Política de privacidad

Resumen

Su estructura responde a la información descrita en los artículos 13 y 14 del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (Reglamento (UE) 2016/679, «RGPD») y la legislación lituana aplicable en materia de protección de datos. La siguiente sección identifica al responsable del tratamiento; el resto de la página aborda cada tema por separado.

Quién es el responsable del tratamiento

El servicio es operado por MB Libranet, una pequeña sociedad de personas. Ubicación: Vilnius, Lituania. Es el responsable del tratamiento en virtud del artículo 4, apartado 7, del RGPD para los datos de cuenta, facturación y operación del servicio. Cuando un cliente introduce datos de otra persona en una factura, dicho cliente determinará normalmente la finalidad y los medios de ese tratamiento; FreeBillGen trata los datos para prestar el servicio siguiendo las instrucciones del cliente. Para consultas sobre privacidad, escriba a info@freebillgen.com. Los datos completos de la entidad jurídica, incluidos los códigos de registro y de IVA, se encuentran en la página de información de la empresa.

No hemos designado un Delegado de Protección de Datos porque nuestro tratamiento no alcanza los umbrales del artículo 37. La persona responsable de la protección de datos está disponible en la dirección de correo electrónico indicada anteriormente.

Qué datos tratamos

Tratamos las siguientes categorías limitadas de datos personales, con las bases jurídicas que se indican:

