Wat een proformafactuur daadwerkelijk is
Een proformafactuur is een offerte of voorgestelde verkoop in een factuurachtig formaat. Doorgaans worden de partijen, goederen of diensten, hoeveelheden, prijzen, leveringsvoorwaarden, geldigheidsduur en geschatte belastingen of kosten vermeld. In de exporthandel kan deze een koper helpen een importvergunning aan te vragen, een inspectie te regelen, een documentair krediet te openen of middelen vrij te maken.
Een proformafactuur moet duidelijk als zodanig worden gelabeld, zodat deze niet wordt aangezien voor de definitieve belastingfactuur. HMRC stelt bijvoorbeeld dat btw niet kan worden teruggevorderd op basis van een proformafactuur. Dit creëert echter geen universele regel voor contracten, douane of interne boekhouding: aanvaarding kan contractuele gevolgen hebben, de douane kan deze in bepaalde procedures gebruiken, en een onderneming kan verplichtingen vastleggen zonder dit als omzet te behandelen. Volg de regels voor de daadwerkelijke transactie en eventuele vooruitbetaling.
Hoe verschilt een proformafactuur van een definitieve factuur?
Het verschil zit in de status en het doel, niet slechts in de vorm. Een proformafactuur beschrijft de voorgestelde transactie. Een definitieve factuur registreert het daadwerkelijk gefactureerde bedrag op het factureringstijdstip dat door de overeenkomst en de fiscale regels wordt vereist, en dat kan zijn gekoppeld aan de levering of een vooruitbetaling.
| Aspect | Proformafactuur | Definitieve factuur of belastingfactuur |
|---|---|---|
| Doel | Een voorgestelde transactie vastleggen | Het daadwerkelijk gefactureerde bedrag registreren |
| Tijdstip | Doorgaans vóór de definitieve facturering | Op het toepasselijke contractuele of fiscale factureringstijdstip |
| Betaling | Kan een verzoek om vooruitbetaling ondersteunen | Vermeldt het gefactureerde en op grond van de overeenkomst verschuldigde bedrag |
| Btw-bewijs | Doorgaans geen geldige btw-factuur | Kan geldig zijn wanneer aan alle toepasselijke vereisten is voldaan |
| Nummering | Gebruik een duidelijk aparte verwijzing | Gebruik de vereiste factuuridentificatie of -reeks |
| Boekhouding | Behandel het niet als omzet louter omdat het op een factuur lijkt | Registreer volgens de toepasselijke boekhoudkundige en fiscale regels |
| Bedragen | Voorgesteld of geschat | Daadwerkelijk gefactureerde bedragen, onder voorbehoud van rechtmatige correcties |
- Doel
- Een proformafactuur legt een voorstel vast. Een definitieve factuur registreert het gefactureerde bedrag op het toepasselijke factureringstijdstip.
- Belasting en btw
- Een proformafactuur is doorgaans niet het btw-bewijs dat nodig is voor terugvordering. Een definitieve factuur moet nog steeds voldoen aan de toepasselijke regels.
- Nummering
- Houd een proformaverwijzing duidelijk gescheiden van elke gereguleerde definitieve-factuurreeks.
- Boekhouding
- Verwerk omzet niet uitsluitend op basis van een proformafactuur; pas de boekhoudkundige regel voor de daadwerkelijke transactie toe.
- Bedragen
- Voorgestelde bedragen kunnen in onderling overleg wijzigen; de definitieve factuur registreert het daadwerkelijk gefactureerde bedrag.
Wanneer gebruikt u een proformafactuur?
Gebruik een proforma wanneer de koper een voorstel in de vorm van een factuur nodig heeft voordat de definitieve facturatie plaatsvindt. Het kan een formele offerte, interne inkoopgoedkeuring, een invoervergunning, een inspectie voorafgaand aan verzending, een accreditief, een geldovermaking of een overeengekomen verzoek om vooruitbetaling ondersteunen.
Voor de douane: vraag aan de importeur, vervoerder of expediteur of een proforma wordt geaccepteerd voor de specifieke zending. Bij een verkoop wordt normaal gesproken een handelsfactuur gebruikt, terwijl voor monsters, vervangingen en andere niet-verkochte goederen andere documentatie- en waarderingsregels kunnen gelden.
Wat er op een proformafactuur moet staan
Geef de koper voldoende informatie om het voorstel te beoordelen, maar maak duidelijk dat het niet de definitieve belastingfactuur is. Gebruik een apart proforma-referentienummer, vermeld hoe lang de offerte geldig is en geef schattingen duidelijk als zodanig aan. FreeBillGen bevat Proforma als een apart documenttype in zijn gratis documentgenerator.
