Τι είναι στην πραγματικότητα ένα προτιμολόγιο
Ένα προτιμολόγιο είναι μια προσφορά ή μια προτεινόμενη πώληση που παρουσιάζεται σε μορφή παρόμοια με αυτή ενός τιμολογίου. Συνήθως περιλαμβάνει τα συμβαλλόμενα μέρη, τα αγαθά ή τις υπηρεσίες, τις ποσότητες, τις τιμές, τους όρους παράδοσης, την περίοδο ισχύος και τους εκτιμώμενους φόρους ή χρεώσεις. Στο εξαγωγικό εμπόριο μπορεί να βοηθήσει έναν αγοραστή να υποβάλει αίτηση για άδεια εισαγωγής, να κανονίσει επιθεώρηση, να ανοίξει ενέγγυα πίστωση ή να οργανώσει τη χρηματοδότηση.
Ένα προτιμολόγιο πρέπει να φέρει σαφή επισήμανση, ώστε να μην συγχέεται με το τελικό φορολογικό τιμολόγιο. Η HMRC, για παράδειγμα, αναφέρει ότι δεν μπορεί να ανακτηθεί ΦΠΑ βάσει προτιμολογίου. Αυτό δεν δημιουργεί έναν ενιαίο κανόνα για τις συμβάσεις, τα τελωνεία ή την εσωτερική λογιστική: η αποδοχή μπορεί να έχει συμβατικές συνέπειες, τα τελωνεία μπορεί να το χρησιμοποιούν σε ορισμένες διαδικασίες και μια επιχείρηση μπορεί να καταγράφει δεσμεύσεις χωρίς να το αντιμετωπίζει ως έσοδα από πωλήσεις. Ακολουθήστε τους κανόνες που ισχύουν για την πραγματική συναλλαγή και για οποιαδήποτε προκαταβολή.
Σε τι διαφέρει ένα προτιμολόγιο από ένα τελικό τιμολόγιο;
Η διαφορά έγκειται στο καθεστώς και στον σκοπό, όχι απλώς στην εμφάνιση. Ένα προτιμολόγιο περιγράφει την προτεινόμενη συναλλαγή. Ένα τελικό τιμολόγιο καταγράφει το πραγματικό ποσό που χρεώθηκε κατά τη στιγμή της τιμολόγησης, όπως απαιτείται από τη σύμβαση και τους φορολογικούς κανόνες. Η χρονική αυτή στιγμή μπορεί να συνδέεται με την παράδοση ή την προκαταβολή.
| Πτυχή | Προτιμολόγιο | Τελικό ή φορολογικό τιμολόγιο |
|---|---|---|
| Σκοπός | Παρουσίαση μιας προτεινόμενης συναλλαγής | Καταγραφή του πραγματικού τιμολογηθέντος ποσού |
| Χρονική στιγμή | Συνήθως πριν από την τελική τιμολόγηση | Κατά τη στιγμή της εκδόσεως του τιμολογίου, σύμφωνα με τις συμβατικές ή φορολογικές διατάξεις |
| Πληρωμή | Μπορεί να υποστηρίξει αίτημα προκαταβολής | Αναφέρει το ποσό που έχει τιμολογηθεί και είναι πληρωτέο βάσει της συμφωνίας |
| Αποδεικτικό ΦΠΑ | Γενικά δεν αποτελεί έγκυρο τιμολόγιο ΦΠΑ | Μπορεί να είναι έγκυρο όταν πληρούνται όλες οι ισχύουσες απαιτήσεις |
| Αρίθμηση | Χρησιμοποιήστε έναν σαφώς ξεχωριστό αριθμό αναφοράς | Χρησιμοποιήστε τον απαιτούμενο αναγνωριστικό αριθμό τιμολογίου ή τη σειρά |
| Λογιστική | Μην το αντιμετωπίζετε ως έσοδα από πωλήσεις απλώς και μόνο επειδή μοιάζει με τιμολόγιο | Καταχωρίστε το σύμφωνα με τους ισχύοντες λογιστικούς και φορολογικούς κανόνες |
| Ποσά | Προτεινόμενα ή εκτιμώμενα | Πραγματικά τιμολογηθέντα ποσά, με την επιφύλαξη νόμιμων διορθώσεων |
- Σκοπός
- Ένα προτιμολόγιο παρουσιάζει μια πρόταση. Ένα τελικό τιμολόγιο καταγράφει το ποσό που χρεώθηκε κατά τη στιγμή της τιμολόγησης.
- Φόροι και ΦΠΑ
- Ένα προτιμολόγιο γενικά δεν αποτελεί το αποδεικτικό στοιχείο ΦΠΑ που απαιτείται για την ανάκτηση του φόρου. Το τελικό τιμολόγιο πρέπει να πληροί τους ισχύοντες κανόνες.