• Datos de la cuenta. Su nombre, dirección de correo electrónico, un hash unidireccional de contraseña generado por el controlador de hash configurado en la aplicación o una clave pública de passkey, y un identificador de cuenta de Google si elige iniciar sesión con Google. Base jurídica: Ejecución de un contrato: art. 6, ap. 1, letra b), del RGPD.
• Datos de facturas y clientes que usted crea. Únicamente los datos que usted decida introducir: nombres de clientes, direcciones, números de IVA, partidas, totales y estado del pago. Base jurídica: Ejecución del contrato: art. 6(1)(b) del RGPD.
• Facturas recibidas (bandeja de entrada). Los archivos de facturas que subes manualmente y los mensajes y archivos adjuntos recibidos en tu dirección de la bandeja de entrada, si habilitas una. Extraemos los datos de los archivos de factura electrónica UBL/CII compatibles para mostrarlos en campos legibles y conservamos los archivos originales para tus registros. También puedes subir o recibir archivos PDF e imágenes; la lectura opcional mediante IA se describe más abajo. Base jurídica: Ejecución del contrato: art. 6(1)(b) del RGPD.
• Herramientas para documentos sin cuenta. El generador para invitados utiliza los campos de vendedor, cliente, línea, impuesto y pago que usted envía para crear un PDF sin generar un registro de factura guardado. El validador público de facturación electrónica escribe el XML en un almacenamiento temporal de carga, lo lee para las comprobaciones solicitadas, intenta eliminar la carga inmediatamente después del procesamiento, elimina los archivos temporales de validación y no crea ningún registro de documento ni de informe. Base jurídica: Ejecución del servicio que usted solicita - Art. 6(1)(b) RGPD; intereses legítimos en la seguridad del servicio - Art. 6(1)(f) RGPD.
• Comentarios e informes de errores. Si envía comentarios mientras ha iniciado sesión, conservamos el mensaje, el tipo de informe, la URL de la página, la dirección IP y los detalles del navegador, sistema operativo, tamaño de ventana, configuración regional y agente de usuario seleccionados por el formulario de comentarios. Puede adjuntar una captura de pantalla privada en formato PNG, JPEG o WebP. El correo del operador y la notificación en la bandeja de entrada reciben la referencia y el enlace del informe, no una copia del mensaje ni de la captura de pantalla. Base jurídica: Intereses legítimos en responder a los comentarios y mejorar el servicio - Art. 6(1)(f) RGPD.
• Cookies de sesión y de seguridad. Una cookie de sesión firmada y una cookie de token CSRF utilizadas para mantener su sesión iniciada y rechazar solicitudes de sesión de navegador falsificadas. Base jurídica: Estrictamente necesarias - Art. 6(1)(f), intereses legítimos.
• Borrador opcional de documento para invitados. Si selecciona el control de recordar borrador, solo se almacenan en este navegador los campos del formulario de invitado compatibles con el guardado del borrador. Pueden incluir datos del cliente y datos de pago bancario. Su guardado no crea ningún documento en su cuenta ni en la base de datos de FreeBillGen. Base jurídica: Consentimiento - Art. 6(1)(a) RGPD. Puede retirarlo en cualquier momento borrando el borrador.
• Registros de operaciones y de seguridad. Los registros de la aplicación pueden contener una dirección IP, el agente de usuario, metadatos de la solicitud y contexto de errores. Los eventos de autenticación pueden incluir la referencia de la cuenta o del correo electrónico, la dirección IP, el agente de usuario, el tipo de evento, la hora y un contexto limitado. Las notificaciones al operador conservan únicamente la referencia del error, pedido, evento del proveedor o comentario necesaria para investigar el evento. Base jurídica: Intereses legítimos - Art. 6(1)(f) RGPD.
• Registros de pago, compra y eventos del proveedor. Si inicia o completa el pago de Pro, procesamos la oferta aceptada y la intención de pago, las referencias de cliente y transacción de Paddle, el país de facturación, el estado de la compra, los ajustes, los reembolsos, los registros de desistimiento y el estado de entrega de la confirmación de compra. Un webhook verificado de Paddle incluye inicialmente la carga útil exacta cifrada, la dirección IP de origen, el agente de usuario y el contexto de procesamiento para que pueda autenticarse, ordenarse, reintentarse y conciliarse de forma segura. Base jurídica: Ejecución del contrato - Art. 6(1)(b) RGPD; obligaciones contables y de derecho del consumo - Art. 6(1)(c) RGPD; intereses legítimos en la integridad del pago y la protección frente a repeticiones - Art. 6(1)(f) RGPD.
• Acuses de recibo de avisos de sanciones. Si confirma un aviso de país sancionado, el servicio registra el usuario, la referencia de la factura o del borrador de invitado, el país, la dirección IP, el agente de usuario, la versión del aviso y la hora. Esto documenta qué aviso se mostró y se confirmó; no determina si una transacción es lícita. Base jurídica: Intereses legítimos en aplicar y documentar el aviso de sanciones del servicio - Art. 6(1)(f) RGPD.
• Registro de auditoría de VIES. Cuando solicita validar un NIF-IVA de un comprador de la UE, almacenamos el identificador de la solicitud, el país y el número consultados, el resultado, el número de consulta y el nombre o la dirección devueltos. Esto respalda la función de validación y conserva la evidencia devuelta para su transacción. Base jurídica: Ejecución de nuestro contrato con el titular de la cuenta - Art. 6(1)(b) del RGPD; los datos de los clientes se tratan según las instrucciones del titular de la cuenta.
• Procesamiento con IA (opcional, Pro). Solo si activa el procesamiento con IA: el contenido de un documento que nos pide leer, incluidos los nombres de las partes, direcciones, números de IVA y de registro, datos bancarios y totales impresos en él, o el texto que proporciona para la redacción o para un recordatorio de pago, se envía a un proveedor de IA. Cada solicitud se registra con el proveedor, el modelo, los recuentos de páginas y tokens, el resultado y la respuesta sin procesar del proveedor. Base jurídica: Ejecución del contrato para la función que activó - Art. 6(1)(b) del RGPD; para los datos de proveedores y clientes, su instrucción como responsable del tratamiento.

Algunos datos pertenecen a los clientes o proveedores de las facturas en lugar de al titular de la cuenta. Usted es la fuente porque los introduce o carga. Para esos datos de clientes o proveedores, usted suele ser el responsable del tratamiento y debe tener su propia base legal y proporcionar cualquier aviso requerido. Los tratamos según sus instrucciones para proporcionar el servicio de facturación.

Subencargados del tratamiento

El servicio utiliza los proveedores que se indican a continuación para funciones específicas. Ninguno se utiliza como red publicitaria o de análisis de comportamiento. Su función y los datos enviados dependen de la función que utilice.

