Proforma fatura aslında nedir
Bir proforma fatura (Latince pro forma, „biçim gereği“ ifadesinden), mal veya hizmetlerin tedarik edilmesinden önce beklenen maliyeti ortaya koyan ön bir belgedir. Onu, fatura gibi görünen ayrıntılı ve iyi niyetli bir tahmin olarak düşünün: kalemleri, miktarları, fiyatları ve varsa vergiyi listeler, böylece alıcı tam olarak neye ödeme yapmayı kabul ettiğini bilir.
Önemli olan şudur: proforma fatura yasal bir ödeme talebi değildir. Hesaplarınızda bir alacak oluşturmaz, alıcı tarafından KDV veya indirilecek verginin iadesi için kullanılamaz ve muhasebenize asla bir satış olarak kaydedilmemelidir. O, fatura kılığına girmiş bir tekliftir; anlaşma kesinleşmeden önce düzenlenen, fiyatlarınıza ve koşullarınıza dair bir taahhüttür. Mallar sevk edildiğinde veya hizmet teslim edildiğinde, onu usulüne uygun bir vergi faturasıyla değiştirirsiniz.
Proforma fatura ile ticari (kesin) fatura karşılaştırması
İki belge neredeyse birbirinin aynısı görünebilir; bu yüzden sıkça karıştırılırlar. Fark tamamen statü ve zamanlama ile ilgilidir. Proforma, işlem tamamlanmadan önce düzenlenir ve hiçbir muhasebe veya vergi ağırlığı taşımaz. Ticari (kesin) fatura ise tedarikten sonra düzenlenir, benzersiz bir sıra numarası taşır, ödeme talep eder ve her iki tarafın da vergi ve KDV amaçlarıyla kaydettiği belgedir.
Basit bir test: belge KDV iadesi için kullanılabiliyor, bir işletme gideri olarak indirilebiliyor veya bir borç olarak takip edilebiliyorsa, bu gerçek bir faturadır; proforma değildir. Bir proforma bunların hiçbirini yapamaz.
- Amaç
- Proforma: satıştan önce bir tahmin veya taahhüt. Kesin fatura: tedarikten sonra bağlayıcı bir ödeme talebi.
- Vergi ve KDV
- Proforma, KDV tahsil etmek veya iade almak için kullanılamaz. KDV ve vergi kayıtları için tek geçerli belge kesin faturadır.
- Numaralandırma
- Bir proforma sıralı bir vergi faturası numarası taşımaMALIdır. Kesin faturanın benzersiz, sıralı bir numarası olmalıdır.
- Muhasebe
- Bir proforma asla gelir olarak kaydedilmez. Kesin fatura satış defterinize işlenir.
- Tutarlar
- Proforma tutarları tahminidir ve hâlâ değişebilir. Kesin fatura tutarları sabittir ve ödenmesi gerekir.
Proforma fatura ne zaman kullanılır
Bir proforma fatura, satış kesinleşmeden önce alıcının önüne rakamları koymanız gereken her durumda doğru araçtır. Sık karşılaşılan durumlar şunlardır:
Bir müşterinin olduğu gibi onaylayabileceği resmi bir teklif göndermek; işin fiyat ve kapsamını önceden kararlaştırmak; başlamadan önce peşin ödeme veya kapora talep etmek; ve ticari bir fatura mevcut olmadan önce taşıyıcıların ve makamların mallar için beyan edilmiş (tahmini) bir değere ihtiyaç duyduğu gümrük ve ithalat beyannamelerini desteklemek. Ayrıca, bir alıcının mali ekibinin satınalma siparişi açmak için maliyetlendirilmiş bir belgeye ihtiyaç duyduğu iç satınalma onayları için de yararlıdır.
Proforma faturada neler bulunmalı
Bir proforma, belgenin kesin bir vergi faturası olmadığını tartışmasız biçimde belli ederken, alıcıya karar vermesi için gereken her şeyi vermelidir. Belgeyi açıkça etiketleyin, sıralı vergi faturası numarasını eklemeyin ve rakamları, teklifin geçerli olduğu bir tarihle birlikte tahmin olarak gösterin.
- „Proforma fatura“ ibaresi
- Belgeyi açıkça etiketleyin, böylece asla bir vergi faturasıyla karıştırılmasın.
- Sıralı vergi faturası numarası yok
- İsterseniz ayrı bir referans kullanın, ancak asla gerçek fatura serinizden bir numara kullanmayın.