- Αρίθμηση
- Διατηρήστε το αναγνωριστικό του προτιμολογίου σαφώς διαχωρισμένο από οποιαδήποτε ρυθμιζόμενη σειρά τελικών τιμολογίων.
- Λογιστική
- Μην αναγνωρίζετε έσοδα αποκλειστικά βάσει προτιμολογίου· εφαρμόστε τον λογιστικό κανόνα για την πραγματική συναλλαγή.
- Ποσά
- Τα προτεινόμενα ποσά μπορούν να αλλάξουν κατόπιν συμφωνίας· στο τελικό τιμολόγιο αναγράφεται το ποσό που χρεώθηκε τελικά.
Πότε να χρησιμοποιήσετε ένα προτιμολόγιο
Χρησιμοποιήστε ένα προτιμολόγιο όταν ο αγοραστής χρειάζεται μια πρόταση σε μορφή τιμολογίου πριν από την τελική τιμολόγηση. Μπορεί να υποστηρίξει μια επίσημη προσφορά, εσωτερική έγκριση αγοράς, άδεια εισαγωγής, επιθεώρηση πριν από την αποστολή, ενέγγυα πίστωση, μεταφορά κεφαλαίων ή αίτημα συμφωνημένης προκαταβολής.
Για τελωνειακούς σκοπούς, ρωτήστε τον εισαγωγέα, τον μεταφορέα ή τον εκτελωνιστή εάν γίνεται δεκτό προτιμολόγιο για τη συγκεκριμένη μεταφορά. Σε μια πώληση χρησιμοποιείται συνήθως εμπορικό τιμολόγιο, ενώ τα δείγματα, οι αντικαταστάσεις και άλλα εμπορεύματα που δεν προορίζονται για πώληση μπορούν να υπόκεινται σε διαφορετικούς κανόνες τεκμηρίωσης και αποτίμησης.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα προτιμολόγιο
Δώστε στον αγοραστή αρκετές λεπτομέρειες ώστε να αξιολογήσει την πρόταση, διευκρινίζοντας παράλληλα ότι δεν πρόκειται για το τελικό φορολογικό τιμολόγιο. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστή αναφορά «proforma», αναφέρετε τη διάρκεια ισχύος της προσφοράς και επισημάνετε τις εκτιμήσεις. Το FreeBillGen περιλαμβάνει το «Προτιμολόγιο» ως ξεχωριστό τύπο εγγράφου στον δωρεάν δημιουργό εγγράφων του.
- Οι λέξεις «Προτιμολόγιο»
- Επισημάνετε το έγγραφο με σαφήνεια, ώστε να μην εκληφθεί ως τελικό φορολογικό τιμολόγιο.
- Ξεχωριστή αναφορά
- Χρησιμοποιήστε σειρά προτιμολογίων ή αναγνωριστικό αναφοράς που δεν μπορεί να συγχέεται με ρυθμιζόμενη σειρά τελικών τιμολογίων.
- Τα στοιχεία σας και τα στοιχεία του αγοραστή
- Πλήρες όνομα, διεύθυνση και στοιχεία επικοινωνίας τόσο για εσάς (τον πωλητή) όσο και για τον αγοραστή.
- Περιγραφή, ποσότητα και τιμή μονάδας
- Μια ξεκάθαρη γραμμή για κάθε προϊόν ή υπηρεσία, ώστε ο αγοραστής να βλέπει ακριβώς τι περιλαμβάνεται στην προσφορά.
- Εκτιμώμενα ποσά και χρεώσεις
- Να εμφανίζονται οι προτεινόμενες τιμές, τα έξοδα μεταφοράς και οι εκτιμήσεις φόρων σαφώς ως εκτιμήσεις, χωρίς το έγγραφο να παρουσιάζεται ως φορολογικό τιμολόγιο.
- Ημερομηνία ισχύος
- Πόσο καιρό ισχύουν οι αναφερόμενες τιμές και όροι (για παράδειγμα, ισχύουν για 30 ημέρες).
- Όροι πληρωμής και παράδοσης
- Προτεινόμενος τρόπος πληρωμής, όροι προκαταβολής και αναμενόμενη παράδοση ή ολοκλήρωση, όπου ισχύει.
Πώς ένα προτιμολόγιο μετατρέπεται σε πραγματικό τιμολόγιο
Όταν φτάσει η ισχύουσα ημερομηνία τιμολόγησης, ετοιμάστε ένα ξεχωριστό τελικό τιμολόγιο με τον απαιτούμενο κωδικό αναγνώρισης, τις ημερομηνίες, τα πραγματικά ποσά και τη φορολογική μεταχείριση. Η ημερομηνία αυτή μπορεί να ακολουθεί την παράδοση, να προκύπτει από προπληρωμή ή να ορίζεται με άλλο τρόπο από τους τοπικούς φορολογικούς κανόνες.
