Qué es realmente una factura proforma
Una factura proforma es un presupuesto o una propuesta de venta presentada en formato de factura. En ella se suelen indicar las partes, los bienes o servicios, las cantidades, los precios, las condiciones de entrega, el período de validez y los impuestos o gastos estimados. En el comercio de exportación, puede ayudar al comprador a solicitar una licencia de importación, organizar una inspección, abrir una carta de crédito o gestionar los fondos.
Una factura proforma debe etiquetarse claramente para que no se confunda con la factura fiscal definitiva. El HMRC, por ejemplo, indica que el IVA no puede recuperarse a partir de una factura proforma. Esto no establece una regla universal para los contratos, las aduanas ni la contabilidad interna: la aceptación puede tener consecuencias contractuales, las aduanas pueden utilizarla en determinados procedimientos y una empresa puede registrar compromisos sin tratarlos como ingresos por ventas. Siga las normas aplicables a la transacción real y a cualquier pago anticipado.
¿En qué se diferencia una factura proforma de una factura definitiva?
La diferencia radica en su condición y finalidad, no solo en su apariencia. Una factura proforma describe la transacción propuesta. Una factura definitiva registra el importe realmente facturado en el momento de facturación exigido por el contrato y las normas fiscales, que puede estar vinculado a la realización de la operación o al pago anticipado.
| Aspecto | Factura proforma | Factura definitiva o fiscal |
|---|---|---|
| Finalidad | Exponer una transacción propuesta | Registrar el importe realmente facturado |
| Momento | Normalmente antes de la facturación definitiva | En el momento de facturación contractual o fiscal aplicable |
| Pago | Puede respaldar una solicitud de pago anticipado | Indica el importe facturado y adeudado conforme al acuerdo |
| Justificante de IVA | Por lo general, no es una factura de IVA válida | Puede ser válida cuando se cumplen todos los requisitos aplicables |
| Numeración | Utilizar una referencia claramente diferenciada | Utilizar el identificador o la serie de facturación requeridos |
| Contabilidad | No tratarla como ingreso por ventas solo por tener aspecto de factura | Registrarla conforme a las normas contables y fiscales aplicables |
| Importes | Propuestos o estimados | Importes realmente facturados, sujetos a las rectificaciones legales |
- Finalidad
- Una factura proforma expone una propuesta. Una factura definitiva registra el importe facturado en el momento de facturación aplicable.
- Fiscalidad e IVA
- Una factura proforma, por lo general, no constituye el justificante de IVA necesario para la recuperación. Una factura definitiva debe seguir cumpliendo las normas aplicables.
- Numeración
- Mantenga la referencia de la factura proforma claramente separada de cualquier serie de facturación definitiva regulada.
- Contabilidad
- No reconozca ingresos únicamente a partir de una factura proforma; aplique la norma contable correspondiente a la transacción real.
- Importes
- Los importes propuestos pueden modificarse de mutuo acuerdo; la factura definitiva registra el importe realmente facturado.
Cuándo usar una factura proforma
Use una factura proforma cuando el comprador necesite una propuesta con formato de factura antes de la facturación definitiva. Puede respaldar un presupuesto formal, la aprobación interna de una compra, la tramitación de una licencia de importación, una inspección previa al envío, la apertura de una carta de crédito, una transferencia de fondos o una solicitud acordada de pago anticipado.
Para aduanas, consulte al importador, transportista o agente de aduanas si se acepta una factura proforma para el movimiento específico. Una venta normalmente utiliza una factura comercial, mientras que las muestras, reposiciones y otras mercancías que no constituyen una venta pueden seguir normas de documentación y valoración diferentes.
Qué incluir en una factura proforma
Proporcione al comprador suficiente detalle para evaluar la propuesta, dejando claro que no se trata de la factura fiscal definitiva. Utilice una referencia de proforma independiente, indique durante cuánto tiempo sigue vigente la oferta e identifique las estimaciones. FreeBillGen incluye Proforma como tipo de documento diferenciado en su generador de documentos gratuito.
- Las palabras “Factura proforma”
- Etiquete el documento con claridad para que no se confunda con una factura fiscal definitiva.
- Referencia independiente
- Utilice una serie o referencia de proforma que no pueda confundirse con una serie regulada de facturas definitivas.
- Sus datos y los datos del comprador
- Nombre completo, dirección y datos de contacto tanto suyos (el vendedor) como del comprador.
- Descripción, cantidad y precio unitario
- Una línea clara para cada artículo o servicio, de modo que el comprador vea exactamente qué se está presupuestando.
- Importes y cargos estimados
- Muestre los precios propuestos, el flete y las estimaciones de impuestos claramente como estimaciones, sin presentar el documento como una factura fiscal.
- Fecha de validez
- El plazo durante el cual los precios y las condiciones presupuestados siguen siendo válidos (por ejemplo, válido durante 30 días).
- Condiciones de pago y entrega
- Método de pago propuesto, condiciones del anticipo y fecha prevista de entrega o finalización, cuando proceda.
Cómo una factura proforma se convierte en una factura definitiva
Cuando llegue el momento de facturación aplicable, prepare una factura definitiva independiente con el identificador requerido, las fechas, los importes reales y el tratamiento fiscal. Ese momento puede producirse tras la entrega, surgir con un pago anticipado o definirse de otra forma según la normativa fiscal local.
Haga referencia a la propuesta aceptada cuando resulte útil y conserve ambas versiones. FreeBillGen admite los tipos de documento Proforma y Factura, pero el generador para invitados no los convierte ni los vincula automáticamente.
Preguntas sobre la factura proforma
¿Una factura proforma es una factura real?
Es un documento comercial real, pero generalmente no es la factura fiscal definitiva. Presenta una propuesta y puede tener relevancia contractual, de pago o aduanera. Por ejemplo, HMRC no acepta una proforma para la recuperación del IVA. El momento de la facturación definitiva depende de las normas sobre el suministro de bienes o la prestación de servicios y los pagos anticipados.
¿Puedo recuperar el IVA de una factura proforma?
Según la información oficial del Reino Unido, no: HMRC indica que el IVA no puede recuperarse a partir de una factura proforma. Otros sistemas de IVA también suelen exigir una factura fiscal válida, pero conviene verificar la documentación aplicable y las normas de pago anticipado en lugar de asumir una formulación global única.
¿Necesita una factura proforma un número de factura?
Asígnele una referencia claramente diferenciada, como PRO-001. No haga que parezca una factura fiscal definitiva emitida ni consuma un número de serie de facturación regulado, a menos que su sistema local exija específicamente ese tratamiento.
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura proforma?
Ambos pueden establecer un precio y un alcance propuestos. Una proforma utiliza un formato similar al de una factura y es habitual cuando un comprador, un banco o un proceso de importación solicita ese formato. El efecto jurídico depende de la redacción, la aceptación y la legislación aplicable, y no de asumir que un presupuesto es menos formal.
¿Tengo que pagar una factura proforma?
El documento por sí solo no responde a esa pregunta. Una proforma puede acompañar una solicitud de pago anticipado, y un presupuesto o contrato aceptado puede generar una obligación de pago. Revise los términos acordados; no asuma que el pago solo se vuelve vinculante cuando aparece un documento titulado «Factura».
¿Cuándo debo usar una factura proforma para aduanas?
Úsela solo cuando el procedimiento de destino, el importador, el transportista o el agente de aduanas la acepte. Puede servir de apoyo para muestras, sustituciones, mercancías en aprobación o acuerdos de importación previa a la venta, pero el movimiento sigue necesitando un valor aduanero justificable y las demás declaraciones requeridas.