Che cos'è effettivamente una fattura proforma
Una fattura proforma è un preventivo o una proposta di vendita presentata in un formato simile a quello di una fattura. Generalmente elenca le parti, i beni o i servizi, le quantità, i prezzi, le condizioni di consegna, il periodo di validità e le imposte o gli oneri stimati. Nel commercio di esportazione può aiutare l'acquirente a richiedere una licenza di importazione, organizzare un'ispezione, aprire una lettera di credito o reperire i fondi.
La fattura proforma deve essere chiaramente etichettata in modo da non essere confusa con la fattura fiscale definitiva. L'HMRC, ad esempio, afferma che l'IVA non può essere detratta da una fattura proforma. Ciò non stabilisce una regola universale per contratti, dogane o contabilità interna: l'accettazione può avere conseguenze contrattuali, le dogane possono utilizzarla in alcune procedure e un'impresa può registrare impegni senza trattarla come ricavo di vendita. Seguire le regole relative alla transazione effettiva e a eventuali pagamenti anticipati.
In cosa differisce una fattura proforma da una fattura definitiva?
La differenza riguarda lo status e la finalità, non il semplice aspetto. La fattura proforma descrive la transazione proposta. La fattura definitiva registra l'importo effettivamente addebitato al momento della fatturazione richiesto dal contratto e dalle norme fiscali, che può essere legato alla cessione di beni, alla prestazione di servizi o al pagamento anticipato.
| Aspetto | Fattura proforma | Fattura definitiva o fiscale |
|---|---|---|
| Finalità | Presentare una transazione proposta | Registrare l'importo effettivamente fatturato |
| Tempistica | Generalmente prima della fatturazione definitiva | Al momento della fatturazione contrattuale o fiscale applicabile |
| Pagamento | Può supportare una richiesta di pagamento anticipato | Indica l'importo addebitato e dovuto in base all'accordo |
| Valore probatorio ai fini IVA | Generalmente non costituisce una fattura IVA valida | Può essere valida se sono soddisfatti tutti i requisiti applicabili |
| Numerazione | Utilizzare un riferimento chiaramente separato | Utilizzare l'identificativo o la serie di fatturazione obbligatori |
| Contabilità | Non trattarla come ricavo di vendita solo perché ha l'aspetto di una fattura | Registrarla secondo le norme contabili e fiscali applicabili |
| Importi | Proposti o stimati | Importi effettivamente fatturati, fatte salve le rettifiche conformi alla legge |
- Finalità
- La fattura proforma presenta una proposta. La fattura definitiva registra l'importo addebitato al momento della fatturazione applicabile.
- Fiscalità e IVA
- La fattura proforma generalmente non costituisce il documento IVA necessario per la detrazione. La fattura definitiva deve comunque soddisfare le norme applicabili.
- Numerazione
- Mantenere il riferimento della fattura proforma chiaramente separato da qualsiasi serie di fatturazione definitiva regolamentata.
- Contabilità
- Non rilevare ricavi esclusivamente sulla base di una fattura proforma; applicare la norma contabile relativa alla transazione effettiva.
- Importi
- Gli importi proposti possono variare di comune accordo; la fattura definitiva registra l'importo effettivamente fatturato.
Quando usare una fattura proforma
Si usa una fattura proforma quando l'acquirente necessita di una proposta in formato fattura prima della fatturazione definitiva. Può supportare un preventivo formale, un'approvazione interna di acquisto, una licenza di importazione, un'ispezione pre-spedizione, una lettera di credito, un trasferimento di fondi o una richiesta concordata di pagamento anticipato.
Per le operazioni doganali, verificare con l'importatore, il vettore o lo spedizioniere doganale se la fattura proforma è accettata per la specifica movimentazione. Una vendita utilizza normalmente una fattura commerciale, mentre campioni, sostituzioni e altre merci non destinate alla vendita possono seguire regole diverse di documentazione e valutazione.
Cosa includere in una fattura proforma
Fornire all'acquirente dettagli sufficienti per valutare la proposta, chiarendo che non si tratta della fattura fiscale definitiva. Utilizzare un riferimento proforma separato, indicare la durata di validità dell'offerta e segnalare gli importi stimati. FreeBillGen include la Fattura proforma come tipo di documento distinto nel suo generatore di documenti gratuito.
