Mikä kuitti oikeastaan on
Kuitti on asiakirja, joka vahvistaa että maksu on suoritettu. Sen antaa myyjä ja luovuttaa ostajalle sen jälkeen kun rahat ovat vaihtaneet omistajaa, kirjallisena todisteena siitä että tietty summa vastaanotettiin tietyistä tavaroista tai palveluista. Kaupasta saamasi kassakuitti, korttimaksun vahvistava sähköposti, käteistapahtumaan nidottu liuska - kaikki nämä ovat kuitteja.
Kuitin määrittelevä piirre on sen ajoitus ja tehtävä: se katsoo taaksepäin maksuun joka on jo tapahtunut. Se on ostajan todiste siitä että hän maksoi, myyjän kirja siitä että hän sai maksun, ja molemmille osapuolille se on asiakirja joka tukee hyvitystä, takuuvaatimusta, kuluraporttia tai verovähennystä. Kuitti ei pyydä mitään - se vahvistaa että liiketoimi on selvitetty.
Kuitti vastaan lasku: keskeinen ero
Kuitit ja laskut sekoitetaan jatkuvasti, mutta ne sijaitsevat saman liiketoimen vastakkaisissa päissä. Lasku on maksupyyntö, annettu ennen kuin ostaja maksaa - se kertoo mitä ollaan velkaa ja milloin se erääntyy. Kuitti on maksutodiste, annettu sen jälkeen kun ostaja maksaa - se vahvistaa että summa vastaanotettiin ja lasku on selvitetty.
Yksinkertaisin testi on rahan ja ajan suunta. Jos asiakirja pyytää sinua maksamaan, se on lasku. Jos se vahvistaa että olet jo maksanut, se on kuitti. Yksi myynti voi tuottaa molemmat: lasku lähtee ensin, asiakas maksaa sen ja kuitti annetaan sulkemaan ympyrä.
- Ajoitus
- Lasku: annettu ennen maksua. Kuitti: annettu maksun jälkeen.
- Tarkoitus
- Lasku: pyytää maksua ja kertoo mitä ollaan velkaa. Kuitti: vahvistaa että maksu vastaanotettiin.
- Kuka siihen luottaa
- Ostaja käyttää laskua tietääkseen mitä maksaa; ostaja käyttää kuittia todisteena maksamisesta.
- Näytetty summa
- Lasku näyttää maksettavan summan. Kuitti näyttää tosiasiallisesti maksetun summan ja käytetyn tavan.
- Hyvitykset ja takuut
- Kuitti on asiakirja jonka ostaja esittää palauttaakseen tavaroita tai tehdäkseen takuuvaatimuksen - pelkkä lasku ei todista maksua.
Mitä pätevän kuitin tulisi sisältää
Kuitin täytyy tehdä vain yksi asia hyvin: todistaa kuka maksoi kenelle, mistä, kuinka paljon ja milloin. Pidä se täsmällisenä tosiasiallisesti tapahtuneeseen maksuun nähden - todelliset summat, todellinen maksutapa ja todellinen päivämäärä. Kuitti kirjaa loppuun viedyn liiketoimen, joten luvut ovat kiinteät, eivät arvioidut. Alla olevat kentät ovat sitä mitä selkeän, hyödyllisen kuitin tulisi kantaa.
- Sana „Kuitti“ ja kuitin numero
- Merkitse se selkeästi ja anna sille yksilöllinen viite, jotta maksu löytyy uudelleen myöhemmin.
- Myyjän nimi ja tiedot
- Kuka rahat vastaanotti - yrityksen tai elinkeinonharjoittajan nimi, osoite ja yhteystiedot sekä tarvittaessa verotunnus.
- Ostajan tiedot, tarvittaessa
- Yritys- tai arvokkaammissa maksuissa ostajan nimi pitää kirjan täydellisenä; pienet vähittäiskaupan kuitit jättävät tämän usein pois.
- Maksupäivä
- Päivä jolloin rahat tosiasiallisesti vastaanotettiin, ei minkään aiemman laskun päivä.
- Kuvaus siitä mistä maksettiin
- Rivi jokaiselle tuotteelle tai palvelulle, jotta on selvää mitä maksu kattoi.
- Maksettu summa ja mahdollinen vero
- Vastaanotettu kokonaissumma, ALV tai myyntivero erikseen näytettynä siellä missä se soveltuu.
- Maksutapa
- Miten ostaja maksoi - käteinen, kortti, tilisiirto - millä on merkitystä maksun täsmäyttämiseen ja hyvityksiin.