- De woorden “Proformafactuur”
- Label het document duidelijk zodat het niet wordt aangezien voor een definitieve belastingfactuur.
- Apart referentienummer
- Gebruik een proforma-reeks of -referentie die niet verward kan worden met een gereguleerde reeks voor definitieve facturen.
- Uw gegevens en de gegevens van de koper
- Volledige naam, adres en contactgegevens van zowel u (de verkoper) als de koper.
- Beschrijving, hoeveelheid en eenheidsprijs
- Een duidelijke regel voor elk artikel of elke dienst, zodat de koper precies ziet wat er wordt geoffreerd.
- Geschatte bedragen en kosten
- Vermeld voorgestelde prijzen, vracht- en belastingschattingen duidelijk als schattingen, zonder het document als een belastingfactuur te presenteren.
- Een geldigheidsdatum
- Hoe lang de geoffreerde prijzen en voorwaarden geldig blijven (bijvoorbeeld 30 dagen geldig).
- Betalings- en leveringsvoorwaarden
- Voorgestelde betaalmethode, aanbetalingsvoorwaarden en verwachte levering of oplevering, indien van toepassing.
Hoe een proforma een echte factuur wordt
Wanneer het toepasselijke factuurmoment aanbreekt, stelt u een aparte definitieve factuur op met het vereiste identificatienummer, datums, werkelijke bedragen en fiscale behandeling. Dat moment kan na levering zijn, ontstaan bij een vooruitbetaling of op een andere manier worden bepaald door lokale belastingregels.
Verwijs naar het geaccepteerde voorstel wanneer dit nuttig is en bewaar beide versies. FreeBillGen ondersteunt de documenttypen Proforma en Factuur, maar de gastgenerator converteert of koppelt ze niet automatisch.
Vragen over proformafacturen
Is een proformafactuur een echte factuur?
Het is een echt zakelijk document, maar over het algemeen niet de definitieve belastingfactuur. Het bevat een voorstel en kan contractuele, betalings- of douanebetekenis hebben. De HMRC accepteert bijvoorbeeld geen proforma voor btw-teruggaaf. Het moment van definitieve facturatie is afhankelijk van de regels voor de levering van goederen of het verrichten van diensten en voor vooruitbetalingen.
Kan ik btw terugvorderen op een proformafactuur?
Volgens de Britse richtlijnen, nee: de HMRC stelt dat btw niet kan worden teruggevorderd op basis van een proformafactuur. Andere btw-stelsels vereisen doorgaans eveneens een geldige btw-factuur, maar controleer de toepasselijke bewijs- en vooruitbetalingsregels in plaats van uit te gaan van één wereldwijde formulering.
Heeft een proformafactuur een factuurnummer nodig?
Geef de proformafactuur een duidelijk aparte referentie, zoals PRO-001. Zorg ervoor dat de proformafactuur er niet uitziet als een uitgereikte definitieve belastingfactuur en verbruik geen gereguleerd factuurnummer uit een reeks, tenzij uw lokale systeem die behandeling specifiek vereist.
Wat is het verschil tussen een offerte en een proformafactuur?
Beide kunnen een voorgestelde prijs en omvang vermelden. Een proformafactuur gebruikt een factuurachtige opmaak en is gangbaar wanneer een koper, bank of importprocedure om die vorm vraagt. De juridische werking komt voort uit de bewoording, aanvaarding en het toepasselijke recht, niet uit de aanname dat een offerte minder formeel zou zijn.
Moet ik een proformafactuur betalen?
Het document alleen beantwoordt die vraag niet. Een proformafactuur kan vergezeld gaan van een verzoek tot vooruitbetaling, en een aanvaarde offerte of overeenkomst kan een betalingsverplichting creëren. Controleer de overeengekomen voorwaarden; ga er niet van uit dat betaling pas bindend wordt wanneer er een document met de titel 'Factuur' verschijnt.
Wanneer moet ik een proformafactuur voor de douane gebruiken?
Gebruik er een alleen wanneer de bestemmingsprocedure, importeur, vervoerder of douane-expediteur deze accepteert. De proformafactuur kan monsters, vervangingsgoederen, goederen op zicht of invoerregelingen vóór verkoop ondersteunen, maar het vervoer vereist nog steeds een onderbouwde douanewaarde en eventuele andere vereiste aangiften.