Aspeto | Fatura pro forma | Fatura final ou fatura para efeitos fiscais |
|---|---|---|
| Finalidade | Apresentar uma transação proposta | Registar o valor realmente faturado |
| Momento | Em geral, antes da faturação final | No momento de faturação aplicável conforme o contrato ou as regras fiscais |
| Pagamento | Pode apoiar um pedido de adiantamento | Informa o valor faturado e devido conforme o acordo |
| Comprovação de IVA | Em geral, não é uma fatura de IVA válida | Pode ser uma fatura de IVA válida quando todos os requisitos aplicáveis são cumpridos |
| Numeração | Use uma referência claramente separada | Use o identificador ou a série de faturas exigida |
| Contabilidade | Não trate como receita de vendas apenas por ter aparência de fatura | Registe conforme as regras contabilísticas e fiscais aplicáveis |
| Valores | Propostos ou estimados | Valores realmente faturados, sujeitos a correções permitidas |
- Finalidade
- A pro forma apresenta uma proposta. A fatura final regista o valor faturado no momento de faturação aplicável.
- Impostos e IVA
- Em geral, a pro forma não é uma fatura de IVA válida para recuperar o imposto. A fatura final ainda deve cumprir as regras aplicáveis.
- Numeração
- Mantenha a referência da pro forma claramente separada de qualquer série regulamentada de faturas finais.
- Contabilidade
- Não reconheça receita apenas com base numa pro forma. Aplique a regra contabilística da transação real.
- Valores
- Os valores propostos podem mudar por acordo. A fatura final regista o valor realmente faturado.
Quando usar uma fatura pro forma
Use uma pro forma quando o comprador precisar de uma proposta no formato de fatura antes da faturação final. A pro forma pode apoiar um orçamento formal, a aprovação interna da compra, uma licença de importação, uma inspeção antes do embarque, uma carta de crédito, uma transferência de fundos ou um pedido de adiantamento acordado.
Em operações aduaneiras, pergunte ao importador, transportador ou despachante se a pro forma é aceite para a movimentação específica. Uma venda costuma usar uma fatura comercial, enquanto amostras, reposições e outros bens sem venda podem seguir regras diferentes de documentação e avaliação.
O que incluir numa fatura pro forma
Dê ao comprador detalhes suficientes para avaliar a proposta e deixe claro que o documento não é a fatura final para efeitos fiscais. Use uma referência própria para a pro forma, indique por quanto tempo a oferta é válida e identifique as estimativas. O FreeBillGen oferece Pro forma como um tipo de documento separado no gerador de documentos grátis.
- As palavras “Fatura pro forma”
- Identifique o documento com clareza para que não seja confundido com uma fatura final para efeitos fiscais.
- Referência separada
- Use uma série ou referência de pro forma que não possa ser confundida com uma série regulamentada de faturas finais.
- Os seus dados e os dados do comprador
- Nome completo, endereço e contacto do vendedor, e do comprador.
- Descrição, quantidade e preço unitário
- Uma linha clara para cada item ou serviço, para que o comprador veja exatamente o que está a ser proposto.
- Valores e encargos estimados
- Mostre preços propostos, transporte e estimativas de impostos claramente como estimativas, sem apresentar o documento como fatura para efeitos fiscais.
- Prazo de validade
- Por quanto tempo os preços e as condições propostas permanecem válidos, por exemplo, 30 dias.
- Condições de pagamento e entrega
- Forma de pagamento proposta, condições de sinal e previsão de entrega ou conclusão, quando relevante.
Como a pro forma se torna uma fatura real
Quando chegar o momento de faturação aplicável, prepare uma fatura final separada com o identificador, as datas, os valores reais e o tratamento fiscal exigidos. Este momento pode ocorrer após a entrega, surgir com um adiantamento ou ser definido de outra forma pelas regras fiscais locais.
Faça referência à proposta aceite quando for útil e preserve as duas versões. O FreeBillGen oferece os tipos de documento Pro forma e Fatura, mas o gerador para visitantes não os converte nem vincula automaticamente.
Dúvidas sobre faturas pro forma
A fatura pro forma é uma fatura real?
É um documento comercial real, mas em geral não é a fatura final para efeitos fiscais. Apresenta uma proposta e pode ter importância contratual, aduaneira ou para o pagamento. O HMRC, por exemplo, não aceita uma pro forma para recuperar IVA. O momento da faturação final depende das regras de fornecimento e adiantamento.
Posso recuperar IVA com uma fatura pro forma?
Pelas orientações do Reino Unido, não. O HMRC afirma que o IVA não pode ser recuperado com uma fatura pro forma. Outros sistemas de IVA também costumam exigir uma fatura de IVA válida, mas verifique as regras aplicáveis para o comprovativo e para adiantamentos em vez de presumir uma formulação global.
A fatura pro forma precisa de número?
Dê-lhe uma referência claramente separada, como PRO-001. Não faça o documento parecer uma fatura final emitida para efeitos fiscais nem consuma um número de uma série regulamentada de faturas, a menos que o sistema local exija especificamente esse tratamento.
Qual é a diferença entre orçamento e fatura pro forma?
Os dois podem apresentar preço e âmbito propostos. A pro forma usa um formato semelhante ao de fatura e é comum quando um comprador, banco ou processo de importação pede esse formato. O efeito jurídico vem do texto, da aceitação e da lei aplicável, não da suposição de que um orçamento seja menos formal.
Preciso de pagar uma fatura pro forma?
O documento, por si só, não permite responder. A pro forma pode acompanhar um pedido de adiantamento, e um orçamento ou contrato aceite pode criar uma obrigação de pagamento. Verifique as condições combinadas. Não presuma que o pagamento só se torna obrigatório quando aparece um documento chamado Fatura.
Quando usar uma fatura pro forma na alfândega?
Use-a apenas quando o procedimento do destino, o importador, o transportador ou o despachante aceitar. A pro forma pode servir para amostras, reposições, mercadorias para aprovação ou preparativos de importação antes da venda, mas a movimentação ainda precisa de um valor aduaneiro justificável e das outras declarações exigidas.