Makbuz aslında nedir
Bir makbuz, bir ödemenin yapıldığını teyit eden bir belgedir. Satıcı tarafından düzenlenir ve para el değiştirdikten sonra, belirli mal veya hizmetler için belirli bir tutarın alındığının yazılı kanıtı olarak alıcıya teslim edilir. Bir mağazada aldığınız kasa fişi, bir kart ödemesini teyit eden e-posta, bir nakit işleme zımbalanan fiş; bunların hepsi makbuzdur.
Bir makbuzun belirleyici özelliği zamanlaması ve işidir: geriye, zaten gerçekleşmiş bir ödemeye bakar. Alıcının ödediğine dair kanıtı, satıcının ödeme aldığına dair kaydıdır ve her iki taraf için de bir iadeyi, bir garanti talebini, bir gider raporunu ya da bir vergi indirimini destekleyen belgedir. Bir makbuz hiçbir şey istemez; işlemin kapandığını kabul eder.
Makbuz ve fatura: temel fark
Makbuzlar ve faturalar sürekli karıştırılır, ama aynı işlemin zıt uçlarında dururlar. Bir fatura bir ödeme talebidir, alıcı ödemeden önce düzenlenir; neyin borçlu olunduğunu ve ne zaman ödenmesi gerektiğini belirtir. Bir makbuz bir ödeme kanıtıdır, alıcı ödedikten sonra düzenlenir; tutarın alındığını ve faturanın kapandığını teyit eder.
En basit test paranın ve zamanın yönüdür. Belge sizden ödeme yapmanızı istiyorsa, bir faturadır. Zaten ödediğinizi teyit ediyorsa, bir makbuzdur. Tek bir satış her ikisini de üretebilir: önce bir fatura gider, müşteri onu öder ve döngüyü kapatmak için bir makbuz düzenlenir.
- Zamanlama
- Fatura: ödemeden önce düzenlenir. Makbuz: ödeme yapıldıktan sonra düzenlenir.
- Amaç
- Fatura: ödeme talep eder ve neyin borçlu olunduğunu belirtir. Makbuz: ödemenin alındığını teyit eder.
- Kim ona güvenir
- Alıcı neyi ödeyeceğini bilmek için bir faturayı kullanır; alıcı ödediğinin kanıtı olarak bir makbuzu kullanır.
- Gösterilen tutar
- Bir fatura ödenecek tutarı gösterir. Bir makbuz, gerçekte ödenen tutarı ve kullanılan yöntemi gösterir.
- İadeler ve garantiler
- Bir makbuz, alıcının mal iade etmek ya da garanti talebinde bulunmak için sunduğu belgedir; tek başına fatura ödemeyi kanıtlamaz.
Geçerli bir makbuz neler içermelidir
Bir makbuzun tek bir şeyi iyi yapması gerekir: kimin kime, ne için, ne kadar ve ne zaman ödediğini kanıtlamak. Gerçekte gerçekleşen ödemeye özgü tutun; gerçek tutarlar, gerçek ödeme yöntemi ve gerçek tarih. Bir makbuz tamamlanmış bir işlemi kaydeder, dolayısıyla rakamlar tahmini değil, sabittir. Aşağıdaki alanlar, net, kullanışlı bir makbuzun taşıması gereken şeylerdir.
- „Makbuz“ kelimesi ve bir makbuz numarası
- Onu net biçimde etiketleyin ve ödemenin sonradan yeniden bulunabilmesi için benzersiz bir referans verin.
- Satıcının adı ve bilgileri
- Parayı kimin aldığı; işletme veya tüccar adı, adres ve iletişim, ayrıca gereken yerde bir vergi numarası.
- Alıcının bilgileri, ilgili olduğunda
- İşletme veya daha yüksek değerli ödemeler için alıcının adı kaydı tamam tutar; küçük perakende makbuzları bunu çoğu zaman atlar.
- Ödeme tarihi
- Paranın gerçekte alındığı tarih, önceki bir faturanın tarihi değil.
- Neyin ödendiğinin açıklaması
- Her ürün veya hizmet için bir satır, böylece ödemenin neyi kapsadığı nettir.
- Ödenen tutar ve varsa vergi
- Alınan toplam, geçerli olduğu yerde ayrı gösterilen KDV veya satış vergisiyle.
- Ödeme yöntemi
- Alıcının nasıl ödediği; nakit, kart, banka havalesi; bu, ödemeyi eşleştirmek ve iadeler için önemlidir.
Ne zaman makbuz düzenlemeniz gerekir
Genel bir kural olarak, bir müşteri size her ödeme yaptığında bir makbuz düzenlemelisiniz; işlemin tamamlandığına dair en temiz kanıttır ve bir anlaşmazlık olursa her iki tarafı korur. Birçok yerde belirli durumlar için de bir makbuz beklenir ya da gereklidir: dayanılacak bir banka kaydının olmadığı nakit ödemeler; belirli bir değerin üzerindeki ödemeler; ve alıcının bir tane istediği her durum, ki bunu yapmaya genellikle hakları vardır.
