Wat een proformafactuur eigenlijk is
Een proformafactuur (van het Latijnse pro forma, „voor de vorm“) is een voorlopig document dat de verwachte kosten van goederen of diensten vastlegt voordat ze worden geleverd. Zie het als een gedetailleerde, te goeder trouw opgestelde schatting die eruitziet als een factuur: het somt de posten, hoeveelheden, prijzen en eventuele belasting op, zodat de koper precies weet waarvoor hij betaalt.
Cruciaal is dat een proformafactuur geen wettelijk betalingsverzoek is. Zij creëert geen vordering in uw boekhouding, kan door de koper niet worden gebruikt om btw of voorbelasting terug te vorderen, en mag nooit als verkoop in uw boekhouding worden opgenomen. Het is een offerte in factuurkleding - een toezegging op uw prijzen en voorwaarden, opgemaakt voordat de overeenkomst definitief is. Zodra de goederen verzonden of de dienst geleverd is, vervangt u hem door een correcte btw-factuur.
Proformafactuur versus commerciële (definitieve) factuur
De twee documenten kunnen er bijna identiek uitzien, en daarom worden ze zo vaak verward. Het verschil draait puur om status en timing. Een proformafactuur wordt opgemaakt voordat de transactie is afgerond en heeft geen boekhoudkundige of fiscale waarde. Een commerciële (definitieve) factuur wordt opgemaakt na de levering, draagt een uniek doorlopend nummer, vraagt om betaling, en is het document dat beide partijen vastleggen voor belasting- en btw-doeleinden.
Een eenvoudige test: als het document kan worden gebruikt om btw terug te vorderen, als zakelijke kost kan worden afgetrokken, of als schuld kan worden ingevorderd, dan is het een echte factuur - geen proformafactuur. Een proformafactuur kan dat allemaal niet.
- Doel
- Proforma: een schatting of toezegging vóór de verkoop. Definitieve factuur: een bindend betalingsverzoek na de levering.
- Belasting en btw
- Een proformafactuur kan niet worden gebruikt om btw in rekening te brengen of terug te vorderen. Een definitieve factuur is het enige geldige document voor btw- en belastingadministratie.
- Nummering
- Een proformafactuur mag GEEN doorlopend btw-factuurnummer dragen. Een definitieve factuur moet een uniek, doorlopend nummer hebben.
- Boekhouding
- Een proformafactuur wordt nooit als omzet geboekt. Een definitieve factuur wordt in uw verkoopboek opgenomen.
- Bedragen
- Bedragen op een proformafactuur zijn geschat en kunnen nog wijzigen. Bedragen op een definitieve factuur staan vast en zijn verschuldigd.
Wanneer u een proformafactuur gebruikt
Een proformafactuur is het juiste hulpmiddel telkens wanneer u een koper cijfers wilt voorleggen voordat de verkoop vaststaat. Veelvoorkomende situaties zijn:
Het versturen van een formele offerte die een klant ongewijzigd kan goedkeuren; het vooraf afspreken van de prijs en de omvang van het werk; het vragen om een vooruitbetaling of voorschot voordat u begint; en het ondersteunen van douane- en invoeraangiften, waarbij vervoerders en autoriteiten een opgegeven (geschatte) waarde van de goederen nodig hebben voordat er een commerciële factuur bestaat. Het is ook nuttig voor interne inkoopgoedkeuringen, waarbij de financiële afdeling van een koper een document met kostprijs nodig heeft om een inkooporder aan te maken.
Wat u op een proformafactuur zet
Een proformafactuur moet de koper alles geven wat hij nodig heeft om een beslissing te nemen, en tegelijk onmiskenbaar maken dat het document geen definitieve btw-factuur is. Geef het een duidelijke titel, laat het doorlopende btw-factuurnummer weg, en toon de bedragen als schattingen met een datum tot wanneer het aanbod geldt.
- De woorden „Proformafactuur“
- Geef het document een duidelijke titel zodat het nooit voor een btw-factuur wordt aangezien.
- Geen doorlopend btw-factuurnummer
- Gebruik desgewenst een aparte referentie, maar nooit een nummer uit uw echte factuurreeks.
- Uw gegevens en de gegevens van de koper
- Volledige naam, adres en contactgegevens van zowel u (de verkoper) als de koper.
