Qué es una factura española
La factura de venta ordinaria en España es la factura completa. Documenta la operación y muestra el IVA cuando corresponde. Si el pago constituye un ingreso sujeto a retención y el cliente está obligado a retener, la factura también puede reflejar el importe de IRPF retenido.
La factura simplificada solo se admite en los supuestos y dentro de los límites de importe establecidos por la normativa de facturación. Algunos destinatarios B2B necesitan una factura completa para justificar deducciones fiscales, por lo que el importe no basta por sí solo para elegir el formato simplificado. Esta guía se centra en la factura completa.
Qué debe contener una factura
La factura completa tiene una lista definida de datos obligatorios. Si falta alguno, el cliente puede rechazar el documento o este puede ser cuestionado durante una inspección. Toda factura completa debe incluir lo siguiente:
- Número de factura
- Un número y, cuando se utilice, una serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, y en determinados casos se exigen series separadas.
- Fecha de emisión
- La fecha en que se emite la factura, y la fecha de la operación si difiere de la fecha de emisión.
- Datos del emisor
- Nombre completo o razón social, domicilio y el NIF aplicable o número de identificación a efectos del IVA de la UE.
- Datos del cliente
- Nombre, domicilio e identificador fiscal del cliente cuando la operación lo exija.
- Descripción
- Una descripción clara de los bienes o servicios, con los datos necesarios para determinar la operación y el precio.
- Base imponible
- El importe neto sobre el que se calcula el impuesto, antes del IVA y antes de cualquier retención de IRPF.
- Tipo de IVA y cuota
- La tasa de IVA aplicada (por ejemplo, 21 %) y el importe resultante del IVA (la cuota), mostrados por separado.
- Total
- El importe final, tras sumar el IVA y restar cualquier retención de IRPF cuando proceda.
IVA: los tipos del impuesto español
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) se aplica sobre la base imponible cuando la operación está sujeta al impuesto en España. El tipo general es del 21 %, y existen tipos del 10 % y del 4 % para las categorías definidas por la ley. También hay exenciones, operaciones a tipo cero y reglas territoriales especiales.
No elijas un tipo basándote únicamente en una categoría general de producto. La clasificación, el lugar de la operación, la condición del cliente y las medidas temporales pueden cambiar el tratamiento. Muestra por separado cada tipo y cuota aplicables, o incluye la referencia legal de la exención cuando se exija.
| Tratamiento del IVA | Descripción general | Qué debes comprobar |
|---|---|---|
| 21 % | Tipo general | Si corresponde un tipo reducido o una regla especial |
| 10 % | Tipo reducido | La categoría legal exacta |
| 4 % | Tipo superreducido | La categoría legal exacta |
| Exento u otro | Tratamiento específico de la operación | La base jurídica y la mención que debe figurar en la factura |
IRPF: cuándo se aplica la retención profesional
La retención de IRPF no es un cargo que todo autónomo incluya en todas sus facturas empresariales. Se aplica cuando el ingreso pertenece a una categoría sujeta a retención, habitualmente determinados rendimientos profesionales, y el pagador está obligado a practicarla. El pagador descuenta el importe del pago y lo ingresa ante la Agencia Tributaria por cuenta del perceptor.
En 2026, el tipo general para rendimientos profesionales es del 15 %. Puede aplicarse un tipo del 7 % durante el año de inicio de una actividad profesional que cumpla los requisitos y los dos años siguientes, sujeto a las condiciones y a la comunicación al pagador. Otras actividades y circunstancias tienen tipos distintos. La retención se calcula sobre los ingresos profesionales brutos correspondientes y se resta del importe pagado.
Por lo general, un consumidor particular no está obligado a retener IRPF. Comprueba tanto la categoría del ingreso como la obligación del pagador antes de añadir u omitir una retención.
Cómo se calculan los totales
Cuando se aplican tanto el 21 % de IVA como la retención profesional del 15 % a la misma base de 1.000 EUR, el cálculo es 1.000 EUR + 210 EUR de IVA - 150 EUR de IRPF = 1.060 EUR a pagar. El cliente declara los 150 EUR de retención ante la autoridad fiscal por cuenta del profesional.