SMTP2GO (correo electrónico transaccional)

Cuando envía una factura por correo electrónico o recibe una notificación del sistema, el mensaje se envía a través de SMTP2GO mediante su región de la UE (mail-eu.smtp2go.com). Datos compartidos: remitente, dirección del destinatario, asunto, cuerpo y cualquier PDF adjunto. SMTP2GO Inc. está establecida en Nueva Zelanda con infraestructura en la UE; las transferencias están cubiertas por las Cláusulas Contractuales Tipo.

Cloudflare Turnstile (protección contra bots)

Los formularios /login y /register muestran un desafío de Cloudflare Turnstile para bloquear el abuso automatizado. El widget se carga desde challenges.cloudflare.com e intercambia un token de corta duración con el endpoint siteverify de Cloudflare. Datos compartidos: su dirección IP, agente de usuario y un token de desafío de un solo uso. Turnstile no establece cookies de seguimiento y no se utiliza para publicidad. Cloudflare, Inc. tiene su sede en EE. UU.; las transferencias están cubiertas por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y las Cláusulas Contractuales Tipo.

VIES de la Comisión Europea (validación de IVA)

Cuando valida el número de identificación de IVA de un comprador, el código de país y el número de IVA que introdujo se envían al Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES) de la Comisión Europea en ec.europa.eu. El destinatario es una institución de la UE; el tratamiento se rige por el Reglamento (UE) 2018/1725.

Alojamiento y generación de PDF (interno)

La base de datos de la aplicación y los archivos alojados se ejecutan en infraestructura dentro de la Unión Europea. Los PDF de las facturas se generan en el servidor de la aplicación utilizando mPDF; ningún servicio externo de generación de PDF recibe la factura.

Proveedores de IA (procesamiento pagado por el producto)

Si activa el procesamiento con IA y el trabajo se paga con créditos, el texto del documento y los campos descritos en la sección de IA se envían a uno de los proveedores que se indican a continuación. La solicitud se dirige al modelo pequeño adecuado más económico en el momento en que se realiza, por lo que el proveedor que la recibe depende de esa lista. Cada proveedor que se indica a continuación se utiliza en un nivel de pago, donde las instrucciones y los documentos que enviamos no se utilizan para entrenar los modelos de ese proveedor, y donde el procesamiento puede tener lugar fuera de la Unión Europea bajo el acuerdo enlazado junto a él. Una clave que conecte usted mismo no está cubierta aquí: esas solicitudes van a su proveedor, bajo su propio acuerdo con ellos.

• Google LLC - Estados Unidos. Acuerdo de tratamiento de datos.

El inicio de sesión opcional con Google le redirige a Google OAuth y recibe un identificador de cuenta estable, una dirección de correo electrónico verificada y su nombre cuando usted aprueba el inicio de sesión. Paddle es el comerciante registrado para el pago de Pro y procesa los datos de facturación, impuestos y pago conforme a sus propios términos de privacidad. Ninguno de los dos proveedores se utiliza para la analítica del sitio ni para publicidad. No hay píxeles de Meta, SDK de análisis ni servicios externos de notificación de errores.

Cookies y almacenamiento opcional del navegador

Solo establecemos cookies estrictamente necesarias. En virtud del artículo 5, apartado 3, de la Directiva de privacidad electrónica (2002/58/CE), las cookies estrictamente necesarias no requieren consentimiento, por lo que no verá un banner de cookies. El borrador opcional en el navegador descrito a continuación está desactivado hasta que usted lo seleccione.

No utilizamos cookies de análisis ni de publicidad. Tampoco instalamos cookies de terceros. El desafío de Cloudflare Turnstile descrito en la sección 04 puede instalar su propia cookie de corta duración, limitada a challenges.cloudflare.com; esa cookie es estrictamente necesaria para el desafío de protección contra bots y no se utiliza para el seguimiento.

Conservación de datos

Los datos de la cuenta, las facturas, los clientes y las empresas, los archivos subidos a la bandeja de entrada, los registros de correo saliente y las solicitudes a VIES se conservan mientras la cuenta está activa. La eliminación de la cuenta por el propio usuario bloquea inmediatamente el acceso y sustituye el nombre y el correo electrónico de la cuenta. Una vez transcurridos al menos 30 días, esos registros y la fila del usuario pueden eliminarse en la purga diaria de la cuenta. Los registros de pagos y sanciones descritos a continuación tienen límites independientes.

