Чем на самом деле является проформа-инвойс
Проформа-инвойс (от латинского pro forma, «для проформы», «формально») - это предварительный документ, в котором указывается ожидаемая стоимость товаров или услуг до их поставки. Воспринимайте его как подробную, добросовестную смету, оформленную в виде счёта: в нём перечислены позиции, количество, цены и любой налог, чтобы покупатель точно знал, на какую оплату он соглашается.
Принципиально важно, что проформа-инвойс не является юридическим требованием оплаты. Он не создаёт дебиторскую задолженность в вашем учёте, не может использоваться покупателем для возврата НДС или входящего налога и никогда не должен заноситься в бухгалтерию как реализация. Это коммерческое предложение в облике счёта - подтверждение ваших цен и условий, выставленное до завершения сделки. Как только товар отгружен или услуга оказана, вы заменяете его полноценным налоговым счётом.
Проформа-инвойс против коммерческого (окончательного) счёта
Эти два документа могут выглядеть почти одинаково, поэтому их так часто путают. Различие касается исключительно статуса и сроков. Проформа выставляется до завершения сделки и не имеет учётного или налогового веса. Коммерческий (окончательный) счёт выставляется после поставки, имеет уникальный последовательный номер, требует оплаты и является документом, который обе стороны отражают в учёте для целей налога и НДС.
Простая проверка: если документ можно использовать для возврата НДС, отнести на расходы бизнеса или взыскать как долг, это настоящий счёт, а не проформа. Проформа не может ничего из перечисленного.
- Назначение
- Проформа: оценка или обязательство до сделки. Окончательный счёт: обязывающее требование оплаты после поставки.
- Налог и НДС
- Проформу нельзя использовать для начисления или возврата НДС. Окончательный счёт - единственный действительный документ для учёта НДС и налогов.
- Нумерация
- Проформа НЕ должна иметь последовательный номер налогового счёта. Окончательный счёт должен иметь уникальный последовательный номер.
- Учёт
- Проформа никогда не отражается как выручка. Окончательный счёт заносится в книгу продаж.
- Суммы
- Суммы в проформе оценочные и ещё могут измениться. Суммы окончательного счёта зафиксированы и подлежат оплате.
Когда использовать проформа-инвойс
Проформа-инвойс - подходящий инструмент всякий раз, когда вам нужно показать покупателю цифры до окончательного оформления сделки. Типичные ситуации:
Отправка официального коммерческого предложения, которое клиент может утвердить как есть; согласование цены и объёма работ заранее; запрос предоплаты или аванса перед началом работы; а также сопровождение таможенных и импортных деклараций, где перевозчикам и органам нужна заявленная (оценочная) стоимость товаров до появления коммерческого счёта. Он также полезен для внутреннего согласования закупок, когда финансовому отделу покупателя нужен документ с расчётом стоимости, чтобы оформить заказ на покупку.
Что указывать в проформа-инвойсе
Проформа должна дать покупателю всё необходимое для принятия решения, при этом однозначно показывая, что документ не является окончательным налоговым счётом. Чётко обозначьте его, не указывайте последовательный номер налогового счёта и показывайте цифры как оценочные с датой, до которой действует предложение.
- Слова «Проформа-инвойс»
- Чётко обозначьте документ, чтобы его никогда не приняли за налоговый счёт.
- Без последовательного номера налогового счёта
- При желании используйте отдельную ссылку, но никогда не номер из вашей настоящей серии счетов.
- Ваши реквизиты и реквизиты покупателя
- Полное наименование, адрес и контакт как ваши (продавца), так и покупателя.
- Описание, количество и цена за единицу
- Отдельная строка для каждого товара или услуги, чтобы покупатель видел, что именно ему предлагается.
- Оценочные суммы и любой налог
- Оценочный промежуточный итог, любой НДС или налог, указанный для информации, и оценочный итог.
- Дата действия
- Как долго предложенные цены и условия остаются в силе (например, действительно 30 дней).
- Условия оплаты и доставки
- Предлагаемый способ оплаты, условия аванса и ожидаемая поставка или срок завершения, где это уместно.
Как проформа превращается в настоящий счёт
Проформа - это промежуточный шаг. Как только покупатель её принимает и товар отгружен или услуга оказана, вы выставляете окончательный коммерческий счёт, который её заменяет. Этот окончательный счёт получает следующий номер из вашей последовательной серии, подтверждает фактические суммы (которые могут немного отличаться от оценки) и становится документом, который обе стороны используют для оплаты, НДС и учёта.
На практике вы сохраняете те же строки и просто конвертируете документ: переименовываете его в счёт, добавляете последовательный номер и дату выставления, фиксируете цифры и отправляете как обязывающее требование оплаты. С генератором вроде FreeBillGen вы сначала создаёте проформу, а затем формируете соответствующий окончательный счёт из тех же данных в пару кликов - без перепечатывания и без несовпадающих номеров.
Вопросы о проформа-инвойсе
Является ли проформа-инвойс настоящим счётом?
Нет. Проформа-инвойс - это предварительный оценочный документ, выставляемый до завершения сделки. Он не является юридическим требованием оплаты, не может использоваться для возврата НДС и не должен отражаться в учёте. Настоящий, окончательный счёт выставляется после поставки товаров или услуг.
Могу ли я вернуть НДС по проформа-инвойсу?
Нет. Проформа-инвойс не является действительным документом по НДС, поэтому ни вы, ни ваш покупатель не можете использовать его для начисления или возврата НДС. Только окончательный коммерческий счёт, который имеет последовательный номер и выставляется после поставки, действителен для целей НДС.
Нужен ли проформа-инвойсу номер счёта?
Он не должен использовать номер из вашей последовательной серии налоговых счетов, потому что эта серия зарезервирована для настоящих счетов. Вы можете присвоить проформе собственную отдельную ссылку (например, PRO-001), чтобы отслеживать её, но официальный последовательный номер присваивается только при выставлении окончательного счёта.
В чём разница между коммерческим предложением и проформа-инвойсом?
Они служат одной цели - показать цену до сделки, - но проформа оформляется как счёт, с разбивкой по позициям, налогом, указанным для информации, и итогами. Коммерческое предложение обычно менее формально. Многие компании предпочитают проформу, потому что она даёт покупателю документ, повторяющий окончательный счёт, который он получит.
Обязан ли я оплачивать проформа-инвойс?
Не как юридическое обязательство. Проформа - это просьба подтвердить цену или организовать предоплату, а не обеспеченное правом требование оплаты. Многие продавцы действительно просят аванс или полную предоплату по проформе до начала работы, но обязывающее обязательство по оплате возникает только с окончательным счётом.
Когда мне следует использовать проформа-инвойс для таможни?
Используйте его, когда товары пересекают границу до появления коммерческого счёта - например, образцы, замены или товары, отправленные на согласование. Таможне и перевозчикам нужна заявленная, оценочная стоимость для расчёта пошлин, и чётко обозначенная проформа её обеспечивает. Окончательный коммерческий счёт следует после подтверждения сделки.