- La dicitura “Fattura proforma”
- Etichettare il documento in modo chiaro affinché non venga confuso con una fattura fiscale definitiva.
- Riferimento separato
- Utilizzare una serie o un riferimento proforma che non possa essere confuso con una serie di fatture definitive regolamentata.
- I tuoi dati e i dati dell’acquirente
- Nome completo, indirizzo e recapiti sia per te (il venditore) sia per l'acquirente.
- Descrizione, quantità e prezzo unitario
- Una riga chiara per ogni articolo o servizio, in modo che l'acquirente veda esattamente cosa viene quotato.
- Importi e oneri stimati
- Presentare i prezzi proposti, le stime di trasporto e le stime fiscali chiaramente come stime, senza presentare il documento come fattura fiscale.
- Una data di validità
- Per quanto tempo i prezzi e le condizioni quotati restano validi (ad esempio, validità di 30 giorni).
- Condizioni di pagamento e consegna
- Metodo di pagamento proposto, condizioni di acconto e consegna o completamento previsti, ove pertinente.
Come una fattura proforma diventa una fattura effettiva
Quando si verifica il momento di fatturazione applicabile, predisporre una fattura definitiva separata con l'identificativo richiesto, le date, gli importi effettivi e il trattamento fiscale. Tale momento può seguire la consegna, sorgere in caso di pagamento anticipato o essere definito in altro modo dalle norme fiscali locali.
Fare riferimento alla proposta accettata quando utile e conservare entrambe le versioni. FreeBillGen supporta i tipi di documento Fattura proforma e Fattura, ma il generatore per ospiti non li converte né li collega automaticamente.
Domande sulla fattura proforma
La fattura proforma è una fattura vera e propria?
È un documento commerciale effettivo, ma generalmente non è la fattura fiscale definitiva. Espone una proposta e può avere rilevanza contrattuale, di pagamento o doganale. Ad esempio, l'HMRC non accetta una proforma ai fini del recupero dell'IVA. I tempi di fatturazione definitiva dipendono dalle norme sulla fornitura e sui pagamenti anticipati.
Posso recuperare l'IVA da una fattura proforma?
Secondo le indicazioni del Regno Unito, no: l'HMRC afferma che l'IVA non può essere recuperata da una fattura proforma. Anche altri regimi IVA richiedono generalmente una fattura fiscale valida, ma è opportuno verificare le prove applicabili e le norme sui pagamenti anticipati anziché presupporre una formulazione valida a livello globale.
La fattura proforma deve avere un numero di fattura?
Assegnare un riferimento chiaramente distinto, ad esempio PRO-001. Non farla sembrare una fattura fiscale definitiva emessa né utilizzare un numero di una serie di fatturazione regolamentata, a meno che il sistema locale non richieda specificamente tale trattamento.
Qual è la differenza tra un preventivo e una fattura proforma?
Entrambi possono indicare un prezzo e un ambito proposti. La proforma utilizza un formato simile a quello di una fattura ed è comune quando un acquirente, una banca o una procedura di importazione richiede tale formato. L'efficacia giuridica dipende dalla formulazione, dall'accettazione e dalla legge applicabile, non dal presupposto che un preventivo sia meno formale.
Devo pagare una fattura proforma?
Il documento di per sé non risponde a questa domanda. Una proforma può accompagnare una richiesta di pagamento anticipato e un preventivo o un contratto accettato può generare un obbligo di pagamento. Verificare le condizioni concordate; non presupporre che il pagamento diventi vincolante solo quando compare un documento intitolato Fattura.
Quando è opportuno utilizzare una fattura proforma per la dogana?
Utilizzarla solo quando la procedura di destinazione, l'importatore, il vettore o lo spedizioniere doganale la accetta. Può supportare campioni, sostituzioni, merci in visione o accordi di importazione prevendita, ma la movimentazione richiede comunque un valore doganale giustificabile e qualsiasi altra dichiarazione necessaria.