Los informes de comentarios y las capturas de pantalla privadas se conservan durante un máximo de 365 días y se eliminan antes si se purga la cuenta correspondiente. El aviso de comentarios asociado se elimina junto con el informe. Las demás notificaciones al operador se conservan durante un máximo de 365 días.

Los archivos de registro locales gestionados por la aplicación rotan con un plazo máximo de conservación de 30 días. Los servicios de alojamiento e infraestructura pueden conservar sus propios registros de acceso o seguridad conforme a sus criterios de conservación publicados. Los identificadores de los eventos de autenticación, incluida la referencia al usuario o al correo electrónico, la dirección IP, el agente de usuario y el contexto, se eliminan al cabo de 30 días; solo se conservan el tipo de evento y la hora. Los registros de solicitudes a VIES se conservan mientras la cuenta está activa y se eliminan al purgarla.

Los intentos de pago cancelados o expirados que no generaron ningún pedido se eliminan una vez que tanto su expiración como su última actividad tengan al menos 30 días de antigüedad. Para los eventos de Paddle procesados u obsoletos, la carga útil exacta, la dirección IP de origen, el agente de usuario, la clave de ordenación y el detalle del error se eliminan después de 30 días; el ID del evento del proveedor, el tipo, el hash de la carga útil, el estado y las marcas de tiempo se conservan durante un máximo de 10 años. La evidencia sin procesar de un evento no resuelto permanece hasta que se resuelva y está cubierta por la revisión automatizada de casos obsoletos. La dirección del destinatario de la confirmación de compra se elimina después de 30 días cuando la entrega se ha enviado o ha fallado, después de 365 días cuando la entrega sigue siendo incierta, o en la siguiente ejecución de retención cuando el pedido ya no esté vinculado a una cuenta. Los registros de pedidos completados, ajustes, reembolsos y desistimientos permanecen mientras estén vinculados a una cuenta activa. Una vez eliminado ese vínculo, el conjunto de registros financieros completados se elimina 10 años después de su última actividad. Una retención legal documentada puede retrasar esa eliminación; las retenciones incluyen una fecha de revisión y una pista de auditoría.

Las facturas subidas manualmente a la Bandeja de entrada siguen la regla de cuenta indicada anteriormente. Si existe un registro de recepción de correo electrónico entrante, el registro de protección contra repetición ya procesado se elimina transcurridos 30 días. En el caso de una recepción pendiente o fallida, los identificadores de usuario y de error se eliminan pasados 30 días, mientras que el hash de origen, el estado y los contadores de reintentos se conservan hasta que se resuelva la recepción.

La dirección IP, el agente de usuario y la referencia del borrador de invitado en un acuse de recibo del aviso de sanciones se eliminan transcurridos 30 días. Los vínculos con el usuario y la factura se eliminan durante la eliminación definitiva de los datos de la cuenta. El país restante, la versión del aviso y la hora de confirmación se conservan durante un máximo de 10 años; a continuación, se elimina el acuse de recibo.

El generador para invitados no crea ningún registro de factura en el servidor. El validador público no crea ningún registro de documento ni de informe. Intenta eliminar la subida temporal inmediatamente después del procesamiento y elimina su archivo temporal de validación durante la comprobación. Si una subida queda retenida tras un fallo de eliminación o una solicitud interrumpida, la limpieza local de subidas temporales la elimina cuando tiene más de 24 horas. Los metadatos de la solicitud aún pueden aparecer en los registros de la aplicación descritos anteriormente.

Un borrador de invitado con consentimiento activo expira del almacenamiento local del navegador siete días después de su última actualización guardada. Puede eliminarlo de inmediato con «Borrar borrador guardado» o borrando los datos de este sitio en su navegador. FreeBillGen no copia ese borrador del navegador a una cuenta automáticamente.

Sus derechos en virtud del RGPD

En virtud del RGPD, usted tiene los derechos de acceso (art. 15), rectificación (art. 16), supresión (art. 17), limitación del tratamiento (art. 18), portabilidad de los datos (art. 20) y oposición (art. 21). Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, podrá retirarlo en cualquier momento (art. 7, apdo. 3).