- Omschrijving, hoeveelheid en eenheidsprijs
- Een duidelijke regel voor elke post of dienst, zodat de koper precies ziet wat wordt aangeboden.
- Geschatte bedragen en eventuele belasting
- Het geschatte subtotaal, eventuele btw of belasting ter informatie weergegeven, en het geschatte totaal.
- Een geldigheidsdatum
- Hoe lang de aangeboden prijzen en voorwaarden geldig blijven (bijvoorbeeld 30 dagen geldig).
- Betalings- en leveringsvoorwaarden
- Voorgestelde betaalmethode, voorwaarden voor het voorschot en verwachte levering of oplevering, waar relevant.
Hoe een proformafactuur een echte factuur wordt
Een proformafactuur is een tussenstap. Zodra de koper hem aanvaardt en de goederen verzonden of de dienst geleverd is, schrijft u de definitieve commerciële factuur uit die hem vervangt. Die definitieve factuur draagt het volgende nummer in uw doorlopende reeks, bevestigt de werkelijke bedragen (die licht kunnen afwijken van de schatting), en wordt het document dat beide partijen gebruiken voor betaling, btw en boekhouding.
In de praktijk behoudt u dezelfde regels en zet u eenvoudig om: u hertituleert het document als factuur, voegt het doorlopende nummer en de factuurdatum toe, maakt de cijfers definitief, en verstuurt hem als het bindende betalingsverzoek. Met een generator als FreeBillGen maakt u eerst de proformafactuur en daarna de bijbehorende definitieve factuur op basis van dezelfde gegevens, in een paar klikken - niets opnieuw typen, geen afwijkende nummers.
Vragen over proformafacturen
Is een proformafactuur een echte factuur?
Nee. Een proformafactuur is een voorlopig, geschat document dat wordt opgemaakt voordat de verkoop is afgerond. Het is geen wettelijk betalingsverzoek, kan niet worden gebruikt om btw terug te vorderen, en mag niet in uw boekhouding worden opgenomen. De echte, definitieve factuur wordt opgemaakt nadat de goederen of diensten zijn geleverd.
Kan ik btw terugvorderen op een proformafactuur?
Nee. Een proformafactuur is geen geldig btw-document, dus noch u noch uw koper kan hem gebruiken om btw in rekening te brengen of terug te vorderen. Alleen de definitieve commerciële factuur, die een doorlopend nummer draagt en na de levering wordt opgemaakt, is geldig voor btw-doeleinden.
Heeft een proformafactuur een factuurnummer nodig?
Hij mag geen nummer uit uw doorlopende btw-factuurreeks gebruiken, want die reeks is gereserveerd voor echte facturen. U kunt een proformafactuur wel een eigen aparte referentie geven (bijvoorbeeld PRO-001) zodat u hem kunt opvolgen, maar het officiële doorlopende nummer wordt pas toegekend wanneer u de definitieve factuur opmaakt.
Wat is het verschil tussen een offerte en een proformafactuur?
Ze dienen hetzelfde doel - een prijs tonen vóór de verkoop - maar een proformafactuur is opgemaakt als een factuur, met gespecificeerde regels, belasting ter informatie weergegeven, en totalen. Een offerte is meestal minder formeel. Veel bedrijven verkiezen een proformafactuur omdat die de koper een document geeft dat de definitieve factuur weerspiegelt die hij zal ontvangen.
Moet ik een proformafactuur betalen?
Niet als wettelijke verplichting. Een proformafactuur is een verzoek om een prijs te bevestigen of een vooruitbetaling te regelen, geen afdwingbaar betalingsverzoek. Veel verkopers vragen wel om een voorschot of volledige vooruitbetaling op basis van een proformafactuur voordat ze met het werk beginnen, maar de bindende betalingsverplichting ontstaat pas met de definitieve factuur.
Wanneer gebruik ik een proformafactuur voor de douane?
Gebruik er een wanneer goederen een grens overschrijden voordat er een commerciële factuur bestaat - bijvoorbeeld stalen, vervangingen of goederen die ter goedkeuring worden verzonden. Douane en vervoerders hebben een opgegeven, geschatte waarde nodig om rechten te bepalen, en een duidelijk als zodanig aangeduide proformafactuur biedt die. De definitieve commerciële factuur volgt zodra de verkoop is bevestigd.