- Sizin bilgileriniz ve alıcının bilgileri
- Hem sizin (satıcı) hem de alıcının tam adı, adresi ve iletişim bilgileri.
- Açıklama, miktar ve birim fiyat
- Her kalem veya hizmet için açık bir satır, böylece alıcı tam olarak neyin teklif edildiğini görür.
- Tahmini tutarlar ve varsa vergi
- Tahmini ara toplam, bilgi amacıyla gösterilen varsa KDV veya vergi ve tahmini genel toplam.
- Geçerlilik tarihi
- Teklif edilen fiyatların ve koşulların ne kadar süre geçerli kalacağı (örneğin, 30 gün geçerlidir).
- Ödeme ve teslimat koşulları
- İlgili olduğunda önerilen ödeme yöntemi, kapora koşulları ve beklenen teslimat veya tamamlanma.
Bir proforma nasıl gerçek faturaya dönüşür
Proforma bir basamak taşıdır. Alıcı kabul ettikten ve mallar sevk edildikten veya hizmet teslim edildikten sonra, onun yerini alan kesin ticari faturayı düzenlersiniz. Bu kesin fatura, sıralı serinizdeki bir sonraki numarayı taşır, gerçek tutarları (tahminden biraz farklı olabilir) teyit eder ve her iki tarafın da ödeme, KDV ve muhasebe için kullandığı belge olur.
Uygulamada aynı kalemleri korur ve basitçe dönüştürürsünüz: belgeyi fatura olarak yeniden etiketleyin, sıra numarası ve düzenleme tarihi ekleyin, rakamları kesinleştirin ve bağlayıcı ödeme talebi olarak gönderin. FreeBillGen gibi bir oluşturucu ile önce proformayı hazırlar, ardından aynı bilgilerden eşleşen kesin faturayı birkaç tıklamayla üretirsiniz; yeniden yazmak yok, uyumsuz numaralar yok.
Proforma fatura soruları
Proforma fatura gerçek bir fatura mıdır?
Hayır. Proforma fatura, satış tamamlanmadan önce düzenlenen ön ve tahmini bir belgedir. Yasal bir ödeme talebi değildir, KDV iadesi için kullanılamaz ve muhasebenize kaydedilmemelidir. Gerçek ve kesin fatura, mal veya hizmetler teslim edildikten sonra düzenlenir.
Proforma fatura ile KDV iadesi alabilir miyim?
Hayır. Proforma fatura geçerli bir KDV belgesi değildir; bu nedenle ne siz ne de alıcınız onu KDV tahsil etmek veya iade almak için kullanabilir. KDV amaçları için yalnızca, sıra numarası taşıyan ve tedarikten sonra düzenlenen kesin ticari fatura geçerlidir.
Proforma faturanın fatura numarasına ihtiyacı var mı?
Sıralı vergi faturası serinizden bir numara kullanmamalıdır, çünkü o seri gerçek faturalara ayrılmıştır. Takip edebilmek için proformaya kendi ayrı referansını verebilirsiniz (örneğin, PRO-001), ancak resmi sıra numarası yalnızca kesin faturayı düzenlediğinizde atanır.
Teklif ile proforma fatura arasındaki fark nedir?
Aynı amaca hizmet ederler; satıştan önce bir fiyat göstermek; ancak bir proforma, kalem kalem satırları, bilgi amacıyla gösterilen vergisi ve toplamlarıyla bir fatura gibi biçimlendirilir. Teklif genellikle daha az resmidir. Birçok işletme, alıcıya alacağı kesin faturayı yansıtan bir belge verdiği için proformayı tercih eder.
Bir proforma faturayı ödemek zorunda mıyım?
Yasal bir yükümlülük olarak değil. Proforma, bir fiyatı teyit etmek veya peşin ödemeyi düzenlemek için bir taleptir; icra edilebilir bir ödeme talebi değildir. Birçok satıcı işe başlamadan önce bir proformaya karşılık kapora veya tam peşin ödeme talep eder, ancak bağlayıcı ödeme yükümlülüğü yalnızca kesin faturayla doğar.
Gümrük için bir proforma faturayı ne zaman kullanmalıyım?
Mallar, ticari bir fatura mevcut olmadan bir sınırı geçerken kullanın; örneğin numuneler, değişimler veya onay için gönderilen mallar. Gümrük ve taşıyıcılar gümrük vergilerini hesaplamak için beyan edilmiş, tahmini bir değere ihtiyaç duyar ve açıkça etiketlenmiş bir proforma bunu sağlar. Satış teyit edildiğinde kesin ticari fatura onu izler.