Esto es solo un ejemplo. Un tipo de IVA diferente, una exención, otra categoría de retención o el tipo del 7 % para nuevos profesionales cambia el resultado. Comprueba que cumples los requisitos antes de copiarlo.
- Base imponible
- El valor neto del trabajo, antes de cualquier impuesto. Es la cifra sobre la que se calculan tanto el IVA como el IRPF.
- + IVA
- Añade la cuota de IVA (por ejemplo, el 21 % de la base imponible). Esto aumenta el importe.
- - Retención IRPF
- Resta el tipo de retención confirmado cuando tanto los ingresos como el pagador estén incluidos en las reglas.
- = Total a percibir
- Base imponible + IVA - IRPF. El importe que el cliente te transfiere realmente.
Numeración correlativa y buenas prácticas
La numeración de las facturas debe ser correlativa dentro de cada serie. Se permiten varias series y, en determinados casos, son obligatorias, por ejemplo para las facturas rectificativas. Conserva el rastro de auditoría de los documentos anulados, corregidos o creados en otros sistemas en vez de reutilizar números sin dejar constancia.
También deben tenerse en cuenta reformas digitales distintas. Está previsto que la normativa española sobre sistemas de facturación sea obligatoria el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del impuesto sobre sociedades incluidos en su ámbito y el 1 de julio de 2027 para los demás usuarios incluidos de sistemas informáticos de facturación. VERI*FACTU es una modalidad permitida, no el nombre de todos los sistemas conformes. Además, el Real Decreto 238/2026 define la facturación electrónica B2B estructurada. Sus fechas de entrada en vigor dependen de la futura orden ministerial relativa a la solución pública: 12 meses después de esa orden para las empresas con un volumen de negocios superior a 8 millones de EUR y 24 meses para las demás. FreeBillGen no afirma cumplir ninguno de estos flujos españoles.
Preguntas sobre facturación en España
¿Qué debe contener una factura española?
Una factura completa suele mostrar un número correlativo y, cuando corresponda, una serie; la fecha de emisión; la fecha de la operación si es distinta; los datos del proveedor y del cliente; una descripción; la base imponible; el tratamiento del IVA aplicable y el total. Añade la retención de IRPF solo cuando tanto el ingreso como el pagador estén incluidos en las reglas de retención. En determinados casos se exigen otras menciones.
¿Cuál es el tipo de IVA en España?
El tipo general del IVA español es del 21 % y se aplica a la mayoría de los bienes y servicios. Existe un tipo reducido del 10 %, por ejemplo para la hostelería y determinados transportes, y un tipo superreducido del 4 % para productos esenciales como alimentos básicos, libros y algunos medicamentos. Algunos servicios están exentos de IVA. Muestra por separado el tipo y la cuota resultante en la factura.
¿Cuándo aplica un autónomo la retención de IRPF en una factura?
La retención suele aplicarse a los rendimientos profesionales que cumplen los requisitos cuando el pagador está obligado a retener. El tipo general para rendimientos profesionales en 2026 es del 15 %. Un nuevo profesional que cumpla las condiciones puede aplicar el 7 % durante el año de inicio y los dos siguientes, después de notificárselo al pagador. Otras actividades tienen reglas distintas.
¿Cómo se calcula el total de la factura de un autónomo?
Parte de la base imponible, añade el IVA, por ejemplo el 21 %, y resta después la retención de IRPF, que puede ser del 15 % o del 7 % para nuevos autónomos que cumplan los requisitos. El resultado es el total a percibir, es decir, el importe que realmente paga el cliente. Para una base de 1.000 EUR: +210 EUR de IVA, -150 EUR de IRPF y un total a percibir de 1.060 EUR.
¿Los números de factura en España tienen que ser correlativos?
Sí. Los números deben ser correlativos dentro de cada serie. Se permiten varias series en casos justificados y son obligatorias para determinados documentos, como las facturas rectificativas. Mantén un registro trazable de las anulaciones y correcciones. No reutilices un número sin dejar constancia.
¿Aplico IRPF al facturar a un particular?
Por lo general, un consumidor particular no está obligado a retener IRPF. Aplica el IVA según la operación, que puede tener un tratamiento general, reducido, exento o de otro tipo. Confirma cualquier regla especial relativa al pagador o a la operación.