Makbuzlar en çok birinin ödemeyi sonradan kanıtlaması gerektiğinde önemlidir. KDV geri alan bir alıcı, gider raporu sunan bir çalışan, kusurlu bir ürünü iade eden bir müşteri ya da garanti kapsamında talepte bulunan herhangi biri, kanıt olarak makbuza güvenir. Bir tanesini alışkanlık olarak düzenlemek, o kanıta ihtiyaç duyulduğunda ne sizin ne de müşterinizin açıkta kalmaması demektir; ve nakit ağırlıklı mesleklerde bu çoğu zaman yasal bir yükümlülüktür, bu yüzden kendi ülkenizin kurallarını kontrol edin.
Bir makbuz ücretsiz nasıl oluşturulur
Düzgün bir makbuz üretmek için muhasebe yazılımına ihtiyacınız yoktur. Net bir şablonla başlayın, yukarıdaki alanları doldurun ve rakamların ödemeyle tam olarak eşleştiğinden emin olun; aynı toplam, aynı tarih, müşterinin gerçekte kullandığı aynı yöntem. Yeniden bulabilmek için her makbuzu numaralandırın ve alıcıya bir tane verirken kendi kayıtlarınız için de bir kopya saklayın.
FreeBillGen gibi bir oluşturucuyla, ödenmiş bir faturayı hiçbir şeyi yeniden yazmadan eşleşen bir makbuza dönüştürebilirsiniz: aynı kalemleri ve satıcı bilgilerini koruyun, belgeyi ödenmiş olarak işaretleyin, ödeme yöntemini ve tarihini ekleyin ve saniyeler içinde temiz bir PDF indirin. Bu, faturanızı ve makbuzunuzu tutarlı tutar, müşteriye ihtiyaç duyduğu kanıtı verir ve size alınan her ödemenin düzenli bir kaydını bırakır; ücretsiz, kart gerektirmeden.
Makbuz soruları
Makbuz ile fatura arasındaki fark nedir?
Fatura, alıcı ödemeden önce gönderilen, neyin ne zaman borçlu olunduğunu belirten bir ödeme talebidir. Makbuz, alıcı ödedikten sonra verilen, alınan tutarı teyit eden bir ödeme kanıtıdır. Kısacası, bir fatura para ister ve bir makbuz paranın alındığını kabul eder.
Makbuz bir ödeme kanıtı mıdır?
Evet. Makbuz, bir ödemenin yapıldığının ve alındığının standart kanıtıdır. Alıcıların iadeler, garanti talepleri, gider raporları ve vergi indirimleri için makbuzları saklamasının nedeni budur; faturanın değil, makbuzun, faturanın gerçekte kapandığını gösteren şeydir.
Geçerli bir makbuz neler içermelidir?
Net bir makbuz "Makbuz" kelimesini ve benzersiz bir numarayı, satıcının adı ve bilgilerini, ödeme tarihini, neyin ödendiğinin açıklamasını, varsa ayrı gösterilen vergiyle ödenen tutarı ve kullanılan ödeme yöntemini gösterir. İşletme veya daha yüksek değerli ödemeler için alıcıyı da adlandırmalıdır.
Her ödeme için makbuz vermem gerekir mi?
En iyi uygulama, her ödeme için bir makbuz düzenlemektir ve bir alıcı genellikle istediği zaman bir tane isteyebilir. Birçok ülke özellikle nakit ödemeler için ya da belirli bir eşiğin üzerindeki tutarlar için makbuz gerektirir. Kesin yükümlülük değişir, bu yüzden yargı bölgenizde geçerli kuralları kontrol edin.
Bir faturayı makbuz olarak kullanabilir miyim?
Tek başına hayır. Bir fatura neyin borçlu olunduğunu gösterir, ödendiğini değil. Bir faturayı ödenmiş olarak işaretleyip ödeme tarihini ve yöntemini ekleyerek bir makbuza dönüştürebilirsiniz, ama işaretlenmemiş bir fatura ödemeyi kanıtlamaz ve bir makbuzun yerini tutmaz.
Ücretsiz bir makbuzu nasıl oluştururum?
Ücretsiz bir makbuz şablonu veya oluşturucu kullanın: satıcı ve alıcı bilgilerini, tarihi, neyin ödendiğini, tutarı ve ödeme yöntemini doldurun, ona bir numara verin ve PDF olarak kaydedin. FreeBillGen ile ödenmiş bir faturayı, bilgileri yeniden girmeden doğrudan eşleşen bir makbuza dönüştürebilirsiniz.