Asimismo, tiene derecho, en virtud del artículo 77 del RGPD, a presentar una reclamación ante una autoridad de control, normalmente la del país de la UE/EEE en el que resida, trabaje o donde se haya producido la presunta infracción. Dado que el responsable está establecido en Lituania, la autoridad de control principal es la Inspección Estatal de Protección de Datos (State Data Protection Inspectorate of Lithuania, VDAI).

Para obtener una guía paso a paso sobre cómo ejercer cada derecho, incluidos los plazos y qué incluir en una solicitud, consulte la página de derechos del RGPD.

Toma de decisiones automatizada

FreeBillGen no utiliza la toma de decisiones automatizada ni la elaboración de perfiles en el sentido del artículo 22 del RGPD. Ninguna decisión que produzca efectos jurídicos o efectos similares de importancia significativa sobre usted se toma exclusivamente por medios automatizados. No puntuamos, clasificamos ni elaboramos perfiles de usuarios con fines publicitarios, crediticios, de detección de fraude ni ningún otro fin. Las funciones de IA, cuando usted las activa, producen sugerencias que usted revisa y confirma; no toman ninguna decisión por sí solas.

Tratamiento mediante IA (opcional)

Las funciones de IA son opcionales. Están desactivadas de forma predeterminada, forman parte de Lifetime Pro y solo se inician cuando usted las activa en Configuración. Hasta que lo haga, nada de lo que suba, reciba o escriba se envía a un proveedor de IA.

En el caso de un documento que nos pida leer, enviamos ese documento: el contenido que incluye, los nombres de las partes, las direcciones, los números de IVA y de registro, los datos bancarios y los totales impresos en él. Para la redacción, enviamos el texto o la nota de voz que usted proporcione y los nombres del cliente y del catálogo necesarios para la coincidencia. Para el compositor de recordatorios de pago, enviamos el número de factura, sus fechas e importes y el nombre comercial del cliente, nunca el historial de pagos de una persona física.

Un documento se envía tal cual es el archivo, por lo que todo lo que contenga viaja con él. No podemos eliminar texto de un documento antes de que se lea, incluido el texto impreso en blanco, con tamaño reducido a cero o invisible de cualquier otra forma en la página. Buscamos ese tipo de texto y le mostramos todo lo que leemos antes de que confirme nada.

Cuando FreeBillGen paga el procesamiento, con créditos de bienvenida o un paquete de créditos, la solicitud se envía al modelo pequeño adecuado más económico entre los proveedores indicados en la sección de subencargados del tratamiento, elegido en el momento de la solicitud. Ese proveedor puede estar fuera de la Unión Europea. Cada uno figura allí con su empresa, el país en el que procesa los datos y su acuerdo de tratamiento de datos, de modo que la página y el enrutamiento nunca puedan contradecirse.

Con una clave de proveedor propia, sus documentos se envían a su proveedor bajo su propio acuerdo con él. Usted es cliente de ese proveedor y, en el caso de un proveedor fuera de la UE, usted es el exportador de datos. La clave se almacena cifrada en nuestro servidor, se envía con cada solicitud que usted activa, nunca se escribe en los registros, se muestra solo como sus últimos cuatro caracteres y puede revocarse en cualquier momento. Actuamos conforme a su instrucción documentada.

Cada solicitud se registra con el proveedor, el modelo, los recuentos de páginas y tokens, el resultado y la respuesta sin procesar del proveedor, durante todo el tiempo que exista su cuenta. El registro se elimina con su cuenta. El audio enviado para transcripción se elimina una vez transcrito.

Asistentes conectados (opcional)

Puede conectar un asistente de IA que ya utilice, como Claude o ChatGPT, a su cuenta de FreeBillGen. Esto es opcional y está desactivado hasta que conecte uno. Usted parte del asistente y una página de FreeBillGen le pregunta entonces qué puede hacer antes de que se conecte nada.

FreeBillGen no envía nada por iniciativa propia a la empresa que gestiona tu asistente ni a ninguna otra persona o entidad. El asistente obtiene la información que le pides, en el momento en que se la pides, mediante un token de acceso creado con tu aprobación. Lo que el asistente conserva después y dónde lo procesa se rige por tus propios acuerdos con la empresa que lo gestiona.

