Qué es realmente una factura proforma
Una factura proforma (del latín pro forma, „según la forma“) es un documento preliminar que detalla el coste previsto de unos bienes o servicios antes de su entrega. Piensa en ella como un presupuesto detallado y de buena fe con apariencia de factura: enumera los conceptos, las cantidades, los precios y los impuestos aplicables, de modo que el comprador sepa exactamente qué se compromete a pagar.
Lo fundamental es que una factura proforma no es una exigencia legal de pago. No genera un derecho de cobro en tu contabilidad, el comprador no puede usarla para deducir el IVA o el impuesto soportado, y nunca debe registrarse en tus libros como una venta. Es un presupuesto con apariencia de factura: un compromiso con tus precios y condiciones, emitido antes de cerrar la operación. Una vez que los bienes se expiden o el servicio se presta, la sustituyes por una factura fiscal en regla.
Factura proforma frente a factura comercial (definitiva)
Los dos documentos pueden parecer casi idénticos, por eso se confunden tan a menudo. La diferencia tiene que ver únicamente con el estado y el momento. Una proforma se emite antes de que se complete la operación y no tiene peso contable ni fiscal. Una factura comercial (definitiva) se emite después de la entrega, lleva un número correlativo único, exige el pago y es el documento que ambas partes registran a efectos fiscales y de IVA.
Una prueba sencilla: si el documento puede usarse para deducir el IVA, descontarse como gasto de la empresa o reclamarse como deuda, es una factura real, no una proforma. Una proforma no puede hacer ninguna de esas cosas.
- Finalidad
- Proforma: una estimación o un compromiso antes de la venta. Factura definitiva: una exigencia vinculante de pago después de la entrega.
- Impuestos e IVA
- La proforma no puede usarse para repercutir ni deducir el IVA. La factura definitiva es el único documento válido para los registros de IVA y fiscales.
- Numeración
- Una proforma NO debe llevar un número correlativo de factura fiscal. Una factura definitiva debe tener un número único y correlativo.
- Contabilidad
- Una proforma nunca se contabiliza como ingreso. Una factura definitiva se registra en tu libro de ventas.
- Importes
- Los importes de la proforma son estimados y aún pueden cambiar. Los importes de la factura definitiva son fijos y exigibles.
Cuándo usar una factura proforma
Una factura proforma es la herramienta adecuada siempre que necesites poner cifras delante de un comprador antes de cerrar la venta. Entre las situaciones habituales se incluyen:
Enviar un presupuesto formal que el cliente pueda aprobar tal cual; acordar el precio y el alcance del trabajo por adelantado; solicitar un pago anticipado o una señal antes de empezar; y respaldar las declaraciones de aduanas e importación, donde transportistas y autoridades necesitan un valor declarado (estimado) de los bienes antes de que exista una factura comercial. También es útil para las aprobaciones internas de compra, cuando el departamento financiero del comprador necesita un documento valorado para emitir un pedido.
Qué incluir en una factura proforma
Una proforma debe dar al comprador todo lo que necesita para tomar una decisión, dejando inequívocamente claro que el documento no es una factura fiscal definitiva. Etiquétala con claridad, omite el número correlativo de factura fiscal y muestra las cifras como estimaciones con una fecha hasta la que se mantiene la oferta.
- Las palabras „Factura proforma“
- Etiqueta el documento con claridad para que nunca se confunda con una factura fiscal.
- Sin número correlativo de factura fiscal
- Usa una referencia aparte si quieres, pero nunca un número de tu serie de facturas reales.
- Tus datos y los del comprador
- Nombre completo, dirección y contacto tanto tuyos (el vendedor) como del comprador.
- Descripción, cantidad y precio unitario
- Una línea clara para cada concepto o servicio, para que el comprador vea exactamente qué se le presupuesta.
- Importes estimados y los impuestos
- La base imponible estimada, el IVA o impuesto mostrado a título informativo y el total estimado.
- Una fecha de validez
- Durante cuánto tiempo siguen siendo válidos los precios y las condiciones presupuestados (por ejemplo, válido 30 días).
- Condiciones de pago y entrega
- Forma de pago propuesta, condiciones de la señal y entrega o finalización prevista, cuando proceda.
Cómo se convierte una proforma en una factura real
Una proforma es un paso intermedio. Una vez que el comprador la acepta y los bienes se expiden o el servicio se presta, emites la factura comercial definitiva que la sustituye. Esa factura definitiva lleva el siguiente número de tu serie correlativa, confirma los importes reales (que pueden diferir ligeramente de la estimación) y se convierte en el documento que ambas partes usan para el pago, el IVA y la contabilidad.
En la práctica conservas los mismos conceptos y simplemente conviertes el documento: lo reetiquetas como factura, añades el número correlativo y la fecha de emisión, fijas las cifras definitivas y lo envías como la exigencia vinculante de pago. Con un generador como FreeBillGen creas primero la proforma y luego produces la factura definitiva correspondiente a partir de los mismos datos en un par de clics: sin volver a teclear nada y sin números que no cuadren.
Preguntas sobre la factura proforma
¿Una factura proforma es una factura real?
No. Una factura proforma es un documento preliminar y estimado que se emite antes de completar la venta. No es una exigencia legal de pago, no puede usarse para deducir el IVA y no debe registrarse en tu contabilidad. La factura real y definitiva se emite después de entregar los bienes o servicios.
¿Puedo deducir el IVA de una factura proforma?
No. Una factura proforma no es un documento válido a efectos del IVA, así que ni tú ni tu comprador podéis usarla para repercutir o deducir el IVA. Solo la factura comercial definitiva, que lleva un número correlativo y se emite después de la entrega, es válida a efectos del IVA.
¿Una factura proforma necesita número de factura?
No debe usar un número de tu serie correlativa de facturas fiscales, porque esa serie está reservada para las facturas reales. Puedes darle a la proforma su propia referencia aparte (por ejemplo, PRO-001) para poder hacer su seguimiento, pero el número correlativo oficial solo se asigna cuando emites la factura definitiva.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura proforma?
Cumplen la misma función (mostrar un precio antes de la venta), pero una proforma tiene formato de factura, con líneas detalladas, el impuesto mostrado a título informativo y los totales. Un presupuesto suele ser menos formal. Muchas empresas prefieren la proforma porque da al comprador un documento que refleja la factura definitiva que recibirá.
¿Tengo que pagar una factura proforma?
No como obligación legal. Una proforma es una solicitud para confirmar un precio o concertar un pago anticipado, no una exigencia de pago exigible judicialmente. Muchos vendedores sí piden una señal o el pago anticipado completo contra una proforma antes de empezar el trabajo, pero la obligación vinculante de pago solo surge con la factura definitiva.
¿Cuándo debo usar una factura proforma para aduanas?
Úsala cuando los bienes cruzan una frontera antes de que exista una factura comercial: por ejemplo, muestras, reposiciones o bienes enviados para su aprobación. Las aduanas y los transportistas necesitan un valor declarado y estimado para liquidar los aranceles, y una proforma claramente etiquetada lo proporciona. La factura comercial definitiva llega una vez confirmada la venta.