Milloin sinun on annettava kuitti
Yleisenä sääntönä sinun tulisi antaa kuitti aina kun asiakas maksaa sinulle - se on selkein todiste siitä että liiketoimi on valmis ja suojaa molempia osapuolia jos riitaa koskaan tulee. Monissa paikoissa kuittia myös odotetaan tai vaaditaan tietyissä tilanteissa: käteismaksuissa, joissa ei ole pankkikirjaa johon tukeutua; tietyn arvon ylittävissä maksuissa; ja aina kun ostaja pyytää sellaista, mihin hän on yleensä oikeutettu.
Kuitit ovat tärkeimpiä kun joku tarvitsee todistaa maksun myöhemmin. Ostaja joka hakee ALV:n takaisin, työntekijä joka jättää kuluraportin, asiakas joka palauttaa viallisen tuotteen tai kuka tahansa joka tekee takuuvaatimuksen luottaa kuittiin todisteena. Sellaisen antaminen tapana tarkoittaa, ettei sinua tai asiakastasi jää kiinni kun tuota todistetta tarvitaan - ja käteisvaltaisilla aloilla se on usein lakisääteinen velvoite, joten tarkista maasi säännöt.
Miten luot kuitin ilmaiseksi
Et tarvitse kirjanpito-ohjelmistoa kunnollisen kuitin tuottamiseen. Aloita selkeästä pohjasta, täytä yllä olevat kentät ja varmista että luvut täsmäävät maksuun tarkalleen - sama kokonaissumma, sama päivämäärä, sama tapa jota asiakas tosiasiallisesti käytti. Numeroi jokainen kuitti jotta löydät sen uudelleen, ja pidä kopio omiin kirjanpitotarpeisiisi sekä anna yksi ostajalle.
FreeBillGenin kaltaisella generaattorilla voit muuttaa maksetun laskun vastaavaksi kuitiksi ilman mitään uudelleenkirjoittamista: pidä samat rivit ja myyjätiedot, merkitse asiakirja maksetuksi, lisää maksutapa ja päivämäärä ja lataa siisti PDF sekunneissa. Tämä pitää laskusi ja kuittisi johdonmukaisina, antaa asiakkaalle tarvitsemansa todisteen ja jättää sinulle järjestyksessä olevan kirjan jokaisesta vastaanotetusta maksusta - ilmaiseksi, ilman korttia.
Kuittia koskevat kysymykset
Mikä on ero kuitin ja laskun välillä?
Lasku on maksupyyntö, lähetetty ennen kuin ostaja maksaa, kertoen mitä ollaan velkaa ja milloin. Kuitti on maksutodiste, annettu ostajan maksettua, vahvistaen vastaanotetun summan. Lyhyesti, lasku pyytää rahaa ja kuitti vahvistaa että raha on vastaanotettu.
Onko kuitti maksutodiste?
Kyllä. Kuitti on vakiotodiste siitä että maksu suoritettiin ja vastaanotettiin. Siksi ostajat pitävät kuitteja palautuksia, takuuvaatimuksia, kuluraportteja ja verovähennyksiä varten - kuitti, ei lasku, on se mikä osoittaa että lasku oikeasti maksettiin.
Mitä pätevän kuitin tulisi sisältää?
Selkeä kuitti näyttää sanan "Kuitti" ja yksilöllisen numeron, myyjän nimen ja tiedot, maksupäivän, kuvauksen siitä mistä maksettiin, maksetun summan veron erikseen näytettynä ja käytetyn maksutavan. Yritys- tai arvokkaammissa maksuissa sen tulisi myös nimetä ostaja.
Onko minun annettava kuitti jokaisesta maksusta?
Paras käytäntö on antaa kuitti jokaisesta maksusta, ja ostaja voi yleensä pyytää sellaista milloin tahansa. Monet maat vaativat nimenomaisesti kuitin käteismaksuista tai määrätyn rajan ylittävistä summista. Tarkka velvoite vaihtelee, joten tarkista lainkäyttöalueellasi sovellettavat säännöt.
Voinko käyttää laskua kuittina?
En sellaisenaan. Lasku näyttää mitä ollaan velkaa, ei sitä että se on maksettu. Voit muuttaa laskun kuitiksi merkitsemällä sen maksetuksi ja lisäämällä maksupäivän ja -tavan, mutta merkitsemätön lasku ei todista maksua eikä korvaa kuittia.
Miten luon kuitin ilmaiseksi?
Käytä ilmaista kuittipohjaa tai generaattoria: täytä myyjän ja ostajan tiedot, päivämäärä, mistä maksettiin, summa ja maksutapa, anna sille numero ja tallenna se PDF:nä. FreeBillGenillä voit muuntaa maksetun laskun suoraan vastaavaksi kuitiksi ilman tietojen uudelleensyöttöä.