Por ese motivo, la empresa que gestiona tu asistente no es subencargada del tratamiento de datos por nuestra cuenta y no figura en la lista anterior de subencargados: no le entregamos tus datos para que los trate en nuestro nombre. Eres tú quien le solicita esa información, conforme al acuerdo que tienes con ella.

Un asistente solo puede leer lo que hayas autorizado en la página de aprobación: tus facturas, ofertas y notas de crédito con sus estados y archivos PDF, tus clientes y sus datos de contacto, tu cola de trabajo y tu saldo de créditos de IA. Nunca puede ver tu contraseña, tu sesión ni la clave de proveedor guardada, ni leer otra cuenta. La preparación autorizada de borradores utiliza la configuración de IA que tú controlas; el asistente no puede cambiarla.

Cada lectura y cada propuesta que realiza un asistente queda registrada en tu cuenta con la hora y la herramienta utilizada, y se muestra bajo ese asistente en Configuración, Asistentes. El registro identifica el documento; nunca guarda una copia del contenido leído.

El acceso se mantiene hasta que desconectas el asistente en Configuración, Asistentes; entonces finaliza en el plazo de un minuto. También termina de inmediato si la cuenta se suspende, se bloquea permanentemente o se cierra, y los registros anteriores se eliminan junto con la cuenta.

Seguridad de los datos

Medidas técnicas y organizativas (art. 32 del RGPD):

• Contraseñas almacenadas con el controlador de hash unidireccional configurado; se admiten claves de acceso (WebAuthn).
• Autenticación en dos pasos (2FA) opcional basada en tiempo mediante cualquier aplicación de autenticación compatible con TOTP.
• Los tokens CSRF protegen los formularios y acciones de la sesión del navegador que modifican el estado; las escrituras de API sin estado utilizan controles de autenticación o firma independientes.
• Se utilizan los generadores de consultas del framework y enlaces de parámetros para el acceso a los datos de la aplicación.
• HTTPS/TLS en tránsito; HTTP Strict Transport Security activado.
• Content Security Policy y otras cabeceras de endurecimiento.
• Registro de auditoría en la capa de aplicación para acciones sensibles desde el punto de vista de la seguridad.
• Los límites de retención gestionados mediante control de versiones rigen la eliminación programada y la disociación. Si un límite obligatorio falta o no es válido, la tarea de depuración se detiene antes de modificar ningún registro.

Transferencias internacionales

La base de datos del servicio y los archivos alojados se encuentran en la Unión Europea. SMTP2GO, Cloudflare Turnstile, el inicio de sesión opcional con Google, el pago a través de Paddle y el procesamiento opcional con IA pueden implicar un tratamiento o una transferencia fuera del EEE para sus funciones específicas:

• Cloudflare Turnstile: transferencias a Estados Unidos, amparadas por el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea.
• SMTP2GO: la empresa operadora está establecida en Nueva Zelanda (país que cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea) y utiliza infraestructura en la región de la UE para la entrega. Cuando se producen transferencias, estas están amparadas por Cláusulas Contractuales Tipo.
• Proveedores de IA: el procesamiento sufragado por el producto puede ejecutarse fuera del EEE; la salvaguardia de transferencia de cada proveedor se recoge en la sección de subencargados. El procesamiento con clave propia se realiza allí donde opere su proveedor, al amparo del acuerdo que usted tenga con él.

Google y Paddle describen sus salvaguardias de transferencia internacional en sus propios avisos de privacidad. FreeBillGen no envía datos de las facturas a ninguno de los dos proveedores con fines analíticos ni publicitarios. Si cambia la lista de proveedores o los acuerdos de transferencia, esta política se actualizará.

Menores

FreeBillGen es una herramienta empresarial y no está dirigida a menores de 16 años. No recopilamos a sabiendas datos personales de menores.

Cambios en esta política

Los cambios se publican en esta página con una nueva fecha de «última actualización». La fecha que aparece en la parte superior identifica la versión vigente.

Contacto

Consultas sobre privacidad y solicitudes de ejercicio de derechos: info@freebillgen.com. La dirección postal y los datos completos de la entidad jurídica figuran en la página de información de la empresa.