Vad en proformafaktura egentligen är
En proformafaktura (från latinets pro forma, „för formens skull“) är ett preliminärt dokument som anger den förväntade kostnaden för varor eller tjänster innan de levereras. Se den som en detaljerad, ärligt menad uppskattning klädd för att se ut som en faktura: den listar artiklar, kvantiteter, priser och eventuell skatt, så att köparen vet exakt vad hen går med på att betala.
Avgörande är att en proformafaktura inte är ett juridiskt betalningskrav. Den skapar ingen fordran i din bokföring, den kan inte användas av köparen för att återkräva moms eller ingående skatt, och den ska aldrig bokföras som en försäljning. Det är en offert i fakturakläder - ett åtagande om dina priser och villkor, utfärdat innan affären är slutförd. När varorna skickas eller tjänsten levereras ersätter du den med en riktig momsfaktura.
Proformafaktura jämfört med kommersiell (slutlig) faktura
De två dokumenten kan se nästan identiska ut, vilket är varför de så ofta förväxlas. Skillnaden handlar enbart om status och tidpunkt. En proforma utfärdas innan transaktionen är slutförd och har ingen bokförings- eller skattemässig tyngd. En kommersiell (slutlig) faktura utfärdas efter leveransen, bär ett unikt löpnummer, kräver betalning och är det dokument båda parter bokför för skatte- och momsändamål.
Ett enkelt test: om dokumentet kan användas för att återkräva moms, dras av som en affärsutgift eller drivas in som en skuld, är det en riktig faktura - inte en proforma. En proforma kan inte göra något av detta.
- Syfte
- Proforma: en uppskattning eller ett åtagande före försäljningen. Slutlig faktura: ett bindande betalningskrav efter leveransen.
- Skatt och moms
- En proforma kan inte användas för att debitera eller återkräva moms. En slutlig faktura är det enda giltiga dokumentet för moms- och skatteregister.
- Numrering
- En proforma får INTE bära ett löpande fakturanummer. En slutlig faktura måste ha ett unikt, löpande nummer.
- Bokföring
- En proforma bokförs aldrig som intäkt. En slutlig faktura bokförs i din försäljningsreskontra.
- Belopp
- Proformabelopp är uppskattade och kan fortfarande ändras. Slutliga fakturabelopp är fasta och förfallna till betalning.
När du ska använda en proformafaktura
En proformafaktura är rätt verktyg när du behöver presentera siffror för en köpare innan försäljningen är fastlåst. Vanliga situationer inkluderar:
Att skicka en formell offert som en kund kan godkänna som den är; att komma överens om pris och arbetsomfattning i förväg; att begära förskottsbetalning eller en handpenning innan du börjar; och att stödja tull- och importdeklarationer, där transportörer och myndigheter behöver ett angivet (uppskattat) värde på varorna innan en kommersiell faktura finns. Den är också användbar för interna inköpsgodkännanden, där en köpares ekonomiteam behöver ett kostnadssatt dokument för att skapa en inköpsorder.
Vad du ska ha med på en proformafaktura
En proforma bör ge köparen allt hen behöver för att fatta ett beslut, samtidigt som det görs omisskännligt att dokumentet inte är en slutlig momsfaktura. Märk den tydligt, utelämna det löpande fakturanumret och visa siffrorna som uppskattningar med ett datum till vilket erbjudandet gäller.
- Orden „Proformafaktura“
- Märk dokumentet tydligt så att det aldrig misstas för en momsfaktura.
- Inget löpande fakturanummer
- Använd gärna en separat referens, men aldrig ett nummer från din riktiga fakturaserie.
- Dina uppgifter och köparens uppgifter
- Fullständigt namn, adress och kontaktuppgifter för både dig (säljaren) och köparen.
- Beskrivning, kvantitet och styckpris
- En tydlig rad för varje artikel eller tjänst, så att köparen ser exakt vad som offereras.
- Uppskattade belopp och eventuell skatt
- Den uppskattade delsumman, eventuell moms eller skatt som visas i informationssyfte, och den uppskattade totalsumman.
- Ett giltighetsdatum
- Hur länge de offererade priserna och villkoren gäller (till exempel giltigt i 30 dagar).
- Betalnings- och leveransvillkor
- Föreslagen betalningsmetod, villkor för handpenning och förväntad leverans eller färdigställande, där det är relevant.
Hur en proforma blir en riktig faktura
En proforma är ett steg på vägen. När köparen accepterar den och varorna skickas eller tjänsten levereras, utfärdar du den slutliga kommersiella fakturan som ersätter den. Den slutliga fakturan bär nästa nummer i din löpande serie, bekräftar de faktiska beloppen (som kan skilja sig något från uppskattningen) och blir det dokument båda parter använder för betalning, moms och bokföring.
I praktiken behåller du samma artikelrader och konverterar helt enkelt: märk om dokumentet till en faktura, lägg till det löpande numret och utfärdandedatumet, slutför siffrorna och skicka den som det bindande betalningskravet. Med en generator som FreeBillGen skapar du proforman först och tar sedan fram den matchande slutliga fakturan från samma uppgifter med ett par klick - ingen omskrivning, inga felmatchade nummer.
Frågor om proformafakturor
Är en proformafaktura en riktig faktura?
Nej. En proformafaktura är ett preliminärt, uppskattat dokument som utfärdas innan försäljningen är slutförd. Den är inte ett juridiskt betalningskrav, kan inte användas för att återkräva moms och ska inte bokföras. Den riktiga, slutliga fakturan utfärdas efter att varorna eller tjänsterna har levererats.
Kan jag återkräva moms på en proformafaktura?
Nej. En proformafaktura är inte ett giltigt momsdokument, så varken du eller din köpare kan använda den för att debitera eller återkräva moms. Endast den slutliga kommersiella fakturan, som bär ett löpnummer och utfärdas efter leveransen, är giltig för momsändamål.
Behöver en proformafaktura ett fakturanummer?
Den får inte använda ett nummer från din löpande fakturaserie, eftersom den serien är reserverad för riktiga fakturor. Du kan ge en proforma sin egen separata referens (till exempel PRO-001) så att du kan spåra den, men det officiella löpnumret tilldelas först när du utfärdar den slutliga fakturan.
Vad är skillnaden mellan en offert och en proformafaktura?
De har samma syfte - att visa ett pris före försäljningen - men en proforma är formaterad som en faktura, med specificerade rader, skatt visad i informationssyfte och totalsummor. En offert är vanligtvis mindre formell. Många företag föredrar en proforma eftersom den ger köparen ett dokument som speglar den slutliga fakturan de kommer att få.
Måste jag betala en proformafaktura?
Inte som en juridisk skyldighet. En proforma är en begäran om att bekräfta ett pris eller ordna förskottsbetalning, inte ett verkställbart betalningskrav. Många säljare ber om en handpenning eller full förskottsbetalning mot en proforma innan arbetet påbörjas, men den bindande betalningsskyldigheten uppstår först med den slutliga fakturan.
När bör jag använda en proformafaktura för tullen?
Använd en när varor passerar en gräns innan en kommersiell faktura finns - till exempel prover, ersättningsvaror eller varor som skickas för godkännande. Tullen och transportörer behöver ett angivet, uppskattat värde för att fastställa tullavgifter, och en tydligt märkt proforma tillhandahåller det. Den slutliga kommersiella fakturan följer när försäljningen är bekräftad.