Che cos'è davvero una fattura proforma
Una fattura proforma è un preventivo o una vendita proposta presentati in un formato simile a una fattura. In genere elenca parti, beni o servizi, quantità, prezzi, termini di consegna, periodo di validità e imposte o costi stimati. Nel commercio estero può aiutare l'acquirente a richiedere una licenza di importazione, organizzare un'ispezione, aprire una lettera di credito o procurarsi i fondi.
La proforma deve essere identificata chiaramente, così non viene confusa con la fattura fiscale finale. HMRC, per esempio, indica che l'IVA non può essere recuperata da una proforma. Questo non crea una regola universale per contratti, dogana o contabilità interna: l'accettazione può avere conseguenze contrattuali, alcune procedure doganali possono usarla e un'impresa può registrare un impegno senza trattarlo come ricavo. Applica le regole della singola operazione e dell'eventuale pagamento anticipato.
Come differisce una proforma dalla fattura finale?
La differenza riguarda stato e scopo, non soltanto l'aspetto. La proforma descrive l'operazione proposta. La fattura finale documenta l'importo effettivamente addebitato nel momento previsto dal contratto e dalle norme fiscali, che può dipendere dalla fornitura o da un pagamento anticipato.
| Aspetto | Fattura proforma | Fattura finale o fiscale |
|---|---|---|
| Scopo | Descrivere un'operazione proposta | Documentare l'importo effettivamente fatturato |
| Tempistica | Di solito prima della fatturazione finale | Nel momento contrattuale o fiscale applicabile |
| Pagamento | Può supportare la richiesta di un pagamento anticipato | Indica l'importo addebitato e dovuto secondo l'accordo |
| Prova ai fini IVA | In genere non è una fattura IVA valida | Può essere valida se soddisfa tutti i requisiti applicabili |
| Numerazione | Usa un riferimento chiaramente separato | Usa l'identificativo o la serie richiesta |
| Contabilità | Non trattarla come ricavo soltanto perché sembra una fattura | Registrala secondo le norme contabili e fiscali applicabili |
| Importi | Proposti o stimati | Importi realmente fatturati, salvo correzioni ammesse |
- Scopo
- La proforma descrive una proposta. La fattura finale documenta l'importo addebitato nel momento di fatturazione applicabile.
- Imposte e IVA
- La proforma in genere non costituisce la prova IVA necessaria per il recupero. La fattura finale deve comunque rispettare le norme applicabili.
- Numerazione
- Mantieni il riferimento della proforma chiaramente separato da qualsiasi serie regolamentata delle fatture finali.
- Contabilità
- Non rilevare un ricavo basandoti soltanto sulla proforma. Applica la regola contabile prevista per l'operazione effettiva.
- Importi
- Gli importi proposti possono cambiare previo accordo; la fattura finale riporta quelli effettivamente addebitati.
Quando usare una fattura proforma
Usa una proforma quando l'acquirente ha bisogno di una proposta in forma di fattura prima dell'emissione finale. Può supportare un preventivo formale, un'approvazione interna di acquisto, una licenza di importazione, un'ispezione prima della spedizione, una lettera di credito, un trasferimento di fondi o una richiesta concordata di pagamento anticipato.
Per la dogana, chiedi a importatore, vettore o spedizioniere se la proforma è accettata per lo specifico movimento. Una vendita usa normalmente una fattura commerciale, mentre campioni, sostituzioni e altre merci senza vendita possono seguire regole diverse per documenti e valutazione.
Cosa inserire in una fattura proforma
Fornisci all'acquirente dati sufficienti per valutare la proposta e chiarisci che non si tratta della fattura fiscale finale. Usa un riferimento separato, indica per quanto tempo resta valida l'offerta e identifica le stime. FreeBillGen include Proforma come tipo di documento distinto nel generatore gratuito.
- La dicitura “Fattura proforma”
- Identifica chiaramente il documento, così non viene confuso con una fattura fiscale finale.
- Riferimento separato
- Usa una serie o un riferimento proforma che non possa essere confuso con una serie regolamentata di fatture finali.
- Dati tuoi e dell'acquirente
- Nome completo, indirizzo e contatti sia del venditore sia dell'acquirente.
- Descrizione, quantità e prezzo unitario
- Una riga chiara per ogni bene o servizio, così l'acquirente vede esattamente cosa viene proposto.
- Importi e costi stimati
- Indica prezzi, trasporto e imposte proposti chiaramente come stime, senza presentare il documento come una fattura fiscale.
- Data di validità
- Per quanto tempo restano validi prezzi e termini proposti, per esempio 30 giorni.
- Termini di pagamento e consegna
- Metodo di pagamento proposto, termini dell'acconto e consegna o completamento previsto, quando pertinenti.
Come una proforma diventa una fattura effettiva
Quando arriva il momento di fatturazione applicabile, prepara una fattura finale separata con identificativo, date, importi effettivi e trattamento fiscale richiesti. Quel momento può seguire la consegna, sorgere con un pagamento anticipato o essere definito diversamente dalle norme fiscali locali.
Quando è utile, fai riferimento alla proposta accettata e conserva entrambe le versioni. FreeBillGen supporta i tipi di documento Proforma e Fattura, ma il generatore per ospiti non li converte né li collega automaticamente.
Domande sulla fattura proforma
Una fattura proforma è una fattura vera?
È un documento commerciale reale, ma in genere non è la fattura fiscale finale. Descrive una proposta e può avere rilevanza contrattuale, doganale o per il pagamento. HMRC, per esempio, non la accetta per il recupero dell'IVA. La tempistica della fattura finale dipende dalle regole su fornitura e pagamenti anticipati.
Posso recuperare l'IVA con una fattura proforma?
Secondo le indicazioni britanniche, no: HMRC afferma che l'IVA non può essere recuperata da una proforma. Anche altri sistemi IVA richiedono in genere una fattura fiscale valida, ma verifica le prove e le regole sui pagamenti anticipati applicabili invece di presumere una formulazione mondiale unica.
Una fattura proforma deve avere un numero?
Assegnale un riferimento chiaramente separato, per esempio PRO-001. Non farla sembrare una fattura fiscale finale emessa e non consumare un numero della serie regolamentata, salvo che il sistema locale richieda espressamente quel trattamento.
Qual è la differenza tra un preventivo e una fattura proforma?
Entrambi possono indicare prezzo e ambito proposti. La proforma usa un layout simile a una fattura ed è comune quando acquirente, banca o procedura di importazione richiedono quel formato. L'effetto legale dipende da formulazione, accettazione e legge applicabile, non dall'idea che un preventivo sia sempre meno formale.
Devo pagare una fattura proforma?
Il documento da solo non basta a rispondere. Una proforma può accompagnare una richiesta di pagamento anticipato e un preventivo o contratto accettato può creare un obbligo. Esamina i termini concordati e non presumere che il pagamento diventi vincolante soltanto quando compare un documento intitolato Fattura.
Quando devo usare una proforma per la dogana?
Usala solo se la procedura di destinazione, l'importatore, il vettore o lo spedizioniere la accetta. Può servire per campioni, sostituzioni, merci in approvazione o pratiche precedenti alla vendita, ma il movimento richiede comunque un valore doganale dimostrabile e le altre dichiarazioni previste.