Che cos'è davvero una fattura proforma
Una fattura proforma (dal latino pro forma, «per la forma») è un documento preliminare che indica il costo previsto di beni o servizi prima della loro fornitura. Pensala come un preventivo dettagliato e in buona fede travestito da fattura: elenca le voci, le quantità, i prezzi e l'eventuale imposta, così l'acquirente sa esattamente cosa accetta di pagare.
È fondamentale ricordare che una fattura proforma non è una richiesta di pagamento giuridicamente vincolante. Non genera un credito nei tuoi conti, non può essere usata dall'acquirente per detrarre l'IVA a credito e non deve mai essere registrata in contabilità come una vendita. È un preventivo in abito da fattura: un impegno sui tuoi prezzi e sulle tue condizioni, emesso prima che l'accordo sia definitivo. Una volta spediti i beni o erogato il servizio, la sostituisci con una vera fattura fiscale.
Fattura proforma e fattura commerciale (definitiva) a confronto
I due documenti possono sembrare quasi identici, ed è proprio per questo che vengono spesso confusi. La differenza riguarda esclusivamente lo stato e la tempistica. Una proforma viene emessa prima che la transazione sia completata e non ha alcun valore contabile o fiscale. Una fattura commerciale (definitiva) viene emessa dopo la fornitura, riporta un numero progressivo univoco, richiede il pagamento ed è il documento che entrambe le parti registrano a fini fiscali e IVA.
Una verifica semplice: se il documento può essere usato per recuperare l'IVA, dedotto come spesa aziendale o fatto valere come credito, allora è una vera fattura, non una proforma. Una proforma non può fare nulla di tutto questo.
- Scopo
- Proforma: una stima o un impegno prima della vendita. Fattura definitiva: una richiesta di pagamento vincolante dopo la fornitura.
- Imposta e IVA
- La proforma non può essere usata per addebitare o detrarre l'IVA. La fattura definitiva è l'unico documento valido ai fini IVA e fiscali.
- Numerazione
- Una proforma NON deve riportare un numero progressivo di fattura fiscale. Una fattura definitiva deve avere un numero univoco e progressivo.
- Contabilità
- Una proforma non viene mai registrata come ricavo. Una fattura definitiva è iscritta nel registro delle vendite.
- Importi
- Gli importi della proforma sono stimati e possono ancora cambiare. Gli importi della fattura definitiva sono fissi e dovuti.
Quando usare una fattura proforma
Una fattura proforma è lo strumento giusto ogni volta che devi mettere dei numeri davanti a un acquirente prima che la vendita sia definita. Le situazioni più comuni includono:
Inviare un preventivo formale che il cliente può approvare così com'è; concordare prezzo e ambito del lavoro in anticipo; richiedere un anticipo o un acconto prima di iniziare; e supportare dichiarazioni doganali e di importazione, dove vettori e autorità necessitano di un valore (stimato) dichiarato per i beni prima che esista una fattura commerciale. È utile anche per le approvazioni interne di acquisto, quando l'ufficio amministrativo dell'acquirente ha bisogno di un documento con i costi per emettere un ordine d'acquisto.
Cosa inserire in una fattura proforma
Una proforma dovrebbe fornire all'acquirente tutto ciò che gli serve per decidere, rendendo allo stesso tempo inequivocabile che il documento non è una fattura fiscale definitiva. Etichettala chiaramente, ometti il numero progressivo della fattura fiscale e mostra gli importi come stime, con una data entro cui l'offerta resta valida.
- La dicitura «Fattura proforma»
- Etichetta chiaramente il documento così da non confonderlo mai con una fattura fiscale.
- Nessun numero progressivo di fattura fiscale
- Usa un riferimento separato se vuoi, ma mai un numero della tua serie di fatture reali.
- I tuoi dati e i dati dell'acquirente
- Nome completo, indirizzo e contatti sia per te (il venditore) sia per l'acquirente.
- Descrizione, quantità e prezzo unitario
- Una riga chiara per ogni voce o servizio, così l'acquirente vede esattamente cosa viene proposto.
- Importi stimati ed eventuale imposta
- Il subtotale stimato, l'eventuale IVA o imposta indicata a titolo informativo e il totale stimato.
- Una data di validità
- Per quanto tempo i prezzi e le condizioni indicati restano validi (per esempio, validi per 30 giorni).
- Condizioni di pagamento e di consegna
- Metodo di pagamento proposto, condizioni dell'acconto e consegna o completamento previsti, ove pertinente.
Come una proforma diventa una fattura vera
Una proforma è un passaggio intermedio. Una volta che l'acquirente l'accetta e i beni vengono spediti o il servizio viene erogato, emetti la fattura commerciale definitiva che la sostituisce. Quella fattura definitiva riporta il numero successivo della tua serie progressiva, conferma gli importi effettivi (che possono differire leggermente dalla stima) e diventa il documento che entrambe le parti utilizzano per il pagamento, l'IVA e la contabilità.
In pratica mantieni le stesse voci e basta convertire: rietichetti il documento come fattura, aggiungi il numero progressivo e la data di emissione, definisci gli importi e la invii come richiesta di pagamento vincolante. Con un generatore come FreeBillGen crei prima la proforma, poi produci la fattura definitiva corrispondente dagli stessi dati in un paio di clic: niente reinserimenti, niente numeri discordanti.
Domande sulla fattura proforma
Una fattura proforma è una fattura vera?
No. Una fattura proforma è un documento preliminare e stimato emesso prima che la vendita sia completata. Non è una richiesta di pagamento giuridicamente vincolante, non può essere usata per detrarre l'IVA e non deve essere registrata in contabilità. La fattura vera e definitiva viene emessa dopo la consegna dei beni o l'erogazione dei servizi.
Posso detrarre l'IVA su una fattura proforma?
No. Una fattura proforma non è un documento valido ai fini IVA, quindi né tu né il tuo acquirente potete usarla per addebitare o detrarre l'IVA. Solo la fattura commerciale definitiva, che riporta un numero progressivo ed è emessa dopo la fornitura, è valida ai fini IVA.
Una fattura proforma deve avere un numero di fattura?
Non deve usare un numero della tua serie progressiva di fatture fiscali, perché quella serie è riservata alle fatture reali. Puoi dare alla proforma un suo riferimento separato (per esempio PRO-001) così da poterla tracciare, ma il numero progressivo ufficiale viene assegnato solo quando emetti la fattura definitiva.
Qual è la differenza tra un preventivo e una fattura proforma?
Servono allo stesso scopo, mostrare un prezzo prima della vendita, ma una proforma è formattata come una fattura, con righe dettagliate, l'imposta indicata a titolo informativo e i totali. Un preventivo è di solito meno formale. Molte aziende preferiscono la proforma perché offre all'acquirente un documento che rispecchia la fattura definitiva che riceverà.
Devo pagare una fattura proforma?
Non come obbligo giuridico. Una proforma è una richiesta di conferma di un prezzo o di organizzazione di un anticipo, non una richiesta di pagamento esigibile. Molti venditori chiedono comunque un acconto o il pagamento anticipato a fronte di una proforma prima di iniziare il lavoro, ma l'obbligo di pagamento vincolante sorge solo con la fattura definitiva.
Quando devo usare una fattura proforma per la dogana?
Usala quando i beni attraversano un confine prima che esista una fattura commerciale, per esempio campioni, sostituzioni o merci inviate in conto visione. La dogana e i vettori hanno bisogno di un valore dichiarato e stimato per calcolare i dazi, e una proforma chiaramente etichettata lo fornisce. La fattura commerciale definitiva segue una volta confermata la vendita.