Αναφέρετε την αποδεκτή πρόταση όταν είναι χρήσιμο και διατηρήστε και τις δύο εκδόσεις. Το FreeBillGen υποστηρίζει τους τύπους εγγράφων «Προτιμολόγιο» και «Τιμολόγιο», αλλά η γεννήτρια για επισκέπτες δεν τα μετατρέπει ούτε τα συνδέει αυτόματα.
Ερωτήσεις σχετικά με το προτιμολόγιο
Είναι το προτιμολόγιο πραγματικό τιμολόγιο;
Πρόκειται για ένα πραγματικό επιχειρηματικό έγγραφο, αλλά γενικά δεν αποτελεί το τελικό φορολογικό τιμολόγιο. Περιγράφει μια πρόταση και μπορεί να έχει συμβατική, πληρωμική ή τελωνειακή σημασία. Για παράδειγμα, η HMRC δεν δέχεται ένα προτιμολόγιο για την ανάκτηση του ΦΠΑ. Ο χρόνος έκδοσης του τελικού τιμολογίου εξαρτάται από τους κανόνες προμήθειας και προπληρωμής.
Μπορώ να ζητήσω έκπτωση ή επιστροφή ΦΠΑ βάσει προτιμολογίου;
Σύμφωνα με τις οδηγίες του Ηνωμένου Βασιλείου, όχι: η HMRC αναφέρει ότι ο ΦΠΑ δεν μπορεί να ανακτηθεί βάσει προτιμολογίου. Άλλα συστήματα ΦΠΑ απαιτούν επίσης γενικά ένα έγκυρο φορολογικό τιμολόγιο, αλλά ελέγξτε τα ισχύοντα αποδεικτικά στοιχεία και τους κανόνες προπληρωμής αντί να υποθέτετε μια γενική διατύπωση.
Χρειάζεται αριθμός τιμολογίου σε ένα προτιμολόγιο;
Δώστε του έναν σαφώς ξεχωριστό αριθμό αναφοράς, όπως PRO-001. Μην το κάνετε να μοιάζει με εκδοθέν τελικό φορολογικό τιμολόγιο και μην χρησιμοποιήσετε αριθμό από ρυθμιζόμενη σειρά τιμολογίων, εκτός εάν το τοπικό σας σύστημα απαιτεί ρητά αυτή τη διαδικασία.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ προσφοράς και προτιμολογίου;
Και οι δύο μπορούν να καθορίσουν μια προτεινόμενη τιμή και το πεδίο εφαρμογής. Ένα προτιμολόγιο χρησιμοποιεί μορφή παρόμοια με αυτή του τιμολογίου και είναι συνηθισμένο όταν ένας αγοραστής, μια τράπεζα ή μια διαδικασία εισαγωγής απαιτεί αυτό το έντυπο. Η νομική ισχύς προκύπτει από τη διατύπωση, την αποδοχή και το εφαρμοστέο δίκαιο, και όχι από την υπόθεση ότι μια προσφορά είναι λιγότερο επίσημη.
Πρέπει να πληρώσω ένα προτιμολόγιο;
Το έγγραφο από μόνο του δεν απαντά σε αυτό. Ένα προτιμολόγιο μπορεί να συνοδεύει ένα αίτημα προκαταβολής, ενώ μια αποδεκτή προσφορά ή σύμβαση μπορεί να δημιουργήσει υποχρέωση πληρωμής. Ελέγξτε τους συμφωνηθέντες όρους· μην υποθέτετε ότι η πληρωμή καθίσταται δεσμευτική μόνο όταν εμφανίζεται ένα έγγραφο με τον τίτλο «Τιμολόγιο».
Πότε πρέπει να χρησιμοποιώ προτιμολόγιο για τελωνειακούς σκοπούς;
Χρησιμοποιήστε το μόνο όταν η διαδικασία προορισμού, ο εισαγωγέας, ο μεταφορέας ή ο εκτελωνιστής το αποδέχεται. Μπορεί να υποστηρίζει δείγματα, αντικαταστάσεις, εμπορεύματα που αποστέλλονται προς έγκριση ή προ-πωλητικές εισαγωγικές ρυθμίσεις, αλλά η μεταφορά εξακολουθεί να απαιτεί μια τεκμηριώσιμη τελωνειακή αξία και οποιεσδήποτε άλλες απαιτούμενες δηλώσεις.